千里之行，始于足下。第2頁/共2頁精品文檔推薦企業行政公文寫作基本常識公文定義

企業公文是在生產經營和行政治理等過程中形成的具有強制執行效力和規范體式的公務文書，是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，貫徹降實企業戰略部署、經營方針，公布規章制度，施行行政措施，請示和答復咨詢題，指導、布置和商洽工作，報告事情和舉行經營活動等的重要工具和歷史資料。

公文種類

（一）決定適用于對重要事項或重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員。

（二）通知適用于批轉所屬部門/公司的公文，轉發上級主管部門和別相隸屬單位公文；公布規章制度；要求所屬部門/公司辦理和需要周知或共同執行的事項；任免干部等。

（三）通報適用于表彰先進，批判錯誤，傳達重要精神或事情。

（四）報告適用于向上級主管部門匯報工作、反映事情、提出意見或建議，答復上級機關的詢咨詢。（五）請示適用于向上級主管部門請求指示、批準。

（六）批復適用于答復所屬部門/公司、群眾組織請示事項。

（七）意見適用于對重要咨詢題提出意見和處理方法。

（八）函適用于別相隸屬單位之間相互商洽工作、詢咨詢和答復某一事項或某些業務性、暫時性的咨詢題等。

公文格式

（一）涉秘公文應當標明密級和保密期限，其中，“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數序號。

（二）緊急公文應當依照緊急程序分不標明“特急”、“急件”。

（三）發文機關標識應當使用發文機關全稱或者規范化簡稱；聯合行文，主辦機關羅列在前。

（四）發文字號應當包括機關代字、年份、序號。聯合行文，只標明主辦機關發文字號。

（五）上行文應當注明簽發人、會簽人姓名。其中，“請示”應當在

附注處注明聯系人的姓名和電話。

（六）公文標題應當準確簡要地概括公文的要緊內容并標明公文種類，普通應當標明發文機關。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，普通別用標點符號。

（七）主送機關指公文的要緊受理機關，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。

（八）公文如有附件，應當注明附件順序和名稱。

（九）公文除“會議紀要”和以電報形式發出的以外，應當加蓋印章。聯合上報的公文，由主辦機關加蓋印章；聯合下發的公文，發文機關都應當加蓋印章。

（十）成文日期要用漢字將年、月、日標全，“零”寫為“O”。成文時刻以XXX簽發的階段為準；聯合行文，以最終簽發單位XXX的簽發階段為準；干部任免以會議經過日期為準。

（十一）公文如有附注（需要講明的其他事項），應當加括號標注。

（十二）公文應當依照內容標注主題詞，主題詞應操縱在5個詞組之內。

（十三）抄送機關指除主送機關外需要執行或知曉公文的其他機關，應當使用全稱或者規范化簡稱、統稱。（十四）文字從左至右橫寫、橫排。公文用紙普通采納國際標準A4型（210mm×297mm），左側裝訂。張貼的公文用紙大小，依照實際需要確定。

三、行文要求

（一）行文應當注重必要性和實效，堅持少而精的原則。

（二）行文關系依照職權范圍、隸屬關系確定，普通別得越級請示或報告。

（三）“請示”應當一文一事，只寫一具主送單位。如需要并且送其他單位，應用抄送形式，原則上別得并且抄送下屬單位。

（四）報告別得夾帶請示事項。

（五）主送上級主管單位的公文，用“請示”或“報告”；向無隸屬

關系的有關部門洽談工作、詢咨詢和答復咨詢題、請求批準等，行文用“函”，只主送一具單位，其他有關單位抄送。

四、草擬公文應注意以下事項：

（一）內容要符合國家的法律、法規，符合黨的方針、政策，符合上級主管部門和本企業的有關規定和實際。

（二）事情真的、觀點明確、條理清晰，層次分明，文字精煉，用詞恰當，標點準確，篇幅力求簡短。行文關系恰當，公文體式得當，使用規范化簡稱。

（三）涉及國家隱秘和企業隱秘事項的公文要依據《中華人民共和國保守國家隱秘法》規定，準確劃定密級，按要求明確標明密級及保密期限。

（四）人名、地名、數字、行文要準確。時刻應寫具體的年月日。引用公文先引標題，后引發文字號。（五）行文要使用國家法定計量單位。數字，除成文時刻、部分結構層次、序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭群彩語句中作為語素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數碼。

（六）公文中章節序數的寫法普通按下列順序羅列：第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“（1）”。

（七）文稿一律用鋼筆、簽字筆書寫或計算機打印稿，原稿一并附后。

第一節決定

一、概述

《國家行政機關公文處理暫行方法》中規定：“對某些咨詢題或者重大行動作出安排，用決定”。決定的使用范圍非常廣，國家黨政機關、組織團體和企事業單位都能夠使用。

決定——是各單位對特定事項或咨詢題作出的決議或規定，要求相關人員必須貫徹執行，絕別能陽奉陰違。它最要緊的特點是指令性和規范性。

決定在形式上大體有三種類型

——針對某個具體咨詢題或事項的決策。如《全國人民代表大會常務委員會對于迅速審判嚴峻危害社會治安的犯罪分子的程序的決定》。

——針對某一方面的工作或某一類咨詢題的決定。這種決定，普通偏重于統一認識和確定某一方面的方針決策。如《國務院對于進一步加強產品質量工作若干咨詢題的決定》。

——用于表彰或懲戒的決定。這是因為某一事件活動過程差不多完結，為了樹立模范以表彰好人好事，或者吸取教訓以批判壞人壞事而作出的決定。如《國資委黨委對于表彰中央企業少年文明號班組的決定》。

二、格式與內容

決定的格式普通由標題、正文、發文機關、成文日期等幾部分組成。

1、標題：普通由發文機關、事由和文種組成，例如《國務院對于進一步加強產品質量工作若干咨詢題的決定》、《中國機械工業集團有限公司對于表彰2006-2007年度先進黨支部、優秀XXX員和優秀黨務工作者的決定》。

2、正文：決定的正文可采納分條列述式、篇段合一式或分段式的結構辦法。

不管采納哪種結構形式，都要寫明兩項內容：第一，決定的依照；第二，決定的內容。假如是法規性決定，還要提出希翼或要求。

別同類型的決定，事項別同，寫法也有差不。如法規性、部署指揮性的決定，內容普通都較復雜，文字也較長。可采納分條列述式，或用段旨撮要形式，突出每段要緊決定事項。也可采納分列小標題式。獎懲性決定的寫法與前兩種寫法差不較大。這種決定普通采納分自然段的辦法:一是先介紹被表彰或被懲罰的單位或個人的基本事情；二是敘寫具體的先進事跡或錯誤事實；三是獎勵或處分的依據，四是具體的獎勵或處分的決定。

3、發文機關：要寫機關全稱或者規范化簡稱。單一機關制發的行政公文，此項內容能夠省略。

4、成文日期：要用漢字寫明年、月、日。

第二節通知

一、概述

通知是上級機關向下級機關傳達指示、批轉下級機關的公文、轉發上級機關和別相隸屬機關的公文，

布置工作與周知事項時所用的一種下行公文，有時也是告知有關單位需要周知或共同執行的事項的平行文種。

通知是常用公文之一，其應用范圍最廣、使用頻率最高。國務院辦公廳公布的于2001年1月1日開始實施的《國家機關公文處理方法》中規定，通知“適用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和別相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理的需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員”。對通知的制發單位沒有級不的限制。

二、格式與內容

按通知的性質來劃分，普通可分為告知性通知、布置性通知、公布性通知和會議性通知。告知性是每一種通知的共同特性。

通知普通由標題、正文和降款及時刻幾個部分組成。

1、標題

標題有兩種格式，一種是公文規范性標題，另一種由事由加文種構成。前者由發文單位、文種構成，如《×××(發文單位名稱)通知》；后者由事由和文種構成，如《對于仔細貫徹執行會計從業資格治理制度有關規定的通知》。

2、正文

因通知的類型別同，正文的寫法、要求也別同。

(1)告知性和布置性通知。這類通知是上級單位向下級單位作出某項指示、布置某項工作的通知。具體要求是：緣由要充分，行文要簡潔，事項要交代清晰。“特此通知”、“以上事項望周知”是這類通知慣用的結尾句式。

(2)批示性通知。這類通知大都以批轉或轉發的文件為主，通知本身只起按語的作用。“現將……轉批(轉發》給你們，請研究執行(參照執行、遵照執行)”是這類通知慣用的結尾句式。

(3)會議性通知。這類通知正文包括兩部分，即通知的緣由和通知事項及內容。前者要寫出召開會議的目的、意義；后者要緊交待會議議題、時刻、地方，必要時還要交待參加人員的條件、范圍等。

(4)任免性通知。這類通知算是任命和免去干部(企業治理、領導層人員)職務的通知。惟獨任命事項沒有免去事項的通知，叫任命通知；惟獨免去事項沒有任命事項的通知，叫免職通知。因為任免通知關系到人事變動，因此在提法、措辭、人名次序羅列上要特殊謹慎。

3、結尾簽署發文單位和發文時刻。單位算是指發文單位，時刻算是公布通知的時刻。

第三節通報

一、概述

通報是用來向所屬單位或群眾傳達重要事情、表揚好人好事、批判錯誤的一種公文形式。它是從事工作指導、思想教育時常用的一種公文。從行文關系看，通報屬下行文。通報經過反映有關典型事例或事情，表達了上級機關、領導部門的意圖和精神，具有領導指導性。

通報有以下特點:

1、客觀、真實

通報的內容別僅必須真實準確，而且還必須有典型性、代表性，才干起到較廣泛的教育推動作用，所傳達的重要精神也應對一具階段或一具方面的工作有重要的指導意義。

2、告知范圍廣

由于通報所列內容具有典型性，需要推廣，所以，一股事情下通報下發的范圍較廣。

3、及時性

通報行文的目的在于盡快把事情傳達出去，以引起廣泛注意，促進工作，所以特殊要求及時性。

4、靈便性

它要緊表如今，告知的對象別是特定的，別是專對某個機關單位或個人，而是“眾所周知”的；通報沒有周期長短的限制，有事實有必要，即可發通報。

依照內容區分，通報大體能夠分為四種類型:

——表彰性通報

這類通報的內容，是將具有典型意義的好人好事通報所屬系統或單位，以樹立正面模范，弘揚其優秀品質和崇高精神，或推廣其先進經驗和做法，以達到推動、改進工作，樹立XXX新風的目的。

——批判性通報

這類通報的內容，是將具有典型意義的傾向、思潮，言論、行為通報所屬系統或單位，有針對性的提出克服錯誤傾向或錯誤言行的方法、要求，以達到引起警戒、同意教訓的目的。

——事情通報

這類通報的內容要緊是需要告知本系統或本單位的有關重要事情，目的是互通信息和溝通事情，以增加政務透明度，也使相互了解，取長補短，做好協調和配合，促進工作的順利舉行。

——事故通報

這類通報常用于報道重大事故，對事故的來龍去脈和前因后果，作綜合分析，著重于找出緣故，說清危害，引起教訓，使更多的單位或個人引認為戒，防止此類事件的再次發生。

二、格式與內容

1、標題

有規范的完整標題，也有別完整的、由事由加文種的標題礎瞅xx公司對于糾正銷售工作的別正之風的事情通報》。有時也能夠只寫"通報"二字。

2、主送單位

普通通報都有主送單位，少數普發性通報能夠別寫此項。

3、正文

普通由四部分組成，

(1)引言。要緊是概括通報的內容、性質、作用和要求。

(2)事實。表揚性通報寫先進事跡；批判性通報寫錯誤事實。寫作時應注意的咨詢題是：既要把要緊事實寫清晰，又要寫得概括精練。

(3)分析及處理。對先進事跡的先進性或錯誤事實的本質，舉行恰如其分地分析，有的還寫出先進事跡或犯錯誤的緣故，同時提出處理意見；表揚性通報寫出賦予精神或物質獎勵的決定：批判性通報寫出處分決定。

(4)號召或要求。依照通報的精神要求怎么去做，或者號召為實現啥目標而奮斗。

4、結尾

寫明發文單位和日期。假如發文單位在標題前已加上去，此處能夠只寫日期。下發或張貼的通報要加蓋公章。

第四節通告

一、概述

通告是黨政機關、社會團體或企事業單位在一定范圍內發布社會各有關方面應當遵守或者周知事項時使用的周知性文件。

通告的適用范圍要緊在兩個方面：一是發布應當遵守的事項，其內容帶有明顯的法制性、規定性，有關單位和個人都必須嚴格執行；二是發布應知的事項，其內容惟獨告知性。

通告有以下三個特點：

——發布范圍的限定性。通告是向有關范圍和個人發布的，因而只在該范圍內有行政的約束作用。

——行文內容的針對性。通告的內容往往是針對某一部門與當時某一方面的工作或某一專項業務密切結合而發的，因此有非常強的針對性。

——使用上的廣泛性。通告除了黨政軍及公安、司法等機關使用之外，團體、企事業單位也能夠使用。

按通告內容的性質劃分，通告有兩種類型：

法規性通告：其內容要緊是社會各有關方面應遵守的帶有法規性質的事項，有強制性和行政約束力，

一旦發布，社會各有關方面應當切實遵守和執行。例如，《××省人民政府對于整治機動車超載違章的通告》算是一具法規性通告。

告知性通告：這類通告要緊用于告知大伙兒某件情況，如發生的新事情，浮現的新事物，以及需要大伙兒懂的新決定等。這類通告大都具有專業性和單一性，往往別具有法規性質，但也有一定的約束力。

二、格式與內容

通告的結構由標題、正文、生效標識組成。

1、標題

通告的標題與公告標題形式基本相同，有四種形式，能夠依照實際事情選用一種，四種形式沒有原則上的區不。

(1)由發文機關、事由和文種組成。如《民航總局、公安部對于民航安全咨詢題的通告》。

(2)由發文機關和文種組成。如《中華人民共和國公安部通告》。

(3)由事由和文種組成。如《對于維護校園秩序的通告》。

(4)只用文種名稱。如《通告》。

通告與公告基本上發布性的公文，別需要寫主送單位。

2、正文

通告的正文普通由三個層次組成，即通告的依據或緣由、通告的事項和通告的結尾。

第一部分寫通告的依據或緣由，然后用“現通告如下”、“特通告如下”等過渡語導入下文。第二部分寫通告的具體事項，為使通告的條理清楚，可采納分條列項的寫法。第三部分是正文的結尾，可提出要求，或使用常用語“特此通告”等來作結。

3、生效標識

在正文的石下方寫上發文機關的全稱，加蓋印章。有的通告在標題中己經寫動身文機關的名稱，可別再寫。

4、降款

通告的降款，與標題有關系。標題有公布單位的，后面可無降款；標題沒有公布單位的，降款要注明公布單位。公布通告的時刻，寫在標題之后、內容之前，或寫在降款的后面均可。

第五節報告

一、概述

報告是下級機關、組織或個人向上級機關、組織或領導匯報工作、反映事情、提出建議、答復查詢或要求、請求備案的上行公文。報告的使用范圍廣泛，作用重要，是機關、團體、企事業單位日常工作和商務活動中常用的公文形式。

二、格式與內容

報告寫作內容要真實、可靠，重點突出，耍如實反映事情，抓住要緊矛盾，分清主次，大膽取舍，以便于上級機關清晰地了解事情，處理咨詢題。

報告的種類繁多，有工作報告、事情報告、答復報告、報送報告、綜合報告、專題報告等(市場分析報告及財務報告在下文中將舉行特意闡述)。但別管是哪一類報告，其格式普通都包括標題、主送單位、正文、降款四部分。

1、標題

普通有兩種寫法：一種是公文規范標題，即由發文單位、事由和文種組成，如《××市人民政府對于高新技術開辟區資金使用事情的報告》；另一種標題由事由和文種組成，如《對于×××次列車在××站發生出軌事故的報告》。

2、主送單位

即同意"報告"的上級機關或組織，其位置在標題與正文之間，獨占一行，頂格寫，如"xx省人民政府"，應盡可能用全稱。

3、正文

這部分是報告的主體，其結構普通由開頭(引據)、事項和結尾三部分組成。

(1)開頭。作為正文的導語，應承接標題中的事由，導出報告的目的，即為啥而報告，普通要用“現將有關事情報告如下”作為過渡句，起承上啟下作用。這部分要求降筆扣題，簡明扼要，直陳其旨。

(2)事項。這是報告的具體內容部分，普通包括基本事情、要緊經驗、體味、存在的咨詢題和下一步計劃。在一份報告中，這幾部分別一定全寫，要看具體事情，有所側重。

(3)結尾。常用的是約定俗成的結語，如“特此報告”或“以上報告如有別妥之處請指正”等。

4、降款

普通寫發文單位名稱或負責人姓名、發文時刻，最終加蓋公章。

第六節指示

一、概述

指示，是上級領導對下級布置工作，闡明工作活動的指導原則時使用的一種公文。指示這一文種，我國目前黨群系統的機關使用較多，行政領導機關使用頻率較低。

“指示”別能濫用。普通日常工作應該用“通知”，對下級布置重要工作，并且要闡明工作活動的原則時，才干用“指示”。

指示具有以下特點：

——原則性。必須符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法令，并具有延續性。

——權威性。普通使用指令性語言，別能模糊其辭或模棱兩可。

——可操作性。政策界限要規定明確，便于掌握和執行。

——時效性。指示要求的時刻性非常強，規定期限要達到的目標必須可以完成。經努力達到的目標必須可以完成。經努力達別到的目標，別要牽強寫上去。

——準確性。文字表述準確，根除空話、套話。

二、格式與內容

指示在結構上，由標題、受文單位和正文三部分組成。

1、標題

包括三部分內容：

(1)公布指示的機關；

(2)指示的中心內容(概括性的)；

(3)文種(指示)。假如指示的內容比較急切，或有時刻限制，還要在標題的“指示”前面寫上“緊急”二字。作為緊急指示公布。在標題的下面，要注明指示公布的時刻或者文號。

2、受文單位

在正文之前，先寫明受文的單位名稱。

3、正文

正文普通由兩部分內容組成：一是公布本指示的依照或緣故，二是本指示的具體事項，而重點要放在指示的事項上。指示事項普通多采納分條分項的方法撰寫。如此做別但層次清楚，易于明白，而且便于貫徹和降實。正文部分的內容要視具體的指示而定。普通分三個層次;

第一層，簡要闡述公布本指示的依據和主旨。假如是貫徹性指示，還要闡明貫徹有關政策、法規的意義和有關政策、法規的要緊內容，以及應著重在哪些方面舉行貫徹。

第二層，詳細寫明本指示的內容。這是正文的重點部分。普通先用“特作如下指示”或“為此，特發本指示”來過渡到正文。然后展開，普通是分項寫明指示的具體條款;完成指示的方法、措施等。這部分內容，要求具有非常強的現實針對性和明確的工作指導思想，文字表達要說究簡練、準確。

第三層，指出降實指示的幾點要求。然后，普通用“以上各項，希即研究推行”或“以上諸點，望結合本地實際事情，具體組織實施”作結。

第七節請示

一、概述

請示是下級機關、組織或個人提請上級機關、組織或XXX答復疑咨詢、審核和批準某項請求時所使用的、呈請性的上行公文。其要緊特點是：行文內容的請求性；行文目的的求復性；請求事項的單一性。

二、格式與內容

依照請示的性質、用途劃分，大體上可分為陳述性請示、請求性請示

和建議性請示。不管哪種請示，普通都由標題、主送單位、正文和降款四個部分組成，有的請示還帶有附件。

1、標題

普通有兩種寫法:一種是公文規范標題，即由發文單位、事由和文種組成，如《對于××公司實施股份合作制改造的請示》、《××市對于修筑××高等級公路的請示》；另一種是省略標題，即在標題中省略了規范標題中的某一部分，多數事情是省略發文單位，如《對于××咨詢題的請示》。

2、主送單位

即同意“請示”的上級機關或組織，其位置在標題與正文之間，獨占一行，頂格寫，有時也可省略。主送單位應盡可能寫全稱，除特別事情外，別能越級寫主送單位。

3、正文

普通由開頭、主體和結語三部分組成。開頭，寫請示緣故；主體，寫請示事項，即處理某件事的具體措施；結語，寫請示語，如“特此請示，望批復”或“請批示”等。

4、降款

寫明發文單位和成其日期。發文單位(發出請示的單位名稱)要寫全稱，成文日期(年、月、日)也要寫全，別能省略。

第八節批復

一、概述

批復是上級機關對下級或下級機關的請示事項作出確信或否定答復的公文，屬下行文。批復與請示緊密相關，有請示才會有批復，而批復必須就請示的事項作出答復。

批復只針對請示而行文。它與通知、指示有所別同。通知、指示是上級機關主動下發的，批復是依照下級機關的請示而發的。其特點有：下行性、針對性、及時性、制約性、實踐性。

二、格式與內容

批復要求有針對性、原則性，而且態度要明確，回復要及時。其篇章結構由標題、正文、降款三部分組成。

1、標題

普通由發文機關、批復事由和文種三部分組成，如“××省教育廳對于接受××學校增加編制請示的批復”。

2、正文

普通由批復原由、批復內容和結語三部分構成。

(1)批復原由。普通引用其“請示”的標題、發文字號作為批復的原由或依據,爾后寫上“經研究(決定)，現批復如下”作為過渡，引出以下內容。

(2)批復內容。要緊是針對請示事項作出明確表態，如“接受”、“別接受”或“另行研究”等，別論作出何種答復，都需簡要講明理由。有的批復在作出明確表態后，還要就怎么貫徹上級決定，提出要求和希翼。

(3)結語。多用“特此批復”、“此復”等慣用語收結全文。結語普通應另起一行，空兩格寫。

3、降款

寫明發文機關名稱和成文時刻。

第九節意見

一、概述

“意見”是對重要咨詢題提出見解和處理方法時使用的文