時間管理第一頁，共七十四頁。課程目標目標一：學會分析“時間哪里去了”的方法目標二：掌握時間管理的幾個原則目標三：提高時間管理的技能，并在最差的方面做出改變第二頁，共七十四頁。課程內容一、時間哪里去了－對時間的分析二、時間管理原則三、時間管理的改進方法第三頁，共七十四頁。一、時間哪里去了－對時間的分析第四頁，共七十四頁。您還有多少時間？如果以平均80歲計算，您一共有29200天，請計算一下，您已用去多少天，還剩下多少天？請把計算結果填入下表：年月日簽名我的生命已用去天，只剩下天第五頁，共七十四頁。您的時間價值幾何？請參看下表：年收入（萬元）年工作時間（天）日工作時間（小時）每天價值（元）每小時價值（元）每分鐘價值（元）125084050.082250880100.1632508120150.2552508200250.42102508400500.83第六頁，共七十四頁。您的時間價值?每天元每小時元每分鐘元第七頁，共七十四頁。時間清單分析時間管理問題分析：計劃性如何如果原本無計劃，自然就無所謂時間管理了。有多少時段記不起來做什么這樣的時段多的話，說明時間管理裝運很糟糕。浪費、超時多少每天安排20％的法定時間作為機動的、防止不可預見事情發生的時間。浪費、超時不超過20％即算正常。超過50％的話，就要將手頭的工作全部停下來，先管理時間了。第八頁，共七十四頁。工作清單分析時間管理問題：時間利用率。時間利用率＝工作清單用時之和＋法定工作日時數×100％不超過30％的時間“不知去向”，視為正常。名個工作事項，延誤、浪費了多少時間？一個工作日中總共浪費和延誤了多少時間？尋找原因與對策。第九頁，共七十四頁。會見分析將所有的會見成五類:第一類：每日必須會見的人第二類：經常要見但不是每日必見的人第三類：不定時但是必須經常會見的人第四類會見不經常往來的人第五類：不速之客第十頁，共七十四頁。會見分析時間管理啟示不良的會見極其容易浪費時間，而且還沖擊和打亂其他時間安排，所以，要堅決克服。學會約定會見用時。盡可能事先確認會見目標，以便較為準確地預估用時。學會對付無故拖延的方法。第十一頁，共七十四頁。會議分析會前準備情況分析有無會議計劃、目標、議程、用時安排時間和地點是否恰當參加人是否適當和必須會議過程分析是否準時開會，為什么是否跑題是否按計劃進行秩序是否正常是否有人中途出去是否按時結束會后分析會議紀要有沒有？發給與會者沒有會議決議的執行情況會議必要性評估第十二頁，共七十四頁。會議分析時間管理啟示據統計，中層經理用會議的時間約占工作時間的20％，如何利用好這20％的時間，是時間管理的重要環節。中層經理自行主持召開的會議，一定要事先評估開會的必要性。事先準確通知參與人員，明確會議議程和主題。嚴格會議紀律參加別人召集的會議，可請示主持人確認會議規則，以免浪費時間。第十三頁，共七十四頁。干擾因素分析列出干擾因素突發性干擾拖延性干擾對干擾因素排序對突發性干擾的分析羅列出干擾所帶來的后果尋求對策第十四頁，共七十四頁。干擾因素分析時間管理啟示通過對干擾性因素排序，找出最需要克服的因素。在拖延干擾中，最需要而且最能夠克服并且容易產生良好結果的是克服“缺乏自律”。在突發性干擾中，最重要克服的是“突然約見”。都是誰干擾了你的時間安排，偷走了你的時間？不同的人、不同的行業、不同的企業，可能會有不同的順序。一定要清楚，誰對你的干擾最大？下屬、上司、同事、客戶、朋友、還是你自己？第十五頁，共七十四頁。二、時間管理的原則第十六頁，共七十四頁。原則一：80/20原則20％的工作占整個工作的80%的價值集中80％的精力做20％的工作投入20％的精力做另外80％的工作如何堅持80/20原則首先將你每天的工作全部列出對工作進行如下分類時間和精力分配工作價值分類第十七頁，共七十四頁。原則二：第二象限工作法Ⅲ不重要/不急Ⅳ不重要/急Ⅱ重要/不急Ⅰ重要/緊急重要第十八頁，共七十四頁。四象限工作性質分析工作：確定性工作（重要，位于一二象限）日常性工作（不重要，位于三四象限）重要的事情應在計劃和事先考慮之中，所以不應該急。工作要分清主次，作自己該做的事，前提是要樹立正確的價值觀。重要的事情是指能為公司創造價值的事情（位于一二象限）不能來什么事做什么事，不能把急的事當作重要的事。第十九頁，共七十四頁。原則三：制訂計劃必須事先對工作做出計劃必須按照計劃去執行、去實施必須留出處理不可預計事務的時間第二十頁，共七十四頁。原則三：制訂計劃計劃管理的重點是：待辦單日計劃周計劃月計劃第二十一頁，共七十四頁。待辦單格式年月日優先順序序號待辦事項完成人完成確認12345678第二十二頁，共七十四頁。日計劃表上午下午優先要做的預留事項待辦事項第二十三頁，共七十四頁。周計劃表星期工作一二三四五六工作事項最重要事項第二十四頁，共七十四頁。月計劃月計劃提供一種宏觀的視野，使周計劃更為有效。例：某經理的10月的時間計劃10月份工作時間計劃去華東考察34月報截止日612789銷售會議呈交預算報告12131415161718192021222324252627282930第二十五頁，共七十四頁。原則四：養成習慣什么是好的時間管理習慣壞習慣是可以改變并且必須改變的好的習慣是可以養成并且必須要形成的時間管理是一種可以改變的習慣，不良的習慣是無意中形成的，良好的習慣可以在有意中形成。第二十六頁，共七十四頁。三、時間管理的改進方法第二十七頁，共七十四頁。如何進行有效的時間管理成功＝價值×速度2（S=V×C2）生理節奏法柯維時間管理法艾維時間管理法日程表時間管理法第二十八頁，共七十四頁。時間管理的改進方法消除電話干擾消除不速之客消除無效會議有效計劃克服條理不清克服經常救火有效授權克服想干的事太多第二十九頁，共七十四頁。有效溝通克服拖延明確職責學會說“不”克服工作擱置克服文件雜陳克服辦公桌雜亂和個人混亂自律第三十頁，共七十四頁。授權第三十一頁，共七十四頁。課程目標目標一：認知“管理就是通過別人完成工作”的意義目標二：了解授權的三個要素目標三：掌握授權的五個基本原則，并能運用到授權中去第三十二頁，共七十四頁。課程內容一、為什么不授權二、授權的三要素三、授權的五個原則四、有效第三十三頁，共七十四頁。一、為什么不授權第三十四頁，共七十四頁。授權是什么？授權是通過別人來完成工作目標，而不是不分青紅皂白隨便把工作分配出去。授權表示你應該授予權力，而不應該授予責任，也不是將你自己沒有時間做或不想做的工作推給下屬。授權是讓下屬擁有恰好完成工作任務的適當權限和自主能力。授權是決策權的下放。而不是尋找代理。授權是給你的下屬一定的決策權，而不是讓某個人幫你暫時代理，也不是尋找你的代理人。第三十五頁，共七十四頁。授權的含義教授－－由你全權負責的一項任務委托給另外一個人。授權通常是以管理的形式存在。并且是企業內部的回饋和控制機制。第三十六頁，共七十四頁。授權不是什么？授權不是參與。授權不是棄權。授權不是代理職務。授權不是授責。授權不是簡單的分工。授權不是主流或秘書的職務。第三十七頁，共七十四頁。授權的障礙來自于高層的障礙來自于下屬的障礙來自于組織內的障礙來自于中層經理自身的障礙第三十八頁，共七十四頁。中層經理授權的特點中層經理的授權更多地受到上級的控制和影響。中層經理的授權經常受到財權、人事權的控制以及其他部門的控制和影響。中層經理授權比上司的授權面臨的困難更多、所需技巧性更強。中層經理經常要面對下屬的“反授權”。中層經理授權的日常性較強、事務性較強。第三十九頁，共七十四頁。二、授權的三要素職責描述工作分派權力分解第四十頁，共七十四頁。職責描述常見的問題沒有《職位說明書》《職位說明書》流于形式職位描述中的錯誤常見的錯誤后果職責缺失職責是授權的前提，他不負責此事，你憑什么向他授權職責模糊到時候又會事事請示，影響授權職責交叉導致無法授權或授權的不確定性其他上級交辦的工作這一項如果過大，或者任職經常做的工作是“上級臨時交辦的其他工作”的話，就不用編制職位說明書第四十一頁，共七十四頁。工作分派分派工作是三種方式：設定目標和制定計劃下達命令或指示制訂工作規范第四十二頁，共七十四頁。權力分解權有三方面的含義人事權－人員的任用、考慮、獎懲、給薪、開發等財務權－預算審批、費用支出、利潤分配、成本控制等業務權－什么時、在什么地點、以什么方式、做什么事第四十三頁，共七十四頁。授權的四種類型必須授權的工作可以授權的工作應該授權的工作不應該授權的工作第四十四頁，共七十四頁。必須授權的工作有以下特征：授權風險低經常重復下屬會做的更好下屬能夠做好第四十五頁，共七十四頁。應該授權的工作有以下特征：剛任職時不具備完成此項工作的能力，在上司的輔導和專業培訓下，逐步掌握或基本掌握了此項工作的方法和技能。過去從來沒有做過，對上司和下屬都具有挑戰性，但風險不大。雖然整個工作授權給下屬可能有很大風險，但可一通過劃分權限對關鍵環節進行控制的工作。第四十六頁，共七十四頁。可以授權的工作授權下屬做這類工作，一般是出于鍛煉下屬的考慮，或者是中層經理實在脫不了身。這類工作由于有較大的不可控制的風險，所以，授權時不能將相應的責任也計入對任職人的考核和評價中，而是“錯了算我的，對了算你的”。這樣才能解除下屬的顧慮，大膽地在授權范圍內開展工作。第四十七頁，共七十四頁。不應授權的工作這類工作包括：－需要身份的－設定工作目標和標準的－重大決策－新進人員甄選，直接下級的考核與獎懲－財務簽字權和采購審批權－信息披露受限制的第四十八頁，共七十四頁。三、授權的五個原則權責對等適度授權個性化授權循序漸進建立“約定”第四十九頁，共七十四頁。原則一：權責對等常見的問題責大權小責小全大－濫用權責－越權－分責不分權－代理職務第五十頁，共七十四頁。原則二：適度授權第五級：委托式關注結果第四級：追蹤式在過程中“先斬后奏第三級：把關式任職人在關鍵環節請示批準第二級：批準式任職人在取得上司批準后工作第一級：指揮式任職人按照命令和指示工作第五十一頁，共七十四頁。原則三：個性化授權之所以“什么職授什么權”的思想被中層經理廣泛認同，是因為：一、受組織層級和權力金字塔的影響，在中層經理的概念當中，什么職位具有什么權力是理所當然的事。二、一般來說，公司的高層、中層管理人員的權限是書面化的、標準化的。三、“什么職授什么權”意味著“一碗水端平”，不會引起下屬之間的矛盾。四、比較容易操作。第五十二頁，共七十四頁。原則四：循序漸進階段一：低能力、高意愿階段二：部分能力、低意愿階段三：高能力、變動的意愿階段四：高能力、高意愿第五十三頁，共七十四頁。原則五：建立“約定”建立“約定”意味著上司與下屬要：一、溝通期望二、平等對話三、約定“條款”四、約定“硬約束第五十四頁，共七十四頁。四、有效授權評估目前工作狀況將授權內容分組授權人員的選擇求同存異監控工作進展第五十五頁，共七十四頁。授權過程分析指派說明工作控制評估選擇需要授權的工作選擇被授權者明確的工作監控和鼓勵檢查和修正第五十六頁，共七十四頁。評估目前工作狀況哪些工作就不必完成？哪些工作應該讓其他人去完成？哪些工作只有我才能完成？即不要親自做，也不要授權把這些工作授權下屬應該排列優先順序第五十七頁，共七十四頁。授權人員的選擇培訓被授權者（注意：千萬不要接受被授權者的自我貶低，當授權者需要有人幫助時，保證他能夠與你聯系、不要讓下屬承擔太對的工作）選擇能坦誠提出不同意見的被授權者尋找有主動性的員工第五十八頁，共七十四頁。確定需要授權的工作尋求原則上的一致討論保留意見要求對方作出承諾與選中的人討論避免過早要求對方作出承諾提出解決方法并消除顧慮獲得被授權人的同意求同存異第五十九頁，共七十四頁。監控工作進展施加控制過程監控的方式降低授權過程風險收放自如的授權評估授權工作中的困難第六十頁，共七十四頁。案例：銷售部經理肖經理的一天上午8:30部門例會9:00看資料、文件9:15接聽電話9:30下屬來請示工作9:45與財務部經理討論費用問題10:20替上司去開會10:55給外地辦事處打電話11:10與行政經理聊天11:30替下屬修改銷售報告12:00吃飯第六十一頁，共七十四頁。下午1:00接待一個客戶1:30準備向上司回報資料2:00回報工作2:30下屬來談工作困難/抱怨2:50與人事經理談獎金問題3:20接投訴電話3:30詢問下屬投訴之事3:50老總找4:20下屬又來請示工作4:30撰寫招聘計劃5:00與人事經理協商第六十二頁，共七十四頁。案例分析列出時間清單分析表？通過對肖經理的時間清單分析，得出的結論？工作清單分析？會見分析？會議分析？干擾因素分析？第六十三頁，共七十四頁。

回答“是”得5分，“否”得0分。80-100分你能最充分地利用自己的時間，從而不必因完不成任務而加班加點或將工作帶回家。60-80分你基本上能夠有效地支配時間，只在某些方面仍須改進，可參考測試結果對照檢查。30-60分由于做事計劃性差，效率低，你給自己增加了很多工作壓力，你的問題主要集中在三個方面：主次不分，眉毛胡子一起抓；不能充分相信下屬，大膽放權；精力分散，受不速之客干擾。主要下決心改正以上不足，你一定能在有限的時間里取得更高效益。30分或以下你即將面臨嚴重的健康問題或被解職，除非你立即全力以赴提高效益，后果將不堪設想。第六十四頁，共七十四頁。必須養成的習慣你每天要花30分鐘作計劃你要有書面的待辦單、日計劃、周計劃和月度計劃你每周都將你的工作排出優先順序你能在高效的時間里做完你的重要工作你的授權形成了一種工作風格和管理方式你已養成對付干擾的工作作風你明確的生活和工作目標你保證一天內有一段時間不受干擾會有效利用零星時間第六十五頁，共七十四頁。有得力的秘書或充分利用電腦等現代辦公設備文件柜或辦公桌整潔、條理清楚在固定的時間里處理往來的函件盡量將無用的文件處理掉能使每件工作善始善終，避免頭緒多而亂除非萬不得已才召開會議常年使用工作效率手冊第六十六頁，共七十四頁。請對下面的案例按要求進行分類某公司生產部經理李文的一天工作內容：部門例會－20分鐘看資料、文件－0.5小時下屬來請示工作－15分鐘財務部經理討論費用問題－0.5小時與行政經理聊天－20分鐘替下屬修改工作報告－40分鐘與下屬討論生產計劃的制訂－1小時與中實公司（外包合作方）討論生產進度問題－1小時與質管部經理共進午餐，溝通產品質量問題－1小時第六十七頁，共七十四頁。與生技科經理討論模具結構問題－1小時培訓部門員工激勵機制及考核問題－45分鐘有一位員工鬧情緒，做思想工作－20分鐘生產計劃編制、生產成本核算－1小時閱讀內部刊物－1小時檢查下屬工作－0.5小時上司找－20分鐘制定車間現場的生產管理制度－1小時表揚一位下屬制定個人發展規劃－40分鐘辭退一位不合格員工－10分鐘第六十八頁，共七十四頁。將上面所列工作按時間象限管理法進行分類，在四個象限中填入相應的序號重要緊急第六十九頁，共七十四頁。將上面所列工作按授權類型進行分類（只需填寫序號）應該授權的不應該授權的必須授權的可以授權的第七十頁，共七十四頁。測試題：你能支配自己的時間嗎？支配時間即支配自己，下列問題將有助于你衡量自己支配時間的能力。請回答“是”或“否”（否）你是否一到公司便列出當日工作安排？（是）你是否在固定的時間里處理往來函件，如上午或下午？（是）你是否將無用的文件處理掉，而不是機械地歸檔？（否）你是否能避免各種浪費時間與精力的“瑣事”干擾正常工作？（否）你能使每