第4章總賬管理

chapter3generallegersmanagement4.1系統概述4.2總賬管理系統初始設置4.3總賬管理系統日常業務處理4.4總賬管理系統期末處理總賬管理-系統概述地位會計信息系統的核心子系統功能初始設置憑證管理出納管理賬簿管理輔助核算管理月末處理總賬管理-數據關系/datarelationship總賬管理系統與其他系統的數據關系薪資管理固定資產資金管理應收應付記賬憑證記賬憑證記賬憑證記賬憑證總賬存貨核算成本管理記賬憑證記賬憑證其他費用

賬證余額表決策支持會計報表財務分析總賬管理-業務處理流程總賬管理系統的應用流程總賬日常業務處理框中所包含的項目已經在企業應用平臺中設置完成總賬管理-業務處理流程總賬管理系統的應用流程總賬期末處理總賬初始化總賬管理-業務處理流程總賬管理系統的應用流程開始下月業務總賬日常業務處理總賬管理-初始設置控制參數設置必要性為了最大范圍地滿足不同企業用戶的信息化應用需求，總賬作為通用商品化軟件的核心子系統，是通過內置大量的選項參數提供面向不同企業應用的解決方案。企業可以根據自身的實際情況進行選擇，以確定符合個性特點的應用模式。軟件越通用，意味著系統內置的參數越多，系統參數的設置決定了企業的應用模式和應用流程。參數分類憑證、賬簿、憑證打印、預算控制、權限、會計日歷、其他選項設置-憑證總賬管理-初始設置總賬管理-初始設置選項設置-憑證制單控制制單序時控制：該類憑證最后一張憑證日期〈=憑證日期〈=系統日期支票控制兩個前提：使用銀行科目制單；選用的結算方式設置了票據管理達成目的：對錄入的支票號提供登記或報銷的功能赤字控制控制對象：資金及往來科目或全部科目達成目的：填制憑證時，相關科目的最新余額出現負數時，系統給予提示可以使用應收受控科目即在總賬中也可以使用設置了客戶往來的科目制單總賬管理-初始設置選項設置-憑證憑證控制現金流量科目必錄現金流量項目填制憑證時使用了“在指定科目中被指定為現金流量的科目”系統要求指定現金流量項目及金額自動填補憑證斷號新增憑證時，系統自動查找本月的第一個斷號作為該憑證的憑證號憑證錄入時結算方式及票據號必錄在填制憑證時如果使用了銀行科目，則必須錄入結算方式及票據號?？傎~管理-初始設置選項設置-憑證打印合并憑證顯示、打印選擇此項，在填制憑證、查詢憑證、出納簽字和憑證審核時，憑證按照“按科目、摘要相同方式合并”或“按科目相同方式合并”合并顯示，在明細賬顯示界面提供是否“合并顯示”的選項。憑證錄入時結算方式及票據號必錄打印憑證頁腳姓名決定在打印憑證時，是否自動打印制單人、出納、審核人、記賬人的姓名?？傎~管理-初始設置選項設置-權限制單權限控制到科目單位有多個制單人，張三負責費用報銷，限制張三可以使用的科目為費用類科目和現金科目制單權限控制到憑證類別限制某個操作員只能填制某個類別的憑證操作員進行金額權限控制系統可以對不同級別的人員進行制單金額大小的控制，例如財務主管可以對10萬元以上的經濟業務制單，一般財務人員只能對5萬元以下的經濟業務制單，這樣可以減少由于不必要的責任事故帶來的經濟損失?？傎~管理-初始設置選項設置-權限憑證審核控制到操作員如果需要指定某具有憑證審核權限的操作員只能審核某些制單人填制的憑證，則應選擇該選項。出納憑證必須經由出納簽字出納憑證是指憑證上包含現金或銀行科目的憑證。涉及現金收付的業務是企業需要重點關注的業務，如果選擇該項，憑證處理流程為：填制憑證-出納簽字-審核憑證-記賬。憑證必須經由主管會計簽字如果企業中規定所有憑證都必須由主管會計簽字才能作為記賬依據，則應選中該項。允許修改、作廢他人填制的憑證如果制單人填制的憑證有誤，該選項決定其他人員如審核人員發現憑證有誤時是否允許修改或作廢。總賬管理-初始設置基礎檔案設置-財務信息會計科目設置企業核算的科目目錄先設置科目編碼方案及外幣總賬、工資、固定資產、應收、應付憑證類別設置企業核算的憑證類型

總賬、工資、固定資產、應收、應付外幣設置企業用到的外幣種類及匯率

所有子系統項目目錄設置企業需要對其進行核算和管理的對象、目錄可將存貨、成本對象、現金流量直接作為核算的項目目錄所有子系統總賬管理-初始設置基礎檔案錄入-財務-外幣2。選擇固定匯率，輸入匯率1。輸入外幣基本信息，確認總賬管理-初始設置基礎檔案錄入-財務-憑證類型類別字類別名稱限制類型限制科目備注收收款憑證借方必有1001,1002設定限制類型和限制科目的含義在于可以讓計算機自動判斷用戶輸入的內容是否與選擇的憑證類別相符。付付款憑證貸方必有1001,1002轉轉賬憑證憑證必無1001,1002填制憑證時選擇錯誤的憑證類型系統彈出相應的提示信息會計科目體系設計的原則會計科目的設置必須滿足會計報表編制的要求凡是報表所用數據,需從系統取數的,必須設立相應科目。會計科目年中要保持相對穩定。要考慮與各子系統的銜接。總賬管理-初始設置管理費用明細表部門招待費差旅費郵電費辦公費

10項合計企管辦

財務部

采購部

銷售部

生產部

10個

合計

會計科目-滿足報表的編制要求企業需要上報哪些報表?對外：資產負債表利潤表現金流量表對內：管理費用明細表總賬管理-初始設置科目設置:6602管理費用

660201招待費

66020101總經理辦公室

66020102財務部

660202差旅費

660203郵電費業務處理:

計入相應明細科目報表編制:

查詢明細賬管理費用明細表部門招待費差旅費郵電費辦公費

10項合計總經理辦

財務部

人事部

采購部

銷售部

10個

合計

二級明細科目表示-項目欄目三級明細科目表示-項目對象管理費用明細表-手工賬科目設計及報表生成總賬管理-初始設置科目設置:6602管理費用

660201招待費部門核算

660202差旅費部門核算

660203郵電費部門核算

業務處理:

計入科目、輔助核算項目報表編制:

查詢部門輔助賬

管理費用明細表部門招待費差旅費郵電費辦公費

10項合計企管辦

財務部

采購部

銷售部

生產部

10個

合計

二級明細科目表示-項目欄目部門目錄管理費用明細表-計算機賬科目設計及報表生成總賬管理-初始設置基礎檔案錄入-財務-新增會計科目總賬管理-初始設置總賬管理-初始設置基礎檔案錄入-財務-指定會計科目只有指定了“現金總賬科目”和“銀行總賬科目”，才能進行出納簽字，查詢現金日記賬和銀行日記賬。總賬管理-初始設置基礎檔案錄入-財務-項目目錄增加項目大類總賬管理-初始設置基礎檔案錄入-財務-項目目錄定義項目級次總賬管理-初始設置基礎檔案錄入-財務-項目目錄選擇項目核算科目總賬管理-初始設置基礎檔案錄入-財務-項目目錄進行項目分類定義總賬管理-初始設置基礎檔案錄入-財務-項目目錄增加項目檔案基礎檔案設置-收付結算結算方式資金收付業務中用到的結算方式。

總賬、應收、應付付款條件設置企業與往來單位協議規定的收、付款折扣優惠方法

應收、應付開戶銀行設置企業在收付結算中對應的開戶銀行信息

應收、應付總賬管理-初始設置總賬管理-初始設置基礎檔案錄入-收付結算-結算方式在填制憑證時，使用設置了“票據管理”的結算方式時，系統要求登記支票登記簿（未事先登記）或支票報銷功能（前面已登記）總賬管理-初始設置數據權限設置-數據權限控制設置選擇對“部門”進行數據權限控制總賬管理-初始設置數據權限設置設置用戶“田曉賓”可以對“銷售一部”的數據進行“查詢和錄入”總賬管理-初始設置準備期初數據為什么？很多企業多年一直采用手工核算方式，采用計算機信息管理后，為了保證手工業務與計算機系統的銜接，繼承歷史數據，保證業務處理的連續性，要將截止到目前為止手工核算的余額過入到計算機信息處理系統中作為期初數據，才能保持業務的完整性?？傎~管理-初始設置總賬期初余額準備準備總賬各科目的期初數據年初建賬準備各賬戶上年年末的余額作為新一年的期初余額。如某企業選擇2007年1月啟用總賬系統，則只需要整理該企業2006年12月末各賬戶的期末余額作為2007年1月初的期初余額，因為本年沒有累計數據發生，因此月初余額同時也是2007年年初余額。年中建賬準備各賬戶啟用會計期間上一期的期末余額作為啟用期的期初余額，而且還要整理自本年度開始截止至啟用期的各賬戶累計發生數據。例如，某企業2006年8月開始啟用總賬系統，那么，應將該企業2006年7月末各科目的期末余額及1-7月的累計發生額整理出來，作為計算機系統的期初數據錄入到總賬系統中，系統將自動計算年初余額?？傎~管理-初始設置總賬期初余額準備準備輔助賬各科目的期初數據如果科目設置了某種輔助核算，那么還需要準備輔助項目的期初余額。如何準備？應收賬款按客戶整理應付賬款按供應商整理個人往來按職員整理總賬管理-初始設置總賬期初余額錄入 末級科目的余額可以直接輸入。 非末級科目的余額數據由系統根據末級科目數據逐級向上匯總而得?？颇坑袛盗客鈳藕怂銜r，在輸入完本位幣金額后，還要輸入相應的數量和外幣信息?？颇坑休o助核算時，不能直接輸入該賬戶的期初余額，而是必須輸入輔助賬的期初余額。輔助賬余額輸入完畢后，自動帶回總賬。累計發生額可以直接輸入?？傎~管理-初始設置總賬與輔助賬的關系科目名稱方向幣別/計量年初余額1-啟用月累計借方發生額1-啟用月累計貸方發生額期初余額現金(1001)

借

7,256,157.397,254,000.0014,195.89應收賬款(1131)

借

60,000.00

20,000.00

157,600.00

日期憑證號客戶摘要方向金額業務員票號票據日期2006-06-25華宏公司期初數據借99600孫健2006-07-10昌新貿易公司期初數據借58000孫健單擊“匯總”總賬管理-初始設置期初試算平衡期初數據輸入完畢后應進行試算平衡。如果期初余額試算不平衡，可以填制、審核憑證，但不能進行記賬處理。因為企業信息化時，初始設置工作量大，占用時間比較長，為了不影響日常業務的正常進行，故允許在初始化工作未完成的情況下進行憑證的填制。憑證一經記賬，期初數據便不能再修改?？傎~管理-日常業務處理憑證管理填制憑證憑證復核憑證記帳修改憑證作廢憑證沖銷憑證憑證查詢憑證匯總出納管理出納簽字現金/銀行日記賬查詢資金日報支票登記簿銀行對賬總賬管理-日常業務處理憑證管理-填制憑證表頭憑證類別：滿足設置憑證時的限制類型憑證編號：按憑證類別按月自動順序編號憑證日期：默認登錄系統時的業務日期附單據數：該記賬憑證后所附的原始單據數表體摘要：每個記錄行都要有摘要會計科目：必須選擇末級科目金額：保持借貸平衡，紅字金額輸入負數總賬管理-日常業務處理憑證管理-填制憑證業務特征：輔助核算-銀行賬要求輸入輔助核算：結算方式票號總賬管理-日常業務處理憑證管理-填制憑證業務特征：輔助核算-銀行賬如果該結算方式設置了“票據管理”標志，需要進行“票號登記”總賬管理-日常業務處理憑證管理-填制憑證業務特征：輔助核算-外幣系統自動帶出匯率輸入外幣金額系統自動計算人民幣總賬管理-日常業務處理憑證管理-填制憑證業務特征：輔助核算-數量輸入數量和單價，系統自動計算金額總賬管理-日常業務處理憑證管理-填制憑證業務特征：輔助核算-客戶往來輸入客戶相關信息總賬管理-日常業務處理憑證管理-填制憑證業務特征：輔助核算-供應商往來輸入供應商相關信息總賬管理-日常業務處理憑證管理-填制憑證業務特征：輔助核算-部門輸入部門信息總賬管理-日常業務處理憑證管理-填制憑證業務特征：輔助核算-個人往來輸入個人信息總賬管理-日常業務處理憑證管理-填制憑證業務特征：輔助核算-項目核算輸入項目信息總賬管理-日常業務處理憑證管理-憑證復核出納簽字前提：在總賬系統選項中選擇了“出納憑證必須由出納簽字”在會計科目指定科目中制定了現金總賬科目和銀行總賬科目出納簽字可以在審核憑證之前，也可以在其之后主管簽字前提：在總賬系統選項中選擇了“憑證必須由主管簽字”審核憑證是必須環節制單人與審核人不能為同一人可以單張審核也可以成批審核總賬管理-日常業務處理憑證管理-憑證記賬前提期初余額試算平衡憑證已審核上月已經結賬過程選擇記賬范圍顯示記賬報告自動記賬記賬過程一旦中斷系統可自動恢復總賬管理-日常業務處理憑證管理-恢復記賬激活“恢復記賬前狀態”在對賬界面〈Ctrl〉+〈H〉取消記賬“憑證”-“恢復記賬前狀態”恢復最近一次記賬前狀態恢復到月初狀態（只有主管有權）注意事項己結賬月份的數據不能取消記賬總賬管理-日常業務處理憑證管理-修改憑證修改方式無痕跡修改對象：尚未審核和簽字的憑證（已審核、簽字的憑證需要取消審核、簽字）在填制憑證中找到要修改的憑證直接修改有痕跡修改對象：已記賬憑證紅字沖銷法或補充更正法修改內容憑證類別和憑證號不能修改能否修改他人填制的憑證取決于系統選項設置總賬管理-日常業務處理憑證管理-作廢/刪除憑證對象未審核未簽字憑證規定作廢憑證不能修改、不能審核應參與記賬，否則月末無法結賬刪除憑證對作廢憑證進行“整理”即可刪除總賬管理-日常業務處理憑證管理-沖銷憑證對象已記賬憑證方式手工編制系統自動編制總賬管理-日常業務處理憑證管理-查詢憑證豐富的查詢條件總賬管理-日常業務處理出納管理現金/銀行日記賬/資金日報支票登記簿前提設置了銀行賬將結算方式設置為票據管理支票領用支票報銷總賬管理-日常業務處理出納管理-現金日記賬總賬管理-日常業務處理出納管理-支票登記簿總賬管理-日常業務處理出納管理銀行對賬錄入銀行對賬期初數據錄入銀行對賬單銀行對賬自動對賬手工對賬查詢銀行存款余額調節表核銷銀行賬長期未達賬審計總賬管理-日常業務處理銀行對賬-輸入銀行對賬期初總賬管理-日常業務處理銀行對賬-自動對賬總賬管理-日常業務處理出納管理銀行對賬錄入銀行對賬期初數據錄入銀行對賬單銀行對賬自動對賬手工對賬查詢銀行存款余額調節表核銷銀行賬長期未達賬審計總賬管理-日常業務處理賬簿查詢基本會計賬簿查詢總賬發生額余額表采用計算機記賬的單位，可用發生額余額表代替總賬明細賬序時賬日記賬現金日記賬和銀行日記賬在出納管理中查詢多欄賬先定義，再查詢總賬管理-日常業務處理賬簿查詢-發生額余額表總賬管理-日常業務處理賬簿查詢-原材料明細賬總賬管理-日常業務處理賬簿查詢-管理費用多欄賬總賬管理-日常業務處理賬簿查詢輔助核算賬簿查詢個人核算個人核算主要進行個人借款、還款管理工作，及時地控制個人借款，完成清欠工作。個人核算可以提供個人往來明細賬、催款單、余額表、賬齡分析報告及自動清理核銷已清賬等功能。部門核算部門核算主要為了考核部門收支的發生情況，及時地反映控制部門費用的支出，對各部門的收支情況加以比較分析，便于部門考核。部門核算可以提供各級部門的總賬、明細賬，以及對各部門收入與費用進行部門收支分析等功能?？傎~管理-日常業務處理賬簿查詢-個人往來兩清總賬管理-日常業務處理賬簿查詢-部門收支分析總賬管理-日常業務處理賬簿查詢輔助核算賬簿查詢項目核算項目核算用于收入、成本、在建工程等業務的核算，以項目為中心為使用者提供各項目的成本、費用、收入、往來等匯總與明細信息，以及項目計劃執行報告等。客戶核算和供應商核算客戶核算和供應商核算主要進行客戶和供應商往來款項的發生、清欠管理工作，及時掌握往來款項的最新情況。可以提供往來款的總賬、明細賬、催款單、對賬單、往來賬清理、賬齡分析報告等功能。如果用戶啟用了應收款管理系統和應付款管理系統的話，可以分別在這兩個系統中對客戶往來款和供應商往來款進行更為詳細地核算與管理。總賬管理-日常業務處理賬簿查詢-客戶往來賬齡分析總賬管理-日常業務處理賬簿查詢-項目統計分析總賬管理-期末處理自動轉賬外部轉賬：其他系統向總賬系統傳遞的憑證工資：工資費用分配，相關費用計提固定資產：固定資產增減變動、計提折舊應收款管理：應收款發生、收回、壞賬準備應付款管理：應付款發生、支付存貨核算：采購入庫、銷售出庫內部轉賬：在總賬系統內部通過設置憑證模板自動生成的憑證費用的分配、分攤和計提稅金的計算成本費用的結轉期間損益的結轉總賬管理-期末處理定義轉賬憑證定義內容憑證類別摘要會計科目金額來源公式生成轉賬憑證自動轉賬憑證的生成順序相關憑證已經全部登記入賬自動轉賬生成的憑證仍需審核記賬總賬管理-期末處理對賬總賬與明細賬核對總賬與輔助賬核對結賬結賬前檢查本月業務是否已全部記賬，有未記賬憑證時不能結賬。檢查上月是否已結賬，上月未結賬，則本月不能結賬。實際上，上月未結賬的話，本月也不能記賬，只能填制、復核憑證。核對總賬與明細賬、總賬與輔助賬，賬賬不符不能結賬。對科目余額進行試算平衡，試算結果不平衡將不能結賬。損益類賬戶是否已結轉至本年利潤。當各子系統集成應用時，總賬系統必須在其他各子系統結賬后才能最后結賬。結賬后當月不能再填制憑證將當月各賬戶發生額及余額轉到下月作為期初余額演講完畢，謝謝觀看！附錄資料：不需要的可以自行刪除?CAD/CAPP/PDM/ERP

信息集成策略與實施

?基本概念CADComputerAddedDesignCAPPComputerAddedProcessPlanningPDMProductDataManagementMRMManufacturingResourcesManagementMRPMaterialRequirementPlanningMRPIIManufacturingResourcesManagementERPEnterpriseResourcesManagement?CAD/CAPP/PDM/ERP

信息集成策略與實施波音公司實施DCAC/MRM簡介沈飛公司企業信息化建設發展歷程沈飛汽車公司CIMS總體方案介紹實施經驗與教訓?波音公司實施DCAC/MRM簡介

DCAC/MRM的基本概念與目標實施的四個關鍵要素實施的原則DCAC/MRM運作示意圖五個宏過程簡介信息系統招標過程科學的實施方法學?DCAC/MRM的基本概念與目標DCAC定義與控制飛機構型MRM制造資源管理重新構思并從根本上精簡相關過程時間-50%成本-25%缺陷率-50%客戶滿意度100%?DCAC定義與控制飛機構型

確定客戶想要購買飛機的飛機特征按客戶特定的訂單定義飛機制定飛機的工藝計劃以便按訂單制造?MRM制造資源管理

制定生產的進度計劃制定訂單物料的庫存管理向供應商采購飛機的零、部件?實施的四個關鍵要素

SSPD單一的產品數據源SCM簡化的構型管理TBS簡化的經營流TMM簡化的物料管理?SSPD單一的產品數據源

提供單一的存取接口提供單一的產品數據邏輯結構,供不同的生產階段使用提供產品定義、生產數據的單一存取點物料清單（BOM）清晰、準確、多視圖?SCM簡化的構型管理不把圖紙作為構型有效性依據改用模型號和零件號來控制構型簡化更改管理消除設計出錯的源泉簡化構型管理精確、清晰的物料清單減少無附加值工作?TBS簡化的經營流

把產品元素和工作過程分成三類工程、工藝資源的重新利用縮短周期時間、降低成本簡化訂單下達和采購過程滿足客戶特定要求主機型TBS1次機型TBS2客戶驅動，已交付過的TBS2客戶驅動，新設計的TBS3?TMM簡化的物料管理

與TBS相匹配的物料管理方法簡化的制造資源系統采用準時制技術進度、訂單、采購、所有零件、工具和物料庫存管理需求與進度依據物料在BOM中的位置來安排客戶化訂單，進度和生產基于TBS特性來安排?實施的原則SSPD包含全部產品數據數據始終是現行的、協調的無冗余的