文件管理制度為規范公司文件分類、編號、擬定、審批、用印、收發處理、整理存檔等工作，制定本制度。一、職責1、總經理負責公司所有對外發文的審批。2、綜合部負責公司文件格式、文號及內容的審核、打印、文號管理、用印管理和歸檔管理工作。3、部門負責人負責本部門文件的擬制與審核，及負責本部門對公司內部發文的審批及定期將已處理完畢的文件移交綜合部。二、文件種類1、上行文：請示、報告、計劃、總結。2、下行文：批復、決定、通知、通告、通報、制度、規定。3、平行文：信函、會議紀要。三、文件格式1、發文統一使用以上文件類別之一。2、秘密等級和緊急程度，用來確定文件發送方式及辦理速度，統一在文件的左上角位置加注。3、收文單位。是指用來處理或答復文件中有關問題和有關事項的單位。4、正文。是文件的主體部分。文件制發的目的和根據，講述什么事情，解決什么問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚。5、標題統一使用二號或三號黑體字，放在居中位置。6、正文統一使用四號或小四號宋體字，與主送單位等保持一致。每段開頭空兩個字；要合理地劃分段落、正確使用標點符號，行間距為1.5倍，以清晰、美觀為原則。7、附件。通常指隨正文發出的補充說明材料：如果該文件有附件的，應在正文之下、發文單位落款的左上側，專行空兩格注明"附件：xxx"字樣；如果附件較多，還須編上序號；文件無附件的，無須注明。8、落款。指發文單位全稱或規范化的簡稱。以總經理的名義發出的，要用負責人姓名(前面冠以職務身份)署名；落款一般放在正文(或附件標記)的右下角，相當于書信中具名的位置；如果正文恰好占滿全頁，落款必須放在另頁空白紙上時，則在其上面加注一行"(此頁無正文)"字樣；落款字體與正文相同。9、日期⑴一般應寫發文日期。⑵制度或會議通過的文件應寫通過的日期。⑶重要的文件寫簽發的日期。四、文號1、根據文件類別、發文日期、發文單位及發文順序對文件進行統一編號。2、公司文號由綜合部統一管理。3、發文部門需到綜合部登記領取文號后，方可發文。五、用印1、用印是發文單位對文件負責的標志，是文件合法生效的標志，對外發文或內部重要文件都應加蓋印章。2、文件打印校對完之后，由總公司管理印章的相關部門用印并進行登記。3、印章應蓋在落款和*年*月*日中間，即"騎年蓋月"位置。六、文件管理1、包括撰寫、審核、簽發、蓋印、發放、歸檔、整理等一系列工作。2、正規文件應盡量打印，并由擬文人仔細校對審核。3、簽發。簽發人對簽發的文件負有完全責任，應本著負責精神，仔細閱讀文稿，實事求是地擬寫批語。同意簽發的，注明"同意發文"字樣后按正常手續辦理；不同意的寫出具體意見返還擬文人重新撰寫。4、用印。印章管理人員依據規定加蓋印章，并作好登記。對一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫章。5、發放。由發文部門填寫《文件發放登記表》，并做好發文簽收登記工作。需要回復辦理的文件，還要填寫《文件處理單》，夾在文件前面，一并送有關人員或部門辦理。6、收文。文件管理人員(綜合部相關人員)將所收到的文件登記在《收文登記表》內，內容包括：序號、收文日期、發文單位、收文標題、文件編號、發文日期、份數、處理情況、備注等。7、傳閱。傳閱工作一般由綜合部辦理。閱讀人在閱讀后應簽署姓名、日期，需要落實辦理的還應簽署批示意見。8、保存。文件辦理完畢后，由最后處理部門人員進行保管。9、歸檔。各部門定期將本部門已處理完畢的文件匯總交綜合部，由綜合部進行整理存檔。七、相關文檔1、文號編碼規則；2、《文件編號使用登記表》；3、《對外發文登記表》；4、《對內發文登記表》；5、《收文登記表》；6、《文件處理單》；7、《傳閱單》；8、《用印登記表》；9、對外發文格式；10、對內發文格式；11、報告總結格式