員工檔案管理規定員工檔案管理規定第一章總則第一條為加速建設現代公司制度，規范員工的檔案管理，變靜態的員工管理為對員工成長過程的動向追蹤，防止因員工檔案丟失或員工隱私泄漏，給公司和員工帶來的風險，有效的保護和利用檔案，提升科學管理水平，特制定本規定。第二條員工檔案是公司勞動、組織、人事等部門在招聘、分配、培訓、查核、獎賞、選拔和任用等工作過程中形成的有關員工個人經歷、政治思想、業務水平、工作表現以及工作改動等狀況的文件資料，是全面的觀察員工的依照，是公司檔案的構成部分。第三條本規定合用于公司全體員工。第二章機構和職責第四條員工的檔案由公司的人力行政部負責管理，人力行政部設專人管理員工檔案。第五條公司員工失散、合理流失或出國不歸者，其檔案由公司人力行政部管理。第六條人力資源檔案管理人員的職責（一）保留員工檔案；（二）采集和整理員工檔案資料；（三）辦理員工檔案的查閱、借閱和傳達手續；（四）登記員工工作改動狀況；（五）為有關部門供給員工狀況；（六）做好員工檔案的安全、保密、保護工作；（七）辦理其余有關事項。員工檔案管理規定第三章檔案的內容第七條公司員工檔案的內容和分類（一）崗位招聘申請單；（二）應聘者登記表（三）個人簡歷（四）初試評估表；（五）復試評估表；（六）部門接收確認單；（七）《聘用書》；（八）《員工試用期報告單》；（九）身份證復印件（或戶口本復印件）；（十）學歷證明、職業資格證書復印件；（十一）《許諾書》、《職業道德及反欺騙行業準則》；（十二）《員工手冊》簽收單；（十三）《離職證明》；（十四）包含但不限于員工入職后的各種人事改動及賞罰狀況等有關資料；（十五）《勞動合同》。第四章檔案的采集、保留和銷毀員工檔案管理規定第八條公司人力資源部對員工進行觀察、查核、培訓、獎賞等所形成資料要實時采集并進行整理，保持檔案的完好。第九條人事資料采集、歸檔后、人事管理專員在檔案目錄上詳盡填寫員工姓名及檔案資料清單等內容，依照檔案資料分類目錄次序擺列，各樣資料分類裝訂并注明采集人的姓名。第十條人力資源檔案管理人員負責將員工檔案按部門編號一致管理，并登記《檔案寄存登記表》，成立《員工檔案目錄》，以便在需要的時候能實時查問。離職、解雇員工的檔案獨自保留。第十一條凡是歸檔的資料一定各部門仔細查核、鑒識，保證資料的真切、文字清楚、手續齊全。資料須經各部門負責人和分管領導署名后歸檔。第十二條按規定需要銷毀的檔案資料，一定經公司主管檔案工作的領導贊同。第十三條檔案目錄和檔案的款式、規格推行公司一致的制作標準。第十四條謹慎任何人以任何原因私自保留別人檔案和利用檔案資料徇私作弊。對違犯規定者，視情節輕重，嚴肅辦理。第五章檔案的供給利用第十六條因工作需要查閱和借用檔案，須恪守以下規定：（一）查閱檔案須經部門負責人的贊同，并署名確認。（二）檔案除特別狀況外一般不借出查閱。如一定借出查閱時，應預先提交報告說明原因，經部門領導贊同，嚴格執行登記手續，并如期送還。（三）任何個人不得任意查閱或借用非自己的檔案。（四）查閱檔案一定嚴格恪守保密制度和閱檔規定，禁止涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄漏或私自向外宣布檔案內容。對違犯者，應視情節輕重予以責備教育甚至紀律處罰。（五）因工作需要從檔案中取證的，須請示部門負責人贊同后才能復制辦理。員工檔案管理規定第六章檔案的轉遞第十七條公司員工離職、排除勞動合同或被開除、解雇等，員工人事檔案的保留限期為兩年，從離職申請表中贊同的日期為依照計算，對高出保留限期的檔