XXX股份有限公司

2020年食品安全管理體系

程序文件+審核檢查表+管理評審報告+規章制度+表格

根據15022000:2018食品安全管理體系

要求及使用指南編制而成

說明：內含29個程序文件+19管理制度，WORD版，可編輯

文件編制編制日期年月日口總經理口管代

文件接□行政部□品質部

文件審核審核日期年月日

收部門□物流部□財務部

文件批準批準日期年月日□業務部口______

文件編號受控狀態接收人員

發布日期2020年06月12日0受控口非受控發放編號

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程序文件更改履歷表

序號更改人更改原因更改內容版本號

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文件控制程序

1.目的

對食品安全管理體系運行有關的文件進行控制，保證其適用性、

系統性、協調性和完整性，確保工作現場所使用的相應文件為有效

版本，防止誤用失效或作廢的文件。

2.適用范圍

適用于組成公司食品安全管理體系的文件管理。

3.職責

3.1總經理

3.1.1負責公司食品安全管理體系方針、目標文件、質量手冊、

程序文件和外來文件的批準。

3.2管理者代表

3.2.1負責組織編寫和審核質量手冊和程序文件,批準工作文

件。

3.3各職能部門

3.3.1負責本部門工作范圍內與食品安全管理體系有關的文

件的編寫、審核、存檔和管理。

3.4HACCP小組是文件的歸口管理部門，負責文件的標識、發

放與回收，存檔與管理。

4.定義

受控文件：是指對文件的有效性進行跟蹤管理的文件。所有食

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品安全管理活動，應以受控文件作為依據，任何員工使用非受控文

件均應考慮因此而可能承擔的責任。

5.工作程序

5.1文件分類、編號和版本標識

5.1.1食品安全管理體系由管理手冊（包含了食品安全管理體

系方針、目標的附錄）、程序文件、工作文件、外來文件、表格和

記錄五部分組成，分別規定編號規則如下：

管理手冊：XXXX-QA-2019

程序文件：公司代碼/代號/級別/順序號-發布年號/版本號

程序文件的公司代碼為XXXX,SP體表食品安全管理體系要求

的程序文件。

如SP/01-2019（XXX01號程序文件,2019年發布）

工作文件：公司代碼-部門簡稱/類別順序號-發布年號

外來文件：公司代碼/順序號原編號

表格（記錄格式）：級別號/順序號

當多份文件都引用到相同的表格時，以最先引用該表格的文件

為基礎，相同的表格只能有一個文件編號。

f）記錄的編號即記錄標識，執行《記錄控制程序》的規定。

5.2文件受控狀態

5.2.1公司內部使用的食品安全管理體系文件均為受控文件。

5.2.2公司文件管理員針對所有受控文件建立公司《受控文件

清單》，各部門編制本部門的《受控文件清單》。受控制文件清單應

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能體現出程序文件、工作文件和記錄之間的支持和引用關系。

5.2.3公司外部使用的食品安全管理體系文件均不為受控文

件。

5.3文件編制、審核、批準

5.3.1方針、目標和質量手冊由管理者代表負責編制并審核，

總經理批準頒布實施。

5.3.2程序文件由該程序的歸口部門負責組織編寫，管理者代

表審核，總經理批準。

5.3.3工作文件由需求部門負責人組織編制、審核，并由管理

者代表批準。

5.3.4組織文件編寫人員時一，應包含到該文件涉及到的職能部

門的代表。

5.3.6文件編制、審核、批準時，各責任人應填寫《文件生命

歷程表》。

5.3.7管理體系文件一律用宋體，名稱用二號字體，一級標題

用小三號字體，二級標題用四號字體，一倍半行距，加粗；三級標

題和正文用四號，行距固定為22。其他未詳細規定事項套用本文件

格式。

5.4文件的發放、保存和管理

5.4.1食品安全管理體系文件經批準后，原版文件由HACCP小

組保存并不得外借。以電子媒體形式保存的文件和資料應備份和加

密保護，防止丟失或損壞。

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5.4.2文件發放對象由管理者代表根據文件使用需要批準，保

證在文件的使用處有相應的文件。由公司文件管理員統一復制食品

安全管理體系文件，并在文件封面或第一頁按發放的先后順序標注

受控分發號以作標識，然后發放到各使用部門或相關外部人員，填

寫“文件發放/回收登記表”，由文件使用負責人或其主管簽領。文

件發放應包括其引用的表格（記錄格式）。

5.4.3外部人員僅是借閱文件，應由管理者代表批準后，填寫

《文件借閱登記表》，由公司文件管理員統一復制并追蹤借閱文件

是否按時歸還。

5.4.3《受控文件清單》應適時更新以反映實際。

5.4.4文件應分門別類標識，由使用負責人保存于通風防潮、

防蛀、安全的適宜地方（現場使用的文件可置于現場，非現場使用

的文件可置于HACCP小組），以防文件損壞。任何人不得在受控文

件上亂涂亂畫，不準私自外借。應確保文件清晰，易于識別和檢索。

5.4.5HACCP小組定期對各部門文件保管情況進行檢查。在每

次內部質量審核前應全面檢查各類在用文件的有效性，核查各使用

者手中的文件，發現問題及時處理。

5.4.6因破損或陳舊而需重新領用的文件，分發號不變，并收

回相應舊文件；因丟失而補發的文件，應給予新的分發號，并注明

已丟失的文件分發號失效，HACCP小組做好相應發放簽收記錄。

5.5文件的更改

5.5.1文件更改由文件更改申請部門填寫《文件更改申請表》，

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由原文件編制部門和審核人審核，經原文件批準人批準后執行更改。

5.5.2更改文件的標識：文件更改范圍和程度比較小的，如僅

更改幾行字且涉及面比較窄時、只更改狀態不變動版本，修訂狀態

標識的跨度由修改人視修改的大小而定；對于多次更改或更改范圍

比較大，則應升級版本號。

5.5.3只需要修訂的文件更改，按原文件發放范圍發放《文件

更改申請表》，由各文件保管人負責按《文件更改申請表》要求對

原文件標注更改，并將《文件更改申請表》附錄。對需要換版的文

件更改，執行5.3和5.4的規定，發放換版后的文件時收回原文件，

在原《文件中發放/回收登記》欄注明，執行5.6的規定。

5.6文件回收、作廢與銷毀

當文件不適用或文件持有人變動時，HACCP小組應將相應的文

件回收，在原《文件中發放/回收登記》欄注明。回收的文件，需

要作廢的，由HACCP小組填寫《文件銷毀登記表》，應經原批準人

批準后集中銷毀。若需要保留時，僅保存原件，同時標明”作廢留

用“，以防止其非預期的使用。

5.7外來文件

5.7.1國家法律、法規、行業標準以及可能影響公司整體作業的外來

文件，由公司HACCP小組組織各職能部門識別、收集、獲取，經總經

理批準后，進行編號和受控標識，并按工作需要進行分發，填寫《文

件分發/回收登記表》。外來文件應編入單獨列表《受控文件清單》，

并在表頭注明“外來文件”。

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5.7.2公司員工因工作需要的外來文件，需識別其是否與食品安全管

理體系有關，若有關，轉交公司HACCP小組，執行5.7.1。

5.7.3HACCP小組和外來文件使用部門應當跟蹤外來文件的發展，當

外來文件有更新版時，應進行換版更改，執行5.5規定，并更新《受

控文件清單》。

5.7.4公司內部不對外來文件進行修訂。若外來文件有不適用之處，

應在引用該外來文件的文件中予以說明或編制新的文件予以規范。

5.8文件的使用和評審

5.8.1文件是活動的依據，應得到完全執行。文件發布后（包括更改）

應有很必要的培訓，以確保人員對文件的理解。

5.8.2文件管理和使用部門都可在工作中、內部審核和管理評審會議

上提出對現有質量、食品安全管理體系文件進行評審，必要時則予以

修改。

5.8.3每次內部審核，應包括審核所有受控文件的有效性，必要時

進行修改。

5.9記錄的管理記錄是一種特殊的文件，除遵守本程序的適用規定外,

還應依據《記錄控制程序》有關規定執行（如受控分發、修改等）。

6.相關文件

6.1記錄控制程序

7.相關記錄

7.1受控文件清單

7.2文件發放/回收登記表

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7.3文件更改申請表

7.4文件銷毀登記

7.5文件借閱登記表

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附表一：文件更改申請表

責任部門更改日期版次

更改文件名稱更改文件編號受控狀態

更改理由：

更改內容：

文件修改/換版人：

更改口換頁口

更改方式生效日期

換文口

部門初審日期

審核日期

批準日期

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附表二：文件清單

文件持有人/保管

文件制定部門

人

序文件編附版受控狀

a文件名稱□份數備注

件次態

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附表三：文件發放回收記錄表

序發放記錄修改記錄回收記錄

號文件名稱編號分發號部門

簽收日期交簽日期交簽日期

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附表四：文件銷毀記錄表

文件代號受控號接收人歸還人及

序號數量修訂情況作廢歸檔時間銷毀人及時間

和名稱及是否受控及時間時間

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附表五：文件借閱登記表

日期文件名稱編號版本受控狀態份數簽名歸還時間備注

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內部審核控制程序

1.目的

審核驗證食品安全管理體系是否符合策劃的結果，確定食品安

全管理體系是否得到有效實施和保持，及對食品安全管理體系的持

續改進。

2.適用范圍

適用于公司食品安全管理體系覆蓋的所有過程和所有區域的

內部審核。

3.職責

3.1管理者代表

3.1.1負責確定審核組成員及審核組長，批準內審計劃。

3.1.2負責評審審核結果，并向總經理匯報審查中發現的主要問題,

包括任何改進的機會及變更的需要。

3..3負責審批糾正措施產品，監督各部門實行糾正措施。

3.2HACCP小組：

3.2.1負責組織開展內審工作，整理、保存內審記錄。

3.3各部門：

3.3.1負責配合內審工作的實施，糾正內審發現的不合格。

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3.4審核組長

3.4.1負責審核各階段的工作。

3.4.2負責制定審核計劃及檢查表，明確內審員分工。

3.4.3負責編寫審核報告。

4.工作流程

4.1內審策劃：

根據公司實際情況，每年進行不少于一次的內部審核，且二次內部審

核時間間隔應在十二個月內，并配合第三方審核的時間安排，在第三

方審核前完成。內審采用集中審核的方式進行。

當出現下列情況時，可以考慮追加臨時內審：

a公司組織架構發生重大變化

b相關的法律、法規要求發生變化時

c公司質量、食品安全管理體系范圍變更包括覆蓋的要素和產品時

d進行第二方、第三方審核前

e市場需求發生變化

f客戶嚴重投訴時

5.2內審準備

4.2.1每次內審前，由管理者代表負責任命審核組長，組建審核組。

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4.2.3審核組長負責根據內審計劃安排以下內容，對審核組成員進

行分工，編制《內審實施計劃》：

a)審核目的、性質、范圍和依據；

b)內部審核的工作安排；

c)審核組人員名單；

d)審核時間、地點；

e)受審核部門及審核要點；

f)預定時間，持續時間，會議時間；

g)審核報告分發范圍及日期；

4.2.4審核組收集并審閱受審部門的質量活動有關的程序文件、工作

文件及以往審核報告編制《內審檢查表》，經審核組長批準后備用于

內審。

4.2.5《內審實施計劃》經管理者代表批準后提前5-10天發放給受

審區域，受審區域若對計劃有異議，于內審前三天反饋給審核組長以

便及時調整。

4.2.6內審員應經培訓考核合格后才能擔任。內審員不允許審核自己

的工作，以確保審核過程的客觀性和公正性、獨立性。

4.2.7審核組長在審核3天前，與受審部門負責人接觸，約定審核時

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間、陪同人員等問題。

4.3內審實施

4.3.1首次會議

首次會議由審核組長主持，向與會人員介紹審核目的、范圍、依據、

審核組成員及審核日程等。與會人員為各受審部門負責人及公司領導、

內審組全體。

4.3.2現場審核

a)內審組根據《內審檢查表》、《內審實施計劃》對自己負責的受

審區域進行客觀公正審核，控制審核進度，同時將審核情況記錄于《內

審檢查表》中。

b)受審單位應協助內審員工作，提供必需的資料。

c)當天內審結束后，由審核組長組織召開內審組會議，了解當天

內審情況，核查不合格項，處理當天審核過程中的異常情況，指導內

審組第二天的審核工作。

內審員在審核時，要保持公正而又客觀的審核態度，相信自己的抽樣。

d)一般情況，嚴禁偏離審核計劃及審核檢查表，對于審核過程中

需要更改審核計劃或審核檢查表，必須征求審核組長的意見，由審核

組長與受審部門進行協商雙方接受后方可執行。

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4.3.3審核總結

a)現場審核結束，審核組長組織召開內審小組會議，綜合全面分

析內審情況。

b)確定不合格項和建立《糾正和預防處理單》。

4.3.4末次會議

a)末次會議由審核組長主持，向與會人員重申審核目的、范圍、

依據等。

b)各內審員報告各自審核發現一一宣布《糾正和預防處理單》，由

受審區域負責人確認。

c)審核組長報告本次內審情況，公司領導做總結性的發言。

d)與各受審部門討論本次內審情況，交流意見。

4.4內審報告編制及發放

現場審核結束后5天內，由審核組長完成《內審報告》，交管理者代

表批準后發放至受審部門，《內審報告》應包括以下內容：

a)審核目的、范圍和依據

b)審核組成員

c)審核時間

d)審核情況總述，包括不合格項的分析情況。

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e)審核結論

f)有關的改進注意事項

4.5不符合項的跟蹤及驗證，按