校園常用應(yīng)用型公文寫作

江西師范大學(xué)科學(xué)技術(shù)學(xué)院余小軍

二○一四年四月主要和大家交流四個(gè)方面：一、公文的三個(gè)特點(diǎn)二、好的公文應(yīng)具備的四個(gè)要素三、寫好公文的五個(gè)步驟四、五種常見的公文寫作要求五、幾個(gè)需要注意的問題一、公文的三個(gè)特點(diǎn)白話文情景文個(gè)體文白話文大家都能聽懂正所謂“思維如智者，說話如常人”注意事項(xiàng)：1、少用專業(yè)術(shù)語2、少用復(fù)雜推理3、少造新的名詞4、少用模糊語言情景文強(qiáng)烈的現(xiàn)場感正所謂“到什么山唱什么歌”注意事項(xiàng)：1、場合的不同。表彰會(huì)、總結(jié)會(huì)、研討會(huì)、代表大會(huì)、儀式慶典均不同2、聽眾構(gòu)成的不同。是老師多還是學(xué)生多3、會(huì)議開法的不同。是最先講還是最后講亦或中間講，有沒有別的領(lǐng)導(dǎo)講，是坐主席臺(tái)講還是圓桌會(huì)議個(gè)體文與作者身份相符正所謂“是什么人說什么話”注意事項(xiàng)：1、與作者身份相符。不能讓村長講總理的話，也不能讓總理講村長的話2、與當(dāng)時(shí)的身份相符。主講人，主持人，上級領(lǐng)導(dǎo)指示，下級作匯報(bào)，同級祝賀3、與個(gè)人的語言風(fēng)格相符。要有自己的話，語言風(fēng)格的一貫性，文如其人二、好公文應(yīng)具備的四個(gè)要素思想的力量邏輯的力量語言的力量情感的力量思想的力量要求：言之有物技巧：中心思想邏輯的力量要求：符合人的思維習(xí)慣技巧：做好二級標(biāo)題語言的力量要求：看上去順眼，聽上去順耳技巧：1、少用長句，多用短句（除非你想把領(lǐng)導(dǎo)憋死）2、多用排比（注意排比句的順序，一般用遞增語意更好）3、處理好語境（自己念幾遍）情感的力量要求：感動(dòng)自己方能感動(dòng)別人技巧：

把自己擺進(jìn)去，作為受眾來感受三、寫好公文的五個(gè)步驟看記思練磨看三樣?xùn)|西必看上級的會(huì)議材料——領(lǐng)悟上級精神報(bào)紙?jiān)u論員文章——學(xué)習(xí)寫作技巧領(lǐng)導(dǎo)的日常講話——了解領(lǐng)導(dǎo)習(xí)慣記三樣?xùn)|西必記好的文章體例好的語句好的例子思三個(gè)過程必思邊看邊思考邊記邊思考邊寫邊思考練在戰(zhàn)斗中成長平時(shí)自己寫得出東西——練筆重要時(shí)候拿得出東西——練穩(wěn)緊急時(shí)刻趕得出東西——練快磨文章是改出來的最頭疼的是——改體例最麻煩的是——改觀點(diǎn)最勞神的是——改文字四、五種常見的公文寫作技巧通知：適用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬的機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。報(bào)告：適用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。請示：適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。總結(jié)：是機(jī)關(guān)團(tuán)體在實(shí)施計(jì)劃或完成任務(wù)之后，對已做工作進(jìn)行概括及評估的文書。講話稿：是人們在各種特定的場合發(fā)言時(shí)依據(jù)的各類文稿的總稱。通知1、概念和類型

是向特定受文對象告知或轉(zhuǎn)達(dá)有關(guān)事項(xiàng)或文件，讓對象知道或執(zhí)行的公文。2、分類根據(jù)適用范圍的不同，通知可以分為六大類：

（一）指示性通知：用于上級機(jī)關(guān)指示下級機(jī)關(guān)如何開展工作。（二）發(fā)布規(guī)定性通知：用于發(fā)布行政規(guī)章制度及黨內(nèi)規(guī)章制度。（三）事務(wù)性、知照性通知：用于處理日常工作中帶事務(wù)性的事情，常把有關(guān)信息或要求用通知的形式傳達(dá)給有關(guān)機(jī)構(gòu)或群眾。（四）批轉(zhuǎn)性通知：用于上級機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文，給所屬人員，讓他們周知或執(zhí)行。（五）轉(zhuǎn)發(fā)性通知：用于轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬的機(jī)關(guān)的公文給所屬人員，讓他們周知或執(zhí)行。（六）任免性通知：用于任免和聘用干部。3、通知的特點(diǎn)

（一）適用廣泛（二）主題單純（三）時(shí)效通用（四）便于操作（五）表述靈活4、具體格式寫法

（一）標(biāo)題正規(guī)通知應(yīng)是發(fā)文機(jī)關(guān)＋事由＋通知簡略用法多用“發(fā)文單位＋文種”或“事由＋文種”兩種形式。可以加上緊急等限定語轉(zhuǎn)發(fā)型通知的標(biāo)題簡略問題，一般是省掉重復(fù)的“關(guān)于”、“通知”、“轉(zhuǎn)發(fā)”等字，保留主干，如“發(fā)文機(jī)關(guān)＋轉(zhuǎn)發(fā)＋上級機(jī)關(guān)＋關(guān)于…….事項(xiàng)的通知”即可。（二）正文

不同類型有不同寫法。1.簡短型：只要把需要周知或執(zhí)行的事寫清楚就行。如寫明發(fā)布什么規(guī)章，請貫徹執(zhí)行就行了。2.辦文型：寫明批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)什么文件，請貫徹執(zhí)行就行了。3.指示型：應(yīng)把工作來由、工作內(nèi)容、工作要求三方面講清楚。先用一段或幾段說明為什么要做這件工作；工作內(nèi)容和工作要求一般結(jié)合起來寫，內(nèi)容多的要分條列出；最后一段或一條相當(dāng)于小結(jié)，對受文單位提出總的要求和希望。（三）結(jié)尾

結(jié)語一般用“特此通知”署名和日期不可缺少報(bào)告1、概念

向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問的文體。也可以用于轉(zhuǎn)送文件物品。2、特點(diǎn)

（一）單向性不要求上級機(jī)關(guān)給予答復(fù)，（二）事后性產(chǎn)生于工作開展一段時(shí)間以后或完成以后、情況發(fā)生以后。建議性報(bào)告應(yīng)當(dāng)超前，但它也產(chǎn)生于先期工作基礎(chǔ)上；（三）陳述性內(nèi)容和語言都是陳述性的，時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件、數(shù)據(jù)、原因、結(jié)果等要素?cái)⑹銮宄⒃诖嘶A(chǔ)上提出建議。3、報(bào)告的分類（一）工作報(bào)告：工作情況、進(jìn)展、成果、問題、經(jīng)驗(yàn)、綜合專題（二）情況報(bào)告：正常情況工作秩序之外的情況，多為事故、問題或突發(fā)、新生的新動(dòng)向新趨勢（三）建議報(bào)告：對職權(quán)范圍內(nèi)某方面工作有深思熟慮、切實(shí)可行的設(shè)想，將其歸納為意見、辦法、方案，上報(bào)給上級，希望采納。上級可以采納也可以不采納。（四）答復(fù)報(bào)告：回答上級機(jī)關(guān)詢問，要求針對性強(qiáng)，不能答非所問。（五）報(bào)送報(bào)告：向上級報(bào)送文件、物品。4、報(bào)告的內(nèi)容

（一）主送機(jī)關(guān)：只能有一個(gè)，不可多頭主送。一般是送給機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)，不送領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人（二）開頭（導(dǎo)語）：背景介紹，根據(jù)式、敘述式（三）主體：總結(jié)式（成績、經(jīng)驗(yàn)、作法、體會(huì)、安排）；反思式（情況、原因、教訓(xùn)、補(bǔ)救措施）；指導(dǎo)式（系統(tǒng)完整的方法措施要求）（四）結(jié)語：由單向性的特點(diǎn)所決定，報(bào)告結(jié)尾不可出現(xiàn)期望對方答復(fù)的語句，如“以上報(bào)告是否妥當(dāng)，請批示”1.工作報(bào)告、情況報(bào)告：

“特此報(bào)告、以上報(bào)告請審閱”；2.建議報(bào)告：

“以上報(bào)告如無不妥，請批轉(zhuǎn)各地執(zhí)行”。5、報(bào)告的寫法（一）三個(gè)維度

時(shí)間、空間、事件工作報(bào)告，情況報(bào)告中開頭必須圍繞這三個(gè)方面展開。“三講”：各有側(cè)重

一講工作內(nèi)容，工作成就，側(cè)重于實(shí)概括為主，講大方面，只針對個(gè)別事例介紹細(xì)節(jié)。所有表述都要突出介紹事件過程的核心要素，不計(jì)流水?dāng)?shù)字和例證要畫龍點(diǎn)睛介紹內(nèi)容要有邏輯安排，有時(shí)可分為幾個(gè)步驟、幾個(gè)方面，也可以針對幾個(gè)對象。

二講評價(jià)和分析，側(cè)重于深報(bào)告不是表格，不是新聞，應(yīng)有深刻性和思想性。報(bào)告人的評析是報(bào)告的“文膽”，是上級關(guān)注的重評析主要是談成績?nèi)〉谩⒐ぷ骶置娲蜷_的原因、動(dòng)力及其意義，也可以談問題的表征、關(guān)聯(lián)性、深層次、淺層次原因、影響評述順序上講究邏輯，要么并列，要么遞進(jìn)、總分三講計(jì)劃和展望，側(cè)重于新比如:新起點(diǎn)、新規(guī)劃、新思路目標(biāo)：人無我有，人有我新（三）報(bào)告的詳與略，多與少

主要行文方式：概要式、平鋪直敘式開頭結(jié)尾部分、講主體部分用概要式，其余部分用平鋪式多些集體，少些個(gè)人，多寫總體，少寫局部，多抽象，少寫實(shí)，多對比，但適當(dāng)用“最…..（四）報(bào)告的場合區(qū)分，語氣與角色意識(shí)

1.報(bào)告的使用場合：是匯報(bào)全面工作還是匯報(bào)專題工作是檢查、調(diào)研后形成的報(bào)告還是臨時(shí)緊急情況報(bào)告是主動(dòng)報(bào)告還是被動(dòng)答復(fù)報(bào)告2.報(bào)告的語氣第一人稱在介紹本部門的部分人員的事跡時(shí)，或者是緊急情況報(bào)告時(shí)，也用第三人稱。語氣要恭3.角色意識(shí)抓住閱讀報(bào)告者的心理，了解上級最關(guān)心什么分析閱讀者對這份報(bào)告的預(yù)熟悉程度，是有所了解、還是知之甚少、一無所知、還是全盤掌握，以決定工作背景、工作困難、主客觀條件這些內(nèi)容的編排預(yù)測上級的領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格，以決定排成績的度，談問題的方式方法，因時(shí)因事制宜。（五）有主見

介紹情況要?dú)w納，簡潔陳述問題清楚、扼要，有因有果表達(dá)觀點(diǎn)清晰精煉，有據(jù)有理請示1、概念

向上級機(jī)關(guān)請求指示、批復(fù)的上行文。二.特點(diǎn)

（一）期復(fù)性：發(fā)出請示意味著將得到一份批復(fù)，與批復(fù)對應(yīng)。（二）單一性：一事一文，多事多文。不可將不同的幾件事項(xiàng)集中在一份請示中。（三）必要性：不能動(dòng)輒請示，不可將職責(zé)全部推卸給上級。（四）時(shí)效性：及時(shí)寫作、發(fā)出請示。三.請示和報(bào)告的區(qū)別

（一）行文目的不同：請示需要上級機(jī)關(guān)做出明確答復(fù)，具有呈請性；報(bào)告不需要答復(fù)，具有呈報(bào)性。（二）行文時(shí)間不同：請示在工作行動(dòng)之前行文；報(bào)告在工作結(jié)束或進(jìn)程中、以及情況發(fā)生之后行文。（三）結(jié)尾寫作不同：請示一般為“當(dāng)否，請批復(fù)”，不可用“請批轉(zhuǎn)各地執(zhí)行”；報(bào)告可用“以上意見如無不妥，請批轉(zhuǎn)各地執(zhí)行”（四）寫作結(jié)構(gòu)不同：報(bào)告一般先概況基本情況，主要成績、經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)、存在問題，解決問題的對策、今后的計(jì)劃安排；請示先說明請示原因、請示事項(xiàng)、結(jié)束語。報(bào)告不能夾帶請示內(nèi)容，請示可以帶有報(bào)告內(nèi)容。（五）內(nèi)容范圍不同：報(bào)告內(nèi)容可以寬泛（綜合性報(bào)告），也可以集中（專題報(bào)告）；請示只能一事一文。（六）處理方式不同：上級必須答復(fù)下級的請示，不必一定答復(fù)下級的報(bào)告。（七）報(bào)送制度不同：報(bào)告可以月報(bào)、季報(bào)、年報(bào)等定期報(bào)告；請示只有在必要時(shí)才發(fā)出。四.請示的分類（一）求示性請示：向上級尋求指示，遇到以下情況使用：1.新問題、新情況，無章可循；2.對上級的政策、方針、規(guī)定、指示有疑問或把握不準(zhǔn)；3.與其它機(jī)關(guān)單位就某個(gè)問題有分歧，需要上級裁決。總之是在不知如何是好的情況下使用。（二）求批性請示：請求上級的批準(zhǔn)，以下情況使用：1.請求批準(zhǔn)有關(guān)規(guī)定、方案、規(guī)劃,項(xiàng)目、指標(biāo)等；2.請求批轉(zhuǎn)有關(guān)辦法、措施。五、請示的結(jié)構(gòu)（一）主送機(jī)關(guān)：

只能有一個(gè)，可抄送其它機(jī)關(guān)（二）正文：1.緣由（為什么提出請示）：充分、具體、恰當(dāng)，以便上級充分了解情況，做出決策。2.事項(xiàng)（怎么做）：請求的具體項(xiàng)目，是請示的最重要的內(nèi)容，要求清楚確切，一般分項(xiàng)敘述。3.結(jié)語：以上意見當(dāng)否，請批復(fù)。以上要求，請審批。六、請示寫作的注意事項(xiàng)（一）梳理出所請示事項(xiàng)一般而言，請示的起因有四種1.無章可循2.界限不清3.職權(quán)不足4.能力有限行文之前應(yīng)先考慮好（二）交待好請示事項(xiàng)的來龍去脈1.研判上級是否全面知悉2.界定好事件的性質(zhì)、癥結(jié)、緊迫程度3.抓主要矛盾、談主要方面（三）請示項(xiàng)目的設(shè)計(jì)可以用對比，也可以用優(yōu)選法可以引介以往經(jīng)驗(yàn)或他人做法（四）請示結(jié)語必不可少1.請示中有提議的，用“妥否，請批示”2.提示中沒有提議的，可以用“以上請示，請審批”“請復(fù)、盼復(fù)”等五、請示常見錯(cuò)誤舉要錯(cuò)誤之一：標(biāo)題混亂請示、報(bào)告、匯報(bào)、請示報(bào)告混用錯(cuò)誤之二：主送機(jī)關(guān)不列，多列，不逐級上請錯(cuò)誤之三：內(nèi)容與邏輯對發(fā)生事項(xiàng)概括不全、不清提出的理據(jù)不充分提出的要求不成熟，不成型多件事項(xiàng)同時(shí)請示先斬后奏錯(cuò)誤之四：結(jié)語無結(jié)語，語氣不恭錯(cuò)誤之五：文句使用不得體，一般用比較可行，較佳方案，較為穩(wěn)妥等修辭，不可過于絕對。總結(jié)一、概念是機(jī)關(guān)團(tuán)體在實(shí)施計(jì)劃或完成任務(wù)之后，對已做工作進(jìn)行概括及評估的文書。二.總結(jié)的特點(diǎn)（一）回顧性：總結(jié)的內(nèi)容是回顧已經(jīng)做過的工作。（二）經(jīng)驗(yàn)性：從工作中引出經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為以后的工作提拱借鑒。（三）自我主體性。三.總結(jié)的常用寫法

（一）“分層展開式”：是一種縱式結(jié)構(gòu)，其內(nèi)容和排列順序通常是這樣的：總體概括、主要成績及做法、存在問題、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、今后努力方向五層內(nèi)容。（二）“綱目帶動(dòng)式”：是一種橫式結(jié)構(gòu)，采用夾敘夾議的寫法，以議論為綱目，帶動(dòng)具體材料的陳述，內(nèi)容的幾個(gè)層次之間是并列關(guān)系。四.總結(jié)的寫作要求

（一）回顧工作情況要實(shí)事求是。（二）總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)要著眼未來。（三）綱目要清晰，文風(fēng)要平實(shí)，要點(diǎn)要突出，材料要詳實(shí)。講話稿一.講話類文書的概念

是人們在各種特定的場合發(fā)言時(shí)依據(jù)的各類文稿的總稱。二.講話類文書的特點(diǎn)

(一）口頭性（二）針對性（三）藝術(shù)性（四）情感性三.發(fā)言講話稿的類型

（一）會(huì)議主題講話稿

（二）開幕詞、閉幕詞

（三）歡迎詞、歡送詞、答謝詞、祝辭（一）標(biāo)題可以根據(jù)講話的性質(zhì)、講話的主題、講話的中心思想、會(huì)議的名稱等來確定，也可以直接用文種的名稱（二）正文由稱謂、開頭、主體、結(jié)尾三部分組成。1.稱謂主要是聽眾，如各位代表，女士們，先生們，老師們、同學(xué)們，按照一定的習(xí)慣來排列，注意用語尊敬得當(dāng)。2.開頭開宗明義，揭示主題。3.主體按照講話的目的組織好結(jié)構(gòu)和層次，突出重點(diǎn)，邏輯順序要按照具體情況，如時(shí)間、類型來安排。4.結(jié)尾點(diǎn)睛之筆，要有力度，有概括性，有文采。五.發(fā)言講話類文書的寫作要求

（一）主題要鮮明、集中。

（二）材料要真實(shí)、新穎。

（三）布局要清晰、緊湊。

（四）語言要明白、生動(dòng)。（五）內(nèi)容要會(huì)意、拔高。寫得新，講得透，讀得順幾個(gè)需要注意的問題關(guān)于引文

引用公文先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)；引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義；日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。關(guān)于結(jié)構(gòu)層次序數(shù)

第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。關(guān)于簡稱

使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。關(guān)于數(shù)字除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。專用詞語（一）事務(wù)性用語稱謂用語：第一人稱：我、本、我們；第二人稱：貴、你、你們；第三人稱：該經(jīng)辦用語：后經(jīng)、均經(jīng)、未經(jīng)、業(yè)已、已經(jīng)、業(yè)經(jīng)、茲經(jīng)。引述用語：收悉、悉、接、前接。期請用語：請、請批示、請指示、請回復(fù)、請核示、希、希望、望、希予。表態(tài)用語：同意、不同意、照辦、可行、不可行、必須、禁止。征詢期復(fù)用語：是否、當(dāng)否、妥否、特此、為盼。綜述過渡用語：為此、對此。結(jié)尾用語：為要、為荷、特此通告（通報(bào)、函復(fù)、函達(dá)）。其他用語：定于、定期、即可、屆時(shí)、如期、審批、事宜、務(wù)須、切勿、以資、茲有等。（二）常用介詞表目的：為、為了表原因：由于、因、因?yàn)楸矸绞剑涸凇⑼ㄟ^、隨著、遵照表對象、范圍：對、對于、將、除了表根據(jù)、方式：根據(jù)、依照、遵照、通過。公文常用特定用語簡表1

用語名稱