Excel的基本知識工作表的建立和編輯公式與函數的使用數據處理圖表的使用第四章Excel電子表格1一.Excel的基本知識1.Excel的基本功能和運行環境 Excel是MicrosoftOffice的一個重要組成部分，它是一種專門用于數據管理和數據分析等操作的電子表格軟件，使用它可以把文字、數據、圖形、圖表和多媒體對象集合于一體，并以電子表格的方式進行各種統計計算、分析和管理等操作。22.Excel的啟動和退出（1）啟動Excel程序（2）新建Excel文檔（3）打開Excel文檔：雙擊Excel類型（擴展名為.xls）文檔運行Excel再打開文檔（4）保存：保存和另存為。（5）退出33.Excel窗口（1）標題欄、菜單欄和狀態欄（2）工具欄（3）工作薄： 在默認情況下，啟動Excel后就自動打開了一個工作薄，其中默認包含三張工作表，最多可保存255張工作表。可根據需要在工作薄中插入和刪除工作表。（4）工作表 工作表是工作薄窗口中的表格，它是Excel的基本工作平面和電子表格。工作表的行號用1、2…表示，最多可達65536行，列用A、B…、Z、AA、AB…表示，最多可達256列。（5）單元格：單元格最多能保存32000個字符。4二.工作表的建立和編輯1.建立工作表（1）選定、插入、刪除和重命名工作表選定連續的工作表可用Shift，選定不連續的工作表可用Ctrl。（2）移動和復制工作表：可以在相同或不同的工作薄中移動和復制工作表。利用“編輯”菜單“移動或復制工作表”命令。（3）建立工作表5（4）選定單元格區域①選定單個單元格②選定多個單元格連續區域整行或整列整個工作表不連續區域（5）輸入數據①輸入數字：輸入分數前先輸入0和空格，否則Excel作為日期處理；Excel中數字右對齊；要把輸入的數字作為文本處理，前面增加一個撇號（’）；6②輸入文本：Excel中文本左對齊；③輸入日期和時間：Ctrl＋；可輸入當前日期；Ctrl＋Shift＋；可輸入當前時間④數據的格式（6）自動填充數據①在單元格區域內填充相同的數據②在單元格區域內填充數據序列③創建和填充自定義序列：利用“工具”菜單“選項”命令的“自定義序列”選項卡。72.編輯工作表（1）插入行、列和單元格（2）刪除行、列和單元格83.編輯單元格（1）編輯單元格：①刪除單元格內數據。②修改單元格內的數據（2）合并單元格：利用“格式”工具欄“合并及居中”按鈕。（3）移動和復制單元格數據：①同表內近距離移動②不同表的遠距離移動③同表內近距離復制④不同表的遠距離復制94.排版工作表（1）調整行和列的尺寸（2）設置字體格式（3）設置數字格式：利用“格式”工具欄或右鍵菜單的“設置單元格格式”命令。（4）邊框和底紋①邊框：利用“格式”工具欄“邊框”按鈕，或在選擇右鍵菜單“設置單元格格式”命令后出現的對話框中的“邊框”選項卡中操作。②底紋：選擇右鍵菜單“設置單元格格式”命令，在出現的對話框中的“圖案”選項卡中操作。（5）調整數據對齊方式：利用“格式”工具欄或右鍵菜單。（6）工作表的打印區域設置：選中的單元格區域，然后選擇“文件”菜單“打印區域”命令“設置打印區域”子命令。（7）工作表的頁面設置10三.公式和函數的使用1.單元格的數據類型（1）數值：工資數、學生成績、日期、時間等數據都屬于數值類型的數據，數值類型數據主要用于各種數學計算。（2）文本：說明性、解釋性的數據描述稱為文本類型。如漢字、英文。而如電話號碼、學號、郵編等描述性的數字也應該作為文本類型而不是數值類型來處理。（3）公式：公式都以“＝”開頭，可以是簡單的數學公式，也可以是包含各種Excel函數的式子。112.數據引用（1）相對引用：相對引用中引用的單元格是單元格的相對位置，表示Excel從公式單元格出發找到引用單元格的路徑。（2）絕對引用：不論包含公式的單元格處在什么位置，公式中所引用的單元格位置都是其工作表的確切位置，不隨公式單元格的位置變化而變化。單元格的絕對引用通過在單元格前面加美元符號“$”來表示。如$A$1。（3）混合引用：混合引用是包含一個絕對引用和一個相對引用坐標的單元格引用。如B$5，或$B5。123.公式的使用（1）公式的組成：Excel工作表中的公式最多可以由1024個字符組成，公式以“=”開頭，后面可以由以下5種元素組成：運算符、單元格引用、數值或文本、工作表函數和括號。（2）運算符：Excel包含算術運算符、比較運算符、文本運算符和引用運算符。①算術運算符：＋、－、*、/、％、^②比較運算符：=、>、<、>=、<=、<>,運算結果為邏輯值True或者False。③文本運算符：&，用來將一個或多個文本連接成一個組合文本。13④引用運算符：用來將單元格區域合并運算：區域（冒號）：表示對兩個引用之間，包括兩個引用在內的所有區域的單元格進行引用。如，SUM（B1：D5）聯合（逗號）：表示將多個引用合并為一個引用，如SUM（B5,B15,D5,D15）交叉（空格）：表示產生同時隸屬于兩個引用的單元格區域的引用。（3）公式的輸入：①選定需要輸入公式的單元格；②在所選的單元格中輸入等號。如果單擊了“編輯公式”或“插入函數”按鈕，將自動插入一個等號；14③輸入公式內容；④公式輸入完后，按回車鍵，Excel自動計算并將計算結果顯示在單元格中，公式內容顯示在編輯欄中；⑤按Ctrl+`，可使單元格在顯示公式內容與結果之間進行切換。154.使用函數進行計算（1）函數的組成①函數的名稱：如SUM（）、AVERAGE（）等。②函數的參數：參數可以是數字、文本、邏輯值、數組、錯誤值（如#N/A）或單元格引用，也可以是常量、公式或其它函數。（2）常用函數一覽16函數名功能用途示例AVERAGE求算術平均值數據計算COUNTIF統計某個單元格區域中符合指定條件的單元格數目條件統計IF根據對指定條件的邏輯判斷的真假結果，返回相對應條件觸發的計算結果條件計算INT將數值向下取整為最接近的整數數據計算LEFT從字符串的第一個字符開始，截取指定數目的字符數截取字符MAX求出一組數中的最大值數據計算MIN求出一組數中的最小值數據計算NOW給出當前系統日期和時間顯示時間日期RIGHT從字符串的最后一個字符開始，截取指定數目的字符數字符截取SUBTOTAL返回列表或數據庫中的分類匯總分類匯總SUM求出一組數值的和數據計算SUMIF計算符合指定條件的單元格區域內的數值和條件數據計算TEXT根據指定的數值格式將相應的數字轉換為文本形式數值文本轉換TODAY給出系統日期顯示日期WEEKDAY給出指定日期對應的星期數星期計算17函數說明：（1）SUM：返回某一單元格區域中所有數字之和。語法：SUM(number1,number2,...)Number1,number2,…:為1到30個需要求和的參數。（2）MAX：返回一組值中的最大值。語法:MAX(number1,number2,...)Number1,number2,...:是要從中找出最大值的1到30個數字參數。（3）MIN：返回一組值中的最小值。語法:MIN(number1,number2,...)Number1,number2,...

:是要從中找出最小值的1到30個數字參數。18（4）AVERAGE：返回參數的平均值（算術平均值）。語法:AVERAGE(number1,number2,...)Number1,number2,...為需要計算平均值的1到30個參數。說明:參數可以是數字，或者是包含數字的名稱、數組或引用。

（5）COUNTIF：計算區域中滿足給定條件的單元格的個數。語法：COUNTIF(range,criteria)Range為需要計算其中滿足條件的單元格數目的單元格區域。Criteria為確定哪些單元格將被計算在內的條件，其形式可以為數字、表達式、單元格引用或文本。例如，條件可以表示為32、"32"、">32"、"apples"或B4。19四.數據處理1.數據查找查找和替換是編輯處理過程中常用操作。在Excel中除了可查找和替換文字外，還可查找和替換公式及附注。（1）查找命令：利用“編輯”菜單“查找”命令或“Ctrl+F”組合鍵。（2）替換命令：利用“編輯”菜單“替換”命令或“Ctrl+H”組合鍵。202.數據排序通過排序，可以根據某特定列的內容來重排數據清單中的行。（1）排序原則：當對數據排序時，Excel會遵循以下的原則：①被指定為關鍵字的列上有完全相同項的行將保持其原始次序②排序列中有空白單元格的行會被放置在排序的數據清單的最后③隱藏行不會被移動，除非它們是分級顯示的一部分；④排序選項，如選定的列、順序和方向等，在最后一次排序后會被保存下來；⑤如果指定一列以上作關鍵字排序，主要列中有完全相同項的行會根據指定的第二列作排序，第二列中有完全相同項的行會根據指定的第三列作排序。21（2）按列排序：利用“數據”菜單上的“排序”命令。（3）使用排序工具：利用工具欄上的“遞增”和“遞減”排序按鈕。223.數據篩選

Excel提供兩條用于篩選的命令：“自動篩選”和“高級篩選”。“自動篩選”命令可以滿足大部分需要，當需要利用復雜的條件來篩選數據清單時就可以使用“高級篩選”命令。方法是選擇“數據”菜單的“篩選”命令，從子菜單中選擇“自動篩選”或“高級篩選”命令。234.數據的分類匯總分類匯總是對數據清單上的數據進行分析的一種方法。在“數據”菜單中選擇分類匯總命令，即可以在工作表中插入分類匯總行，然后按照選擇的方式對數據進行匯總。同時在插入分類匯總時，Excel還會自動在數據清單底部插入一個總計行。在進行分類匯總前，必須對數據清單進行排序。數據清單的第一行中必須有列標記。（1）單列分類匯總（2）多列分類匯總（3）移去所有分類匯總24五.圖表的使用1.圖表的基本知識（1）圖表的基本功能：圖表可以使數據易于閱讀和評價，可以幫助用戶更方便地分析和比較數據。（2）圖表的基本概念：在Excel中圖表是指用圖示方式表示工作表中數據的方法。用于生成圖表的數據清單中一個單元格的數據稱為數據點，一列或一行單元格的數據稱為數據系列。圖表由哪一個數據清單生成的，該數據清單就稱為這個圖表的數據源。25當基于工作表選定區域建立圖表時，Excel使用來自工作表的值，并將其當作數據點在圖表上顯示。數據點用條形、線條、柱形、切片、點或其它形狀表示。這些形狀稱為數據表示。（3）圖表的類型：1>柱形圖：也稱為直方圖，是Excel中默認使用的一種類型，也是最常用的一種類型。一般用來表示一段時間內數據的變化或各系列之間數據的比較；

2>條形圖：條形圖是對柱形圖的90度旋轉，其縱軸為分類軸，橫軸為數值軸。263>折線圖：將同一序列數據在圖中表示的點用直線連接起來。特別適合于橫軸為時間軸的情況，其反映數據的變動情況及變化趨勢；4>餅圖：只能顯示一個序列，它反映了該序列中各數據在總體中所占的比例；5>XY散點圖：用幾種不同顏色的點在圖上表示幾種不同的序列6>面積圖：將每一序列數據用直線連接起來，并將每條線以下的區域用不同的顏色進行填充得到的，它主要用來比較多個數據在幅度上的連續變化情況，方便用戶直觀地看到部分和整體的關系277>三維圖表：上面的柱形圖、條形圖等都可以使用三維圖方式顯示圖表。它在數據上沒有任何變化，但可以帶來更好的視圖效果。

每種圖表都有兩種以上的子類型，用戶還可以根據需要自定義圖表的類型。282.圖表的創建