第六章秘書日常事務工作第六章秘書日常事務工作內容1、辦公室實務的主要內容2、辦公室的環境管理3、印章印信管理4、值班工作5、接打電話內容1、辦公室實務的主要內容第一節辦公室實務的主要內容一、辦公室的含義——辦公室是一個常用而普通的名詞，卻有著多種含義：第一種：泛指一切辦公場所，區別于用于教學的教室，用于生產的車間，或是醫療室、實驗室等等。第二種：是指某一類職業人員或某一級職務人員的辦公場所。如：教師、護士、廠長、院長辦公室等.第三種：指黨、政府機關、企事業單位內的綜合辦事機構。如：中共中央辦公廳、三星公司辦公室等.第四種：指某種專門的獨立的工作機構。如國務院臺灣事務辦公室等。第一節辦公室實務的主要內容一、辦公室的含義二、辦公室實務的主要內容

1、我國辦公室實務的主要內容⑴文書撰寫（會議記錄等）⑵文書制作（打字、復印等）⑶文書處理（收發、傳遞等）⑷檔案管理（歸檔、管理等）⑸會議組織（準備、善后等）⑹調查研究（計劃、實施等）⑺信息資料（收集、整理等）⑻信訪工作（來訪、投訴等）⑼接待工作（各種來訪的接待）⑽協調工作（政策等）⑾督察工作（決議的實施）⑿日程安排（各種日程）⒀日常事務（通訊值班）⒁辦公室管理（環境等）⒂其它臨時交辦的事項二、辦公室實務的主要內容

1、我國辦公室實務的主要內容⑴文書2、國際秘書協會確定的

辦公室實務的主要內容⑴速記上司交代事項；⑵執行錄音吩咐；⑶檔案管理；⑷閱讀并分類信件；⑸以電話維持公共關系；⑹替上司定約會并記錄；⑺按上司指示完成信函；⑻在權限內自發信函；⑼接待來訪賓客；⑽替上司接洽外界人士；⑾自動處理例行的事務；⑿為上司安排旅行或考察；⒀替公司賓客訂房間機票等；⒁準備好公司要公開的資料；⒂替上司收集演講等的資料；⒃協助上司準備財務等報告；⒄整理并組織好粗略的資料；⒅替上司保管各種記錄；⒆協助上司搞好交稅等事務；⒇督導一般職員或速記員；21、搞好會務工作22、復印資料2、國際秘書協會確定的

辦公室實務的主要內容⑴速記上司3、我國外資、合資企業

辦公室實務的主要內容⑴、辦公室環境的布置和整理；⑵、通訊事務、電話、信函和郵件處理；⑶、執行上司交辦事項；⑷、照料上司身邊的瑣事；⑸、接待賓客和員工的來訪；⑹、記錄上司指令及會談、會議內容；⑺、打印文告及表格；⑻、收集及整理各種信息；⑼、保管辦公室設備及用品；⑽、外出辦事，如銀行、郵局、稅務所等。3、我國外資、合資企業

辦公室實務的主要內容⑴、辦公室三、辦公室事務管

理工作的特征辦公室事務管理工作的特征服務性分散性專業性主動性繁雜性為上司服務工作分散涉及面廣為組織服務為公眾服務人員分散獨立性專業性三、辦公室事務管

理工作的特征辦公室事服務性分散性第二節辦公室布局與管理第二節辦公室布局與管理一、辦公室布局1、封閉式布局。第一、封閉式布局的含義是一種較為傳統的辦公室布局，是把組織內部各職能部門獨立安排在一個個小房間內，組成一個個小辦公室。一、辦公室布局秘書辦公室布局與管理ppt課件第二、辦公室封閉式布局的優點比較安全、可以鎖門。易于保證工作的機密性。易于員工集中注意力，以便從事細致或專業性工作。易于保證隱私。由此看出，辦公室封閉式布局可以加強辦公室的空間環境、視覺環境、聽覺環境、空氣環境、健康與安全環境管理。第二、辦公室封閉式布局的優點第三、辦公室封閉式布局的缺點空間環境方面：費用高，墻門走廊等占用的空間多并要裝修。視角環境方面：難于監督工作人員的活動。聽覺環境方面：難于交流，員工被分隔開，易感覺孤獨。第三、辦公室封閉式布局的缺點

2、開放式布局。

就是將一個大工作間“切分”成多個相對獨立的工作單元，把組織內部各職能部門的所有工作人員按照工作程序安排在各工作單元中開展工作。

2、開放式布局。秘書辦公室布局與管理ppt課件秘書辦公室布局與管理ppt課件

不同的辦公室環境安排不僅是由秘書的工作內容決定的，也和辦公室的管理理念、管理水平有關。開放式辦公室中幾十人辦公，各自默默忙碌，低聲言語，領導可以一目了然井然有序的辦公狀態。

二、辦公環境布置1、布置要點

營造一個安靜的工作環境；

保證良好的采光、照明條件；

合理安排座位；

力求整齊、清潔。

二、辦公環境布置秘書辦公室布局與管理ppt課件

2、布置的原則使用同一大小的桌子。檔案柜應與其他柜子的高度一致，以增進美觀。采用直線對稱的布置。主管的辦公區域需保留適當的訪客空間。將通常有許多客戶來訪的部門，置于入口處。主管的工作區域位于部屬座位之后方，以便于控制和監督。

全體職員的座位應面對同一方向布置。常用的文件與檔案，應置于使用者附近。應保持公共空間和私人空間的獨立。桌與桌之間應留有一米左右的距離。桌位的排列，宜使光線由工作人員的左側射入。最常用的辦公物品應放在伸手可及的地方。計算機等辦公自動化設備，應有其獨立的空間，既

要方便使用又不影響別人工作。全體職員的座位應面對同一方向布置。秘書辦公室布局與管理ppt課件3、小型封閉式辦公室的布置標準：領導桌椅擺放整齊有序。電話放在左邊，電腦放在右邊。保險柜、資料柜放在主人身邊或身后，柜中資料擺放整齊。沙發、飲水機、報架等要求方便來賓。有綠色植物美化空間。（基本要求：主要面對來人方向就坐。為來訪者準備一把椅子。辦公室優雅、整潔、安全。電腦屏幕不要對著來人方向。）3、小型封閉式辦公室的布置標準：相關的部門，應置于相鄰的地點，并使性質相同的工作便于聯系。將通常有許多外賓來訪的部門，置于入口處；倘不可能時，亦應規定訪客須知，使訪客不至于干擾其它部門。相關的部門，應置于相鄰的地點，并使性質相同的工作便于聯系。將自動售貨機、噴水池、公告板置于不致引起職員分散精力及造成擁擠之處。應預留充分的空間，以備最大的工作負荷的需要。應使工作方便工作者，而非工作者方便工作，并使工作者的移動，減少到最小的限度。主管座位應位于部屬座位之后方，使主管易于觀察工作地點發生的事情。將自動售貨機、噴水池、公告板置于不致引起職員分散精力及造成擁使全體職員的座位面對同一方向，不可面對面。自然光應來自桌子的左上方或斜后上方。避免在總辦公室相鄰之處，設私人辦公室，因其易切斷總辦公室的自然光。勿使職員面對窗戶、太靠近熱源或坐在通風線上。采用屏風當墻，因其易于架設，且能隨意重排。裝設充分的地板電源插座，使辦公室設備與機器夠插用。使全體職員的座位面對同一方向，不可面對面。

4、大型開放式辦公室布置標準：中央區擺放四人一套的組合辦公桌椅。辦公桌上左擺電話，右擺電腦。文件柜放置于桌面下。公用設備擺放在四周?；疽螅弘娫簇摵砂踩?。整潔。便于監督。4、大型開放式辦公室布置標準：5、小會議室布置標準：會議桌多為橢圓形，中間擺放鮮花。椅子靠背要高。墻面上掛上地圖等。有招待用茶具。基本要求：整潔舒適。5、小會議室布置標準：

三、辦公室的視覺環境管理

1、辦公室內的覆蓋物

（1）有效地使用顏色。特定的顏色促進平靜的工作氣氛。紅色會讓人激動，藍色則讓人平靜；心情郁悶的人容易從紅色當中產生激情，在藍色中更感到壓抑和寂寞。

辦公室不好的顏色：幾種辦公室的典型形象：機關里灰白的墻壁、棕色的桌椅，讓人感到沉悶；寫字樓里雪白的墻壁、青灰色的桌椅，又讓人感到呆板。（2）顏色應協調一致。搭配好辦公室里的色彩，主要應考慮以下5方面的因素。一、低矮的辦公室用淺色。二、背陰的辦公室用暖色。三、創意人員的辦公室用亮色。四、領導座椅顏色要更深。五、會議室與辦公室的風格要不同。

三、辦公室的視覺環境管理秘書辦公室布局與管理ppt課件秘書辦公室布局與管理ppt課件秘書辦公室布局與管理ppt課件秘書辦公室布局與管理ppt課件秘書辦公室布局與管理ppt課件秘書辦公室布局與管理ppt課件

2、照明

（1）辦公室照明方式辦公室內自然光、人造光源的強度、色彩直接對工作人員的視覺器官產生影響，進而對工作人員的工作情緒、工作效果產生影響。

（2）正確選擇光源

在辦公室照明中應盡量采用自然光做光源，這不僅有利于節約能源和費用，更重要的是自然光明亮柔和，對人體的生理機能有良好的影響。人工光源在辦公室照明中只應作為補充性的照明光源，與自然光源結合運用。

2、照明

（3）光亮設計的原則：

避免用一個發光體，宜多用幾盞燈，降低光源的強度；窗上宜裝半透明玻璃，以免直接光而用間接光；光源宜置高處，并從后方或左側射入。（3）光亮設計的原則：

四、辦公室的聽覺環境管理聽覺環境指辦公室所處的有益或有害聲音.消除噪音的來源。用吸音的材料以減少噪音的影響。適量音樂的播放。四、辦公室的聽覺環境管理六、辦公室的保健與安全環境管理

1、保健＊定期健康檢查＊灌輸衛生知識。＊采取疾病預防＊保持環境整潔。＊推行健康運動＊舉辦康樂活動。

六、辦公室的保健與安全環境管理

2、安全管理（1）樹立安全意識掌握基本的法律知識，用法律保護自己的合法勞動權益；上崗前認真學習并自覺遵守有關安全生產、勞動保護的規定和本組織有關的規章制度；細心檢查并主動識別存在于工作場所及機器設備等的隱患，并及時排除或向上司報告，盡快解決，以維護好健康安全的工作環境。2、安全管理（2）識別辦公室安全隱患辦公建筑隱患：主要指地、墻、天花板及門、窗等，如地板缺乏必要的防滑措施，離開辦公室前忘記關窗、鎖門等。辦公室物理環境方面的隱患：如光線不足或刺眼，溫度、濕度調節欠佳，噪音控制不當等。辦公家具方面的隱患：如辦公家具和設備等擺放不當，阻擋通道；家具和設備有突出的棱角；櫥柜等端堆放太多東西有傾斜傾向等。（2）識別辦公室安全隱患

(2)識別辦公室安全隱患辦公設備及操作中的隱患：如電線磨損裸露，拖曳電話線或電線，電腦顯示器擺放不當的反光，復印機的輻射，違規操作等。工作中疏忽大意的人為隱患：如站在轉椅上舉放物品，女士的長頭發卷進有關的機器設備，復印后將保密原件遺留在復印機玻璃板上，在辦公室里抽煙，不能識別有關的安全標識等。消防隱患：如亂扔煙頭，滅火設備已損壞或過時，滅火器上堆放物品，火災警報失靈等.

(2)識別辦公室安全隱患辦公設備及操作中的隱患：如（3）進行安全檢查

包括辦公環境和辦公設備兩部分：

要區分“隱患記錄及處理表”和“設備故障表”的使用，前者記錄的是隱患，包括辦公環境和辦公設備兩部分，后者是記錄辦公設備運行中出現的故障。例如計算機不能工作了，就應填“設備故障表”，如果計算機仍能操作，但屏幕被強光照射，非常刺眼，就應該填寫“隱患記錄及處理表”。（3）進行安全檢查隱患記錄及處理表序號時間地點發現的隱患造成隱患的原因隱患的危害和后果處理人采取的措施111月4日研發部靠窗一排電腦屏幕耀眼無窗簾遮陽有損眼睛行政主管張強安裝窗簾211月19日研發部一名外來人員沒有訪客胸卡接待人員離崗有安全和失密隱患行政主管張強強調接待處職責要求311月25日研發部周末5號文件資料柜未鎖負責研發的人員外出開會失密隱患研發部經理王立統周一部務會上強調隱患記錄及處理表序號時間地點發現的隱患造成隱患的原因隱患的危設備故障表時間發現人設備名稱何故障維修要求維修負責人設備故障表時間發現人設備名稱何故障維修要求維修負責人（4）安全管理重點

＊防盜在辦公大樓內應設有專門的保安人員24小時值班。

＊防火火災首重預防，電器電線應作定期檢查，以防走火跑電引起火災。

＊防止意外傷亡為了防止意外傷亡事故發生，組織應向職員進行防止意外事故的教育，使之平時養成安全的工作習慣。

（4）安全管理重點

技能訓練

下列問題哪些屬于設備故障，哪些屬于辦公隱患：

過度擁擠；打滑的地板；家具或設備的突出的棱角；柜櫥頂端的抽屜堆放著太多的東西；轉椅無法調節高度；電線拖曳太長；未接地線的設備；電路負荷太大；消防栓無法打開；碎紙機沒有安全使用說明；傳真機卡紙。

技能訓練下列問題哪些屬于設備故障，哪些屬于辦實訓五人一組，根據要求為公司主管安排辦公室的布局，繪制辦公室座位布置圖，并演示面積、設備及工作人員要求：辦公室面積：14平方米，北面有一窗戶。辦公人員：主管1人，秘書1人，下屬3人。辦公設備：文件柜、5臺電腦、5張辦公桌、沙發。實訓知識歸納

一、辦公環境布局的程序（1）根據部門的工作內容與性質，確定是采用開放式布局還是封閉式布局；（2）按人員職數及其辦公所需的空間，設定其空間大?。ㄒ蚬ぷ餍再|而異，一般而言，人均辦公空間大者3～10平方米，普通者1.5～8平方米即可）；（3）明確部門和人員職責，按部門及各員工間的關系，決定其位置；（4）根據工作需要，決定所需的家具、桌椅及相關辦公設備并列表記載；（5）繪制辦公室座位布置圖，報相關領導同意后依圖布置。知識歸納一、辦公環境布局的程序二、辦公環境布置的具體要求（1）辦公場所應遠離嘈雜之地，以保持安靜。需要使用嘈雜設備的單位，應設于偏僻之處，以避免干擾其他部門。（2）工作聯系緊密的部門和人員，應置于相鄰的位置，便于溝通聯系。（3）工作流程強的單位，各辦公單元應按流程順序布置，避免倒退、交叉以提高效率。（4）公告板、公示欄需刊載內部人員的周知事項，應置于出入辦公場所的必經之地。（5）自動飲水機、清潔工具等應置于僻靜處。（6）盡量配備相同規格的桌椅、檔案柜，以增進美觀，并促進員工間的平等感。（7）主管應位于部屬座位之后，以便于主管觀察工作地點發生的事情。二、辦公環境布置的具體要求（8）盡量使全體員工面向同一方向，避免面對面。（9）光線要充足，自然光應來自桌子的左上方或斜后上方，自然光線不足的要有充足的照明光源。（10）員工的辦公桌椅和設備不可過于靠近電源與熱源。（11）裝設充足的電插座，供辦公室設備與機器使用。（12）應預留充分的空間，為員工提供休息場所，也能避免過于擁擠帶來的壓抑感。（8）盡量使全體員工面向同一方向，避免面對面。秘書辦公室布局與管理ppt課件第三節印章管理一、印章的概念

印章，向下代表著一種權力，是機關職能的合法代表，向上則要代表責任，凡是有公章或簽章的文件，領導要負一定的責任，機關發文、發函、簽署合同、訂立協議、出具證明等，均要用印才合法有效。因此，印章是單位組織權力的象征和職責的標志。第三節印章管理一、印章的概念

印章是權力的象征和職能的標志二、印章的作用權威作用標志作用法律作用憑證作用印章是權力的象征和職能的標志

三、印章的種類、規格名稱釋義適用范圍公章是一個企業的正式印章，標明企業法定名稱，是企業的標志和象征，具有法定的權威和效力多用于正式文件和介紹信、證明信等專用章是指企業為開展某一類專門性業務而使用的印章，這類印章在印文中除刊有企業的法定名稱外，還應刊有專門的用途，如“財務專用章”、“合同專用章”等這類印章不代表整個企業，只代表企業下屬某一專門部門的職權

法定代表人私章又稱為手章或領導人簽名章。它是根據企業主要負責人用鋼筆或毛筆親自簽名制成的印章，其基本作用是以蓋章代替手寫簽名。它代表法人，象征職權，因此具有權威性銀行支票、財務預算或決算、簽訂合同或協議等，除蓋公章和專用章外，還須蓋法定代表人私章才能生效套印章是指按照正式印章的原樣制版而成的印章專門用于印制大批量文件，它與正式印章具有同等的法定效力。鋼印不用印色，利用壓力凹凸成形一般用于證明性公文或證件戳記是為標志特定信息而使用的印章如保密章、急件章、注銷章等縮印是按照正常比例縮小用于印刷的專用公章。

只能用在小型票證上，如稅務發票及其他專用票等。不能作為正式印章用于介紹信或出具證明等。三、印章的種類、規格印章的規格、式樣（一）國家行政機關和企業、事業單位、社會團體的印章一律為圓形。

（二）國務院的印章，直徑六厘米，中央刊國徽，國徽外刊機關名稱，自左而右環行，由國務院自制。

（三）各省、自治區、直轄市人民政府和國務院各部委的印章，直徑五厘米，中央刊國徽，國徽外刊機關名稱，自左而右環行，由國務院制發。

（四）國務院各直屬機構的印章，直徑四點五厘米，中央刊國徽，國徽外刊機關名稱，自左而右環行，由國務院制發。（五）國務院辦事機構的印章，直徑五厘米，中央刊國徽，國徽外刊機關名稱，自左而右環行，由國務院制發。

2印章的規格、式樣（一）國家行政機關和企業、事業單位、社會團體（六）國務院所屬事業單位及國務院直接批準的全國性公司的印章，直徑四點五厘米或五厘米，中央刊五角星，五角星外刊機關名稱，自左而右環行，由國務院制發。個別國務院所屬事業單位的印章，經國務院批準可刊國徽。

（七）國務院有關部委管理的國家局，其印章直徑四點五厘米，中間刊國徽，國徽外刊機關名稱，自左而右環行，由國務院制發。（八）國務院有關部委外事司（局）的印章，直徑四點二厘米，中央刊國徽，國徽外刊機關名稱，自左而右環行，由國務院制發。（九）國務院設置的議事機構、非常設機構的印章，直徑五厘米，中央刊五角星，五角星外刊機關名稱，自左而右環行，由國務院制發。（十）自治州、縣、自治縣、市、市轄區人民政府的印章，直徑四點五厘米，中央刊國徽，國徽外刊機關名稱，自左而右環行，由省、自治區、直轄市人民政府制發。

（六）國務院所屬事業單位及國務院直接批準的全國性公司的印章，（十一）行政公署的印章，直徑四點五厘米，中央刊五角星，五角星外刊機關名稱，自左而右環行，由省、自治區人民政府制發。

（十二）鄉、鎮人民政府的印章，直徑四點二厘米，中央刊五角星，五角星外刊機關名稱，自左而右環行，由縣、自治縣、市人民政府制發。（十三）駐外國的大使館、領事館的印章，直徑四點二厘米，中央刊國徽，國徽外刊機關名稱，自左而右環行，由外交部制發。（十四）國務院各部門和地方各級國家行政機關所屬的單位，以及工廠、礦山、農場、商店、學校、醫院等企業、事業單位、社會團體的印章，直徑不得大于四點五厘米，中央一律刊五角星，五角星外刊單位名稱，自左而右環行，或者名稱的前段自左而右環行、后段自左而右橫行，分別由國務院各部門和地方各級國家行政機關制發，或者由國務院各部門和地方各級國家行政機關另行規定制發辦法。

（十一）行政公署的印章，直徑四點五厘米，中央刊五角星，五角星印章的名稱、文字、字體和質料

（一）印章所刊名稱，應為本機關的法定名稱。行政公署的印章，冠省（自治區）的名稱。自治州、縣、自治縣、市人民政府的印章，不冠?。ㄗ灾螀^、直轄市）的名稱。市轄區、鎮人民政府的印章和鄉人民政府的印章，冠市或縣（自治縣）的名稱。印章所刊名稱字數多、不易刻印清晰時，可以適當采用通用的簡稱。

（二）民族自治地方的人民政府印章，應當并刊漢文和相應的民族文字。

（三）印章的印文，使用宋體字和國務院公布實行的簡化字。

（四）印章質料，由制發機關自定。

印章的名稱、文字、字體和質料（一）印章所刊名稱，應為本機關四、印章的管理印章的管理包括：印章的刻制、頒發、啟用、保管、使用、停用等印章的使用操作流程：用印申請用印簽批用印登記用印監督正確用印四、印章的管理印章的管理包括：印章的刻制、頒發、啟用、保管、1、印章的刻制及啟用

嚴格按照國家有關規定刻制，不得擅自更改;必須執單位證明及公安部門的批準證明，到指定的刻字單位刻制。啟用時一般由制發單位發出啟用通知，通知中蓋上所啟用印章的印模，發給有關單位保存，以備查考。1、印章的刻制及啟用刻制與啟用的步驟正式行文通告公司全體員工或有關客戶、機構、部門

準備刻章申請開業通知等相關材料

到注冊所在地公安局辦理手續到其指定或授權的刻字社刻制。將印模交原審批的公安部門備案刻制與啟用的步驟正式行文通告公司準備刻章申請到注冊所在地公安

動腦筋1、11月1日，李經理要到廣州參加一個貿易洽談會，考慮到要與多家公司洽談業務，需要帶幾張空白介紹信，可否？動腦筋1、11月1日，李經理要到廣州2、印章的使用對需留存的材料應在加蓋印章后，留存一份立卷歸檔。不得在空白憑證上加蓋印章。確因工作需要，由業務部門以領導機關名義頒發的憑證，需要事先加蓋機關印章或套印然后填發的，經過領導批準可以蓋印。蓋出的各種印章，必須保證位置恰當、文字端正、圖形清晰。蓋章要領：把握標準、印泥適度、

用力均勻、落印平穩。二〇〇九年三月二日2、印章的使用印章的應用應注意的事項要求具體內容

管理印章要有制度

對什么情況下用公章，什么情況下用專用章，什么情況下用負責人印章都要有明確規定，并且責成專人管理和使用，未經上級批準，任何人不得管理和使用印章

使用印章要慎重

要有批準手續，并進行登記。登記項目有用章日期、用章單位、用章經手人、用章事由、用章批準人、用章印數等

使用印章事前認真檢查

看手續是否齊全，材料是否完備，對不合法和不合手續的可以提出異議，甚至拒絕用印

蓋章位置準確

要印在文件日期上方，做到上不壓正文、下要騎年蓋月，印文字跡要端正清晰

印章必須妥善保管

須放在安全可靠的地方，或保險柜中，或抽屜中，并隨時上鎖。節假日須加貼封條，以防被盜。如發現被盜，要馬上報案，并迅速通報有關方面印章的應用應注意的事項要求具體內容對什么小技法

印章蓋在文末落款處，應上不壓正文，下要“騎年蓋月”，帶有存根的公函、介紹信等用印時，除在規定處用印外，還應加蓋“騎縫章”，即印章蓋在正本和存根連接處的騎縫線上，以備查考。

小技法印章的使用流程圖：印章使用申請領導簽批

柜中取印

妥善管理用印登記

正確用印

印章放回印章的使用流程圖：印章使用申請領導簽批柜中取印妥善管理

用印申請單

文件標題

發往機關份數用印日期用印申請人（簽字）批準人（簽字）備注用印申請單

印章使用情況登記表

編號用印時間用印部門用印內容份數批準人經辦人簽名備注印章使用情況登記表編號用印時間用印部門用印

動腦筋

11月1日，市場部李部長要到廣州參加一個貿易洽談會，考慮到要與百事公司、可口可樂洽談業務，需要帶介紹信，請據此填寫《用印申請單》和《印章使用情況登記表》動腦筋11月1日，市場部李3、印章的保管

＊印章必須由單位的領導指派專人負責保管和使用，嚴禁擅自使用或外借。

＊印章應用專柜保管，使用印章應即取即用即收。

＊印章如果丟失要立即報告公安機關備案，并以登報或信函等形式通知有關單位，聲明其遺失或作廢。

3、印章的保管4、印章的停用

印章停用，應發出停用印章通知書，告知正式停用日期。并清查被停用印章，及時辦理停用印章的登記、上交、清退、處理、銷毀等工作。單位公章可根據上級主管機關的意見上交、保存或銷毀；領導個人的簽名章、私章等可退還給本人，可辦理交接手續。原有印章停用而使用新印章的，可隨信印章啟用文件一并發出通知，并附新、舊印章的印模樣式和說明文字。

4、印章的停用

案例1：

李強是宏利公司總經理助理，管著公司大大小小十幾個公章，平時就堆放在辦公室的抽屜里，因為這個企業的注冊公司有N家，有的是業務需要形式上注冊的，有的是性質不一樣，實實在在的。一個公司又分業務專用章、合同專用章等，于是管理這堆公章也成了李強的責任。最開始的時候，李強對管公章這樣的事情不怎么上心，覺得無所謂，但后來出了幾個差錯，令李強小心起來。那次是宏利公司收購某家企業，談了很久了，后來進入實質性階段。某天，負責項目談判的經理跑來找李強蓋章，那是一份“補充協議”，李強每天接觸的蓋章文件實在太多了，也沒有怎么在意，雖然這份文件上沒有我方代表人簽字，這個經理解釋說不用簽字，李強猶豫了片刻，還是蓋上去了。過了幾天，他和公司的律師一起又過來，拿著上次蓋章的文件，說要交給老總簽字，李強覺得奇怪，明明事先說好不用簽字的，怎么又變了。于是李強還是把已經加蓋公章的文件送給老總。老總看了文件后把經理叫去問了情況，然后老總說，這個我不簽，你們自行解決……事情到這里，李強還沒有警覺，任他們2人把文件帶走，也沒有要回那份文件。直到后來，李強才明白事情的來龍去脈，也才知道自己糊里糊涂做了什么。很簡單的真相：情景案例案例1：情景案例情景案例

宏利公司和他們收購的企業談判條件，對方見索高價已經不可能，就附加一些比較苛刻的收購條款（為此宏利公司要多付款上百萬元）項目經理求勝心切，主張同意。文件蓋了章就有法律效力，但財務部門不同意付款，認為這次收購不合理，于是才有要老總補簽一事……。公司后來做了相應的處罰，李強挨了個不大不小的處分，損失了一個月的工資。禍不單行，這事沒多久，有一天，公司另外一個部門，要給大量的文件蓋章