模塊四召開高效的商務會議第一頁，共三十頁。任務一舉行成功的大型會議知識目標大型會議的常見類型及特點，大型會議的一般流程及相關禮儀知識能力目標掌握大型會議組織過程中的禮儀技能掌握大型會議實施過程中的接待、發言等禮儀技能第二頁，共三十頁。任務引入行業發展高峰論壇的策劃第三頁，共三十頁。任務分析序號影響因素相關知識點1會議議程會議議程確定禮儀2接、送站工作迎送禮儀3會議接待會議接待禮儀4會場布置會議地點選擇、安排禮儀5用餐用餐禮儀6主持人會議主持人禮儀7與會者會議成員禮儀第四頁，共三十頁。一、大型會議的一般知識大型會議的主要類型研討會專業會議年會表彰會議產品發布會第五頁，共三十頁。二、組織者禮儀（一）確定會議日期和議程的禮儀1.確定會議日期。避開關鍵日期，避開重要節假日2.確定會議議程。會議議程通常包含下列內容：A、會議開始時間B、會議需要順序處理的事項，如：需要討論的問題、發言人姓名和發言題目等C、每個事項的大約需要時間D、茶歇安排時間E、餐飲安排時間F、預計結束時間G、會后活動安排第六頁，共三十頁。二、組織者禮儀（二）邀請與會者的禮儀信息發布回執處理確認通知第七頁，共三十頁。二、組織者禮儀（三）會議地點選擇和會場安排的禮儀1.場地選擇品位與風格；實用性與經濟性；方便性。2.會場的一般布置。（1）禮堂式；（2）教室式；（3）弦月式；（4）方形中空式；（5）馬蹄形或“U”形。3.座次安排的禮儀第八頁，共三十頁。二、組織者禮儀（四）會議迎送、接待的禮儀一般迎送、接待的禮儀1.會議（會展）場所的布置：歡迎牌、橫幅、指示牌、會議資料、紙、筆、飲料、設備測試等；2.按客戶需要安排接送與會賓客，協助會務組辦理賓客簽到等工作；3.會議用餐及宴會安排；4.會后團隊活動、旅游、娛樂、考察等活動；5.提供返程飛機票、火車票。貴賓的接待要考慮的問題第九頁，共三十頁。二、組織者禮儀（五）會議用餐的禮儀第十頁，共三十頁。三、成員禮儀（一）參加大型會議的一般禮儀會議參加者應衣著整潔，儀表大方，準時入場，進出有序，依會議安排落座，開會時應認真聽講，不要私下小聲說話或交頭接耳，發言人發言結束時，應鼓掌致意，中途退場應輕手輕腳，不影響他人。與會者即使對發言人的意見不滿，也不可吹口哨、鼓倒掌、喧嘩起哄，因為這些行為極其失禮。第十一頁，共三十頁。三、成員禮儀（二）會議發言人的禮儀正式發言自由發言第十二頁，共三十頁。三、成員禮儀（三）會議主持人禮儀（1）主持人應衣著整潔，大方莊重，精神飽滿，切忌不修邊幅，邋里邋遢。（2）走上主席臺應步伐穩健有力，行走的速度因會議的性質而定，一般地說，對快、熱烈的會議步頻應較慢。（3）入席后，如果是站立主持，應雙腿并攏，腰背挺直。持稿時，右手持稿的底中部，左手五指并攏自然下垂。雙手持稿時，應與胸齊高。坐姿主持時，身體挺直，雙臂前伸。兩手輕按于桌沿，主持過程中，切忌出現搔頭、揉眼、攔腿等不雅動作。（4）主持人言談應口齒清楚，思維敏捷，簡明扼要。（5）主持人應根據會議性質調節會議氣氛，或莊重，或幽默，或沉穩，或活潑。（6）主持人對會場上的熟人不能打招呼，更不能寒暄閑談，會議開始前，或會議休息時間可點頭、微笑致意。第十三頁，共三十頁。任務實施大型會議的組織工作可以依以下內容展開：1. 制定會議議程；2. 了解可供使用的場所和設施情況；3. 選擇或提議合適的場所；4. 檢查并比較各項設施；5. 安排交通事宜；6. 協調會務工作人員的活動；7. 招收、培訓會務人員和廣告人員；8. 制定可行預算或按既定預算安排有關工作；9. 確定各項工作的時間安排；10.視察選定的場所和設施；11.與各有關方面進行接洽（會務公司、租車公司、旅行社、視聽服務公司）；12.確定印刷公司；13.安排食品、飲料有關事宜；14.同會議發言人和各位貴賓進行聯系。第十四頁，共三十頁。思考與應用：會議籌備工作檢查清單1.預計召開會議的日期；2.會議預計召開幾天；3.打算在什麼地方召開會議；4.會議形式或程序是什麼；5.需要多大的場地；6.以前開過這樣的會議嗎？結果如何；7.將有多少人到會；8.會議預算是多少；9.與會者對費用開支很在意嗎？10.打算選用什么級別的酒店和設施；11.打算選用最高級的房間標準是什麼；12.誰來制作會議邀請函；13.會議需要向與會者打印相關資料嗎？14.會議的發言人有哪些？15.會議需要什麼樣的視聽設備；16.需要食品、飲料的酒會、招待會有幾次；17.與會者可以攜帶家屬嗎？18.打算為與會者安排一些特別團隊活動嗎？打算為與會者及其家屬安排一些特別團隊活動嗎？19.有誰來承擔這些活動的費用。第十五頁，共三十頁。

任務二組織有效的內部會議知識目標內部會議的功能、作用，相關成員的禮儀知識能力目標掌握會議組織者的禮儀技能掌握會議參與者的禮儀注意事項第十六頁，共三十頁。任務引入糟糕的會議第十七頁，共三十頁。任務分析序號問題相關知識點1會議過多會議功能與必要性分析2會議通知過晚會議時間確定禮儀3會議開始才知道議程會議議程確定禮儀4會議室過大會議地點安排禮儀5有人沒有必要參加擬邀請對象禮儀6遲到、打電話會議成員禮儀7會議未準時開始會議主持人禮儀第十八頁，共三十頁。一、內部會議的功能讓公司成員了解公司經營理念（目的）并達成一致決策傳達和信息發布集思廣益，解決問題與障礙腦力激蕩，產生新的創意改進工作使經營計劃順利進行第十九頁，共三十頁。二、組織者禮儀1．目標分析（會議必要性分析）（1）需要進行信息交換（2）需要整合不同意見（3）涉及多方面的工作安排第二十頁，共三十頁。二、組織者禮儀2．擬邀請對象分析（1）有利于議題的討論（2）有利于會議的順利進行（3）有利于召集者的意愿第二十一頁，共三十頁。二、組織者禮儀3.開會地點安排的禮儀開會場所的選擇1會議時間可自由使用的場所2隔音效果良好3會場須舒適寬敞4會議室大小與會議規模匹配5沒有其他干擾源6采光通風良好7安靜不嘈雜，空調良好8插座電源及白板、麥克風等要齊全9最好有窗簾，在放投影資料時才能看清楚第二十二頁，共三十頁。二、組織者禮儀4.會議時間、議程確定的禮儀日常的例會最好選擇在周二至周四8：00～11：00或14：00～16：00舉行。大多數的會議議程都需要包括主席的開場白、介紹基本情況、自由發言、討論問題、整合意見、得出結論和會議結束等幾個部分。議程確定之后，一定要根據會議的類型把握好會議的長度，一般來說日常的例會需要30～90分鐘；臨時性會議中的短期會議長度為30分鐘以內、中期會議長度為30～120分鐘、長期會議長度為1天以上。第二十三頁，共三十頁。二、組織者禮儀5.輔助器材搭配的禮儀道具、視聽器材的準備1桌、椅、免洗杯、飲料2黑白板、白板筆、粉筆、板擦3簽到簿、名冊、圓珠筆、簽字筆4PC、筆記本電腦、音箱、投影機、幻燈機、電池、錄音帶、鐳射指示器或指示棒5白紙、目錄、議程、會議資料、產品第二十四頁，共三十頁。三、成員禮儀1.會議上應有的禮儀2.會議上的失禮行為接打電話，發短信心不在焉，如涂鴉、傳紙條等竊竊私語、睡覺、聽音樂、看雜志等頻繁出入會場擾亂會場秩序第二十五頁，共三十頁。三、成員禮儀自檢：您認為下面的表現中，哪些是失禮的行為？哪些是正確的行為？1．小李在會上與他人竊竊私語。2．小張在回答經理的提問時詳細地說明了緣由。3．甲和乙在開會的時候傳紙條交流意見。4．小周一會兒出去，一會兒進來。5．小王在開會前把自己的手機設為震動。6．小林在整個會議中保持沉默，沒有發言。第二十六頁，共三十頁。三、成員禮儀3.會議主持人禮儀（1）準時開會。（2）向每個人表示歡迎。（3）制定或者重溫會議的基本規則。（4）維護基本規則和會議引導。第二十七頁，共三十頁。任務實施總經理助理可以采取以下方式組織和實施類似的會議：1.提前兩天左右與總經理確定會議議程、時間、時長；2.從總經理處獲得需參加會議人員名單，或擬訂名單報總經理批準；3.根據與會人數、會議內容和會議時間（時長）選擇合適的會議室；4.通知與會人員，內容包括時間、時長、地點、會議紀律、會議議程、是否需準備材料等；5.組織人員配置輔助器材；6.輔助人員安排，包括記錄員、計時員等。第二十八頁，共三十頁。思考與應用問題對策1你想使討論熱烈A其每個與會者總結其他人的發言2你想打斷某項討論B問小組一個開放式的問題3幾個與會者在開小會C詢問小組的反饋意見4兩名與會者就一個觀點爭執D問小組一個具體的問題5與會者問了一個你難以回答的問題E把問題轉會給小組6你想調查對一個觀點的支持程度F問與會者一個具體的問題7你想知道自己是否是一個成功的會議主持人G請某個與會者總結討論答案：BGFAEDC第二十九頁，共三十頁。內容總結模塊四召開高效的商務會議。模塊四召開高效的商務會議。任務一舉行成功的大型會議。大型會議的常見類型及特點，大型會議的一般流程及相關禮儀知識。B、會議需要順序處理的事項，如：需要討論的問題、發言人姓名和發言題目