應付款管理概述規(guī)定了XX市XX股份有限公司及其下屬公司有關(guān)涉及采購款項的申請、審批、付款、賬務記錄、對賬、賬齡分析的工作流程，旨在確保按時支付供應商款項，確保應付賬款財務信息真實性以及確保資金安全等。適用范圍適用于XX市XX股份有限公司及其下屬公司。相關(guān)制度《采購付款方式管理》《資金管理暫行規(guī)定（修訂）》職責分工采購部：負責與供應商對賬，提交付款申請，并通知供應商結(jié)款。財務部：負責應付賬款核算，發(fā)票匹配與管理，并根據(jù)采購付款申請和銀行結(jié)算制度辦理應付賬款的結(jié)算，確保應付賬款、預付賬款的準確性。總經(jīng)理/分管副總：對付款申請單的付款事項、金額等的合理性進行審核。

流程圖控制矩陣風險編號風險描述控制措施編號控制類型控制措施應用系統(tǒng)控制控制頻率（隨時/日/周/月/季/年）控制實施證據(jù)對應制度/管理辦法應用系統(tǒng)控制所屬模塊系統(tǒng)控制措施7.6-R1采購付款時，會計人員未根據(jù)所購物品仔細核對相應的請購單、采購合同、采購訂單、入庫單及發(fā)票等原始憑證，僅憑其中一份或部分單據(jù)就確認付款，付款審批程序不嚴，可能導致財務審核單據(jù)不全，造成付款金額有誤，或采購人員偽造、與供應商竄通編造相關(guān)票據(jù)騙取貨款，造成公司資金損失7.6-C2發(fā)現(xiàn)性采購人員應根據(jù)采購合同規(guī)定時間申請付款，由部門領(lǐng)導及分管副總審批確認（付款金額大的按權(quán)限須經(jīng)總經(jīng)理審批確認），財務部會計人員應仔細核對物流部提供的采購合同、采購訂單、入庫單及發(fā)票等所有單據(jù)以及經(jīng)領(lǐng)導簽字確認的審批單后提交財務經(jīng)理審批確認，經(jīng)審核后移交出納進行付款月采購合同；

采購訂單；

到貨單；

入庫單；

驗收報告；

采購發(fā)票7.6-PR1貨款支付權(quán)責不清，可能導致貨款支付管理混亂，造成公司資金使用風險7.6-C3預防性財務部對應付款項的形成和支付履行會計監(jiān)督職能，定期同往來單位和業(yè)務經(jīng)辦人員核對賬目，提示相關(guān)業(yè)務部門支付款項，并按會計制度進行應付款項的核算和管理年應付賬款管理制度7.6-PR2貨款支付業(yè)務全程由一人負責辦理，無他人監(jiān)督檢查，可能導致資金截留風險7.6-C4預防性明確應付賬款的財務賬錄入、審核職責分工，明確應付賬款付款申請及審批流程制度年財務人員職責分工；

付款審批流程7.6-PR3款項支付未經(jīng)領(lǐng)導審批，可能導致公司資金流失，影響資產(chǎn)保全目標7.6-C5預防性采購付款申請應當進行會簽，確認付款供應商、金額、銀行資料，并提交采購部負責人、分管領(lǐng)導及總經(jīng)理審核后方可提交財務部請求付款年付款申請單7.6-PR4款項支付前未核對相關(guān)表單票據(jù)，可能導致付款金額與相關(guān)單據(jù)不匹配，造成公司資金損失7.6-C6A預防性訂有采購合同的，由采購人員參照合同規(guī)定的時間、方式及金額申請付款年采購合同7.6-C6B預防性申請付款時，由采購人員填寫物資采購付款申請單，交部門負責人與公司領(lǐng)導審核，審核確認后移交財務部確認年付款申請單7.6-C6C預防性應付賬款會計核對物資采購付款申請單及相關(guān)表單（包括采購訂單、采購合同、供應商發(fā)票、驗收入庫單等）確認之后，提交財務經(jīng)理及分管領(lǐng)導年財務記賬憑證及附件7.6-C6D預防性經(jīng)財務經(jīng)理、分管領(lǐng)導及總經(jīng)理審核后，在付款申請單上簽字確認同意付款年領(lǐng)導審批單7.6-PR5緊急付款審批無領(lǐng)導書面審批單據(jù)且事后未補辦審批程序，可能導致重復支付款項，造成公司資金損失7.6-C7A預防性因財務部門負責人或分管領(lǐng)導不在且發(fā)生緊急付款時，應由會計人員電話通知財務經(jīng)理及分管領(lǐng)導并獲取領(lǐng)導口頭付款確認年7.6-C7B預防性付款人員辦理付款手續(xù)并保管好所有相關(guān)付款憑證及審核資料年財務記賬憑證及附件7.6-C7C預防性待財務部門負責人或分管領(lǐng)導回公司之后，付款人員將所有該筆付款記錄有關(guān)的付款憑證及辦理付款手續(xù)的資料提交領(lǐng)導審核并補辦領(lǐng)導審批程序年付款申請單7.6-PR6貨款支付不及時，可能導致供貨方扣押貨物，影響企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營以及供應商合作關(guān)系7.6-C8A預防性采購部門和會計人員應定期核對付款信息，包括采購合同付款日期，應付款往來賬等，確認已到期貨款支付完畢年應付賬款明細賬7.6-C8B預防性收到供應商或客戶催款通知的，采購部門應及時向部門領(lǐng)導及分管領(lǐng)導審批付款年付款申請單7.6-C8C發(fā)現(xiàn)性因逾期未付款造成公司損失的，追究相關(guān)人員責任并視損失情況給予相應的懲罰年7.6-PR7發(fā)生采購退貨時，采購部門未及時與財務部溝通，可能導致財務部多支付款項，造成公司資金損失7.6-C9A預防性因所購物資產(chǎn)生質(zhì)量問題等原因發(fā)生退貨時，由使用部門填寫退貨通知單通知采購人員辦理退貨年退貨通知單7.6-C9B預防性采購人員辦理退貨的同時應及時通知供應商或客戶以及公司財務部門，確認退貨數(shù)量及金額年退貨通知單7.6-C9C預防性退貨后由采購人員將退貨單據(jù)交給財務，財務部核對單據(jù)確認后進行會計處理年財務記賬憑證及附件7.6-PR8應付賬款核算不準確、不及時，可能導致公司財務信息不真實、不完整7.6-C10A預防性采購部在收到供應商或客戶發(fā)票后應當及時提交給財務部并申請付款年購貨物資發(fā)票7.6-C10B預防性會計人員須審核采購合同、供貨發(fā)票、驗收單等原始憑證，審核無誤后進行賬務處理，編制應付賬款憑證，主管會計復核記賬憑證的金額與所附單據(jù)是否相符、使用會計科目是否正確，復核無誤后簽章確認年財務記賬憑證及附件7.6-C10C預防性會計人員對資金支付審批表、供應商發(fā)票或收據(jù)以及支票存根或銀行轉(zhuǎn)賬單等相關(guān)原始單據(jù)審核無誤后編制付款憑證，經(jīng)財務經(jīng)理復核付款憑證并簽章確認年財務記賬憑證及附件7.6-PR9財務人員未定期與業(yè)務人員核對應付款發(fā)生額及余額，可能導致應付款項賬實不符，資金管理混亂7.6-C11A發(fā)現(xiàn)性每月由采購人員將采購訂單等臺賬記錄與會計人員應付賬款余額及發(fā)生額進行核對月采購訂單；

應付賬款明細賬7.6-C11B發(fā)現(xiàn)性核對無誤后由主管會計簽字確認后進行結(jié)賬，核對存在差異的原因及時查找差異原因并進行調(diào)賬，調(diào)整后經(jīng)主管會計確認無誤后結(jié)賬年應付賬款明細賬；

差異原因分析7.6-PR10財務人員未定期與供應商核對付款信息，可能導致應付款項賬實不符，資金管理混亂7.6-C12A發(fā)現(xiàn)性采購部應當定期與供應商對賬年應付賬款對賬單7.6-C12B發(fā)現(xiàn)性在對賬前應當先和財務部應付賬款明細賬核對，確保對賬單上金額與財務賬面金額一致年應付賬款對賬單；

應付賬款明細賬7.6-C12C發(fā)現(xiàn)性供應商的對賬單應當及時反饋至財務部。如果有差異，財務部門負責聯(lián)系采購部人員查明原因年差異原因分析7.6-C12D發(fā)現(xiàn)性經(jīng)雙方對賬人員簽字確認的對賬單應由采購部及財務部人員保管年應付賬款