信用評級檔案管控管理管控規(guī)章制度規(guī)章第一章總則第一條為規(guī)范信用評級檔案管控管理管控工作，充分發(fā)揮檔案在公司信用評級工作中的作用，做好信用評級的信息管控管理管控和信息保密工作，為企業(yè)信用數(shù)據(jù)庫建立和發(fā)展提供有效基礎(chǔ)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《企業(yè)檔案管控管理管控辦法》，結(jié)合本公司實際情況，特制定本辦法。笫二條信用評級檔案管控管理管控的主導(dǎo)責(zé)任機構(gòu)部門機構(gòu)是公司綜合部。綜合部應(yīng)當(dāng)督促和監(jiān)督業(yè)務(wù)機構(gòu)部門機構(gòu)按規(guī)定程序和標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范日常操作過程中的資料信息建檔工作，指導(dǎo)和檢查業(yè)務(wù)機構(gòu)部門機構(gòu)和相關(guān)有關(guān)人員的資料信息歸檔工作。第三條公司設(shè)立專門的檔案存放、保管場所和設(shè)施；綜合部配備專人管控管理管控檔案,確保檔案的安全。笫四條公司信用評級機構(gòu)部門機構(gòu)和相關(guān)有關(guān)人員是信用評級檔案管控管理管控的笫一資料信息提供者和保密者，應(yīng)當(dāng)嚴格執(zhí)行信用評級資料信息的采集、整理、移交、使用、補充、保密的規(guī)定，并在評級過程中將獲得的任何評級資料先辦理《資料歸檔記錄》手續(xù)，然后再辦理《檔案使用記錄》手續(xù)使用評級資料。第五條公司全體相關(guān)有關(guān)人員有協(xié)助采集或補充完善信用評級資料信息、資料歸檔的義務(wù)和資料保護責(zé)任。在評級過程中任何人隨時采集或者收到或者獲得相關(guān)評級資料時，都必須及時辦理《資料歸檔記錄》手續(xù)，將資料移交綜合部。第二章信用評級的建檔范圍第六條信用評級資料按照評級程序確定建檔范圍。第七條信用評級協(xié)議合同協(xié)議檔案資料，包括但不限于《評級委托協(xié)議》等協(xié)議合同協(xié)議類資料。笫八條信用評級對象信息檔案資料，包括但不限于：（-）評級對象填寫的《信用評級資料報告書》；（二）評級對象提供的原始資料；（三）評級對象簽署的《信用評價初評結(jié)果反饋意見函》；（四）評級小組查詢的評級對象的信用監(jiān)管記錄。至少應(yīng)當(dāng)有浙江省信用中心“信用浙江”網(wǎng)的信用提示記錄；（五）評級小組采集的受評對象的信用相關(guān)信息資料；（六）評級小組所作的盡職調(diào)查計劃、提綱和記錄等。第九條信用評級分析信息檔案資料，包括但不限于：（一）評級小組的《信用評級報告》；（二）評級小組的信用評級測算與分析結(jié)果；（三）《信用報告審核單》；（四）相關(guān)的信用評級評審資料等。第十條信用評級發(fā)布信息檔案資料，包括但不限于：（一）信用等級通知書；（二）信用等級證書；（三）評級結(jié)果公示資料；（四）評級結(jié)果公告資料等。第十一條信用跟蹤評級信息檔案資料，包括但不限于：（一）跟蹤期間的補充資料；（二）《跟蹤評級報告》等。笫十二條涉及信用評級的其他具有利用和保存價值的資料信息。第十三條建立檔案的資料信息介質(zhì)包括：（一）紙質(zhì)資料；（二）電子（包括光盤、移動硬盤）資料；（三）音像資料；（四）其他可以收集存放的介質(zhì)資符等。第三章建檔分類和編號第十四條信用評級檔案分為評級工作檔案和評級對象檔案兩大類第十五條評級工作檔案包括以下信息資料：（一）信用評級和信用服務(wù)的收文和發(fā)文；按照公司文件檔案管控管理管控的規(guī)定執(zhí)行檔案管控管理管控，不列入評級檔案管控管理管控范圍；（二）信用評級和信用服務(wù)的外部會議、培訓(xùn)、交流等活動的資料，按照公司工作檔案管控管理管控的規(guī)定執(zhí)行，不列入評級檔案管控管理管控范圍。（三）公司內(nèi)部的評審會議資料以及與評審會議相關(guān)的資料作為評級工作檔案，按照會議屆次單獨建冊立卷（四）評級協(xié)議合同協(xié)議作為工作檔案，按照季度單獨建冊立卷后移交公司財務(wù)部。第十六條評級對象檔案（一）評級對象檔案由本規(guī)章制度規(guī)章第八條至第十二條的資料范圍組成。（二）評級對象檔案是評級檔案的重要和基本檔案，按照評級對象分別立卷，一企一卷。（三）評級對象明確指示為商業(yè)機密的信息資料須另行單獨立卷。第十七條評級對象檔案的編號由總號和序號組成（一）總號，按照公司評級業(yè)務(wù)的順序進行累計編號，以其位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，從第0000001號開始編制；表示檔案和評級業(yè)務(wù)的延續(xù)數(shù)量（二）序號，由公司代號加年度順序號編列，表示當(dāng)年檔案和評級業(yè)務(wù)的數(shù)量。.公司代號為HXP；.年度順序號由當(dāng)年年號加當(dāng)年順序號碼組成，如2007001；.評級對象檔案的完整編號格式如："HXP2007001"；.續(xù)評（同一評級對象進行第二次、第三次等等評級）的檔案，應(yīng)當(dāng)在該檔案總號后綴評級的次數(shù)。如某企業(yè)進行第二次評級，其總號格式為第0000036-2,表示該評級檔案為第36個評級業(yè)務(wù)，該企業(yè)是第2次評級。第十八條檔案編號置于檔案卷冊封面的右上方和卷宗外部的側(cè)立面。第四章建檔的基本規(guī)定第十九條評級小組應(yīng)當(dāng)在《信用評級報告（建議稿）》完成后的十個工作內(nèi)做好評級資料整理，編制資料目錄，并將整理完成的紙質(zhì)和電子版資料交由綜合部準(zhǔn)備建檔第二十條綜合部的建檔責(zé)任是：（一）收到評級小組移交的資料，在五個工作日內(nèi)完成評級對象檔案的立卷裝訂和目錄匯總;（二）在評審會議完成的五個工作日內(nèi)，完成評審資料的建檔；（三）在評級結(jié)果公告后的五個工作日內(nèi)，完成發(fā)布資料的建檔。第二十一條評級對象檔案除紙質(zhì)建檔外，同時將相應(yīng)的電子版檔案按一企一卷的原則建檔，與紙質(zhì)檔案分離保存；第二十二條電子版檔案一式二份，一份由綜合部保管；一份由公司檔案庫保管；必要時應(yīng)當(dāng)刻錄為光盤備份保存。第二十三條檔案立卷的卷內(nèi)目錄（每卷檔案的有關(guān)內(nèi)容目錄）應(yīng)當(dāng)復(fù)印一式二份，一份存于檔案庫備閱；一份交公司備查。第二十四條跟蹤評級的資料單獨建檔，建檔程序和方法與上述規(guī)定相同。第五章檔案的使用維護第二十五條信用評級檔案長期保管。第三十六條信用評級檔案一般在公司內(nèi)部現(xiàn)場使用，須借離公司使用時，由公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)。第三十七條屬于商業(yè)機密單獨立卷的檔案，須經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)方可查閱。第三十八條檔案借閱者不得涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案損失或污染時，應(yīng)及時上報并追查。第三十九條綜合部每年對檔案進行一次檢查。（一）做