行政文書管理制度制度名稱行政文書管理制度受控狀態編號第1章總則第1條目的為了確保文書事務正確且順利進行，促進與提高組織管理工作的效率特制定本制度。第2條定義文書是指業務工作上往來公文、報告、會議決議、規定、契約書、專利許可證書、電報、各種賬簿、圖表參考書等一切業務類用書與公文.第3條文書管理要求凡重要事宜的指示、請示、匯報、報告、傳達和答復等一律以文書的形式進行。所有文書的處置都必須以準確和迅速為原則，必須明確責任。須請示審批，即使在緊急狀況下，以口頭或電話形式處置的事項，事后也必須以文書形式記錄下來.全部文書歸公司所有并收藏，任何個人不得私自占有。必須嚴格保守文書的秘密。第4條適用范圍本制度適用于公司所有員工。第2章文書的收發第5條工作日，文書由主管科室負責收發工作日，文書全部由文書主管科室收發，并按下列要點處置。1。一般文書予以啟封，分送各部門、科室.2。私人文書不要開啟，直接送收信人。3。須請示審批分送各部門、科室的文書若有差錯，必須立即退回文書主管科室。第6條休息日，由值班室負責文書收發休息日、節假日等規定工作時間外收發的文書，由值班人員接收后轉交給文書主管科室。第3章文書的處理第7條文書按機密程度劃分類型須請示審批的絕密文書，指極為重要并且不得向公司內外無關人員泄漏內容的文書。須請示審批的秘密文書，指次重要并且所涉及內容不能向公司內外無關人員透露的文書。外密文書，指不宜向公司以外人員透露內容的文書。普通文書，指非機密文書。如果附有其他調查問卷之類的重要東西，則另當別論。傳閱文書，指在本公司內廣為傳閱或傳達的文書。第8條文書的閱覽原則某文書被閱覽后，閱覽者必須簽字，表示已經閱覽完畢。有必要的情況下，在文書的空白處填寫閱覽后的意見，轉給或交還文書的主管。2。有必要在各部門、科室傳閱的文書，必須附上傳閱登記簿，按傳閱登記簿規定欄目填寫，并最終交還文書主管。第9條普通文書的處理原則1。由科長以上級別的主管，負責對文書進行審閱、回答、照會以及其他必要的處理，或者指定下屬對文書進行具體處理。如果遇到重要或異常事項，必須及時與上一級主管取得聯系，按上級指示辦理。3。如果是與各部門、科室有關聯的事項，必須經與各部門、科室的會議后方能予以處理.第10條機密文書的處理原則機密文書原則上由責任者或當事者自行處理。指名或親啟文書的寄發，原則上在封面上注明文書所涉及事項的要點，注明發文者姓名，由發文者封緘。到達的指名或親啟文書，原則上由信封上所指名者開啟，其他人不得擅自啟封。如果某主管在職務上有權替代來件所指名者，不受本條規定約束。第11條與各部門、科室相關文書的處理原則與各部門、科室有關的文書，在處理意見上如果存在分歧，則由文書的主管部門出面進行協商；如果不能協商一致，則可上報或請示上一級領導，由上級領導裁決第4章文書的請示審批第12條請示審批的要求請示審批是公司經營的一項重要程序，凡公司經營重要事項，都必須經請示，獲得董事會、總裁、專務董事和常務董事審查、裁決和下文批復之卮方能實行或行事。第13條須請示審批的內容職務及重要人事安排.各種制度性規定的變更。重要契約的締結、解除與變更。訴訟行為。與官方機構有關的、各種重要的請求、回執和申請等。土地、建筑物以及事務所權利的購買與轉讓。大額饋贈、謝禮以及宣傳廣告費用的開支。分支機構的增編與升格。預算與決算事宜。借款、貸款以及借貸銀行的開設與變更。須請示審批重要或高額物品的采購不急用或不需要物品的轉讓與廉價出售.須請示審批定期或不定期刊物的發刊、修改、廢除以及費用開支的修訂。有關公司經營的重要計劃與企劃.其他上述未涉及的重要事項。第14條須請示審批者規定須請示審批者為分公司主管、分店主管以及以此基準確定的主管領導。第15條請示審批的方式請示審批的事項，必須以提案文書的方式，經主管呈交總部。如果事情緊急，允許直接以非文書形式請示，但事后必須盡快撰寫請示提案文書上報。第16條請示審批的內容和順序請示提案文書的內容和順序，包括標題、正文、理由、說明和附錄提案文書一式多份，分送有關部門，如業務部門、印刷部門、總務部門和財務部門等第17條請示提案文書的其他要求請示提案文書必須編號,并注明起草或請示者，所屬分支機構及部門、科室，并及時簽名蓋章.請示審批內容一旦被上級認可并做出決定,則以請示提案書副本替代批復返回請示部門執行.第18條請示提案的保管請示提案原本由總務部、庶務科保管。第5章文書的制作第19條文書制作要領須請示審批的文書必須簡明扼要，一事一議。語言措詞力求準確規范。2。起草文書的理由必須做出交代，具明起因以及中間交涉過程，必要時附上有關資料與文件。3。必須明確起草文書的責任者?，署上請示審批提案者姓名。對請示提案文書進行修改時，修改者必須認真審閱原件，修改后必須署名.文書的起草必須征得主管同意，并且在主管有了明確的決定之后進行，文書起草只是一個“文書化”的過程與結果.文書的草案必須予以保存。6。重要文書或契約書（案）必須經過公證，并且在正式文書形成之日前，必須掌握且附上具有價值的證據或證明文件。第20條文書的署名規定公司內文書，如果是一般往來文書，只需主管署名即可;如果只是單純的上報文書，或者不涉及各部門、科室，且內容并不重要的文書，只需部門、科室署名即可;如果是重要文書,按責任范圍署名總裁、副總裁、專務董事、常務董事或者有關部門的主管姓名與職務對外文書，如契約書、責任狀、官方許可申請書、回執、公告等重要文書一律署總裁職務與姓名。如果是總裁委托的事項,可由指定責任者署名。上列規定以外的文書，也可署分公司或分支機構的主管職務與姓名.第21條文書的蓋章要點1。在正本上必須加蓋文書署名者的印章，副本可以加蓋署名者或所在部門、科室章。2。文書署名者不在的情況下，加蓋職務替代或代理者印章，且加蓋具體執行者印章.在這種情況下，文書存檔前加蓋署名者印章。3。須請示審批以部門或公司名義起草的文書在旁側加蓋有關責任者印章。第22條印章使用原則在有必要加蓋總裁或公司印章時，必須填寫委托申請書，經所屬部門主管認可，并且加蓋印章之后，向總部總務部門提出。總務部主管經審核，簽名蓋章，批準申請.如果有必要則需請示總裁.在事情緊急情況下，可以口頭申請與批準，但事后必須補填申請書.在需要總裁簽字的情況下，手續同前。須請示審批的文書經總務部批準后，應去印章保管員處加蓋總裁或公司印章。一些帶有公司字樣或總裁職務字樣的其他印章經主管同意后，直接向印章保管員申請加蓋.第6章文書的送發、整理與保存第23條文書的送發要求1。文書封面必須明確寫清發送或接收單位與地址、收件人姓名，并且注明“快遞”郵寄”“面呈”或“轉交”。2。公司內部文書原則上不作封緘。3。必要時給文秘處以回復或回執調查報告不受本條規定限制。4。各部門科室的郵寄文書，發送前必須在發信登記本與郵資明細賬上做好登記與填寫第24條文書的整理文書按內容進行整理，一類是尚未完結的文書,一類是全部完結可以歸檔的文書。第25條文書的保存要求全部完結的文書，分別按所屬部門、科室、文件機密程度、整理編號和保存年限進行整理與編輯,并在文書保存簿上做好登記，歸檔保存.2。制度規定、不動產權利書、契約書、往來公文與特許專利文書等特別重要的文書，由總務部庶務科填寫“重要文書目錄”后，予以保存。按照重要程度劃分，特別重要的文書直接歸主管領導保存,一般文書歸各部門或科室保管.須請示審批全部重要的機密文件，一律存放在保險金庫或帶鎖的文件柜之中。職務或部門劃分發生變更，文書存檔也須做出調整。必須在相關登記簿上記錄下變更與調整的理由以及變更與調整后的結果。借閱重要文件必須做好登記，并注明歸還日期。一切借閱都必須出具借閱證.第26條文書的保存年限1。永久保存文書，包括章程、股東大會及董事會議記錄、重要的制度性規定；重要的契約書、協議書、登記注冊文書、股票關系書類；重要的訴訟關系文書、官方許可證書、有關公司歷史的文書、決算書和其他重要的文書.2。保存五年文書，指不需要保存十年的次重要文書。3。保存一年文書，指無關緊要的或者臨時性文書.如果是調查報告原件，則由所在部門主