備好演講稿的三個(gè)問題問題一、我盼望我的聽眾知道什么?

開頭預(yù)備簡(jiǎn)報(bào)前，你先問自己第一個(gè)問題我盼望我的聽眾知道什么?思索過

后，你打算你要讓他們知道，其實(shí)有更好的方法，把電子郵件運(yùn)用的更有效果。

這是你心中篤定的感覺，可是你沒有數(shù)據(jù)去證明。

所以，你開頭在網(wǎng)路上做快速

的搜尋，并且發(fā)覺商務(wù)人士平均花三到四個(gè)小時(shí)在閱讀、書寫以及管理他們的電

子郵件信箱。

很幸運(yùn)地，你找到一則來自《哈佛商業(yè)評(píng)論》的文章，所以這下你

可以確定，你的聽眾都會(huì)信任你供應(yīng)的這則訊息。

問題二、我盼望我的聽眾們看到什么?

接著，你進(jìn)行下一個(gè)問題我盼望我的聽眾們看到什么?

商務(wù)人士每天工作八到十個(gè)小時(shí)，所以，在他們的工作時(shí)間中有超過40%都

花在那些電子郵件上，這還不包括接聽電話和開會(huì)，究竟他們何時(shí)有空去處理他

們真正的工作──那些他們被花錢請(qǐng)來做的工作?這就是你盼望他們觀察和感受到

的為了讓工作更有生產(chǎn)力，他們需要更多時(shí)間專注在工作上、少一點(diǎn)時(shí)間去使用

電子郵件。

所以，你打算制造兩個(gè)例子當(dāng)人們用習(xí)以為常的方法讀寫他們的電子郵件，

會(huì)發(fā)生什么事?而當(dāng)他們轉(zhuǎn)變習(xí)慣，用更能達(dá)到效果的方法處理電子郵件，又會(huì)發(fā)

生什么事?你比較兩種情境，并且展現(xiàn)給他們看這樣，假如聽從你的建議，可以省

去多少時(shí)間。

你用了很簡(jiǎn)潔、有吸引力的投影片讓他們知道兩者的不同。

問題三、我盼望我的聽眾們?cè)趺醋?

一旦你確定你的聽眾已經(jīng)感受到「轉(zhuǎn)變習(xí)慣」的價(jià)值，你就可以進(jìn)行最終一

個(gè)問題我盼望我的聽眾們?cè)趺醋?理所當(dāng)然地，你會(huì)列出一張讓開頭更有效率使用

電子郵件的「動(dòng)作清單」，在投影片上放上三到五個(gè)建議，然后請(qǐng)你的聽眾們提問。

以下是五個(gè)「動(dòng)作」的例子

1、一天只要花三次時(shí)間檢查自己的電子郵件信箱，并且關(guān)掉新郵件的.通知

功能。

2、使用「搜尋」功能來找出訊息，不要把來自同一個(gè)人的郵件來回一一打

開又關(guān)起來。

3、讀信的同時(shí)也做回覆的動(dòng)作，這樣才能省時(shí)間。

假如這個(gè)訊息沒有儲(chǔ)存

的必要，回覆后就可以刪除了，你的信箱才不會(huì)塞滿不必要的訊息。

4、撰寫信件時(shí)盡量簡(jiǎn)短、貼心。

利用條列式的方法表達(dá)你的想法，尤其是

「T-」清單。

5、不要「回覆全部人」，那會(huì)使得需要讀寫這封郵件的人呈倍數(shù)增加。