秘書工作細則附件1：秘書工作流程綜合中心副總崗位職責秘書會議審核表提案工作總結做會議記錄會議工作總結本職工作總結會議計劃表會議管理制度辦公室主任會議工作細節審核一覽表企業會議管理制度會議管理要領員工建議改善辦法會議提案改善方案提案管理辦法創意提案改善制度提案建議效益獎的的管理制度提案管理制度會議管理制度注注意要點開會的目的本次的會議是否實會議？有沒有其他開會的目的是否明設定要項方面開會的時機、時間開會的場所是否恰所邀集的與會人員開會通知方面是否對于與會人員對于開會的主旨、是否事先通知與會是否通知與會人員會議的準備方面是否事先擬就議題事前是否應當分發備呢？是否安排好會議的是否必須用到幻燈邀集與會人員的選定標準·對于該項議題確實身有感觸者·對于該項議題確實握有資料、學有專精并饒有經驗者·本次會議的結論將會對其有所影響者·邀其與會參與發言講座的好處要比因該員出席會議而致工作停頓所造成的損失來得更大者會議計劃表年度會議活動計劃表會議名稱細節項目開會次數開會日期開會時間會議目的及宗旨與會人員司儀主席會議召集單位會議記錄總務與會者應備資料會場標示資料日前或事前的分發資料會議工作細節審核一覽表工作項目 查核 工作項目1．活動的主旨 2．活動的規范3．預算4．招待對象的層次5．總參加人數（查對邀請回函）6．活動日期及時間（注意是否與其他同業的活動撞檔？）7．活動日數8．籌備單位9．活動的負責人10．活動作業分工明細11．會場的預訂主會場開會場地洽談室展示場來賓休息室主辦單位休息室（干事、辦事員）演藝人員休息室12．制作來賓名冊姓名、地址、公司名稱、電話、職銜等的核對13．邀請函信封邀請卡回函明信片紀念品兌換券停車券指引地圖點心券餐券訂制張數（多印20%的備份）信封書寫作業投遞作業承辦員投遞日期（要以活動日期的二、三個星期前寄達對方為原則）14．紀念品方面紀念品的選定決定包裝紙外包裝書寫作業禮品題款作業姓名書寫作業蝴蝶結裝飾作業雕冰花飾胸花禮品包裝作業訂制數量（要多出20%的備份）15．接送交通工具方面飛機火車巴士轎車16．紅包（給司機、演藝人員……的）17．會場布置18．宴會的形式餐桌入座式自助餐入座式半人座式自助餐雞尾酒立食式自助餐雞尾酒會立食式19．料理樣式法國料理中國料理各國料理大會串路攤式、模擬餐館式、餐臺取食式、餐車服務式20．雕冰（原色、彩色）21．飲料餐前酒威士忌雞尾酒啤酒（罐裝或生啤酒）飲料類吧臺餐車餐車女服務生干杯用的酒類（國產酒或洋酒）22．香煙方面香煙雪茄品牌（國產或進口）特別訂做的煙盒香煙攤女服務員23．菜單的印制24．花飾方面花圈花藍桌上花飾旗袍各國民族的衣著工作項目 查核 工作項目饋贈用花束 32．表演女郎典禮臺花飾 33．女性公關人員禮桌花飾 34．住宿安排方面文字花飾 安排來賓的住宿（套房、單人房、雙吊掛花飾 人房）蠟燭 主辦人員住宿問題展示品飾花 演藝人員的住宿禮花（獻禮用） 預訂房間25．園景制作 妥善分配房間西式園景 35．特設專用柜臺東方園景36．支付的負擔范圍（住宿、餐費、租借盆景取用冰箱內的食物費用、電話觀葉盆景 費……）觀花盆景 37．安排用餐方面茶幾 住宿者的用餐事宜遮陽傘 來賓、司機的用餐問題26．看板、標示板類 服務人員的用餐歡迎看板 演藝人員、樂隊的用餐問題大門看板 38．活動行程方面方向標式 司儀開場白專用停車場標示牌 主席致辭受付處看板 來賓致辭會場入口處歡迎光臨的拱門 舉杯同慶典禮臺看板 余興節目展示商品說明標示牌 朗讀賀電會場內指引標示牌 致謝辭社徽、商標看板 活動行程表的標示國旗、社旗、大會旗 活動行程表的書寫工作27．拍照攝影方面 播放背景音樂紀念照片 放映宣傳影片、幻燈片快照 39．服務柜臺的工作方面記錄攝影 來賓出缺席的確認拍立得照片（拍照女服務員） 發放胸章28．選擇桌子（選用圓桌或方桌） 發放活動行程表29．座位順序 主席迎賓作業桌面標示卡 引導來賓到休息室桌面標示卡的書寫作業 發放座位牌印制座位配置表 發放紀念品30．胸章、名牌方面 接待大眾傳播人員顏色、大小、種類的選定 設置暫時電話公司名稱、職銜、姓名的書寫作業 來賓簽名紀念31．女服務員著裝方面 40．表演節目的總預算方面洋裝 本單元的活動企劃安排演藝人員、樂隊 節目策劃及演出節目執導會場布置 工作項目 查核 工作項目 工作項目 查核 工作項目茶水點心的招待工廠、公司落成說明接待記者采訪人員接送交通工具聯絡有關官方機構和鄰居打招呼裝置臨時電話 洽談室接待記者采訪人員46．服裝西裝燕尾服制服47．支付旅館費用方面給水、排水的設備電氣、瓦斯的設備冷暖器設備桌椅桌巾照明設備音響設備游藝節目紀念品支付的日期匯款、前來收款、當天支付現金出納員48．旅館事務方面的承辦員主辦人員餐宴預約辦事員餐宴服務經辦員住宿服務經辦員預約訂房經辦員企業會議管理制度總則為改進作風，減少會議、縮短會議時間，提高會議質量，特制訂本制度。會議分類及組織第一條全廠歸納為四類：1．廠級會議：主要包括黨政領導（擴大）會，全廠干部會、全廠班組長會、全廠賞大會、全廠團員大會、全廠職工大會，全廠技術人員會以及各種代表大會。應分別報請黨委或廠部批準后，由黨、政、工、團等辦事部門分別負責組織召開。2．專業會議：系全廠性的技術、業務綜合會（如經營活動分析會、質量分析會、生產技術準備會、生產調度會、安全工作會等），由分管廠領導批準，主管業務科室負責組織。3．系統和部門工作會：各車間、科室、支部召開的工作會（如車間辦工會、科務會、支部會、車間（科室）職工大會等）由各車間科室、持部領導決定召開并負責組織。4．班組（小組）會：由各黨、工、團小組長或行政組長決定并主持召開。第二條上級或外單位在我廠召開的會議（如現場會、報告會、辦公會等）或廠際業務會（如聯營洽談會，用戶座談會等）一律由廠辦受理安排，有關業務對口科室協作作好會務工作。（三）會議安排第三條例會的安排為避免會議過多或重復，全廠正常性的會議一律納入例會制，原則上要近例行規定的時間、地點、內容、組織召開。例行會議安排如下：1．行政技術會議廠長辦公會：研究、部署行政工作，討論決定全廠行政工作重大問題。廠務會：總結評價當月生產行政工作情況，安排布置下月工作任務。班組長以上干部大會（或全廠職大會）：總結上季（半年、全年）工作情況、部署本季（半年、新年）工作任務，表彰獎勵先進集體、個人。經營活動分析會：匯報、分析工廠計劃執行情況和經營活動成果，評價各方面的工作情況，肯定成績，揭露矛盾，提出改進措施，不斷提高工廠經濟效益。質量分析會：匯報、總結、上月產品質量情況，討論分析質量事故（問題）、研究決定質量改進措施。安全工作會（含治安、消防工作）：匯報總結前季安全生產、治安、消防工作情況，分析處理事故，檢查分析事故隱患，研究確定安全防范措施。技術工作會（含生產技術準備會）匯報、總結當月技術改造、新產品開發、科研、技術和日常生產技術準備工作計劃完成情況，布置下月技術工作任務、研究確定解決有磁技術問題的措施方案。生產調度會：調度、平衡生產進度、研究解決各車間科室不能自行解決的重大問題。科務會：檢查、總結、布置工作。班組會：檢查、總結、布置工作。班組（科室）班前會：對先天工作進行講評，布置當日工作任務和注意事項。2．各類代表大會職工代表大會：車間（部門）職工大會（或職工代表小組會）：黨員代表大會；團員代表大會；科協會員代表大會：企協會員代表大會：3．民主管理會議：工廠管理委員會：廠長、黨委書記、工會主度聯度會：生產管理委員會：生活福利委員會：4．論文、成果發布會。科協年會：企協年會：政治思想政治工作研究會年會：廠QC成果發布會：科技成果發布會：信息發布會：企管成果發布會：第四條其他會議的安排：凡涉及多個車間（科室）負責人參加的各種會議，均須于會議召開前XX經部門或分管廠領導批準后，分別報兩辦匯總，并由廠辦統一安排，方可召開。第五條廠辦每周六應將全廠例會和各種臨時會議，統一平衡編制會議計劃并訂了發到廠領導和各車間、科室及有關服務人員。第六條凡廠辦已列入會計計劃的會議，如需改期，或遇特殊情況需安排新的其他會議時，召集單位應提前2天報請廠辦調整會議計劃。未經廠辦同意，任何人不得隨便打亂正常會議計劃。第七條對于準備不充分、或重復性、或無多大作用的會議，廠辦有權拒絕安排。第八條對于參加人員相同、內容接近、時間相適的幾個會議、廠辦有權安排并召開。第九條各部門會期必須服從全廠統一安排，各部門小會不應安排在全廠例會同期召開，（與會人員不發生時間上的沖突除外）應支持小會服從大會，局部服從整體的原則。（四）會議的準備第十條所有會議主持人和召集單位與會人員都應分別作好有磁準備工作。（包括擬好會議議程、提案、匯報總結提綱，發言要點、工作計劃草案、決議決定草案、落實會場、備好坐位、茶具茶水、獎品、紀念品，通知與會人等。會議管理要領（一）提高會議成效的要領1．要嚴格遵守會議的開始時間。2．要在開頭就議題的要旨做一番簡潔的說明。3．要把會議事項的進行順序與時間的分配預先告知與會者。4．在會議進行中要注意如下事項：發言內容是否偏離了議題？發言內容是否出于個人的利害？是否全體人員都專心聆聽發言呢？是否發言者過于集中于某些人呢？是否有從頭到尾都沒有發言過的人呢？是否某個人的發言過于冗長呢？發言的內容是否朝著結論推進呢？5．應當引導在預定時間內做出結論。6．在必須延長會議時間時，應取得大家的同意，并決定延長的時間。7．應當把整理出來的結論交給全體人員表決確認。8．應當把決議付諸實行的程序理出，加以確認。（二）會議禁忌事項1．發言時不可長篇大論，滔滔不絕（原則上以3分鐘為限）2．不可從頭到尾沉默到底。3．不可取用不正確的資料。4．不要盡談些期待性的預測。5．不可做人身攻擊。6．不可打斷他人的發言。7．不可不懂裝懂，胡言亂語。8．不要談到抽象論或觀念論。9．不可對發言者吹毛求疵。10．不要中途離席。會議工作表格會議程序表會議發言要點表發言發言人主旨發言要點重要程度[主要反對意見][檢討事項][]重要程度A重要B要檢討C考慮目目的□1．是否正確把握會議的目的．成員？1．目的2．主題3．前例出席者□2．是否確認過出席者名單1．其觀點2．性格傾向3．發言的習慣會場□3．是否確認會場．日期？1．會場在哪里？2．日期3．席位順序議題□4．是否事先針對議題加以檢討？1．議題是什么？2．其資料3．檢討發言□5．是否檢討過發言的時機容。1．該發言的時機是2．誤發言的內容為3．發言是否精簡質詢□6．是否檢討過應質詢與被質詢的事？1．想質詢的事是什么？2．時機為3．可能被質詢的事是什么協助□7．對主席或協調者的協調態度如何？1．是否協助主席？2．是否協助相同立場的人3．表示贊同時態度是否明流程□8．是否很靈敏地抓住會議的流程1．對會議的氣氛是否很敏2．對會議的流程是否3．是否能引導會議的會議功能分析

O]幽默幽默□9．是否認識到會議中，幽默是一張最好的王牌？1．是否能緩和開會中的氣2．2．是否能適度地幽默言？3．3．是否錯失了幽默發機？□10．會議進行檢查表□□1．是否嚴守準時開會．準時散會？□2．議題的主結晶說明是否精簡？□3．是否告知出席者會議進行程序，并請求協助？□4．就討論題目是否公平地接受質疑？□5．是否強迫某特定人員發言？□6．是否批評某人的發言？□7．發言者是否有自現自夸的傾向？□8．是否有感情用事的發言的情況？□9．是否有特定某人獨自發言的情況？□10．是否很多閑談．私語□11．是否有人自始至終保待沉默？□12．是否能在既定時間內做出一個結論？□□13．在既定時間內沒有結論時，是否有任何處理方式？□14．意見對峙時，是否有解決的對策？□15．是否也尊重少數意見？備注會議決定事項確認表□決定事項□決定事項決定內容□決定內容□條件條件目標實施方法實施方法標語參考資料開會通知表會通知如下。題期題期月日時分時分點席者席料告秘書工作會議審核表本次的會議是否實際需要？（是否只是流于形式的例行會議？有沒的解決方法？）本次的會議是否實際需要？（是否只是流于形式的例行會議？有沒的解決方法？）開會的目的是否明確？開會的時機．時間是否妥當？開會的場所是否恰當？所邀集的與會人員是否恰當？是否對于與會人員確實通知妥當了？對于開會的主旨．議題是否確實通知與會人員？是否事先通知與會人員應當事先就議題做好準備呢？是否通知與會人員事先備妥有關的資料呢？是否事先擬就議題的進行順序及時間的分配呢？事前是否應當分發參考資料呢？是否已經做了應變的準備呢？是否安排會議的記錄呢？是否必須用到幻燈或錄像機等的機械設備呢？邀集與會人員的選定標準．對于該項議題確實身有感觸者．對于該項議題確實握有資料．學者專精并饒有經驗者．本次會議的結論將對其所影響者．邀其與會參與發言讀者討論的好處要比因該員出席會議而致工作停頓所造成的損失來得更大者會議計劃表會議名稱會議名稱細節項目開會次數開會日期開會時間會議目的及宗旨與會人員司儀主席會議召集單位會議記錄總務與會者應備資料與會者應備資料會場標示資料日前事前的分發資料會議工作細節審核一覽表會場內指引標示牌會場內指引標示牌受付處看板展示商品說明標示牌會場內指引標示牌社徽．商標看板國旗、社旗、大會旗27．拍照攝影方面紀念照片快照記錄攝影拍立得照片（拍照女服務員）28．選擇桌子（選用圓桌或方桌）29．座位順序桌面標示卡桌面標示卡的書寫作業印制座位配置表30．胸章．名牌方面顏色．大小．種類的選定公司名稱．職銜．姓名的書寫作業31．女服務員著裝方面洋裝安排演藝人員．樂隊播放背景音樂放映宣傳影片．幻燈片39．服務柜臺的工作方面來賓出缺席的確認發放胸章發放活動行程表主席迎賓作業引導來賓到休息發放座位牌發放紀念品接待大眾傳播人員設置暫時電話來賓簽名紀念40．表演節目的總預算方面本單元的活動企劃節目策劃及演出節目執導會場布置．年度會計實施計劃表會議名會議名區分舉辦次數舉辦日期舉辦時間目的參加者司儀主席事務負責人議事記錄黑板記錄員出席者參考資料會場分發的資料會前分發提高會議效率的會議記錄年月會議記錄出席者時間年月日星期時分時分主持者地點記錄者黑板缺席者理由議題問題點部門訣議事項承辦者期限查核說明說明附件2：提案管理制度員工建議改善辦法第一條本公司為倡導參與管理，并激勵員工就其平時工作經驗或研究心得，對公司業務、管理及技術，提供建設性的改善意見，藉以提高經營績效，特訂定本辦法。第二條本公司各級員工對本公司的經營，不論在技術上或管理上，如有改進或興革意見，均得向人事部索取建議書，將擬建議事項內容詳予填列。如建議人缺乏良好的文字表達能力者，可洽請人事部經理或單位主管協助填列之。第三條建議書內應列的主要項目如下:(一)建議事由:簡要說明建議改進的具體事項。(二)原有缺失:詳細說明在建議案未提出前，原有情形之末燼妥善處以及應予興革意見。(三)改進意見或辦法:詳細說明建議改善之具體辦法，包括方法、程序、及步驟等項。(四)預期效果:應詳細說明讀建議案經采納后，可能獲致的成效，包括提高效率、簡化作業、增加銷售、創造利潤或節省開支等項目。第四條建議書填妥后，應以郵寄或面遞方式，送交人事部經理親收。第五條建議書內容如偏于批評，或無具體的改進或興革實施辦法，或不具真實姓名者，人事部經理得為內容不全，不予交付審議，其有真實姓名者，并應由人事部經理據實委婉簽注理由，將原件密退還原建議人。第六條本公司為審議員工建議案件，設置員工建議審議委員會(以下簡稱審委會)由各幕僚單位主管為當然審議委員，經營會議經理為召集人，必要時，人事部經理并得與召集人洽商后邀請與建議案內容有關的主辦單位主管出席之。第七條審委會的職責如下:(一)關于員工建議建件的審議事項。(二)關于員工建議案件評審標準的研訂事項。(三)關于建議案件獎金金額的研議事項。(四)關于建議案件實施成果的檢討事項。(五)其他有關建議制度的研究改進事項。第八條人事部收受建議書后，認為完全者，應即于收件三日內編號密封送交審委會召集人，提交審委會審議。如因案情特殊，得由審委會另行洽請與該建議案內容有關的人員先行評核，提供審委會作為審議參加。前項審委會的審議除因案件特殊者得延長至30天外，應于審委會召集人收件日起15天內完成審議工作。第九條本公司員工所提建議，具有下列情事之一者，應予獎勵:(一)對于公司組織研提調整意見，能收精簡或強化組織功能效果者。(二)對于公司商品銷售或售后服務，研提具體改進方案，具有重大價值或增進收益者。(三)對于商品修護的技術，提出改進方法，值得實行的。(四)對于公司各項規章、制度、辦法提供具體改善建議，有助于經營效能提高者。(五)對于公司各項作業方法、程序、報表等，提供改善意見，具有降低成本、簡化作業、提高工作效率的功效者。(六)對于公司未來經營的研究發展等事項，提出研究報告，具有采納價值或效果者。第十條前條獎勵的標準，由審委會各委員依員工建議案評核表各個評核項目分別逐項研討并評訂分數后，以總平均分數依下表擬定等級及其獎金金額。等級等級獎金第一等200元第二等400元第三等600元第四等800元第五等1000元第六等2000元第七等3000元第八等5000元第九等7000元第十等10000元特等10000元第十一條建議案經審委會審定認為不宜采納施行者，應交由人事部經理據實委婉簽注理由通知原建議人。第十二條建議案經審委會審定認為可以采納并施行于本公司者，應由審委會召集人會同人事部經理于審委會審定后三日內，以書面詳細注明建議人姓名、建議案內容及諒建議案施行后對公司的可能貢獻、核定等級及獎金數額與理由，連同審委會各委員的評核表，一并報請經營會議復議后由總經理核定。惟經審委會定其等級在第四等以下者，得由審委會決議后即按等級發給獎金。經經營會議復議后認為可列為十等者，應呈請董事長核定。第十三條為避免審委會各委員對建議人的主觀印象，影響評核結果的公平起見，人事部經理在建議案未經審委會評定前，對建議人的姓名應予保密，不得泄露。第十四條建議的案件如系由二人以上共同提出者，其所得的獎金，按人數平均發給。第十五條有下列各情形之一者，不得申請該獎:(一)各級主管人員對其本身職掌范圍內所作的建議。(二)被指派或聘用為專門研究工作而提出與核工作有關的建議方案者。(三)由主管指定為業務、管理、技術的改進或工作方法、程序、表報的改善或簡化等作業，而獲致的改進建議者。(四)同一建議事項經他人提出并已獲得獎金者。第十六條本公司各單位如有任何問題或困難，需求解決或改進時，經呈請總經理核準后得公開向員工征求意見，所得建議的審議與獎勵，得依本辦法辦理。第十七條員工建議案的最后處理情形，應由人事部通知原建議人，員工所提建議，不論采納與否均應由人事部負責歸檔。經核定給獎的建議案，并應在公司公布欄及第二部分月刊中表揚。第十八條本辦法經呈請總經理核準后公布施行，修訂時同。會議提案改善方案(一)為期各單位主管踴躍提供其有利于營運改進的意見，藉資提高經營的效率，并便會議能疏通及統一與會人員的意志，避免會而不議，議而不決，決而不行的弊病，與會人員除口頭提出工作報告(前月)外，特定本方案。(二)提案建議書，其內容如下:1·有關管理改進事項。2·提案規章的修訂。3·有關制造技術及品質的改良，操作方法或程序及機械配置的改進事項。4·有關設備的設計或修改事項。5·有關新產品的創意或包裝的改良事項。6·有關成本的減低事項。7·有關物料的節省及廢料的利用事項。8·有關工廠安全或機械、工具的保養事項。9·部門間的協調事項。10·有關業務的調整方案。11·其他有利于本公司興革事項。(三)提案手續如下:1·應使用的規定提案建議書用紙(附表)。2·提案建議書記載下列事項。(1)提案人。(2)所屬單位。(3)案由。(4)具體內容說明(必要時添附改善前后的數值比較、圖面或說明資料)。(5)研議事項(由總經理填寫)。(四)為處理提案的順利，請照規定時間送達總經理室以便匯編處理。(五)本方案經呈準后通知實施，修改時亦同。提案建議效益獎的管理條例□總則第一條為了落實公司關于提案建議和技術革新、技術開發項目管理辦法，調動廣大員工的積極性、創造性，推動公司提案建議和技術革新、技術開發工作的開展，促進生產技術的進步，改善經營管理，增加企業活力，特制訂本條例。第二條提案建議和技術革新、技術開發工作是企業管理的重要組成部分，是提高企業素質的童要手段。各部門要積極發動、支持和鼓勵員工開展這項活動。第三條本條例由總工室和科技項目評審委員會組織實施。□獎勵范圍第四條本條例實施獎勵的范圍包括兩個方面:一是被采納取得效果的合理化建議;二是取得成果的技術革新、技術開發項目。第五條合同化建議和技術革新、技術開發項目應該在如下諸方面發揮效用:1·挖掘通信設備能力，改善通信網絡，增強通信能力。2·改善經營管理，提高通信質量和經濟