工作分析與職務說明書編制2023/7/27工作分析與職務說明書編制[1]簡介熊通明先生，現任自在基業管理咨詢有限公司高級顧問師；長期從事組織管控模式、業務流程再造、人力資源規劃、工作分析、績效考核與績效管理、職位評價、薪酬激勵、職業生涯設計以及行業命題與事業理論研究、戰略規劃、企業文化等領域的研究與咨詢工作；曾就職于某韓資企業集團、北京德威樂普企業管理顧問有限公司、國經協經濟研究院；在北京德威特電力系統自動化有限公司、北京博電新力電力系統儀器有限公司、中國航天科工集團35研究所、中遠集團幸福大廈、北辰集團置地公司、中國新型建材集團公司、北京新型建材集團公司、中遠集團中遠物流公司、中國航天科技集團510研究所、中國稅務總局稅務報社、廣安門醫院、首都機場集團公司等多家企業的管理咨詢項目中歷任分析師、顧問師、高級顧問師。工作分析與職務說明書編制[1]說明工作分析是企業人力資源管理體系搭建的基礎平臺，職位說明書是人力資源管理的基礎性文件。本次培訓將系統講解工作分析的方法以及如何編寫職位說明書，使企業管理者和人力資源管理者初步掌握該項技能，提高企業人力資源管理的水平。工作分析與職務說明書編制[1]目錄第一部分理解工作分析與職位說明書第二部分工作分析的程序與方法第三部分職位說明書的編制工作分析與職務說明書編制[1]1、什么是工作？組織最基本的活動單元相對獨立的責權統一體部門、業務組和組織劃分的信息基礎人進入組織的中介工作分析與職務說明書編制[1]2、什么是工作分析？定義：在全面了解工作（職位）的基礎上，提取管理所必須的、有關工作方面的信息，并依據戰略和組織運行的要求，對工作進行重新梳理分析的過程人力資源管理具有兩類不同性質的管理活動：日常例行的管理活動；維持和發展組織系統的活動；工作分析屬于第二類管理活動工作分析與職務說明書編制[1]3－1、什么是職位？職位是指企業賦予每個員工的權利與責任。職位是員工權利與責任的統一，是人力資源管理的基本單位；職位是由一系列內容或者專業相似或相關，職責、職權范圍相同，所需知識技能任職資格相通，可以交由同一個人來完成的一組工作的組合；職位是以“事”為中心而設置的，以“事”的性質來劃分；每個職位都有特定的職能，不宜按工作內容和工作步驟將同一職能任意分拆，分成多個職位；職位的幾個特點：先有職能，后有職位，再有相應的工作人員；當沒有合適的員工時，會出現“職位空缺”的現象；職位不能隨人走，若員工離職，其職位仍然存在；工作分析與職務說明書編制[1]3－2、什么是職位？同一職位可以在不同時間里由不同的員工擔任；職位不是一成不變的，隨著職能的變化，職位在流程中所扮演的角色發生變化，職位設置、權責也將發生變化。由于工作量大小不同，有的職位可以由一個人來承擔，有的職位需要由多個人來承擔。職位說明書的對象是職位，擔任同一職位，但在工作內容上又有分工不同的任職者可以享用同一個職位說明書。工作分析與職務說明書編制[1]4、什么是職位說明書？職位說明書界定的是“職位存在的價值”、“職位做什么事/有什么職責”和“職位要求什么樣的人來做”。實際上解決了幾個問題：工作如何科學地組合成為一個整體；每一個環節/職位的任職者應該如何規范地行動；如何選擇適合于工作要求的人；如何評價開發工作的人的能力和績效

職位說明書的具體內容可以根據企業的需要來具體規定，一般包括：職位名稱、所在部門、工作關系、職位基薪等級、職位編號、編制日期、職位價值、職責要求、關鍵績效指標和任職資格等工作分析與職務說明書編制[1]5、工作分析與職位說明書的關系工作分析工作簇等工作執行標準報酬因素工作者說明書工作描述職位說明書工作分析結果工作分析與職務說明書編制[1]工作分析在人力資源管理中的地位工作分析職位說明書職責權限任職資格授權體系協作關系工作流程工作條件角色定位績效指標職位評價績效管理薪酬激勵人力規劃員工培訓招聘錄用職涯規劃公平管理工作分析是人力資源管理的平臺，是整個人力資源管理體系搭建的基礎工作分析與職務說明書編制[1]1、工作分析與人力資源規劃解決組織發展過程中“人”與“工作”相互適應的關系需要通過組織內現有工作信息的了解，以及預測組織未來工作可能發生的變化，制定人員的補充規劃、晉升規劃、人員配置與調整規劃、培訓與開發規劃、報酬規劃等。人力資源規劃能夠解決組織發展過程中“人”與“工作”相互適應的問題，但如何進行人力資源規劃呢？它需要通過對組織內現有工作信息的了解，以及預測組織未來工作可能發生的變化，從而制定人員的補充規劃、晉升規劃、人員配置與調整規劃、培訓與開發規劃、報酬規劃等，工作分析將為這些工作信息的獲取提供了快速的途徑。

工作分析與職務說明書編制[1]2、工作分析與人員的甄選、錄用解決進入組織中人員質量的問題，工作分析的信息可以提供：工作執行人員的任職資格求職者的信息提取內容考試、面試及心理測驗的內容設計人員錄用效度的檢驗求職咨詢個人職業發展展望人員的甄選/錄用解決的是進入組織中人員的質量問題，這將直接關系到組織未來的發展潛力。但我們到底需要什么樣的人？我們又將如何從大量的求職者中挑選出我們所需要的人才呢？這就需要我們對職位工作的內容和執行這些工作的人員所應具備的任職資格有清晰的了解，需要我們根據這些任職要求對甄選工具（包括筆試、面試、心理測驗及無領導小組討論等等）進行有效的設計，而職位說明書能夠直接提供職位的工作內容和任職資格

工作分析與職務說明書編制[1]3、工作分析與培訓開發進行培訓必要性分析；確定培訓方針和政策；確定培訓內容和選擇培訓方法；培訓師與受訓人選擇；培訓效果評估；培訓工作的改善與發展等。員工的培訓與開發解決的是任職者的知識、技能和素質與職位相互匹配的問題。但到底應該培訓開發什么？是不是大家都盲目去上MBA或請專家、講師來講課就是培訓與開發？上MBA也要有個選擇，到底哪些職位需要MBA的知識？請專家、講師來講課能夠開闊人的視野，但所講的東西是否正是員工所短缺的知識和技能，是否能夠有效的提高員工的工作績效？一般意義上的培訓很難回答以上的問題。因此我們需要根據職位說明書對任職者的要求，有針對性的對員工短缺的知識、技能和能力素質進行培訓與開發，才能做到有的放矢，從而有效的提高員工的工作能力

工作分析與職務說明書編制[1]4、工作分析與職位評價工作分析為工作的相對重要性提供客觀依據工作分析越詳盡，職位評價結果的可靠性越強，以此確定的職位相對價值越準確。職位評價是對組織內所有的職位的相對價值進行比較的一個過程，職位評價是薪酬管理的重要基礎。但如何進行職位評價呢？不能憑空說這個職位的價值比那個職位價值大，而必須從工作內容本身出發，以職位的工作對組織的貢獻來評價其價值的大小。職位說明書為職位評價提供了客觀的依據，工作分析越詳盡，職位評價結果的可靠性越強，以此確定的職位相對價值越準確

工作分析與職務說明書編制[1]5、工作分析與薪酬管理工作分析是確定職位族、外部薪資調查的基礎確定薪酬體系確定薪酬水平確定獎勵制度進行人工成本的有效控制等薪酬管理是人力資源管理中最為重要的激勵手段，它直接影響員工的工作熱情和工作積極性。工作的性質不同，其激勵手段是有區別的，其薪酬水平和獎勵制度都會不一樣，而要理解工作的性質顯然離不開職位說明書

工作分析與職務說明書編制[1]6、工作分析與績效管理確定員工績效完成情況（明確任務）對員工進行績效改進指導指導員工進行在職培訓（執行指導）進行職業生涯指導等績效管理作為現代人力資源管理的核心，其最終的追求的員工和組織績效的提升，這也是人力資源管理的最終目標。然而在績效管理體系中，首要的就是確定績效標準。績效標準確定的是否合理，將影響整個績效管理體系。但是如何確定績效指標和標準呢？我們同樣離不開對工作的深入理解

工作分析與職務說明書編制[1]7、工作分析與職涯規劃工作分析提供了工作的內容和任職資格，對能力素質提出要求，為員工的職業發展提供客觀的、可供遵循的軌跡員工可以根據自身發展目標，結合自身的素質特長，清晰規劃自己的發展渠道職業生涯規劃針對員工個人的發展方向和工作興趣，為員工提供了職業發展的通道。工作說明書提供了工作的內容和任職資格，對能力素質也提出要求，為員工的職業發展提供客觀的、可供遵循的軌跡。員工可以根據自身發展目標，結合自身的素質特長，清晰規劃自己的發展渠道

工作分析與職務說明書編制[1]8、工作分析與公平管理公平管理：確保管理所使用信息的客觀性、完整性、準確性避免用人方面的不正之風；克服晉升、考核、培訓、薪酬等方面的管理的盲目性和主觀性；有效地進行合同管理；客觀、公正地處理勞動關系和解決勞動糾紛與爭議等；工作的可比價值；晉升與流動路線等。工作分析與職務說明書編制[1]目錄第一部分理解工作分析與職位說明書第二部分工作分析的程序與方法第三部分職位說明書的編制工作分析與職務說明書編制[1]工作分析的流程信息收集流程梳理部門職責職位設置公司戰略部門職能定位職位說明書公司運作主要業務流程和各部門定位的介紹收集現有各部門資料（包括現有部門職責、職位設置、各職位職責及任職資格）梳理公司核心流程問題總結公司戰略了解各部門職能的重新定位各部門職責的重新描述各部門反饋、交流、確認各部門職位規劃職位名稱規范各部門反饋、交流、確認編制各職位說明書各部門反饋、交流、確認工作分析與職務說明書編制[1]1－1、信息收集的內容請熟悉公司運作的2到3位人員介紹公司主要流程（核心業務流程和主要的支持流程）和各部門定位、職能收集現有各部門的資料，包括現有部門職責、職位設置及人員編制、各職位職責及任職資格等基本信息：包括職位名稱、職位編號、所屬部門、職位等級、制定日期等；工作活動和工作程序：包括工作摘要、工作范圍、職責范圍、工作設備及工具、工作流程、人際交往、管理狀態等；工作環境：工作場所、工作環境的危險、職業病、工作時間、工作環境的舒適程度等任職資格：年齡要求、學歷要求、能力要求、工作經驗要求、性格要求等。工作分析與職務說明書編制[1]1－2、信息收集的來源工作執行者；組織的各種文字資料；監督管理者、培訓部門；下屬、顧客和用戶；工作分析專家、獨立的第三者等工作分析與職務說明書編制[1]1－3－1、信息收集的常用方法觀察法：作為參與式觀察者或旁觀者在對主要由身體活動構成的工作進行工作分析時，直接觀察是一種特別有用的方法；像門衛、流水線上的工人和會計所做的工作；主要研究工作的外顯特征，如工作負荷、工作環境、工作關系等方面；也可以用來證實其他渠道所提供的信息；初步了解工作的基本情況；工作分析與職務說明書編制[1]1－3－2、信息收集的常用方法三種訪談法對每個雇員進行個人訪談；對做同樣工作的雇員群體進行的群體訪談；對完全了解被分析工作的主管人員進行的主管人員訪談；訪談法特別適用對文字理解有困難的人；能夠及時控制和引導；可以發現一些在其他情況下不可能了解到的工作活動和行為；可以當場評價信息質量，決定取舍；適合提取工作的內部信息，如任職資格、培訓需求、責任和權利等。工作分析與職務說明書編制[1]1－3－3、信息收集的常用方法訪談法的典型提問方式：你所做的是一種什么樣的工作？你所在職位的主要職責工作是什么？你用如何做的呢？你的工作環境與別人的有什么不同呢？做這項工作所需要的教育程度、工作經歷、技能時怎樣的呢？他要求你必須具有什么樣的文憑或工作許可證？你都參與些什么活動？你的責任是什么？你工作績效的標準有哪些？工作對身體的要求是怎樣的？工作對情緒和腦力的要求是怎樣的？工作對安全和健康的影響如何？案例：某公司訪談問卷工作分析與職務說明書編制[1]1－3－3、信息收集的常用方法問卷法：問卷法是一種快速、高效的信息收集方法，但設計問卷并進行測量例：（管理類）1、工作中的決策程度2、與人交往3、在教育、經驗和性格方面需求4、在體力、精神努力和職位壓力方面的需求5、工作的保密程度6、特殊的溝通技能7、特殊的資格，列出履行職責需要的清單8、制定決策內容，包括決定和控制公司的政策和法律；判斷失誤的影響；回顧你決策的程度9、什么是最重要的職責10、監督什么職位和監督多少職位11、監督的多樣化和復雜化程度12、工作執行的描述，包括依據標準政策、方法、程序、原理、創造性思維、慣例等13、判斷，包括確定目標、對信息的評價、判斷的多樣化、判斷的影響和重要性14、決策，包括理由、決定等工作分析與職務說明書編制[1]1－3－4、信息收集的常用方法15、困難和復雜程度16、正確和失誤的影響類型17、準確，運用技術的準確性：技術的類型、需求程度、典型問題、正規的程序、預防失誤18、錯誤的影響，錯誤的類型、錯誤的偶然性、糾正錯誤的成本、錯誤的影響范圍19、對外工作關系，接觸人的類型、接觸目的、頻繁程度、接觸方式（電話）、影響人的技能和老練、占工作的比例20、內部工作關系案例：某公司職位調查問卷工作分析與職務說明書編制[1]1－3－5、信息收集的常用方法例：工作問卷的設計（一般）1、如果你是工作是非整日的、季節的或臨時的，請解釋；2、描述學會和執行你的工作需要的培訓和經驗的種類和數量。如果是特殊的訓練、技能或經驗，請記在下面；3、教育需求程度；4、多長時間的工作經驗才能象你一樣滿足職務的需求；5、工作概要，你工作的所以目的是什么；6、應該如何做和為什么這樣做；7、精神或視覺的需求程度，描述精神或視覺集中/注意的程度，在你的工作需求的情況，如極少、這個工作、持續注視；8、設備和根據的責任，包括資金、維護或防止設備、根據損壞和丟失；9、對材料和產品的責任，包括在防止資金、材料、產品損壞、浪費過程的控制、監督、等；10、對他人的安全，包括維護他人安全環境方面；11、工作環境，包括站、走動、坐、舉、爬蹲、跪等；12、外出時間，每周、月和年的比例；工作分析與職務說明書編制[1]1－3－6、信息收集的常用方法工作日志法：序號工作活動名稱工作活動的程序權限時間消耗備注1復印文件審核領導簽字-復印-登記執行45分鐘例行2開介紹信審核領導簽字-開信-登記執行15分鐘例行3起草公文領會領導意圖-撰寫-修改-提交需報審2小時偶然4送公文親送-收件人簽收委托負責40分鐘例行工作分析與職務說明書編制[1]1－3－7、信息收集的常用方法任務清單法：例：總經理辦公室1、總結總經理辦公室的工作2、將業務動向中對公司其他部門有重大關系者向上級管理機構報告3、在指定范圍內，協調本部門的活動4、在指定范圍內，協調本部門與其他部門的活動5、在諸如企業服務等問題上，與專家、技術顧問以及外界組織進行商談6、代表公司參加委員會、專門小組會議工作分析與職務說明書編制[1]2、公司戰略核心價值觀企業的愿景戰略落地使命與追求行業命題的思考企業文化事業理論盈利模式外部環境分析內部生態研究業務領域管理領域市場營銷策略產品研發策略產品生產策略產品銷售策略組織流程再造人力資源開發資本財務營運企業文化塑造工作分析與職務說明書編制[1]3、部門職能定位部門職能就是考慮部門所要發揮的作用以及所扮演的角色部門職能定位常常會因為各種原因進行調整職能調整直接影響到業務流程、部門職責以及職位說明書工作分析與職務說明書編制[1]3－1、舉例：某公司部門職能調整意見建議將改制與資本運營職能歸入同一個部門——投資發展部這兩項工作聯系緊密，實施起來交叉多，分成兩個部門，增加了溝通成本這兩件工作往往是一個項目的兩個有機組成部分，分成兩個部門管理，子企業會感到不便，甚至會產生政出多門的感覺改制與資本運作是落實戰略規劃的重要組成部分，歸口由投資發展部管理，能更好的體現集團戰略意圖經營計劃的管理是作為控股管理公司的集團公司管理下屬子企業的關鍵環節，目前是薄弱環節，令企管部集中精力管好這一關鍵環節十分必要工作分析與職務說明書編制[1]3－2、舉例：某公司部門職能調整意見在資本運營中，有部分工作（例如：集團內劃轉、兼并）現在還由財務部進行策劃和實施，這是歷史形成的，也應劃歸投資部承擔，以便讓財務部從財務規劃的高度管理好其本職工作；人力資源部的工作應該提升到戰略性管理地位，這是知識經濟時代企業管理的趨勢，現有的人力資源部對整個集團實施戰略性的管理的職能急待建立，建議將由歷史原因形成的由人力資源部在辦理的信訪管理、老干部管理、喪葬撫恤、慰問病號、防暑降溫、勞保用品管理等工作從人力資源部門的職能中劃出，分別劃歸紀檢（信訪）、工會（老干部管理、喪葬撫恤、慰問病號、防暑降溫、勞保用品管理）等部門管理，這樣做與這些部門應有的職能并不違背，又可以充實這些部門的工作內容工作分析與職務說明書編制[1]3、流程的梳理簡單地說，流程就是做事情的順序；業務流程回答的是一項任務在組織內如何完成的問題；流程是整合組織各項資源和部門，完成某一任務（或目標）而進行的一系列邏輯相關的活動，是縱向分工與合作體系,有明確的輸入與輸出流程無處不在，每天都在我們身邊發生：病人看病流程：生病、掛號、就診、開方、劃價、交錢、取藥、服藥、康復消費者購物流程：購買欲望、購前挑選、付款購買、使用商品、購后感受企業報銷的流程：填寫報銷單、部門領導審批、財務部門責任會計核對（預算、發票、部門領導簽字）、財務主任在授權范圍內審批（授權外報再上一級領導，在其授權范圍內再審批）、企業最高財務領導人簽字、出納付款、會計入帳招聘流程：部門提出用人需求、人力資源部做計劃、報批、組織招聘、甄選、各用人單位確定工作分析與職務說明書編制[1]3－1、流程的種類一般公司有以下兩類流程：核心經營流程：如市場策劃流程、產品銷售流程、訂單執行流程等支持流程：如戰略管理流程、經營計劃流程、生產經營管理流程、財務管理流程、人力資源管理流程等工作分析與職務說明書編制[1]3－2、對哪些流程進行梳理此階段的流程梳理并非對公司的所有流程都進行全面的梳理，而是對公司一些重要的（主要是涉及到各部門之間相互配合協作的流程）業務流程（例如：采購流程、產品研發流程、生產流程、銷售流程等）和支持保障流程（例如：財務流程和人力資源管理流程）進行梳理；通過對核心流程的梳理，發現部門職能短缺和部門之間的配合協作方面的問題；基于公司的戰略，在總經理辦公會上對各部門的職能進行重新定位，并進一步對流程進行限工作分析與職務說明書編制[1]3－3、流程存在的弊端原流程可能存在的弊端弊端1癥狀：過多的信息交換，過多的數據處理，任務重復原因：職責劃分不清，任意分割流程弊端2癥狀：檢查、控制等活動比增值活動還多原因：部門分割，授權不夠弊端3癥狀：過多的返工和重做原因：工作流程長，流程中反饋不夠弊端4癥狀：過于復雜、例外和特殊情況原因：原工作流程不完善工作分析與職務說明書編制[1]3－4、改進流程的方法活動本身的突破活動的清除活動的簡化活動的整合活動的自動化活動間關系的突破活動的先后順序改變活動的邏輯關系改變工作分析與職務說明書編制[1]3－5、流程改進的誤區流程改進中容易出現的錯誤為完美而完美唯技術主義短視行為脫離不了原有窠臼業務部門不參與工作分析與職務說明書編制[1]舉例：招聘、甄選流程提出需求每年5月和11月，各部門根據經營計劃和財務預算計劃，以及部門人員狀況，提出人員需求，并提出具體的人員素質能力要求，遞交人力資源部匯總人力部匯總人員需求，提出處理意見，形成半年度人力資源規劃報告，報公司高層審議公司高層召集相關部門負責人，討論人力資源規劃報告，提出修訂意見，交人力資源部需求分析根據人力資源規劃，人力資源部分析各部門的人員需求，并進行人員素質和獲得渠道分析招聘計劃人力資源部作出具體招聘計劃（日常招聘計劃和專項招聘計劃），報公司高層收集簡歷通過各種渠道（報紙雜志廣告、招聘會、網絡廣告等），發部招聘信息，收集簡歷，并進行簡歷初步篩選書面測驗人力資源部組織對所有篩選出來的人員進行能力素質測驗人力資源部組織根據不同申請職位性質，進行專業素質測驗，測試試題由用人部門提供再次篩選人力資源部，根據個人簡歷、書面測驗結果，確定參加復試人員復合面試公司領導、用人部門、人力資源部對所有參加復試人員，采取無領導小組討論、角色扮演、文本筐等方法考察能力各用人單位，對應試者進行背景性結構化面試，考察實際經驗等確定人選綜合考慮個人背景、能力、素質、專業水平以及公司人員結構，確定最終人選工作分析與職務說明書編制[1]4、部門職責的編制根據業務流程，將流程的職責落實到具體的部門，就是部門職責部門職責的編制需要清晰界定相應部門在流程中承擔的準確任務工作分析與職務說明書編制[1]5、各部門職位體系建設根據各部門職能，對各部門職位進行規劃；對各職位名稱進行規范；各部門反饋意見；與主管領導及各部門交流并最終確認工作分析與職務說明書編制[1]5－1、如何認識職位體系部門職責和功能要通過具體的人來完成，需要將部門的職責進行分解，即職位的設置。所謂職位（Position）是指在一個特定的組織中的一定時間內，由特定的人所擔負的一個或數個任務的集合。職位是組織的基本單位，職位存在的目的是落實組織使命，是具體的承擔者。職位伴隨著應付的責任，必須有產出的結果。職位不是人，職位的實質是工作活動（workactivities）；職位可以理解為業務流程上的節點，或者理解為漁網的網結，也可以理解為按照一定的順序和規則擺放的一把把椅子；組織內所有的職位組成組織的職位體系，即職位的集合，其中包含職位與職位之間在分工、合作與管理中的關系工作分析與職務說明書編制[1]5－2、如何確立職位體系職位分析為職位體系設計的基本工具。職位分析有多種方法，變革公司的職位分析要采取下行法，自上而下確定職位的設計；研究部門職責和業務流程，將部門職責進一步分解到可操作的職責、任務或活動。將近似或者由一個人完成更方便的職責、任務或活動歸為一個職位；借鑒先進公司的職位設置，尤其是通用部門/職位。工作分析與職務說明書編制[1]5－3、職位體系示意圖總經理副總經理a部經理職員1職員2b部經理職員1職員2副總經理工作分析與職務說明書編制[1]5－4、舉例：某公司職位體系設置各部門職位設置是根據部門職能調整后的需要設置的；為各部門設置職位時考慮了現有人員素質狀況以及新職能對任職者素質提出的新的要求，為此，在許多部門增設了一些專家職位，所增設的專家職位有的可以兼任現有的職位，有的可以替代現有的職位，有的可以在現有職位的基礎上增加職位；各部門原則上不設副職，考慮到管理幅度過大所造成的困難，在部門人數超過八人以上的部門設置了助手型的副職，該副職除在正職指派下協助正職從事管理工作外，必須與其他業務經理/主管一樣分管一塊業務；工作分析與職務說明書編制[1]5－5、舉例：某公司職位體系設置這次職位設置統一了職位的名稱，即：業務部門負責人稱“XX部門經理”，其副職稱“XX部門副經理”；行政部門負責人稱“XX部門主任”，其副職稱“XX部門副主任”；部門經理以下分管一塊業務的負責人稱“XX業務經理/主管”；在業務中從事某項專門工作的人員稱“XX業務專員”；在部門內從事綜合性事務工作的人員稱“文員”；對于專業性、技術性要求很高的工作設技術職位，包括會計師、工程師、策劃師、專家（法律事務專家、金融事務專家、經濟事務專家）。技術職位設為三個層次，資深級（包括資深會計師、資深工程師、資深策劃師、資深專家）、高級（包括高級會計師、高級工程師、高級策劃師、高級專家）、師級（包括會計師、工程師、策劃師、專家）。黨工部門職位的稱呼仍沿用原來的名稱；各子公司/分公司/事業部負責人稱“XX公司/事業部總經理”，其副職稱“XX公司/事業部副總經理”；各工廠負責人稱“XX廠廠長”，其副職稱“XX廠副廠長”。工作分析與職務說明書編制[1]目錄第一部分理解工作分析與職位說明書第二部分工作分析的程序與方法第三部分職位說明書的編制工作分析與職務說明書編制[1]編制各部門職位的職位說明書根據各部門職責編制各職位說明書；職位說明書制定的原則是直接上級為下屬制定職位說明書。職位說明書實際上是傳遞了上級對下級的期望和要求，并且職位說明也要定期根據公司業務和戰略的變化而不斷更新和修訂，所以說為下級制定職位說明書也是管理者的一項職責，同時也有利于規范管理；職位說明書包括職位名稱、所在部門、報告關系、職位基薪等級、職位編號、編制日期、職位概要、職位位置、任職資格（資歷、所需資格證書、知識技能要求、能力要求、素質要求）、工作聯系、職業通道、職責要求、關鍵績效指標（KPI）、簽字確認。工作分析與職務說明書編制[1]1、如何填寫“職位名稱”職位名稱是對工作名稱的進一步明確，規范職位的名稱有利于進行職位管理；工作分析與職務說明書編制[1]2、如何填寫“所在部門”所在部門是指該職位所屬的機構或部門；繁簡程度要是企業具體情況來定，原則是應該寫到該職位所屬的最小組織細胞；一般會有以下幾種情況：機構或公司的正職和副職填寫所在機構或公司的名稱；各部門人員的所在部門填所在機構或公司及對應部門的名稱；如果部門內還有處，則一般員工還應該寫到屬于哪個處；例如：某一般規模子公司人力資源部員工，填“子公司名稱+人力資源部”；如果部門很大，還分有各處，則招聘處的員工填“公司名稱+人力資源部招聘處”工作分析與職務說明書編制[1]3、如何填寫“報告關系”報告關系指該職位的直接上級；一般會有以下幾種情況：機構（包括子公司、分公司、事業部、分廠）或部門副職的直接上級是正職；各部門或機構正職的直接上級是對應的主管領導；

各部門內人員的直接上級一般來講都是該部門的正職；但如果部門內還有處，則處長的直接上級是否部門正職，各處內的員工直接上級是該處處長；

工作分析與職務說明書編制[1]4、如何填寫“職位薪資等級”職位薪資等級是指該職位經過職位評估和薪酬設計后的薪資等和級別的位置工作分析與職務說明書編制[1]5、如何填寫“職位編號”職位編號是指職位的代碼，組織中的每個職位都應當能有一個代碼；編碼的繁簡程度視企業具體需要而定；職位編號的目的是為了便于快速查找所有的職位；職位編碼的步驟：為整個集團所有機構進行編號；機構內部門編碼；對部門內各處進行編碼；對各處職位進行編碼；例如：某一職位編碼01010202，表示公司某區局綜合部人力資源部副主任這一欄將在全公司職位說明書編制完成后由人力資源部為全公司所有職位說明書統一編號并填補上；工作分析與職務說明書編制[1]6、如何填寫“編制日期”編制日期是指工作說明書的具體編寫日期是什么時間；這一欄可以暫時不填，將在職位說明書出臺時有人力資源部統一填補上；工作分析與職務說明書編制[1]職位概要也就是職位設置的目的，應該用一句話簡單地概括工作的主要功能，簡短而準確地表示該職位為什么存在；機構整體目的的哪一部分由該職位完成？該職位對機構的獨特貢獻是什么？如果該職位不存在，會有什么工作完不成？我們究竟為什么需要這一職位？例如，對于空調公司設備科經理來說，其職位設置的目的如下：如果有異議的話，我們常常在后面加“限制”和條件。這是確保了這些重要條件確實得以明確說明而未被遺漏、在上面結果例子中，并不是不惜任何代價進行生產7、如何填寫“職位概要”動詞

對象

結果/限制

管理與協調空調公司全部設備、設施或者在符合質量要求的條件下，在安全和無害環境的工作場所及時生產出按計劃而設定的產量工作分析與職務說明書編制[1]8、如何填寫“職位概要”職位設置的目的部分還應當描述工作的總體性質，因此只列出其主要功能或活動即可。這樣，對于車間的編程員來說，其職位設置的目的可以描述為：“指導所有的數據處理的操作、對數據進行控制以及滿足數據準備方面的要求。”對于物料科經理這一工作來說，它的綜述可以描寫為：“組織購買、運輸以及存儲和分配生產線上所需要的所有材料。”應力圖避免在工作綜述中出現象“執行需要完成的其它任務”這樣的籠統性描述。雖然這樣的描述可以為監督人員分派工作提供更大的靈活度，但專家明確認為，如果一項經常可以看到的工作內容不被明確寫進工作描述，而只是用象“所分配的其它任務”一類的語言，就很可能會成為逃避責任的一種托辭，因為這使得對工作的性質以及人員需要完成的工作的敘述出現了漏洞工作分析與職務說明書編制[1]9、如何填寫“職位位置”職位位置表明本職位在整個組織中所處的層級和位置；例如：某公司招聘主管的職位位置：招聘專員主管副總人力資源部經理勞資主管培訓主管薪酬主管考核主管招聘主管同一直接主管之下的，平級的其他職位名稱直接主管職位名稱二級主管職位名稱工作分析與職務說明書編制[1]10－1、如何填寫“職責要求”工作的責任與任務是編寫說明書最為繁雜的部分。為了了解和描述職位的情況，至關重要的是要明確提供該職位的職責范圍和權限；職位的職責來自于組織使命的分解，按照組織的要求，本職位應該做什么；在編寫職責時，首先應該將本職位職責的幾個大塊找出來，即本職位應該做那幾方面的事情，然后對每塊事情進行具體描述；在具體描述時，每一條職責，都應盡量以流程的形式描述，盡量講清楚每件事的輸入與輸出，描述的格式為：“動詞+名詞賓語+進一步描述任務的詞語”；工作分析與職務說明書編制[1]10－2、如何填寫“職責要求”職位的職責分解職位職位使命和主要職責職位職責的分解4.01.02.03.01.11.21.31.42.12.22.33.13.23.33.44.14.24.34.44.5工作分析與職務說明書編制[1]10－3、如何填寫“職責要求”例如：對某辦公室主任來說，首先把此職位的職責大塊找出來，經分析有文秘管理、檔案管理、日常行政管理、部門管理這四大塊，對于其他不好歸類的內容列入“其他”這一欄。具體描述時，比如對文秘管理中的第一條職責，“動詞”是“組織擬定并審核”，“名詞賓語”是“本所各種公文、報告和會議文件行文規范、簽發程序制度”，“進一步描述任務的詞語”是“提出意見，批準后督導實施”。這條職責由于簡化沒有寫輸入與輸出，但作為調查資料，還是要求能夠寫清楚。又比如在“根據國家科技發展方針、政策和上級領導機關有關科研生產管理工作的條例、辦法、決定、實施細則及有關指令，制定有關科研生產管理制度，報直接上級，經批準后督導實施”這條職責中，“輸入”是“國家科技發展方針、政策和上級領導機關有關科研生產管理工作的條例、辦法、決定、實施細則及有關指令”，“輸出”是“報直接上級”，希望大家能夠盡量以后一種形式來對每條職責進行描述。工作分析與職務說明書編制[1]10－4、如何填寫“職責要求”在職位職責的描述中，重要的是清楚的界定每一職責上的權限，應該用精心選擇的動詞恰當地描述權限范圍。在職位說明書的編制過程中，經常會碰到下面這些情況：針對制度、方案、計劃等文件可以用草擬、擬訂、審核、審定、轉呈、提交、下達、備案、存檔、提出意見等動詞；針對信息、資料可以用調查、收集、整理、分析、研究、總結、提供、匯報、反饋、轉達、通知、發布、維護管理等動詞；關于某項工作（上級）可以用主持、組織、指導、安排、協調、監督、管理、會同、審批、審定、簽發、批準、評估等動詞；思考行為可以用研究、分析、評估、建議、參與、推薦、計劃等動詞；直接行動可以用組織、執行、指導、控制、監管、采用、參加、闡明、解釋、提供、協助等動詞；上級行為可以用批準、指導、確立、規劃、監督等動詞；

工作分析與職務說明書編制[1]10－5、如何填寫“職責要求”管理行為可以用達到、評估、控制、協調、確保、鑒定、保持、監督等動詞；專家行為可以用分析、協助、促使、聯絡、建議、推薦、支持、評估、評價等動詞；下級行為可以用檢查、核對、收集、獲得、提交、辦理等動詞；例如：在編制某一文件的過程中，部門負責人組織擬訂文件，一般文員可能只是按部門內主管的要求收集一些資料，然后主管草擬文件，主管副總審核文件并提出意見，總經理最終批準文件。這些動詞清楚、準確的表明了相應職位在流程中的權限。工作分析與職務說明書編制[1]11、如何填寫“關鍵業績指標”績效指標是指從哪些方面、以什么標準去評價該職位工作的效果；績效可以體現在兩方面，一個是工作的結果，另一個是在工作過程中高績效的行為。因此績效指標也分為結果界定和行為界定；對管理者來說，績效指標是考核依據；對員工來說是卻是行為導向，因此績效指標的設定在兼顧工作性質的同時，應充分考慮公司的戰略及價值觀；職位說明書中的考核指標只需到考核方面即可，在考核制度中將會對考核指標進行標準分級的描述

工作分析與職務說明書編制[1]12、如何填寫“任職資格”任職資格是決定職位價值、招募、培訓等的重要依據；任職資格的規定要嚴格界定為工作所要求的，必須從理論或者實證地證明與工作績效有因果關系；任職資格是對應職者的要求，不是針對現有人員的要求；任職資格包括以下這些項目：資歷所需資格證書知識要求技能要求能力要求素質要求工作分析與職務說明書編制[1]12－1、如何填寫“資歷”資歷包括學歷（學位）、所學專業（或接受何種培訓）、職稱和工作經驗（包括一般工作經驗和特殊工作經驗）；資歷一般作為參考要求；例如：某公司一個薪酬主管的資歷要求是“人力資源管理或工商管理專業，大學本科畢業，從事過人力資源管理工作三年”；某房地產公司一級預算工程師的資歷要求是“大學本科，工民建、暖通、給排水、電氣、建筑經濟等相關專業或者復合型人才；有一定業界知名度；八年大型工程造價控制工作經驗并主持過兩個以上大型（30萬平米以上）公共建筑工程造價控制工作”；某集團公司企業管理部經理的資歷要求是“MBA，八年以上工作經驗，其中有管理一個子企業的工作經驗”。工作分析與職務說明書編制[1]12－2、如何填寫“所需資格證書”所需資格證書不是職稱，而是指從事本工作所必須的證照；例如：出納必須有會計證才能上崗；某公司財務部經理需要“注冊會計師證”；某房地產公司一級預算工程師需要“注冊造價工程師證”；某動力廠維修電工需要“高低壓電工運行維修本和普通電、氣焊本”；某動力廠司爐工需要“司爐本、環保本”；某儲運公司客車隊班車司機需要“大客車駕駛執照”。

工作分析與職務說明書編制[1]12－3－1、如何填寫“知識要求”知識要求包括業務知識和管理知識；這些知識都應區分其廣博程度和精通程度；例如：廣博程度可以用系統級的，還是子系統級等詞或者能區分出知識廣泛程度的詞加以區別；精通程度可以用知曉、熟悉、精通等詞加以區別。業務知識是指該職位開展業務工作時所必須接具備的知識；例如：一個辦公室主任，要擬訂各種文件，必須熟悉各類文稿的行文格式、體例這些知識；一個軟件設計人員必須精通相應的軟件語言知識；一個人力資源管理咨詢師必須精通工作分析的方法、薪點制方法、考核設計的方法（KPI、BSC）；工作分析與職務說明書編制[1]12－3－2、如何填寫“知識要求”一個集團企業管理部經理應具備的業務知識有：熟悉集團戰略；高水準的企業經營計劃管理理念、模式、程序、方法；熟悉國家經貿委等政府部門在企業生產經營、安全生產、質量管理、技術標準、統計等方面的工作要求；熟悉先進企業信息化建設的經驗、程序、辦法；了解公司經營管理中有關的國家及國際商務方面的法律基本知識；管理知識是針對管理職位或兼有管理職能的職位而言的，是指該職位在進行管理工作時所必須具備的知識；例如：作為一個室主任，必須知曉必要的財務知識、人力資源管理知識、時間管理知識等等；一個集團企業管理部經理應具備的業務知識有：熟悉集團公司相關管理制度、體系、規范、標準、組織機構和各部門職能、相關工作的運作流程；知曉業務流程重組與改進的知識；熟悉分解及分派任務、時間管理、監督與指導工作、領導、考核激勵、溝通、培訓開發的方法和技巧；熟悉團隊間建立合作伙伴關系的方式與方法；熟悉信息調研的方法和相關信息來源的途徑工作分析與職務說明書編制[1]12－4－1、如何填寫“技能要求”技能包括基本技能和業務技能；這些技能都應區分其熟練程度。對于外語和計算機的應用等技能可以參照國家統一規定的級別來區分。例如：英語四級、計算機三級；對于沒有國家統一規定的技能可以用行業標準或本所標準來加以區分。基本技能是指完成各種工作時都需要具備的通用的操作技術。通常指“寫作能力、外語能力和計算機能力”；例如：一個大的集團辦公室主任應具備的基本技能有：外語四級，能夠閱讀一般英文資料，能用外語進行日常交流；能夠熟練使用OFFICE辦公軟件；能夠撰寫集團領導的發言稿、宣傳材料以及以集團公司名義下發的文件、報告；一個預算工程師應具備的基本技能有：良好的公文寫作能力；能夠閱讀專業英文資料；熟練掌握數據庫管理、工程造價相關軟件及網絡應用工作分析與職務說明書編制[1]12－4－2、如何填寫“技能要求”業務技能是指運用所掌握的業務完成業務工作的能力；例如：對于一個集團公司辦公室主任來說，應該具備的業務技能有：能夠撰寫集團領導的發言稿、宣傳材料以及以集團公司名義下發的文件、報告；能夠運用行政管理知識建設并維護內外部工作關系；能夠運用文秘管理知識處理好文書、檔案等管理工作；能夠運用公關技巧建立良好企業形象，協調公共關系；能夠運用人員管理的方法和技巧有效地對下屬進行管理與開發；能有效進行信息收集和提供；對于一個一級預算工程師來說，應該具備的業務技能是：能夠獨立從事大型項目（30萬平米以上）的標書編制、標底計算、工程預結算；對于一個人力資源管理高級咨詢師來說，應該具備的業務技能是：能夠獨立主持大型項目（指擁有全資子公司、控股子公司、分公司、事業部、分廠、項目組等各種下屬機構的集團）的組織設計、工作分析、薪酬與考核體系的設計；工作分析與職務說明書編制[1]12－5－1、如何填寫“能力要求”能力要求是指完成工作應具備的一些能力方面的要求。這些要求包括需要什么能力及其級別；能力要求是指該職位對任職者最需要的能力要求；能力要求一般不宜多，三到五個即可；常見的能力有：學習能力：通過自學更新知識結構，吸收新事物、新工具、新方法的能力；在工作中總結經驗教訓的能力；開辟新的學習渠道，收集新的信息的能力；創新能力：思維靈活，能夠從不同的角度思考問題并提出新設想、新方案的能力；改進工作方式和方法的能力；開拓新局面的能力；協調能力：處理組織內、外的人際關系、沖突和矛盾的能力；協調平衡大家的利益，促成“共贏”合作的能力；溝通能力：語言準確并簡捷地表達自己的思想和感情的能力；善解人意，與人取得共識的能力；通過說服改變對方行為的能力；

工作分析與職務說明書編制[1]12－5－2、如何填寫“能力要求”分析判斷能力：對現有信息進行分析，找出相關因素的能力；在分析的基礎上，對問題的性質、根源及其發展趨勢進行判別的能力；問題解決能力：在不同環境、不同層面中發現問題的能力；面對問題提出解決思路的能力；解決問題的周到程度；解決問題的效率；適應能力：熟悉新環境、新關系、新位置的能力；根據不同的環境和條件調整自己的心態和工作方法的能力；在新的組織關系下定位自身角色，了解其他成員對于自己的期望并與人合作的能力；培養指導下屬能力：發現下屬的特點，合理用人的能力；因人施教，開發下屬的能力；計劃能力：對未來進行預測的能力；在預測基礎上制定有效目標的能力；分步驟有效實施目標的能力；組織能力：挖掘資源的能力；統籌安排，提高資源綜合利用的效率的能力；控制能力：面對各種局面，考慮并把握各方面的因素，使事情在自己的掌握之中，朝著自己期望的方向發展的能力；緊急情況下，能利用各種有效的方法，穩定局面，使事情正常、有序地發展的能力；工作分析與職務說明書編制[1]12－5－3、如何填寫“能力要求”執行能力：領會目標要求，完成任務的能力；執行過程中應變的能力；信息檢索能力：對信息的敏感性，積累與本職位工作相關的信息，掌握本領域最新動態的能力；在大量信息中，篩選有效信息的能力；領悟能力：領會計劃、方案、他人意圖的正確性；在領會的基礎上，舉一反三，做出系列反應的能力；舉例說明：一個辦公室主任的能力要求是：計劃能力、組織能力、協調能力、激勵下屬的能力、控制能力；一個人力資源部薪酬主管的能力要求是：領悟能力、溝通能力、問題解決能力、學習能力；市場策劃人員的能力要求是：信息檢索能力、分析判斷能力、創新能力、學習能力、溝通能力；銷售人員的能力要求是：公關能力、溝通能力、拓展能力、適應能力；事務類人員只需要執行能力；

工作分析與職務說明書編制[1]12－6－1、如何填寫“