物資采購及管理制培訓(xùn)第1頁/共31頁目錄中糧生化能源（公主嶺）有限公司一、目的及適用范圍二、基本采購流程三、采購計劃的類型四、采購計劃的要求五、采購計劃的審批六、采購原則七、標(biāo)書的審核及中標(biāo)通知書的下發(fā)八、合同的擬定及會簽九、入庫十、保管十一、出庫十二、物資盤點十三、材料物資存儲的管理組織機(jī)構(gòu)十四、倉儲人員的工作紀(jì)律2第2頁/共31頁一、目的及適用范圍中糧生化能源（公主嶺）有限公司

為規(guī)范采購行為，加強(qiáng)物資管理，通過有效管理，使各種物資能得到充分的、合理的使用，避免浪費，降低成本，保證質(zhì)量，特制訂本制度。

本制度適用于對采購物資及設(shè)備出入庫的控制及保管。3第3頁/共31頁二、基本采購流程中糧生化能源（公主嶺）有限公司采購流程圖部門申請計劃計劃審批招標(biāo)采購草擬合同合同會簽比價采購

實施采購4第4頁/共31頁三、采購計劃的類型中糧生化能源（公主嶺）有限公司1、設(shè)備采購計劃：填寫固定資產(chǎn)申購單2、材料采購：填寫材料計劃，要求分類填寫包裝材料采購計劃輔助材料采購計劃備品備件采購計劃勞動保護(hù)用品采購計劃油料采購計劃玉米采購計劃原煤采購計劃注：玉米采購計劃、原煤采購計劃由供應(yīng)部依據(jù)全年需要量及庫存情況，制定月份采購計劃。其他采購計劃由各使用部門提請，其中備件采購計劃要依據(jù)備件的二級分類提請。3、辦公用品采購計劃：填寫辦公用品申購單。5第5頁/共31頁四、采購計劃的要求中糧生化能源（公主嶺）有限公司1、采購計劃由使用部門專業(yè)技術(shù)員或?qū)I(yè)工程師編制，填寫前應(yīng)到倉庫認(rèn)真核實，核查所用材料物資或者可能替代物資的數(shù)量與質(zhì)量等情況，盡量保證優(yōu)先使用庫存材料物資。庫管員應(yīng)配合使用部門核對賬目，對庫內(nèi)缺少的，計劃編制人員要根據(jù)實際使用情況填寫材料計劃申請表(一式五份---部門留存.庫管員留存.采購員留存.財務(wù)留存.采購計劃員留存)，并由庫管員進(jìn)行簽字核實。6第6頁/共31頁四、采購計劃的要求中糧生化能源（公主嶺）有限公司2、填寫物資采購計劃表必須寫清以下條款：物資名稱、型號規(guī)格(或附圖紙)、采購數(shù)量、所屬設(shè)備，并寫出材料物資到庫的最遲時間，一般情況計劃提出后不少于五個工作日，如有要求的寫出材料物資廠家。采購人員對采購周期負(fù)責(zé)，確保材料物資按時到庫。提計劃人員所填材料物資型號必須準(zhǔn)確無誤，采購數(shù)量合理，保證采購材料物資的正確性。

3、采購計劃每月提一次至兩次。特殊情況需經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后，可提臨時計劃。7第7頁/共31頁五、采購計劃的審批中糧生化能源（公主嶺）有限公司1、月份采購計劃，由供應(yīng)部依據(jù)各部門上報的采購計劃進(jìn)行匯總，報公司常務(wù)副總經(jīng)理審批并同時報事業(yè)部主管領(lǐng)導(dǎo)。

2、設(shè)備采購計劃，要求填寫固定資產(chǎn)申購單，具體審批程序如下表（后附表格）

3、材料采購計劃，由專業(yè)技術(shù)員或?qū)I(yè)工程師對提請材料物資的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，經(jīng)部門經(jīng)理審核后，報公司總工程師或主管副總審批，審批后將計劃申請表交采購部采購員一份執(zhí)行采購。具體審批程序如下表（后附表格）

4、辦公用品采購計劃，由各部門經(jīng)辦人員填寫，經(jīng)部門經(jīng)理審核后，報公司主管副總審批。8第8頁/共31頁固定資產(chǎn)申購單中糧生化能源（公主嶺）有限公司9第9頁/共31頁物資材料采購計劃表中糧生化能源（公主嶺）有限公司10第10頁/共31頁六、采購原則中糧生化能源（公主嶺）有限公司材料物資需在合格供應(yīng)方范圍內(nèi)招標(biāo)或比價采購。

1.招標(biāo)范圍：根據(jù)國家招標(biāo)法規(guī)定，所有具備招標(biāo)條件的材料、設(shè)備、服務(wù)、土建和機(jī)電安裝工程等都需要委托具有資質(zhì)的招標(biāo)公司進(jìn)行公開招標(biāo)采購。客觀上不具備招標(biāo)條件（如：實際投標(biāo)者少于三家以下或獨家生產(chǎn)及專利設(shè)備等），須由項目建設(shè)單位提出申請報告，事業(yè)部項目管理部審批后，由項目建設(shè)單位組織議標(biāo)或比價采購。

2.合格供應(yīng)商應(yīng)符合的條件：（1）獲得ISO9000認(rèn)證或社會公認(rèn)的知名廠家、單位。（2）產(chǎn)品質(zhì)量能夠滿足要求。11第11頁/共31頁六、采購原則中糧生化能源（公主嶺）有限公司（3）具有良好的供貨業(yè)績和商業(yè)信譽。（4）服務(wù)提供和交付能力能滿足本企業(yè)的要求。（5）具備必須的資質(zhì)要求。（6）合格供應(yīng)方原則上是生產(chǎn)廠家，若代理商必須具備廠家直接頒發(fā)的代理文件。

3.供應(yīng)商資信評價由供應(yīng)部、財務(wù)部、各使用部門進(jìn)行綜合評價，并由供應(yīng)部建立供應(yīng)商檔案。12第12頁/共31頁七、標(biāo)書的審核及中標(biāo)通知書的下發(fā)中糧生化能源（公主嶺）有限公司

1.招標(biāo)文件技術(shù)部分由各部門和質(zhì)量技術(shù)部負(fù)責(zé)，商務(wù)部分由財務(wù)、審計、法律、采購部門審核。

2.公開招標(biāo)的《中標(biāo)通知書》由招標(biāo)公司負(fù)責(zé)下發(fā)，議標(biāo)屬于“競爭性談判”，中標(biāo)不發(fā)《中標(biāo)通知書》。13第13頁/共31頁八、合同的擬定及會簽中糧生化能源（公主嶺）有限公司

1、設(shè)備合同由各使用部門的專業(yè)工程師負(fù)責(zé)擬訂，材料物資合同由供應(yīng)部負(fù)責(zé)擬訂，土建及安裝合同由土建或安裝造價師負(fù)責(zé)擬訂。

2、對合同標(biāo)的的要求：要求合同與標(biāo)書、實物及即將結(jié)算的入賬發(fā)票相一致（包括名稱、數(shù)量、規(guī)格型號等）。

3、合同的會簽，執(zhí)行合同會簽審批程序，具體程序見下表（后附表格）14第14頁/共31頁八、合同的擬定及會簽中糧生化能源（公主嶺）有限公司

所有合同簽訂，需履行合同會簽程序，以下合同的簽訂需要事業(yè)部主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（1）土建、安裝、非標(biāo)制作、項目設(shè)計、車輛（小車）、玉米、煤、財產(chǎn)及設(shè)備租賃合同、勞務(wù)（如雇用吊車等）合同、借款合同；（2）除上述以外的材料、設(shè)備采購，單筆合同金額20萬元（含20萬元）以上的；（3）對設(shè)備、車輛等資本性支出合同，如報告已簽批，且合同與報告（數(shù)量、金額等）相一致，則合同可不簽批。（4）其他屬于重大事項的合同，無論金額大小，需報事業(yè)部主管領(lǐng)導(dǎo)審批。15第15頁/共31頁八、合同的擬定及會簽中糧生化能源（公主嶺）有限公司16對于采購金額小于5萬元的材料物資合同會簽，可采用簡易程序。第16頁/共31頁八、合同的擬定及會簽中糧生化能源（公主嶺）有限公司合同會簽流程：1、經(jīng)辦人填寫會簽單主要內(nèi)容2、部門經(jīng)理、專業(yè)總工程師、主管副總經(jīng)理針對技術(shù)條款簽署意見3、財務(wù)部門針對結(jié)算條款簽署意見4、法律人員針對合同文字表述及其他法律有關(guān)條款簽署意見5、常務(wù)副總經(jīng)理審批17第17頁/共31頁九、入庫中糧生化能源（公主嶺）有限公司1、設(shè)備入庫：（1）設(shè)備進(jìn)廠后，由庫管員負(fù)責(zé)外觀、數(shù)量驗收，使用部門技術(shù)人員負(fù)責(zé)質(zhì)量驗收，質(zhì)量技術(shù)部指定計量檢定人員驗收，關(guān)鍵設(shè)備以及進(jìn)口設(shè)備驗收時，必須有供貨方人員參加。另外，設(shè)備所屬分項目必需有專業(yè)工程師參加設(shè)備開箱驗收。采購員負(fù)責(zé)填寫設(shè)備開箱驗收信息，并出具《設(shè)備開箱驗收單》。驗收后，參加設(shè)備驗收人員在《設(shè)備開箱驗收單》中共同簽字確認(rèn)。驗收出現(xiàn)不合格項時，執(zhí)行合同規(guī)定的有關(guān)條款。設(shè)備開箱驗收合格后質(zhì)量技術(shù)部組織建檔，并保存全部的技術(shù)資料。設(shè)備檔案一般包括：設(shè)備出廠檢驗或合格證、設(shè)備到廠驗收單、設(shè)備安裝工程記錄單、設(shè)備的全套圖紙、設(shè)備說明書等。18第18頁/共31頁九、入庫中糧生化能源（公主嶺）有限公司（2）固定資產(chǎn)中屬于監(jiān)視測量裝置的，質(zhì)量技術(shù)部根據(jù)情況確定是否做入廠校驗，如做入廠校驗需校驗合格后再辦理入庫手續(xù)，并負(fù)責(zé)錄入《項目監(jiān)視和測量裝置臺帳》。2、材料物資的入庫：（1）物資進(jìn)廠后，對需要檢驗的材料物資由采購員通知進(jìn)廠材料檢驗人員。庫管員依據(jù)入庫數(shù)量及《檢驗報告單》辦理實物接收。《檢驗報告單》一式四份，庫管員、采購員、財務(wù)、質(zhì)量技術(shù)部各一份。（2）檢驗人員需驗證供貨方的生產(chǎn)廠名、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、型號，產(chǎn)品合格證書和必要的隨機(jī)文件等證件。19第19頁/共31頁九、入庫中糧生化能源（公主嶺）有限公司（3）需要檢驗而未經(jīng)檢驗或不能滿足使用要求的物資不得入庫、不得使用。（4）物資入廠后，由采購員或供貨廠家填寫《物資到貨清單》，具體格式如下（后附表格）（5）采購員依據(jù)《物資到貨清單》填寫入庫單，辦理入庫手續(xù)。如果本月發(fā)票到，與入庫單進(jìn)行結(jié)算，如果本月發(fā)票未到，此入庫單按估價入庫手續(xù)辦理，保證賬面與實物相符。（6）庫管員對發(fā)票與到貨清單進(jìn)行對比確認(rèn)，如發(fā)現(xiàn)不一致，應(yīng)不給予入庫確認(rèn)。尤其對于沒有到貨清單而只有發(fā)票的嚴(yán)禁給予入庫確認(rèn)。20第20頁/共31頁九、入庫中糧生化能源（公主嶺）有限公司21《物資到貨清單》要求由采購員、庫管員、供應(yīng)商或送貨人員簽字確認(rèn)。如果是對方郵寄到貨的材料，由采購員填寫《物資到貨清單》，由庫管員確認(rèn)。

第21頁/共31頁十、保管中糧生化能源（公主嶺）有限公司1、材料物資應(yīng)單獨設(shè)庫房保管，對于存放于施工現(xiàn)場的物資，應(yīng)與外部單位物資嚴(yán)格分開，以保證工程物資的安全、完整。

2、按照物資性能采取相應(yīng)的保管方法，按照物資不同的質(zhì)地、規(guī)格定位存放，發(fā)放時做到材質(zhì)不混，數(shù)量準(zhǔn)確。

3、庫管員應(yīng)隨時檢查存儲物資有無發(fā)生過期變質(zhì)、殘損、超儲積壓、短缺、包裝破損。如有發(fā)現(xiàn)，庫管員應(yīng)及時報告主管人員，會同有關(guān)部門進(jìn)行處理。22第22頁/共31頁十、保管中糧生化能源（公主嶺）有限公司

4、庫管員應(yīng)定期或隨時檢查各種存貨儲存的防水、防火、防盜安全設(shè)施。檢查時，發(fā)現(xiàn)屬于易燃、易爆危險存貨，應(yīng)立即采取措施，存放到安全場所，予以隔離。如發(fā)現(xiàn)安全設(shè)施損壞或失效，應(yīng)及時報告主管人員處理。

5、設(shè)備(含隨機(jī)備件)進(jìn)廠履行入庫手續(xù)后，庫管員按保管的相關(guān)規(guī)定負(fù)責(zé)設(shè)備的防凍、防潮、防腐等處理。設(shè)備的儲存、搬運和安裝應(yīng)嚴(yán)格按《設(shè)備說明書》及相關(guān)的技術(shù)要求進(jìn)行。23第23頁/共31頁十一、出庫中糧生化能源（公主嶺）有限公司1、出庫原則：（1）嚴(yán)禁任何物資未通過入庫環(huán)節(jié)直接送給使用部門；（如果必須存放在使用部門的，也要由庫管員與使用部門共同確認(rèn)接收數(shù)量）（2）嚴(yán)禁任何物資無憑據(jù)（物資領(lǐng)料單）出庫；（3）嚴(yán)禁各部門領(lǐng)料時不通知庫管員自行領(lǐng)料；（4）不允許有白條抵庫的現(xiàn)象。

2、工程設(shè)備出庫：要標(biāo)明設(shè)備的具體名稱、設(shè)備安裝的位號等內(nèi)容。

3、工程物資出庫：要標(biāo)明物資的標(biāo)準(zhǔn)名稱及規(guī)格型號、數(shù)量，在用途欄中注明已立項的具體工程項目名稱。如果屬于甲供材，由安裝公司負(fù)責(zé)安裝的，應(yīng)有安裝公司在領(lǐng)料單上簽字蓋章確認(rèn)。

4、用于生產(chǎn)的各種輔料出庫：由各部門填寫領(lǐng)用單，在用途欄中注明用于生產(chǎn)何種產(chǎn)品，產(chǎn)品名稱應(yīng)按公司規(guī)定的統(tǒng)一名稱填寫。

5、其他生產(chǎn)或維修用材料出庫：要求按公司下發(fā)的各部門的二級部門進(jìn)行填列。24第24頁/共31頁十二、物資盤點中糧生化能源（公主嶺）有限公司1、材料物資保管部門應(yīng)做到物資實物入庫與登記保管賬同步進(jìn)行，做到日清月結(jié)。應(yīng)由質(zhì)量技術(shù)部、財務(wù)部、儲運部保管處對材料物資進(jìn)行定期盤點，并做出盤盈、盤虧報告。

2、對盤虧、報廢、毀損的庫存物資由物資保管部門提出申請，庫管員出具關(guān)于程物資盤虧、報廢、毀損報產(chǎn)生原因及處理見的報告，經(jīng)部門經(jīng)理審核（對于報廢、毀損的工程物資還要經(jīng)過技術(shù)定部門鑒定）、財務(wù)負(fù)責(zé)人復(fù)核、主管副總經(jīng)理和總經(jīng)理簽批，上報事業(yè)部財務(wù)部審批后方可處理。25第25頁/共31頁十三、材料物資存儲的管理組織機(jī)構(gòu)

中糧生化能源（公主嶺）有限公司1、倉儲人員應(yīng)職能分立，應(yīng)將倉庫驗收、保管、發(fā)貨、等職能進(jìn)行合理分配，明確規(guī)定職責(zé)權(quán)限、工作范圍與任務(wù)。

2、實行交接制度，人員調(diào)動應(yīng)做好交接工作，明確交接人員的責(zé)任，交接時，須由上一級人