第5頁共5頁學校檔案管理制度檔案人員崗位責任制度一、努力學習政治理論和專業(yè)知識，不斷提高業(yè)務技能和管理水平，忠于職守，遵守紀律，積極參加各級各類檔案業(yè)務培訓，并經(jīng)考核取得崗位資格證書。二、認真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》及其《實施辦法》和《湖北省檔案工作條例》，貫徹執(zhí)行黨和國家及本系統(tǒng)（行業(yè)）有關(guān)檔案工作的法規(guī)及規(guī)章，認真履行本單位各項檔案管理規(guī)章制度。對造成檔案損毀、丟失、泄密、擅自復制等瀆職行為的，要及時向領(lǐng)導報告，并根據(jù)《檔案法》及有關(guān)規(guī)定，追究當事人的責任。三、熟悉本單位和本系統(tǒng)業(yè)務工作，了解本單位各類文件材料的形成過程，掌握分類方法、歸檔范圍和保管期限。四、切實做好檔案的收集、分類、整理、編目工作，保證檔案的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，力爭達到標準化、規(guī)范化的要求，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。五、同鑒定小組其他人員一同定期對室藏檔案進行鑒定，對已到保管期限的檔案資料認真鑒定分析，對已失去保管價值的檔案提出銷毀意見，造具銷毀清冊，寫出鑒定分析報告，經(jīng)領(lǐng)導批準后和有關(guān)人員一起進行認真負責的銷毀。六、保持庫房的整潔衛(wèi)生，檔案框架排列有序。認真做好檔案“八防”工作，定期檢查檔案保管情況，經(jīng)常核對檔案資料，做好記錄，及時處理檔案保管、保護方面的事故，保證檔案的完整與安全，最大限度地延長檔案壽命。七、編制科學的檢索工具，全面熟悉室藏情況，積極做好咨詢服務工作和檔案利用工作，嚴格執(zhí)行保密制度，堅持做好查借閱登記和利用效果登記，編制利用效果實例和檔案信息。八、積極開發(fā)檔案信息資源，利用室藏檔案編寫一些有價值的檔案資料，以滿足單位領(lǐng)導和各項業(yè)務工作的需要。九、積極參加本單位組織的科研課題鑒定會、設(shè)備開箱驗收會、基建工程竣工驗收會等活動，認真接收上述活動形成的應該歸檔的文件材料，并在有關(guān)文件上簽名蓋章。十、做好檔案的統(tǒng)計工作，建立統(tǒng)計臺帳，及時、準確地向檔案行政管理部門及教育主管部門填報機關(guān)檔案工作統(tǒng)計年報及其他調(diào)查統(tǒng)計表。檔案保管制度一、庫房內(nèi)檔案要根據(jù)不同門類和載體，區(qū)分不同價值分別編好序號，科學地系統(tǒng)地排列上架，認真地保管。二、有符合要求且比較寬裕的檔案庫房，配備了標準的能滿足需要的檔案柜架，案卷裝具符合國家標準。三、保持庫房整潔衛(wèi)生，檔案柜架排列整齊，檔案存放位置正確，索引規(guī)范。室內(nèi)嚴禁吸煙、點燈、用電爐，嚴禁存放易燃、易爆、易腐物品，庫內(nèi)無霉、蟲及雜物堆放現(xiàn)象。四、嚴格按照“八防”的要求，采取有效措施，不斷改善檔案保管條件。添置必要的設(shè)施設(shè)備，并充分發(fā)揮其作用，堅持做好室內(nèi)溫濕度調(diào)控，按照通風降溫四原則隨時開窗通風或開機降溫去濕。在檔案柜內(nèi)要存放防蟲、防霉藥品，定期更換。五、要定期檢查各種設(shè)施設(shè)備，保證各種設(shè)備的完好無損，若發(fā)現(xiàn)設(shè)備損壞或出現(xiàn)故障，要及時修理和排除。六、庫房和檔案柜架的鑰匙必須專人保管，不得丟失和亂放，更不能隨便轉(zhuǎn)借他人。檔案人員每天下班時要堅持檢查電燈、電路和門窗情況，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。七、各種門類的檔案進入或移出檔案室，必須造具清冊，履行交接手續(xù)。每半年對室藏檔案進行一次全面檢查和清理核對，做到目錄和庫存相符，確保檔案完整安全。如因保管不善造成檔案損壞或丟失，要追究有關(guān)人員責任。八、檔案庫房是機要重地，非檔案管理人員未經(jīng)許可，不得隨便進入。九、按照《全宗卷規(guī)范》建立全宗卷，注意收集、整理、接續(xù)全宗卷內(nèi)容，使全宗卷內(nèi)容全面、規(guī)范、完善。檔案保密制度一、檔案工作人員應嚴格貫徹執(zhí)行國家保密法規(guī)，遵守保密紀律，明確保密職責，維護檔案的安全與完整。二、保密文件材料、檔案的密級劃分、變更和解密，必須按照國家有關(guān)制度和規(guī)定辦理。保密檔案及文件材料，要妥為保管，絕密檔案要單獨保管。三、檔案庫房設(shè)施應符合“八防”的要求，要安裝鐵門（防盜門）鐵窗，凡遇重大節(jié)假日應提前對庫房的安全保密設(shè)施進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。四、不該說的國家秘密不說，不該知道的國家秘密不問，不該看的國家秘密不看，不該記錄的國家秘密不記錄。五、不準私自或在無保密保障的情況復制、使用、存放、銷毀屬于國家秘密的文件、檔案、資料和物品。不準將屬于國家秘密的文件、檔案、資料和物品作為廢品出售。六、不準借閱秘密檔案資料，查閱秘密檔案或文件，應履行審批手續(xù)，并限于在保密室或檔案室內(nèi)閱覽，不得抄錄和帶出，不得向別人透露秘密文件的內(nèi)容。七、不準攜帶屬于國家秘密的文件、檔案、資料和物品外出開會、參觀、學習、游覽、探親、訪友和辦私事，如確因工作需要，須經(jīng)保密部門審查批準，同時指定專人保管。八、不準向家屬、子女、親友及其他不應知悉者談論國家秘密。九、定期進行保密文件、檔案、資料和物品的清查工作，發(fā)現(xiàn)問題，及時報告。十、不誰隱瞞泄密事件，對于造成失密、泄密的人員或事件要及時報告，并視其情節(jié)依法追究責任。檔案鑒定銷毀制度一、成立檔案鑒定小組，鑒定小組由本單位分管領(lǐng)導任組長，成員由檔案人員及有關(guān)部門的人員組成。二、鑒定小組以專業(yè)主管部門確定的檔案價值鑒定原則和標準為準繩，以檔案的保管期限為依據(jù)，及時組織對到期檔案進行鑒定。三、鑒定工作結(jié)束后，要寫出鑒定報告，在保管單位備考表中注明鑒定意見，由鑒定小組負責人簽名并注明日期，對無保存價值需要銷毀的檔案及文件材料，要造具清冊，提出銷毀報告，經(jīng)分管領(lǐng)導批準，并報送有關(guān)檔案部門備案，然后方可銷毀。四、對已超過保管期限的檔案或文件材料，重新鑒定后，確有保管利用價值需延長保管期限的，應重新規(guī)定保管期限，其保管期限從第一次鑒定的年限算起五、經(jīng)過鑒定，對延長保管期限的檔案或文件材料要重新組卷，要達到劃定保管期限準確，保管單位質(zhì)量達到標準規(guī)定，鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確、不完整，要及時向領(lǐng)導匯報，責成有關(guān)責任人負責修改、補充。學校檔案管理制度（二）總則1、為加強學校檔案工作，全面提高學校檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，根據(jù)《____檔案法》、《檔案法實施辦法》等有關(guān)規(guī)定的精神，特制定本制度。2、學校檔案工作是學校工作的組成部分，是提高學校工作效率和質(zhì)量的必要條件，是維護學校工作歷史面貌的一項重要工作。3、各部門重大活動和工作活動中形成的全部檔案均由本學校檔案部門集中統(tǒng)一管理。學校檔案工作職責1、傳達貫徹黨和國家有關(guān)檔案工作的方針、政策、法規(guī)和地方檔案行政管理部門的規(guī)定、辦法。2、制定本單位檔案工作計劃、管理辦法、規(guī)章制度。3、集中統(tǒng)一管理本學校在工作活動中形成的各種門類和載體的全部檔案，積極提供利用，為學校各項工作服務。4、對本學校各部門的文件材料的形成、積累和歸檔工作進行指導。5、辦理領(lǐng)導和上級檔案部門交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務工作。檔案工作崗位職責一、分管領(lǐng)導職責1、分管領(lǐng)導負責機關(guān)檔案工作的全面領(lǐng)導，確保學校檔案工作的宏觀建設(shè)，努力提高檔案工作科學管理水平，確立檔案為學校和部門服務思想。2、把檔案工作列入學校議事日程，納入目標管理，定期研究、檢查、督促，確保完成檔案工作任務。3、根據(jù)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作要求，支持、解決檔案管理工作中所需的人力、財力、物力。4、關(guān)心檔案室和檔案工作人員的工作、學習，表揚和獎勵作出貢獻的檔案人員，以促進、提高檔案人員的政治、業(yè)務素質(zhì)和工作積極性。二、檔案管理人員職責1、宣傳貫徹《檔案法》及黨和國家有關(guān)檔案工作的方針、政策和規(guī)定，熱愛檔案工作，努力學習檔案專業(yè)知識，不斷提高業(yè)務水平。2、建立健全檔案工作制度，規(guī)劃草擬本學校檔案工作計劃和管理制度，并認真貫徹執(zhí)行。3、按規(guī)定做好文書檔案的工作和平時的歸檔工作。4、集中統(tǒng)一管理本學校全部檔案，做好各類檔案及有關(guān)資料收集、整理、鑒定、統(tǒng)計工作。5、熟悉本學校室藏檔案，積極開展檔案的利用工作，熱情接待查檔人員，按規(guī)定辦理借閱手續(xù)，注意掌握利用效果的收集，編制必要的檢索工具和參考資料。6、認真做好庫房管理，維護檔案的完整、安全。7、開展檔案行政執(zhí)法檢查，對違反《檔案法》的行為予以制止，并及時向領(lǐng)導匯報，提出處理意見。8、完成領(lǐng)導和上級檔案部門交辦的有關(guān)檔案業(yè)務工作。三、兼職檔案人員職責1、嚴格遵守相關(guān)檔案法律法規(guī)，協(xié)助專職檔案員在學校開展檔案法律法規(guī)學習宣傳活動，增強全體教師歸檔意識。2、認真參加學校年度文件材料歸檔等檔案業(yè)務活動，注意收集本部門工作所產(chǎn)生的檔案材料，依照分類方案隨時歸入有關(guān)卷夾（盒）內(nèi)。3、每學期末按照要求對本部門所收集的檔案進行整理、裝訂，并向檔案室移交。文書工作制度文書工作是學校工作的組成部分，是保證文件質(zhì)量，提高工作效率的必要條件，也是為檔案工作打好基礎(chǔ)的一項重要工作。1、文書工作必須做到及時、準確、安全。2、外單位來文一律由文書人員拆封，做到當天來文，當天登記，由文書人員負責傳遞、用印和歸檔。3、各種傳閱文件由文書人員負責直送，不得橫傳，凡屬規(guī)定閱文對象，閱后均應簽字，以示負責并備考。凡需外借的文件應向文書人員辦理借閱手續(xù)，并按時退還。4、正式發(fā)出和留存檔案的文件材料，定稿和正本應一起歸檔保存。5、各類會議都應指定專人，在專用記錄紙上進行記錄。通過電話發(fā)出和收到的重要通知、指示和報告等應記錄后與文件同等對待。6、本學校工作活動中形成的全____文件材料（包括照片、錄音、錄像、圖表、榮譽證書等），必須按照規(guī)定，及時向文書人員移交，集中管理，不得借故拖延留存。7、文書人員應將辦完的文件按照歸檔目錄（文件分類方案），隨時歸入有關(guān)條款的卷夾（盒）內(nèi)。8、嚴格執(zhí)行保密制度，做好文件材料的保密工作。沒有歸檔價值的文件材料，經(jīng)過鑒別和主管領(lǐng)導人批準后，由文書人員負責統(tǒng)一集中銷毀處理。文件材料整理歸檔制度1、應當歸檔的文件材料必須由學校各部門或承辦人員收集齊全，交檔案室或檔案人員，進行整理、歸檔、集中管理，任何個人都不得據(jù)為已有或者拒絕歸檔。2、學校各部門辦理完畢的具有保存價值的各種文件材料，包括黨、政、工、團、少以及人事、總務、財會等工作的各種門類和載體的文件材料以及與本學校教育教學業(yè)務工作有關(guān)的材料，均屬于歸檔范圍。3、文書檔案由本學校檔案部門（人員）在第二年的____月底以前整理歸檔完畢；其他門類和載體的檔案按有關(guān)規(guī)定，由經(jīng)辦人員整理立卷、定期移交歸檔。4、歸檔文件材料向檔案室移交時，須當面清點檢查，同時附歸檔材料移交清單，辦好一切交接手續(xù)。5、按照學校檔案內(nèi)容和載體不同，制定統(tǒng)一的分類方案。同一全宗應保持分類方案的穩(wěn)定。6、歸檔文件的整理，以每份文件為一件。原件與復制件為一件。批復與申請、請示為一件。報表、名冊、圖冊按其原來的裝訂方式、一冊（本）為一件。同一問題的來文和復文（包括請示與批復、報告與批示等）可為一件。會議記錄、未裝訂式樣的統(tǒng)一的表格、可組合在一起為一件。7、歸檔文件按件裝訂，裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；文件處理單在前，正文在后。去掉金屬釘根據(jù)件內(nèi)文件的厚薄，裝訂時以文件的左側(cè)和左上角為裝訂的邊和角。8、編號。歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編制歸檔號，歸檔號是在文件整理過程中，體現(xiàn)歸檔文件類別，排列順序的一組數(shù)字、字符的集合。包括全宗號、年度、保管期限、件號、頁數(shù)等項目。在文件首頁上端居中的空白位置加蓋歸檔章。9、歸檔文件目錄應裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄分保管期限裝訂。10、裝盒。將歸檔文件依保管期限按件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。裝盒時不得混年度混保管期限。檔案盒應采用無酸紙制作。聲象材料要用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、內(nèi)容和責任者。檔案保管制度1、根據(jù)保存檔案資料的數(shù)量，設(shè)置必要的檔案專用庫房和柜、櫥。2、檔案庫房要落實各項安全保衛(wèi)措施，添置溫濕度計、去濕機、吸塵器、消防等設(shè)備，做到防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲。庫房照明必須使用白熾燈。3、檔案人員進出庫房應隨手關(guān)門，非檔案人員未經(jīng)許可不得隨意入內(nèi)。4、嚴格管理庫房鑰匙，不得轉(zhuǎn)借他人，不得帶出辦公室；下班前認真檢查庫房門窗、電燈是否關(guān)閉；定期檢查防火設(shè)備，經(jīng)常處于良好狀態(tài)。5、定時做好每天一次的庫房內(nèi)外溫、濕度記錄，及時采取措施，力爭達到規(guī)定標準（溫度____度，濕度50-60）。6、照片、底片應放入影集；錄音帶、錄像帶、光盤、磁盤應放置密封盒里，放入干燥劑，有條件的應添置防磁柜。7、庫房中檔案按不同門類、載體和不同保管期限分別排列。庫房內(nèi)箱柜從左到右，從上至下編號，并編制檔案存放索引和示意圖，8、庫房內(nèi)嚴禁吸煙，不堆放雜物，并經(jīng)常保持清潔整齊，每周一次，每季大清掃一次。9、建立全宗卷，積累和存儲本機關(guān)案卷的立卷說明、分類方案、鑒定報告、交接憑證、銷毀清冊、檢查記錄、全宗介紹等七個方面的材料。10、定期對檔案保管狀況進行全面檢查，對破損褪變的檔案要進行修裱和復制。錄音帶、錄像帶根據(jù)其特點，每隔一段時間翻錄一次，如發(fā)現(xiàn)磁帶變形，斷裂等情況應及時進行補救。發(fā)現(xiàn)照片、底片發(fā)黃、發(fā)霉、變質(zhì)等現(xiàn)象，及時進行清洗和技術(shù)處理。對檢查情況要認真做好書面記錄。11、認真做好檔案的收進、移出、借閱登記工作，調(diào)閱完畢的檔案應及時還原，調(diào)卷時要輕取輕放，減少對檔案磨損。12、應配備必要的專用的計算機、光盤刻錄機、復印機等檔案工作設(shè)施，檔案設(shè)備應專人負責保管，不得隨意私自外借，確保設(shè)備處于良好狀態(tài)。13、檔案人員調(diào)動工作時，必須在辦完檔案移交手續(xù)后方能離開崗位。檔案統(tǒng)計、鑒定和移交制度1、檔案統(tǒng)計工作的主要內(nèi)容包括。檔案室人員、經(jīng)費、設(shè)備、面積情況；室藏檔案資料的種類和數(shù)量情況；檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索、利用、編研情況，以表格形式揭示他們的過程、現(xiàn)狀和變化。2、統(tǒng)計數(shù)據(jù)必須準確可靠，堅持實事求是，如實反映情況，不得馬虎草率和弄虛作假。3、定期或不定期地進行帳物核對，作到帳物相符。4、建立統(tǒng)計臺帳，及時做好平時原始數(shù)據(jù)的登記工作，注意積累統(tǒng)計資料。5、按統(tǒng)一規(guī)定的統(tǒng)計范圍、格式、項目、要求和計量單位逐項填寫不得遺漏，一律用____伯數(shù)字書寫，字跡工整清晰，不得潦草。統(tǒng)計表應注明填報單位、時間、填表人、審核人。6、根據(jù)國家____局《文書檔案保管期限表》，結(jié)合本學校的具體情況，制定本____檔案保管期限表。定期對檔案進行鑒定，準確地判定檔案的存毀。7、建立檔案鑒定小組，由學校分管領(lǐng)導、檔案人員和有關(guān)業(yè)務部門的代表組成。8、鑒定檔案應采取直接鑒定法，按照檔案的實際情況，以案卷為單位，保存從寬，銷毀從嚴；孤本從寬，復本從嚴。鑒定工作結(jié)束后應寫出工作報告。9、對鑒定后需要銷毀的檔案，一般應“判處銷毀，暫緩執(zhí)行”。以減少價值預測的失誤，到確認已無利用價值時再行銷毀。10、銷毀失去保存價值的檔案須由鑒定小組提出意見，登記、造冊，經(jīng)學校分管領(lǐng)導批準后，由二人在指定地點監(jiān)銷，監(jiān)銷人簽字。11、檔案銷毀清冊應歸入全宗卷，以留存查。檔案利用制度1、學校檔案人員應熟悉所藏檔案情況，主動了解學校各項工作對利用檔案的需要，積極主動地做好提供利用工作。2、學校檔案室對____年以前案卷必須編制《全引目錄》、《案卷目錄》，____年以后（包括____年）編制《文件歸檔目錄》，并根據(jù)工作的需要編制專題文件目錄（卡片）等。3、學校檔案室應利用檔案資源，開展檔案