全市會計檔案規范化管理

培訓班講義徐繼銘（市檔案局）全市會計檔案規范化管理

培訓班講義1

《會計檔案管理辦法》培訓提綱

一、會計檔案管理標準

二、會計檔案的含義

三、會計檔案管理的規定

四、會計檔案的保管期限

五、會計檔案的整理

六、會計檔案案卷格式

《會計檔案管理辦法》2

一、會計檔案管理標準

財政部和國家檔案局聯合下發的財會字[1998]32號文《會計檔案管理辦法》，自1999年1月1日起施行。

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二、會計檔案的含義

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。

4二、會計檔案的形成及含義

會計檔案的來源：（一）會計檔案主要來自立檔單位的會計機構或會計人員。（二）會計檔案是會計核算的產物。

二、會計檔案的形成及含義會計檔案的來源：5

二、會計檔案的含義會計檔案具體包括：

（一）會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。（二）會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿。（三）財務報告類：月度、季度、年度財務報告、包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。（四）其他類：銀行存款余額調節表，銀行對賬單，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。

二、會計檔案的含義6

會計檔案的特點：會計檔案與其他類型的檔案相比較，有以下特點:（一）專業性。（二）嚴密性。（三）多樣性。

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三、會計檔案管理的規定

立卷制度

歸檔制度

保管制度

移交制度交接手續調閱制度

銷毀制度

三、會計檔案管理的規定8

三、會計檔案管理的規定

立卷制度：各單位每年形成的會計檔案，應當由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。

歸檔制度：按照《會計檔案管理辦法》中的規定，財務會計部門每年產生的會計檔案，按照歸檔的要求進行整理編目，在財務會計部門保管一年之后，原則上應向本單位的檔案室移交。

三、會計檔案管理的規定9

三、會計檔案管理的規定

保管制度：移交本單位檔案機構保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構應當會同會計機構和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。

三、會計檔案管理的規定10

三、會計檔案管理的規定

移交制度：

（1）單位撤銷、解散、破產或其他原因而終止的，在辦理手續前形成的會計檔案，由終止單位的業務主管部門或財產所有者代管或移交檔案館代管。（2）單位分立后且存續的，會計檔案由存續方統一保管，其他方可查閱、復制與其業務相關的會計檔案。單位分立后原單位解散的，其會計檔案須經各方協商后由其中一方代管或移交檔案館代管，各方可查閱、復制與其業務相關的會計檔案。單位分立中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業務相關方保存。

三、會計檔案管理的規定11

三、會計檔案管理的規定

移交制度：（3）單位因業務移交其他單位，所涉及的會計檔案由原單位保管，承接業務單位可查閱、復制與其業務相關的會計檔案，對其中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業務承接單位保存。（4）單位合并后原各單位解散或一方存續其他方解散的，各單位的會計檔案由合并后的單位統一保管；單位合并后原各單位仍存續的，其會計檔案仍應由原各單位保管。（5）建設單位在項目建設中形成的會計檔案，應在辦理竣工決算后移交項目接收單位。

三、會計檔案管理的規定12

三、會計檔案管理的規定

交接手續：移交會計檔案的單位，應編制會計檔案移交清冊，列明移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限等內容。交接時，雙方應按照移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的單位負責人負責監交。交接完畢后，交接雙方經辦人和監交人應在移交清冊上簽名或者蓋章。

三、會計檔案管理的規定13

三、會計檔案管理的規定

調閱制度：查借閱會計檔案必須建立嚴格的查借閱制度。本單位工作人員查借閱憑證、帳簿原則上不出檔案室；外單位來查閱會計檔案，須經本單位領導批準后方可接待，如要復制亦必須經本單位領導批準。銷毀制度：會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由本單位檔案部門提出銷毀意見，會同財務會計部門共同鑒定，對一些需要繼續保存的會計檔案必須從中抽出繼續保存。銷毀批準權限和手續有嚴格的規定。

三、會計檔案管理的規定14

三、會計檔案管理的規定

△注意事項：保管期滿但未結清債權債務及有其他未了事項的原始憑證不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。。

三、會計檔案管理的規定15

四、會計檔案的保管期限

會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。如：1996年度終了日為12月31日，保管期限按1997年元月1日開始計算。（具體見附件表一：企業和其他組織會計檔案保管期限表）

四、會計檔案的保管期限16

五、會計檔案的整理遵循會計檔案的特點和科學管理檔案的原則，會計檔案的整理原則和要求如下：整理的原則：會計檔案整理必須遵循會計檔案自然形成的規律，保持會計檔案材料之間的歷史聯系，區分會計檔案的保管價值，便于科學管理和查找利用的原則。

五、會計檔案的整理17

五、會計檔案的整理

歸檔的具體要求：歸檔要求，就是會計檔案的整理，要符合歸檔的要求，進行科學管理，檔案部門方可接收。

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五、會計檔案的整理

（一）分類常見的有三種分類方法：1、年度—形式（名稱）—保管期限分類法。2、年度—組織機構—形式（名稱）—保管期限分類法。3、年度—會計類型—形式（名稱）—保管期限分類法。

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五、會計檔案的整理

（二）立卷憑證的整理。對憑證的整理必須嚴格按照原有的封裝來進行，不可重新拆封改裝，如憑證裝訂時，已有封裝的，就不必再進行封裝；如只有裝訂而沒有封裝的，必須進行封裝。對憑證不必再加封面，也不必進行編張號的工作。

五、會計檔案的整理20

五、會計檔案的整理

帳簿的整理。帳簿的整理主要是對那些沒有封面的帳簿必須另加封面，按照以前的文書檔案的裝訂法進行裝訂。封面可用質量好的牛皮紙并在封面上填寫簡要的內容，如某某單位某某年度某某帳簿。如果帳是死的，如現金日記帳和銀行存款日記帳等，應保持其原有的面目，不必拆裝抽出空白頁，如果帳是活的，除上面所說的要另加封面裝訂外，可以將空白的抽出來。

五、會計檔案的整理21

五、會計檔案的整理

報表的整理。會計報表一般按年立卷。月度、季度、年度財務報告應分別裝訂立卷，一本為一卷，也可整理成幾卷。如年度決算報表短少又無法彌補的，應將月度或季度的報表上升作為永久保管。決算審核意見書、審計報告等應分別附在該期財務報告后一起裝訂，卷內須逐頁順序編寫頁碼。

五、會計檔案的整理22

五、會計檔案的整理

1、會計憑證的裝訂。一般每月裝訂一次，裝訂好的憑證按年分月妥善保管歸檔。會計憑證裝訂前的準備工作：

①分類整理，按順序排列，檢查日數、編號是否齊全；②按憑證匯總日期歸集（如按上、中、下旬匯總歸集）確定裝訂成冊的本數；③摘除憑證內的金屬物（如訂書釘、大頭針、回形針），對大的張頁或附件要折疊成同記帳憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持數字完整；④整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發現缺號要查明原因。再檢查附件有否漏缺，領料單、入庫單、工資、獎金發放單是否隨附齊全；⑤記帳憑證上有關人員（如財務主管、復核、記帳、制單等）的印章是否齊全。

五、會計檔案的整理23

五、會計檔案的整理會計憑證裝訂時的要求：①用“三針引線法”裝訂，裝訂憑證應使用棉線，在左上角部位打上三個針眼，實行三眼一線打結，結扣應是活的，并放在憑證封皮的里面，裝訂時盡可能縮小所占部位，使記帳憑證及其附件保持盡可能大的顯露面，以便于事后查閱；②憑證外面要加封面，封面紙用尚好的牛皮紙印制，封面規格略大于所附記帳憑證；③裝訂憑證厚度一般1.5cm，方可保證裝訂牢固，美觀大方。

五、會計檔案的整理24五、會計檔案的整理

會計憑證裝訂時的要求會計憑證裝訂后的注意事項：①每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數、會計主管人員和裝訂人員簽章；②憑證脊背加貼梯形標簽并編好卷號，按編號順序入柜，并要在顯露處標明憑證種類編號，以便于調閱。

五、會計檔案的整理

會計憑證裝訂時的要求會計憑證裝訂后的注意25五、會計檔案的整理

2.會計帳簿的裝訂。各種會計帳簿年度結帳后，除跨年使用的帳簿外，其他帳簿應按時整理立卷。基本要求是：（1）帳簿裝訂前，首先按帳簿啟用表的使用頁數核對各個帳戶是否相符，帳頁數是否齊全，序號排列是否連續；然后按會計帳簿封面、帳簿啟用表、帳戶目錄、該帳簿按頁數順序排列的帳頁、會計帳簿裝訂封底的順序裝訂。五、會計檔案的整理26五、會計檔案的整理

（2）活頁帳簿裝訂要求。第一，保留已使用過的帳頁，將帳頁數填寫齊全，去除空白頁和撤掉帳夾，用質好的牛皮紙做封面、封底，裝訂成冊。第二，多欄式活頁帳、三欄式活頁帳、數量金額式活頁帳等不得混裝，應按同類

業務、同類帳頁裝訂在一起。第三，在本帳的封面上填寫好帳目的種類，編好卷號，會計主管人員和裝訂人（經辦人）簽章。五、會計檔案的整理27五、會計檔案的整理（3）帳簿裝訂后的其他要求。第一，會計帳簿應牢固、平整，不得有折角、缺角，錯頁、掉頁、加空白紙的現象。第二，會計帳簿的封口要嚴密，封口處要加蓋有關印章。第三，封面應齊全、平整，并注明所屬年度及帳簿名稱、編號，加貼封面標簽，編號為大流水編號。第四，會計帳簿按保管期限分別編制卷號，如現金日記帳全年按順序編制卷號；總帳、各類明細帳、輔助帳全年按順序編制卷號。（25年、15年分別編號）五、會計檔案的整理（3）帳簿裝訂后的其他要求。28五、會計檔案的整理3.會計報表的裝訂。會計報表編制完成及時報送后，留存的報表按月裝訂成冊謹防丟失。小企業可按季裝訂成冊。第一，會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全，整理報表頁數，上邊和左邊對齊壓平，防止折角，如有損壞部位修補后，完整無缺地裝訂；第二，會計報表裝訂順序為：卷皮封面、卷內目錄、會計報表封面、會計報表編制說明、各種會計報表按會計報表的編號順序排列、會計報表的封底、備考表、卷皮封底；第三，按保管期限編制卷號。五、會計檔案的整理3.會計報表的裝訂。會計報表編制完成及時報29五、會計檔案的整理

（三）排列與編號1、會計檔案案卷按類型----保管期限----年度分類排列。就是在會計檔案大類內先按會計憑證類、會計帳簿類、會計報告類、其他類順序排列。每個屬類內分期限、按年度流水排列，按年度每年編卷號，一年編一個順序號。我們統一為年度案卷號，又稱小流水號，即分別編小流水號。（適用于一般單位）。

五、會計檔案的整理30五、會計檔案的整理

2、案卷順序號按屬類流水編號，屬類內各年度形成的案卷按順序編號。會計憑證類、會計帳簿類、會計報告類和其他類，分別編制會計檔案案卷目錄，案卷流水編到“999”號（不一定到999號，但斷開時必須整年度）時，再重新建立一本目錄從“1”開始流水編案卷號，一個屬類內相同的案卷順序號用目錄號加以區別。五、會計檔案的整理31五、會計檔案的整理

3、會計檔案的標簽會計檔案的類號和案卷號按要求填寫在會計檔案專用標簽上。標簽張貼位置：憑證在左上方脊背（齊邊倒貼），憑證盒加貼標簽并與下面對齊，帳簿、報表均在左下方脊背，距下邊分別為2公分，3公分。帳簿封面加帖標簽五、會計檔案的整理32五、會計檔案的整理

（四）編目：會計檔案的編目要與會計檔案的排列、編號一致，這樣有利于保管，也便于移交和銷毀。編制案卷目錄方法為：分保管期限分別編制會計報表目錄、會計帳簿目錄、會計憑證目錄；五、會計檔案的整理33

六、會計檔案案卷格式

為了加強檔案工作的業務建設，推進檔案規范化標準化的配套工作，不斷提高檔案的管理水平，更好地為各項工作服務，根據江蘇省檔案局、江蘇省財政廳1991年9月2日發布"關于印發《會計檔案案卷格式》的通知"，結合我市實際情況，制定會計檔案案卷格式。本標準適用于市區各級行政、團體、企事業單位會計檔案保管部門。

六、會計檔案案卷格式

34六、會計檔案案卷格式

會計檔案案卷格式，包括案卷的裝具格、卷內備考表、會計檔案案卷目錄、會計檔案移交清單、會計檔案銷毀清單格式。一種是案卷盒，用于會計憑證：一種是硬卷皮，用于會計報表；會計賬簿可以不另裝具，但需加貼規定封面。

六、會計檔案案卷格式35六、會計檔案案卷格式會計憑證卷盒封面格式卷盒封面項目包括：立檔單位名稱、時間、本月共**冊本盒是第*-*冊、憑證自號至號、共張、保管期限、財會主管、立卷人、全宗號、目錄號、案卷號、各項具體位置、尺寸（見附圖）。六、會計檔案案卷格式會計憑證卷盒封面格式36會計憑證卷盒封面格式會計檔案(憑證)立檔單位時間年月日至年月日本月共冊本盒是第冊憑證自號至號共張保管期限財務主管立卷人全宗號目錄號案卷號會計憑證卷盒封面格式37六、會計檔案案卷格式

會計憑證封面項目填寫方法：立檔單位名稱：形成檔案全宗的單位。立檔單位必須用全稱或通用的簡稱。時間：卷內憑證材料所屬起止年月日。冊、號、張數：案卷要填寫總冊數和記賬證號的起止號數、張數（不是起止號的相減）。六、會計檔案案卷格式會計憑證封面項目填寫方法：38六、會計檔案案卷格式

保管期限：立卷時劃定的案卷保管期限，一般由立卷人填寫。會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。全宗號：檔案館指定給立檔單位的編號。目錄號：全宗內會計檔案案卷所屬目錄的編號，在同一個目錄內不允許出現重復的案卷目錄號。案卷號：目錄內案卷的順序號。在同一個案卷目錄內不允許出現重復的案卷號。

六、會計檔案案卷格式保管期限：立卷時劃定的案卷保管期限，一39六、會計檔案案卷格式

案卷卷脊標簽：案卷脊采用條行標簽，保管期限紅色為永久，藍色