公司收發管理規定1.前言公司的各種文件、資料和信函等的處理是企業日常工作中必須要面對的問題。為了規范管理，保證電子郵件、信函、快遞的安全有序運輸，公司制定了本規定。所有工作人員應該遵守相關規范，確保公司的信息資源安全、有效、高效地運作。2.收文管理2.1收文登記流程收到來自外部機構或客戶發來的信函、快遞，以及公司內部各部門發往辦公室的文件等，門衛和一線工作人員應第一時間進行登記，建立收文登記表，并嚴格按照表格中的標準信息進行登記。如：發件人、文件類別、編號、日期、是否機密、是否緊急、辦結相關責任單位、辦結期限等。每條記錄都應有唯一編號。2.2收文分類處理按照文件的類別和緊急程度，及時分類處理這些文檔，確定各自的辦理負責人及辦理時間，部門相關的內部文件移交給指定的工作人員進行處理。處理過程中，必須按照規定流程或會簽程序收集意見、審核簽批。同時，要及時反饋處理意見，在規定時間內完成工作和匯報。2.3收文存檔管理遵守國家文件管理規則和公司檔案管理規定，對所有收到的書面信函、報表、報告、決策、通知等文件分類、編號、存檔、維護和檢索。對于機密文件，應進行切實的保密措施，并按時銷毀，確保涉及公司的機密信息不會失密。3.發文管理3.1發文申請流程部門申請發文前，應填寫發文申請表，并按照需要在相關領導處進行審核簽批。簽批完畢后，按照規定格式書寫文件，附上必要的簽章和其他必要的附件3.2發文流轉發文經過部門負責人審批簽發后，按照收文登記表上的負責人發布到發文系統內，通知收文單位進行查閱。如發文過程中涉及機密，應在處理過程中進行加密保護和移交。發文科長應對有關發文的情況、時間、審批人、文號、目錄等進行記錄。3.3發文備份與歸檔發文過程中需要對發文的電子版進行備份，并將紙質版文檔按照國家文件管理規定和公司檔案管理規定進行分類、編號、存檔、維護和檢索。緊急文件、機密文件以及重要文件應按照公司規定要求完善存檔工作。4.電子郵件管理4.1郵箱申請規定所有員工在公司正式入職后，應根據工作需要申請公司電子郵箱。郵箱設置應具備合理性，職員應將其與工作知識體系相連。同時，應有足夠的容量存儲到達和發送的企業郵件。4.2郵件使用規定在規定工作時間內，所有員工應當按需查看和回復企業郵件。在郵件標題、內容、調查對象等方面嚴格遵循公司相關規定；回復郵件應注意語言嚴謹、內容分明、概念明確、表述準確、正確表達所要的意思。4.3郵件備份和歸檔所有企業郵件應備份至郵箱系統或在電腦、服務器中歸檔。對于重要郵件，應進行分類、編號、存檔、維護和檢索，并按公司備份和存儲規定進行管理。5.快遞管理5.1接收與發出規定在收到步驟中，門衛或者一線工作人員應驗收確認外部單位寄送的快遞并及時登記。在發出過程中，應根據送達地址和剩余時間確認快遞投遞的情況，并選擇可靠的快遞公司和方式，確保在規定時間內安全到達。5.2快遞保密措施如涉及機密文件，應在快遞投遞過程中進行加密保護和移交。在傳遞過程中，相關責任人需要采取嚴謹的安全措施，確保涉及公司的機密信息不會失密。5.3快遞存檔快遞在送達后的文件資料必須歸檔，并按公司備份和存儲規定進行管理，對于涉及公司機密的快遞，應遵守國家文件管理規則和公司檔案管理規定，妥善存放和管理。6.異常情況的應急處理當在處理過程中出現一些問題或未知情況，應及時匯報給領導，并要求領導提出相關指導和建議。7.結語公司的文檔、資料