房訊房屋管理專家（出租房版）使用說明書目錄TOC\o"1-4"\h\u引言 21．1編寫目的 21．2項目背景 2系統設置 22．1樓房設置 22．1．1添加樓房 22.1.2房間設置 3軟件使用 53．1房屋管理 53．1．1房子的基本操作 53．1．1．1租房流程 63.1.1.2退房流程 83．1．1．3換房程序 103．1．1．4訂房流程 113．1．1．5訂房->租房 123．1．1．5停租流程 133．1．1．6繳費操作 133．1．2房屋的查詢界面 143．1．2．1現有房屋 143．1．2．2當前費用 153．1．2．3租客信息 153．1．2．4水電信息 163．2水電管理 163．2.1輸入水電表方法一 163．2.2輸入水電表方法二 173．3擴展功能 183.3.1統計分析 183.3.1.1列表顯示 183.3.1.2數據分析 193.3.2導出打印 203.3.3短信發送 203.3.4郵件發送 203.3.5服務中心 213．4數據庫管理 213.4.1數據庫備份 213.4.2數據庫恢復 213．5系統菜單 223.5.1用戶信息 223.5.2賬戶管理 223.5.3房屋管理 233.5.4更改密碼 233．6打印與導出 243．7服務中心 243．8常用問題解答 253．9升級為VIP 26引言1．1編寫目的房訊網絡科技房屋管理專家是專門為廣大房東用戶研發，此系統提供強大的房屋管理功能，能讓您對自己的房屋管理的有條不絮。該系統和房屋租賃網站緊密結合，能夠快速、精確的幫助廣大房東找到自己尚未推廣出租的房屋租客，并且能在最短的時間內找到最好的租客。1．2項目背景深圳市房訊網絡科技有限公司是一家專注租房及生活領域的高科技企業，我公司業務包括房屋管理系統及房屋推廣平臺網站，通過公司平臺可以幫助廣大房東便捷管理房子。系統設置2．1樓房設置2．1．1添加樓房1.通過【系統菜單】->【房屋管理】并點擊添加，如下圖所示填寫樓房的相關資料，如下圖所示2.1.2房間設置點擊房間設置，再點擊你所要設置的樓房，最后你可選擇點擊“添加”或“批量添加”來添加你的房間，下面以批量添加為例，如下圖所示輸入你的房屋基本情況，并可以根據一些規則設置房間，最后點擊確定，如下圖所示軟件使用3．1房屋管理3．1．1房子的基本操作首先，通過點擊打開“房訊網絡科技房屋管理系統”，打開“房屋管理”，點擊“現有房屋”，查看房屋出租狀態（已租/未租），如下圖所示系統中，用戶可通過不同圖標和不同顏色一目了然地區別房屋的租賃狀態：標志該房已出租、標志該房尚未出租、標志該店面已出租、標志該店面尚未出租；此外，用戶也可在該界面右側讀取房屋的租賃信息。如在上圖中，101、102、103等房子已出租；305、306、401等房子尚未出租，用戶可進行租賃；201、202為尚未出租的店面，用戶可進行租賃。另，該功能也可通過直接點擊“房屋”→“房屋狀態”，選擇“全部”、“已租”或“未租”來直接查看房屋的租賃狀態。3．1．1．1租房流程用戶在“房屋管理”中查詢到未出租房屋時，可點擊未出租房號進行出租。用戶進入房屋管理系統，打開房屋狀態界面。若房客有意向租住306號房，則可雙擊306房，打開306房信息界面。如下圖所示出租過程分兩步驟：第一步驟：完善租客信息和合約信息，將押金費用寫入數據庫確認后，系統將收錄實收押金費用如下圖：第二步驟：寫入這個月需要的房租等費用，假如是15號過來，入住半個月，則只需交半個月的費用如下，500改為250，衛生費20改10，實際金額260元點確定后，會有記錄寫入數據庫；如下圖3.1.1.2退房流程若現有租戶因個人或工作地點變動等原因需退房時，用戶在房屋管理系統中通過簡單幾步完成租房的退房程序，對房屋信息進行實時更新。下面以102號房租客退房為例對退房流程進行說明：打開在房屋管理信息系統中房屋管理界面，從綠色房屋標示中可找102號房，雙擊進入102房，選擇“退房”，彈出退房對話框。用戶只需在該對話框輸入當前水表、電表度數，系統即可自動計算出需退回租戶的費用。如下圖所示圖1—4用戶確認退費金額之后，系統會自動回退到這個102房屋管理的頁面出下圖，此刻退房流程已完成，如下圖所示3．1．1．3換房程序若現有租戶入住后想換一套更適合自己的房子，用戶可在打開房屋管理界面根據租戶意愿選擇一套未租房子進行置換。下面以居住在一房一廳的301號房租戶更換一套單房為例對換房流程進行說明步驟一：在“房屋管理”選擇一套合適的房間進行置換。在圖1—6中，可以看到目前可選擇的房屋有102、305、306等。假若301租戶經查看房屋后選擇搬入305房，則用戶可點擊301號房屋管理中心，然后進入換房界面，點擊“換房”，系統彈出“換房對話框”。用戶在該對話框中雙擊選擇305號房，并在對話框中填入305號房各項租金、水費、電費及網絡地址等信息，如下圖所示圖1—6步驟二：在核對對話框各項信息正確之后，點擊“確定”，系統將自動進入305房屋管理界面進行信息錄入，如下圖所示3．1．1．4訂房流程以訂301房為例，雙擊301房，再點擊“訂房”，彈出如下圖的頁面后填下“租客信息”和“合同信息”后點擊“確認”即可3．1．1．5訂房->租房首先需要修改合約信息，進而不全費用，在房屋管理單元點擊【便捷工具】按鈕，選擇【更新合約】通過上面的操作，301新入住的合約已經補全了；別忘了這個月的房租也需要添加到記錄里面，假如這個月還有半個月需要交房租3．1．1．5停租流程以401房為例，雙擊401房后點擊“停租”，彈出如下圖的頁面，最后填寫“空置原因”后點擊“確認”即可3．1．1．6繳費操作1、雙擊房號即能清楚了解該房的每月繳費情況，如果房客租住時間不足整月，你則可在費用結算中修改正確費用，然后再進行費用結算，如下圖所示你也可以雙擊當月費用后再進行費用的修改結算（需要有權限的人），如下圖所示3．1．2房屋的查詢界面3．1．2．1現有房屋包括“房屋狀態”、“繳費情況”、“合同狀態”、“房屋與合同信息”等，如下圖所示3．1．2．2當前費用點擊“當前費用”，簡單清晰的了解當前出租房屋的費用情況，如下圖所示3．1．2．3租客信息點擊“租客信息”，可以快捷方便的了解租客的信息和進行查詢房屋并操作，如下圖所示3．1．2．4水電信息點擊“水電信息”，方便快捷對水電費的清楚了解和查看房屋，如下圖所示3．2水電管理點擊“水電管理”，會彈出“房號”、“租客姓名”、“上次水電表值”、“當前水電表值”、“水電使用值”、“上次抄水電表時間”、“本次抄水電表時間”等數據。在這個界面您可以有兩種方法寫入水電表數值。3．2.1輸入水電表方法一1、你首先選擇要記錄的類型，水電表，水表，電表，然后點擊“選擇房間”然后具體選擇具體房號進行水電費的當前表值，如下圖所示2、你可以在藍色區直接填寫各房間的“當前表值（水）”、“當前表值（電）值”，如下圖所示通過選擇具體的房號，然后填寫相應值并按回車。3．2.2輸入水電表方法二選擇要填寫的房間，連續點擊鼠標左鍵兩次，即可彈出水電表記錄對話框，如下圖所示3．3擴展功能3.3.1統計分析對于每一個房東來說，給每個月統計各個房間水電管理費、網費、衛生費等相關費用：（數據的錄入）和（數據的展現）是一頗頭痛的事情，因為很多瑣碎的工作要去完成。但沒關系，房訊房屋管理專家它可以通過圖標來顯示，能夠快速完成這一工作。1）各個房間的，每個月的費用（選擇水費，電費）用圖標顯示和用均線表示，還有平均所有的水、電費的用量的平均值，在一個圖標里顯示2）所有房間的總和及上交的總和圖標顯示進行對比3）所有房子指定（房租+水電+管理費+衛生費+上網費）費用圖標顯示3.3.1.1列表顯示按房號按順序顯示，按樓層的房號類別顯示；然后累加進行總數于上交的對比；所有費用累加顯示；●通過對每個房間水，電的使用情況來判斷，水表，電表是不是有問題，還有一些人通過儀表達到偷水偷電的目的，這個也可以查出來●入住率、平均房價、總收入、凈收入、總用水量、總用電量、統計上網家數用圖標展現出來3.3.1.2數據分析月平均用水量和月總用水電量如圖1—1所示；月平均用電量和月總用電量如圖1—2所示；月平均房價和月總收入及并凈收入如圖1—3所示；入住率和月流動率如圖1—4所示圖1—1所示為月平均用水量和月總用水量圖1—2為月平均用電量和月總用電量 圖1—3為月平均房價和月總收入及并凈收入圖1—4所示為月入住率和月流動率3.3.2導出打印當房客進行入住或者某一交費后，必須有各方面的信息報表、合約、交費信息憑條（為收款憑條）等。我們的軟件專門為你提供“當前費用報表”、“租客資料報表”、“水電信息報表”“盈利匯總報表”、“合約打印”等打印與導出項目。假如你已安裝好打印機，那么點擊“打印”即可打印出你想要的資料；如果你想導出你想要的資料到你的電腦上，那么你點擊“導出”即可；你也可以點擊“設置”來更加詳細的設置你要打印或導出的項目，如下圖所示3.3.3短信發送該功能尚未完善，請期待下一版本3.3.4郵件發送點擊“郵件發送”輸入相關內容后，可點擊“郵件設置”，可設置發送方式、設置周期/定時發送時間、設置郵件服務器地址等3.3.5服務中心點擊“服務中心”后會彈出“58租房”、“趕集租房”、“百姓租房”等網站（任你選擇）供你免費發布租房信息，如下圖所示3．4數據庫管理3.4.1數據庫備份點擊“數據庫備份”會彈出“需備份的目錄”、“備份文件到”、“備份說明”、“操作員”，根據實際情況操作，最后點擊“備份”即可，如下圖所示3.4.2數據庫恢復點擊“恢復數據”會彈出“備份文件”、“備份日期”、“備份操作員”、“備份說明”等，根據實際情況操作，做好點擊“恢復”即可，如下圖所示3．5系統菜單3.5.1用戶信息它包括有姓名、性別、聯系方法、房屋地址、用戶名等，如下圖所示3.5.2賬戶管理可添加管理員、刪除管理員、為管理員添加管理樓房或刪除管理樓房、保存管理員權限等，如下圖所示添加管理員：點擊“添加管理員”后填寫相關資料和密碼即可刪除管理員：先點擊管理員名字，后點擊“刪除管理員”，最后點擊“是”即可添加樓房：點擊管理員名字后點擊“添加樓房”彈出你的所有樓房，然后點擊需要管理的樓房即可刪除樓房：點擊管理員名字后點擊“刪除樓房”即可刪除你想要刪除的樓房保存權限：點擊管理員名字，之后點擊管理員所管理的房屋，彈出管理權限后你即可選擇管理員的管理權限，最后點擊“保存權限”即可3.5.3房屋管理房間設置點擊房間設置，再點擊你所要設置的樓房，最后你可選擇點擊“添加”或“批量添加”來添加你的房間，下面以批量添加為例，如下圖所示輸入你的房屋基本情況，并可以根據一些規則設置房間，最后點擊確定，如下圖所示添加樓房1.通過【系統菜單】->【房屋管理】并點擊添加，如下圖所示填寫樓房的相關資料，如下圖所示3.5.4更改密碼點擊“更改密碼”可方便修改你認為比較好的密碼，如下圖所示3．6打印與導出當房客進行入住或者某一交費后，必須有各方面的信息報表、合約、交費信息憑條（為收款憑條）等。我們的軟件專門為你提供“當前費用報表”、“租客資料報表”、“水電信息報表”“盈利匯總報表”、“合約打印”等打印與導出項目。假如你已安裝好打印機，那么點擊“打印”即可打印出你想要的資料；如果你想導出你想要的資料到你的電腦上，那么你點擊“導出”即可；你也可以點擊“設置”來更加詳細的設置你要打印或導出的項目，如下圖所示3．7服務中心點擊“服務中心”后會彈出“58租房”、“趕集租房”、“百姓租房”等網站（任你選擇）供你免費發布租房信息，如下圖所示3．8常用問題解答如果你遇到一些問題需要解答時，你可以登錄我們的網站：進行解答，也可在房訊房屋管理專家的首頁點擊“聯系客服”寫下你的“問題反饋”或“需求提交”，我們將以最快速度給你答復，操作如下圖所示3．9升級為VIP在主頁點擊“升級為VIP”后會彈出相關頁面，只要你填寫好你的姓名和聯系方式，我們的客服會主動聯系您。升級為VIP您可以更加方便快捷的管理您的房屋，讓您的管理更加輕松、簡單比如升級為VIP您可以同時輕松管理多幢房子，管理房子不受任何限制；會專門有一個進行分析統計的客戶端，對所有的管理客戶端進行分析統計，管理；您還可以定時發郵件；還可以將數據庫備份到服務器中等等

附錄資料：不需要的可以自行刪除ExcelXP的八則快速輸入技巧如果我們在用ExcelXP處理龐大的數據信息時，不注意講究技巧和方法的話，很可能會花費很大的精力。因此如何巧用ExcelXP，來快速輸入信息就成為各個ExcelXP用戶非常關心的話題，筆者向大家介紹幾則這方面的小技巧。1、快速輸入大量含小數點的數字如果我們需要在ExcelXP工作表中輸入大量的帶有小數位的數字時，按照普通的輸入方法，我們可能按照數字原樣大小直接輸入，例如現在要在單元格中輸入0.05這個數字時，我們會把“0.05”原樣輸入到表格中。不過如果需要輸入若干個帶有小數點的數字時，我們再按照上面的方法輸入的話，每次輸入數字時都需要重復輸入小數點，這樣工作量會變大，輸入效率會降低。其實，我們可以使用ExcelXP中的小數點自動定位功能，讓所有數字的小數點自動定位，從而快速提高輸入速度。在使用小數點自動定位功能時，我們可以先在ExcelXP的編輯界面中，用鼠標依次單擊“工具”/“選項”/“編輯”標簽，在彈出的對話框中選中“自動設置小數點”復選框，然后在“位數”微調編輯框中鍵入需要顯示在小數點右面的位數就可以了。以后我們再輸入帶有小數點的數字時，直接輸入數字，而小數點將在回車鍵后自動進行定位。例如，我們要在某單元格中鍵入0.06的話，可以在上面的設置中，讓“位數”選項為2，然后直接在指定單元格中輸入6，回車以后，該單元格的數字自動變為“0.06”，怎么樣簡單吧？2、快速錄入文本文件中的內容現在您手邊假如有一些以純文本格式儲存的文件，如果此時您需要將這些數據制作成ExcelXP的工作表，那該怎么辦呢？重新輸入一遍，大概只有頭腦有毛病的人才會這樣做；將菜單上的數據一個個復制/粘貼到工作表中，也需花很多時間。沒關系！您只要在ExcelXP中巧妙使用其中的文本文件導入功能，就可以大大減輕需要重新輸入或者需要不斷復制、粘貼的巨大工作量了。使用該功能時，您只要在ExcelXP編輯區中，依次用鼠標單擊菜單欄中的“數據/獲取外部數據/導入文本文件”命令，然后在導入文本會話窗口選擇要導入的文本文件，再按下“導入”鈕以后，程序會彈出一個文本導入向導對話框，您只要按照向導的提示進行操作，就可以把以文本格式的數據轉換成工作表的格式了。3、快速輸入大量相同數據如果你希望在不同的單元格中輸入大量相同的數據信息，那么你不必逐個單元格一個一個地輸入，那樣需要花費好長時間，而且還比較容易出錯。你可以通過下面的操作方法在多個相鄰或不相鄰的單元格中快速填充同一個數據，具體方法為：首先同時選中需要填充數據的單元格。若某些單元格不相鄰，可在按住Ctrl鍵的同時，點擊鼠標左鍵，逐個選中；其次輸入要填充的某個數據。按住Ctrl鍵的同時，按回車鍵，則剛才選中的所有單元格同時填入該數據。4、快速進行中英文輸入法切換一張工作表常常會既包含有數字信息，又包含有文字信息，要錄入這樣一種工作表就需要我們不斷地在中英文之間反復切換輸入法，非常麻煩，為了方便操作，我們可以用以下方法實現自動切換：首先用鼠標選中需要輸入中文的單元格區域，然后在輸入法菜單中選擇一個合適的中文輸入法；接著打開“有效數據”對話框，選中“IME模式”標簽，在“模式”框中選擇打開，單擊“確定”按鈕；然后再選中輸入數字的單元格區域，在“有效數據”對話框中，單擊“IME模式”選項卡，在“模式”框中選擇關閉（英文模式）；最后單擊“確定”按鈕，這樣用鼠標分別在剛才設定的兩列中選中單元格，五筆和英文輸入方式就可以相互切換了。5、快速刪除工作表中空行刪除ExcelXP工作表中的空行，一般的方法是需要將空行都找出來，然后逐行刪除，但這樣做操作量非常大，很不方便。那么如何才能減輕刪除工作表中空行的工作量呢？您可以使用下面的操作方法來進行刪除：首先打開要刪除空行的工作表，在打開的工作表中用鼠標單擊菜單欄中的“插入”菜單項，并從下拉菜單中選擇“列”，從而插入一新的列Ｘ，在Ｘ列中順序填入整數；然后根據其他任何一列將表中的行排序，使所有空行都集中到表的底部。刪去所有空行中Ｘ列的數據，以Ｘ列重新排序，然后刪去Ｘ列。按照這樣的刪除方法，無論工作表中包含多少空行，您就可以很快地刪除了。6、快速對不同單元格中字號進行調整在使用ExcelXP編輯文件時，常常需要將某一列的寬度固定，但由于該列各單元格中的字符數目不等，致使有的單元格中的內容不能完全顯示在屏幕上，為了讓這些單元格中的數據都顯示在屏幕上，就不得不對這些單元格重新定義較小的字號。如果依次對這些單元格中的字號調整的話，工作量將會變得很大。其實，您可以采用下面的方法來減輕字號調整的工作量：首先新建或打開一個工作簿，并選中需要ExcelXP根據單元格的寬度調整字號的單元格區域；其次單擊用鼠標依次單擊菜單欄中的“格式”/“單元格”/“對齊”標簽，在“文本控制”下選中“縮小字體填充”復選框，并單擊“確定”按鈕；此后，當你在這些單元格中輸入數據時，如果輸入的數據長度超過了單元格的寬度，ExcelXP能夠自動縮小字符的大小把數據調整到與列寬一致，以使數據全部顯示在單元格中。如果你對這些單元格的列寬進行了更改，則字符可自動增大或縮小字號，以適應新的單元格列寬，但是對這些單元格原設置的字體字號大小則保持不變。7、快速輸入多個重復數據在使用ExcelXP工作表的過程中，我們經常要輸入大量重復的數據,如果依次輸入，無疑工作量是巨大的。現在我們可以借助ExcelXP的“宏”功能,來記錄首次輸入需要重復輸入的數據的命令和過程,然后將這些命令和過程賦值到一個組合鍵或工具欄的按鈕上,當按下組合鍵時,計算機就會重復所記錄的操作。使用宏功能時，我們可以按照以下步驟進行操作:首先打開工作表，在工作表中選中要進行操作的單元格；接著再用鼠標單擊菜單欄中的“工具”菜單項，并從彈出的下拉菜單中選擇“宏”子菜單項，并從隨后彈出的下級菜單中選擇“錄制新宏”命令；設定好宏后，我們就可以對指定的單元格，進行各種操作，程序將自動對所進行的各方面操作記錄復制。8、快速處理多個工作表有時我們需要在ExcelXP中打開多個工作表來進行編輯，但無論打開多少工作表，在某一時刻我們只能對一個工作表進行編輯，編輯好了以后再依次編輯下一個工作表，如果真是這樣操作的話，我們倒沒有這個必要同時打開多個工作表了，因為我們同時打開多個工作表的目的就是要減輕處理多個工作表的工作量的，那么我們該如何實現這樣的操作呢？您可采用以下方法：首先按住“Shift"鍵或“Ctrl"鍵并配以鼠標操作，在工作簿底部選擇多個彼此相鄰或不相鄰的工作表標簽，然后就可以對其實行多方面的批量處理；接著在選中的工作表標簽上按右鍵彈出快捷菜單，進行插入和刪除多個工作表的操作；然后在“文件”菜單中選擇“頁面設置……”，將選中的多個工作表設成相同的頁面模式；再通過“編輯”菜單中的有關選項，在多個工作表范圍內進行查找、替換、定位操作；通過“格式”菜單中的有關選項，將選中的多個工作表的行、列、單元格設成相同的樣式以及進行一次性全部隱藏操作；接著在“工具”菜單中選擇“選項……”，在彈出的菜單中選擇“視窗”和“編輯”按鈕，將選中的工作表設成相同的視窗樣式和單元格編輯屬性；最后選中上述工作表集合中任何一個工作表，并在其上完成我們所需要的表格，則其它工作表在相同的位置也同時生成了格式完全相同的表格。高效辦公Excel排序方法"集中營"排序是數據處理中的經常性工作，Excel排序有序數計算（類似成績統計中的名次）和數據重排兩類。本文以幾個車間的產值和名稱為例，介紹Excel2000/XP的數據排序方法。一、數值排序1.RANK函數RANK函數是Excel計算序數的主要工具，它的語法為:RANK（number，ref，order），其中number為參與計算的數字或含有數字的單元格，ref是對參與計算的數字單元格區域的絕對引用，order是用來說明排序方式的數字（如果order為零或省略，則以降序方式給出結果，反之按升序方式）。例如圖1中E2、E3、E4單元格存放一季度的總產值，計算各車間產值排名的方法是:在F2單元格內輸入公式“=RANK（E2，$E$2:$E$4）”，敲回車即可計算出鑄造車間的產值排名是2。再將F2中的公式復制到剪貼板，選中F3、F4單元格按Ctrl+V，就能計算出其余兩個車間的產值排名為3和1。如果B1單元格中輸入的公式為“=RANK（E2，$E$2:$E$4，1）”，則計算出的序數按升序方式排列，即2、1和3。需要注意的是:相同數值用RANK函數計算得到的序數（名次）相同，但會導致后續數字的序數空缺。假如上例中F2單元格存放的數值與F3相同，則按本法計算出的排名分別是3、3和1（降序時）。2.COUNTIF函數COUNTIF函數可以統計某一區域中符合條件的單元格數目，它的語法為COUNTIF（range，criteria）。其中range為參與統計的單元格區域，criteria是以數字、表達式或文本形式定義的條件。其中數字可以直接寫入，表達式和文本必須加引號。仍以圖1為例，F2單元格內輸入的公式為“=COUNTIF（$E$2:$E$4，">"&E2）+1”。計算各車間產值排名的方法同上，結果也完全相同，2、1和3。此公式的計算過程是這樣的:首先根據E2單元格內的數值，在連接符&的作用下產生一個邏輯表達式，即“>176.7”、“>167.3”等。COUNTIF函數計算出引用區域內符合條件的單元格數量，該結果加一即可得到該數值的名次。很顯然，利用上述方法得到的是降序排列的名次，對重復數據計算得到的結果與RANK3.IF函數Excel自身帶有排序功能，可使數據以降序或升序方式重新排列。如果將它與IF函數結合，可以計算出沒有空缺的排名。以圖1中E2、E3、E4單元格的產值排序為例，具體做法是:選中E2單元格，根據排序需要，單擊Excel工具欄中的“降序排序”或“升序排序”按鈕，即可使工作表中的所有數據按要求重新排列。假如數據是按產值由大到小（降序）排列的，而您又想賦予每個車間從1到n（n為自然數）的排名。可以在G2單元格中輸入1，然后在G3單元格中輸入公式“=IF（E3=E2，G3,G3+1）”，只要將公式復制到G4等單元格，就可以計算出其他車間的產值排名。二、文本排序選舉等場合需要按姓氏筆劃為文本排序，Excel提供了比較好的解決辦法。如果您要將圖1數據表按車間名稱的筆劃排序，可以使用以下方法:選中排序關鍵字所在列（或行）的首個單元格（如圖1中的A1），單擊Excel“數據”菜單下的“排序”命令，再單擊其中的“選項”按鈕。選中“排序選項”對話框“方法”下的“筆畫排序”，再根據數據排列方向選擇“按行排序”或“按列排序”，“確定”后回到“排序”對話框（圖2）。如果您的數據帶有標題行（如圖1中的“單位”之類），則應選中“有標題行”（反之不選），然后打開“主要關鍵字”下拉列表，選擇其中的“單位”，選中排序方式（“升序”或“降序”）后“確定”，表中的所有數據就會據此重新排列。此法稍加變通即可用于“第一名”、“第二名”等文本排序，請讀者自行摸索。三、自定義排序如果您要求Excel按照“金工車間”、“鑄造車間”和“維修車間”的特定順序重排工作表數據，前面介紹的幾種方法就無能為力了。這類問題可以用定義排序規則的方法解決:首先單擊Excel“工具”菜單下的“選項”命令，打開“選項”對話框中的“自定義序列”選項卡（圖3）。選中左邊“自定義序列”下的“新序列”，光標就會在右邊的“輸入序列”框內閃動，您就可以輸入“金工車間”、“鑄造車間”等自定義序列了，輸入的每個序列之間要用英文逗號分隔，或者每輸入一個序列就敲回車。如果序列已經存在于工作表中，可以選中序列所在的單元格區域單擊“導入”，這些序列就會被自動加入“輸入序列”框。無論采用以上哪種方法，單擊“添加”按鈕即可將序列放入“自定義序列”中備用（圖3）。使用排序規則排序的具體方法與筆劃排序很相似，只是您要打開“排序選項”對話框中的“自定義排序次序”下拉列表，選中前面定義的排序規則，其他選項保持不動。回到“排序”對話框后根據需要選擇“升序”或“降序”，“確定”后即可完成數據的自定義排序。需要說明的是:顯示在“自定義序列”選項卡中的序列（如一、二、三等），均可按以上方法參與排序，請讀者注意Excel提供的自定義序列類型。談談Excel輸入的技巧在Excel工作表的單元格中，可以使用兩種最基本的數據格式：常數和公式。常數是指文字、數字、日期和時間等數據，還可以包括邏輯值和錯誤值，每種數據都有它特定的格式和輸入方法，為了使用戶對輸入數據有一個明確的認識，有必要來介紹一下在Excel中輸入各種類型數據的方法和技巧。一、輸入文本Excel單元格中的文本包括任何中西文文字或字母以及數字、空格和非數字字符的組合，每個單元格中最多可容納32000個字符數。雖然在Excel中輸入文本和在其它應用程序中沒有什么本質區別，但是還是有一些差異，比如我們在Word、PowerPoint的表格中，當在單元格中輸入文本后，按回車鍵表示一個段落的結束，光標會自動移到本單元格中下一段落的開頭，在Excel的單元格中輸入文本時，按一下回車鍵卻表示結束當前單元格的輸入，光標會自動移到當前單元格的下一個單元格，出現這種情況時，如果你是想在單元格中分行，則必須在單元格中輸入硬回車，即按住Alt鍵的同時按回車鍵。二、輸入分數幾乎在所有的文檔中，分數格式通常用一道斜杠來分界分子與分母，其格式為“分子/分母”，在Excel中日期的輸入方法也是用斜杠來區分年月日的，比如在單元格中輸入“1/2”，按回車鍵則顯示“1月2日”，為了避免將輸入的分數與日期混淆，我們在單元格中輸入分數時，要在分數前輸入“0”（零）以示區別，并且在“0”和分子之間要有一個空格隔開，比如我們在輸入1/2時，則應該輸入“01/2”。如果在單元格中輸入“81/2”，則在單元格中顯示“81/2”，而在編輯欄中顯示“三、輸入負數在單元格中輸入負數時，可在負數前輸入“-”作標識，也可將數字置在（）括號內來標識，比如在單元格中輸入“（88）”，按一下回車鍵，則會自動顯示為“-88”。四、輸入小數在輸入小數時，用戶可以向平常一樣使用小數點，還可以利用逗號分隔千位、百萬位等，當輸入帶有逗號的數字時，在編輯欄并不顯示出來，而只在單元格中顯示。當你需要輸入大量帶有固定小數位的數字或帶有固定位數的以“0”字符串結尾的數字時，可以采用下面的方法：選擇“工具”、“選項”命令，打開“選項”對話框，單擊“編輯”標簽，選中“自動設置小數點”復選框，并在“位數”微調框中輸入或選擇要顯示在小數點右面的位數，如果要在輸入比較大的數字后自動添零，可指定一個負數值作為要添加的零的個數，比如要在單元格中輸入“88”后自動添加3個零，變成“88000”，就在“位數”微調框中輸入“-3”，相反，如果要在輸入“88”后自動添加3位小數，變成“0.088”，則要在“位數”微調框中輸入“3”。另外，在完成輸入帶有小數位或結尾零字符串的數字后，應清除對“自動設置小數點”符選框的選定，以免影響后邊的輸入；如果只是要暫時取消在“自動設置小數點”中設置的選項，可以在輸入數據時自帶小數點。五、輸入貨幣值Excel幾乎支持所有的貨幣值，如人民幣（￥）、英鎊（￡）等。歐元出臺以后，Excel2000完全支持顯示、輸入和打印歐元貨幣符號。用戶可以很方便地在單元格中輸入各種貨幣值，Excel會自動套用貨幣格式，在單元格中顯示出來，如果用要輸入人民幣符號，可以按住Alt鍵，然后再數字小鍵盤上按“0165”即可。六、輸入日期Excel是將日期和時間視為數字處理的，它能夠識別出大部分用普通表示方法輸入的日期和時間格式。用戶可以用多種格式來輸入一個日期，可以用斜杠“/”或者“-”來分隔日期中的年、月、日部分。比如要輸入“2001年12月1日”，可以在單元各種輸入“2001/12/1”或者“2001-12-1七、輸入時間在Excel中輸入時間時，用戶可以按24小時制輸入，也可以按12小時制輸入，這兩種輸入的表示方法是不同的，比如要輸入下午2時30分38秒，用24小時制輸入格式為：2:30:38，而用12小時制輸入時間格式為：2:30:38p，注意字母“p”和時間之間有一個空格。如果要在單元格中插入當前時間，則按Ctrl+Shift+;鍵。了解Excel公式的錯誤值經常用Excel的朋友可能都會遇到一些莫名奇妙的錯誤值信息：#N/A！、#VALUE！、#DIV/O！等等，出現這些錯誤的原因有很多種，如果公式不能計算正確結果，Excel將顯示一個錯誤值，例如，在需要數字的公式中使用文本、刪除了被公式引用的單元格，或者使用了寬度不足以顯示結果的單元格。以下是幾種常見的錯誤及其解決方法。1．#####！原因：如果單元格所含的數字、日期或時間比單元格寬，或者單元格的日期時間公式產生了一個負值，就會產生#####！錯誤。解決方法：如果單元格所含的數字、日期或時間比單元格寬，可以通過拖動列表之間的寬度來修改列寬。如果使用的是1900年的日期系統，那么Excel中的日期和時間必須為正值，用較早的日期或者時間值減去較晚的日期或者時間值就會導致#####！錯誤。如果公式正確，也可以將單元格的格式改為非日期和時間型來顯示該值。2．#VALUE!當使用錯誤的參數或運算對象類型時，或者當公式自動更正功能不能更正公式時，將產生錯誤值#VALUE!。原因一：在需要數字或邏輯值時輸入了文本，Excel不能將文本轉換為正確的數據類型。解決方法：確認公式或函數所需的運算符或參數正確，并且公式引用的單元格中包含有效的數值。例如：如果單元格A1包含一個數字，單元格A2包含文本"學籍"，則公式"=A1+A2"將返回錯誤值#VALUE!。可以用SUM工作表函數將這兩個值相加（SUM函數忽略文本）：=SUM（A1:A2）。原因二：將單元格引用、公式或函數作為數組常量輸入。解決方法：確認數組常量不是單元格引用、公式或函數。原因三：賦予需要單一數值的運算符或函數一個數值區域。解決方法：將數值區域改為單一數值。修改數值區域，使其包含公式所在的數據行或列。3．#DIV/O!當公式被零除時，將會產生錯誤值#DIV/O!。原因一：在公式中，除數使用了指向空單元格或包含零值單元格的單元格引用（在Excel中如果運算對象是空白單元格，Excel將此空值當作零值）。解決方法：修改單元格引用，或者在用作除數的單元格中輸入不為零的值。原因二：輸入的公式中包含明顯的除數零，例如：=5/0。解決方法：將零改為非零值。4．#NAME?在公式中使用了Excel不能識別的文本時將產生錯誤值#NAME?。原因一：刪除了公式中使用的名稱，或者使用了不存在的名稱。解決方法：確認使用的名稱確實存在。選擇菜單"插入"|"名稱"|"定義"命令，如果所需名稱沒有被列出，請使用"定義"命令添加相應的名稱。原因二：名稱的拼寫錯誤。解決方法：修改拼寫錯誤的名稱。原因三：在公式中使用標志。解決方法：選擇菜單中"工具"|"選項"命令，打開"選項"對話框，然后單擊"重新計算"標簽，在"工作薄選項"下，選中"接受公式標志"復選框。原因四：在公式中輸入文本時沒有使用雙引號。解決方法：Excel將其解釋為名稱，而不理會用戶準備將其用作文本的想法，將公式中的文本括在雙引號中。例如：下面的公式將一段文本"總計："和單元格B50中的數值合并在一起：="總計："&B50原因五：在區域的引用中缺少冒號。解決方法：確認公式中，使用的所有區域引用都使用冒號。例如：SUM（A2:B34）。5．#N/A原因：當在函數或公式中沒有可用數值時，將產生錯誤值#N/A。解決方法：如果工作表中某些單元格暫時沒有數值，請在這些單元格中輸入"#N/A"，公式在引用這些單元格時，將不進行數值計算，而是返回#N/A。6．#REF!當單元格引用無效時將產生錯誤值#REF！。原因：刪除了由其他公式引用的單元格，或將移動單元格粘貼到由其他公式引用的單元格中。解決方法：更改公式或者在刪除或粘貼單元格之后，立即單擊"撤消"按鈕，以恢復工作表中的單元格。7．#NUM！當公式或函數中某個數字有問題時將產生錯誤值#NUM！。原因一：在需要數字參數的函數中使用了不能接受的參數。解決方法：確認函數中使用的參數類型正確無誤。原因二：使用了迭代計算的工作表函數，例如：IRR或RATE，并且函數不能產生有效的結果。解決方法：為工作表函數使用不同的初始值。原因三：由公式產生的數字太大或太小，Excel不能表示。解決方法：修改公式，使其結果在有效數字范圍之間。8．#NULL！當試圖為兩個并不相交的區域指定交叉點時將產生錯誤值#NULL！。原因：使用了不正確的區域運算符或不正確的單元格引用。解決方法：如果要引用兩個不相交的區域，請使用聯合運算符逗號（，）。公式要對兩個區域求和，請確認在引用這兩個區域時，使用逗號。如：SUM（A1:A13，D12:D23）。如果沒有使用逗號，Excel將試圖對同時屬于兩個區域的單元格求和，但是由于A1:A13和D12:D23并不相交，所以他們沒有共同的單元格。在Excel中快速查看所有工作表公式只需一次簡單的鍵盤點擊，即可可以顯示出工作表中的所有公式，包括Excel用來存放日期的序列值。要想在顯示單元格值或單元格公式之間來回切換，只需按下CTRL+`（位于TAB鍵上方）。EXCEL2000使用技巧十招1、Excel文件的加密與隱藏如果你不愿意自己的Excel文件被別人查看，那么你可以給它設置密碼保護，采用在保存文件時用加密的方法就可以實現保護目的，在這里要特別注意的是，自己設定的密碼一定要記住，否則自己也將被視為非法入侵者而遭拒絕進入。給文件加密的具體方法為：A、單擊“文件”菜單欄中的“保存或者（另存為）”命令后，在彈出的“保存或者（另存為）”的對話框中輸入文件名；Ｂ、再單擊這個對話框中“工具”欄下的“常規選項”按鈕，在彈出的“保存選項”的對話框中輸入自己的密碼；這里要注意，它提供了兩層保護，如果你也設置了修改權限密碼的話，那么即使文件被打開也還需要輸入修改權限的密碼才能修改。Ｃ、單擊“確定”按鈕，在彈出的密碼確認窗口中重新輸入一遍密碼，再點擊“確認”，最后點“保存”完成文件的加密工作。當重新打開文件時就要求輸入密碼，如果密碼不正確，文件將不能打開。2、對單元格進行讀寫保護單元格是Excel執行其強大的計算功能最基本的元素，對單元格的讀寫保護是Excel對數據進行安全管理的基礎。對單元格的保護分為寫保護和讀保護兩類，所謂寫保護就是對單元格中輸入信息加以限制，讀保護是對單元格中已經存有信息的瀏覽和查看加以限制。對單元格的寫保護有兩種方法：Ａ、對單元格的輸入信息進行有效性檢測。首先選定要進行有效性檢測的單元格或單元格集合，然后從數據菜單中選擇“有效數據”選項，通過設定有效條件、顯示信息和錯誤警告，控制輸入單元格的信息要符合給定的條件。Ｂ、設定單元格的鎖定屬性，以保護存入單元格的內容不能被改寫。可分為以下步驟：（1）選定需要鎖定的單元格或單元格集合；（2）從格式菜單中選擇“單元格”選項；（3）在設置單元格格式的彈出菜單中選擇“保護”標簽，在彈出的窗口中，選中“鎖定”；（4）從工具菜單中選擇“保護”選項，設置保護密碼，即完成了對單元格的鎖定設置。對單元格的讀保護有三種方法：Ａ、通過對單元格顏色的設置進行讀保護。例如：將選定單元格或單元格集合的背景顏色與字體顏色同時設為白色，這樣，從表面看起來單元格中好像是沒有輸入任何內容，用戶無法直接讀出單元格中所存儲的信息。Ｂ、用其他畫面覆蓋在需要保護的單元格之上，遮住單元格的本來面目，以達到讀保護目的。例如：使用繪圖工具，畫一不透明矩形覆蓋在單元格之上，從格式菜單中選定矩形的“鎖定”選項，然后保護工作表，以保證矩形不能被隨意移動。這樣，用戶所看到的只是矩形，而看不到單元格中所存儲的內容。Ｃ、通過設置單元格的行高和列寬，隱藏選定的單元格，然后保護工作表，使用戶不能直接訪問被隱藏的單元格，從而起到讀保護的作用。3、快速填充相同數據如果你希望在不同的單元格中輸入大量相同的數據信息，那么你不必逐個單元格一個一個地輸入，那樣需要花費好長時間，而且還比較容易出錯。我們可以通過下面的操作方法在多個相鄰或不相鄰的單元格中快速填充同一個數據，具體方法為：Ａ、同時選中需要填充數據的單元格。若某些單元格不相鄰，可在按住Ctrl鍵的同時，點擊鼠標左鍵，逐個選中；Ｂ、輸入要填充的某個數據。按住Ctrl鍵的同時，按回車鍵，則剛才選中的所有單元格同時填入該數據。4、使用Excel中的“宏”功能宏的概念，相信使用過WORD的人都會知道，她可以記錄命令和過程,然后將這些命令和過程賦值到一個組合鍵或工具欄的按鈕上,當按下組合鍵時,計算機就會重復所記錄的操作。在實踐工作中，它可以代替經常輸入大量重復而又瑣碎的數據，具體宏的定義方法如下：:Ａ、打開工作表，在工作表中選中要進行操作的單元格；Ｂ、用鼠標單擊菜單欄中的“工具”菜單項，并從彈出的下拉菜單中選擇“宏”子菜單項，并從隨后彈出的下級菜單中選擇“錄制新宏”命令；Ｃ、設定好宏后，我們就可以對指定的單元格，進行各種操作，程序將自動對所進行的各方面操作記錄復制。5、連續兩次選定單元格我們有時需要在某個單元格內連續輸入多個數值，以查看引用此單元格的其他單元格的效果。但每次輸入一個值后按回車鍵，活動單元格均默認下移一個單元格，非常不便。解決此問題的一般做法是通過選擇“工具”\“選項”\“編輯”，取消“按回車鍵后移動”選項的選定來實現在同一單元格內輸入許多數值，但以后你還得將此選項選定，顯得比較麻煩。其實，采用連續兩次選定單元格方法就顯得靈活、方便：單擊鼠標選定單元格，然后按住Ctrl鍵再次單擊鼠標選定此單元格。此時，單元格周圍將出現實線框。6、在工作表之間使用超級連接首先須要在被引用的其他工作表中相應的部分插入書簽，然后在引用工作表中插入超級鏈接，注意在插入超級鏈接時，可以先在“插入超級鏈接”對話框的“鏈接到文件或URL”設置欄中輸入目標工作表的路徑和名稱，再在“文件中有名稱的位置”設置欄中輸入相應的書簽名，也可以通過“瀏覽”方式選擇。完成上述操作之后，一旦使用鼠標左鍵單擊工作表中帶有下劃線的文本的任意位置，即可實現中文Excel2000在自動打開目標工作表并轉到相應的位置處，這一點與WORD的使用很相似。7、快速清除單元格的內容首先用鼠標選定該單元格,然后按住鍵盤上的Delete鍵，此時你會發現你只是刪除了單元格內容,它的格式和批注還保留著。那么如何才能徹底清除單元格呢,請看下面的兩種操作步驟：Ａ、選定想要清除的單元格或單元格范圍；Ｂ、選擇“編輯”菜單中的“清除”命令,這時顯示“清除”菜單；Ｃ、選擇要清除的命令,可以選擇“全部”、“格式”、“內容”或“批注”中的任一個。8、快速修改單元格次序在實際操作的過程中，我們有時需要快速修改單元格內容的次序。在拖放選定的一個或多個單元格至新的位置的同時，按住Shift鍵可以快速修改單元格內容的次序。具體方法如下：Ａ、首先用鼠標選定單元格，同時按下鍵盤上的Shift鍵；Ｂ、接著移動鼠標指針到單元格邊緣，直至出現拖放指針箭頭，然后進行拖放操作。上下拖拉時鼠標在單元格間邊界處會變成一個水平“工”狀標志，左右拖拉時會變成垂直“工”狀標志，釋放鼠標按鈕完成操作后，單元格間的次序即發生了變化。、在Excel中利用公式來設置加權平均加權平均在財務核算和統計工作中經常用到，并不是一項很復雜的計算，關鍵是要理解加權平均值其實就是總量值（如金額）除以總數量得出的單位平均值，而不是簡單的將各個單位值（如單價）平均后得到的那個單位值。在Excel中可設置公式解決（其實就是一個除法算式），分母是各個量值之和，分子是相應的各個數量之和，它的結果就是這些量值的加權平均值。10、用Excel繪制函數圖像函數圖像能直觀地反映函數的性質，用手工方法來繪制函數圖像效果不太好，而用Excel繪制函數圖像非常簡便，所作圖像非常標準、漂亮，具體方法如下：Ａ、首先打開電子表格的操作窗口，然后用鼠標選擇菜單欄中的“新建”命令，這時屏幕上會出現一個空白的電子表格；Ｂ、然后在A列的A1格輸入“X=”，表明這是自變量，再在A列的A2及以后的格內逐次從小到大輸入自變量的各個值；實際輸入的時候，通常應用等差數列輸入法，先輸入前三個值，定出自變量中數與數的距離，然后點擊A2格，按住鼠標拖到A4格選中這三項，使這三項變成一個黑色矩形，再用鼠標指向這黑色矩形的右下角的小方塊，當光標變成“＋”后，按住鼠標拖動光標到適當的位置，就完成自變量的輸入；Ｃ、接著在B列的B1格輸入函數式y=f（x）的一般函數表達式，如y=1/x；也可在點擊工具欄上的函數圖標“fx”后，在出現的不同函數列表的選項中選擇需要的一種；輸入結束后，點擊函數輸入對話框旁的勾號，B2格內馬上得出了計算的結果。這時，再選中B2格，讓光標指向B2矩形右下角的方框，當光標變成“＋”時按住光標沿B列拖動到適當的位置即完成函數值的計算。注意一定要把該函數中自變量x的位置輸入前面A列自變量的絕對位置A2格，這樣下面計算的時候才會對不同的自變量進行計算；Ｄ、最后點擊工具欄上的“圖表向導”圖標，在出現的各種圖表格式圖標中選擇“X，Y散點圖”，然后在出現的“X，Y散點圖”類型中選擇“無數據點平滑線散點圖”；這時，可按住鼠標察看即將繪好的函數圖像。另外，對于自變量僅為正值的函數，也可用“圖表向導”中的“折線圖”格式繪制。在Excel中自動推測出生年月日及性別的技巧大家都知道，身份證號碼已經包含了每個人的出生年月日及性別等方面的信息（對于老式的15位身份證而言，7-12位即個人的出生年月日，而最后一位奇數或偶數則分別表示男性或女性。如某人的身份證號碼為420400700101001，它的7-12位為700101，這就表示該人是1970年元月1日出生的，身份證的最后一位為奇數1，這就表示該人為男性；對于新式的18位身份證而言，7-14位代表個人的出身年月日，而倒數第二位的奇數或偶數則分別表示男性或女性）。根據身份證號碼的這些排列規律，結合Excel的有關函數，我們就能實現利用身份證號碼自動輸入出生年月日及性別等信息的目的，減輕日常輸入的工作量。Excel中提供了一個名為MID的函數，其作用就是返回文本串中從指定位置開始特定數目的字符，該數目由用戶指定（另有一個名為MIDB的函數，其作用與MID完全一樣，不過MID僅適用于單字節文字，而MIDB函數則可用于漢字等雙字節字符），利用該功能我們就能從身份證號碼中分別取出個人的出生年份、月份及日期，然后再加以適當的合并處理即可得出個人的出生年月日信息。提示：MID函數的格式為MID(text,start_num,num_chars)或MIDB(text,start_num,num_bytes)，其中Text是包含要提取字符的文本串；Start_num是文本中要提取的第一個字符的位置（文本中第一個字符的start_num為1，第二個為2……以此類推）；至于Num_chars則是指定希望MID從文本中返回字符的個數。假定某單位人員管理希望通過身份證號碼自動得出員工的出生年月日及性別，現以此為例，將有關步驟向廣大用戶作一簡要介紹：1.選中整個B列，然后執行“格式”菜單中的“單元格”命令，打開“單元格格式”窗口。2.選擇“數字”選項卡。3.在“分類”欄中選擇“文本”選項，然后單擊“確定”按鈕，關閉“單元格格式”窗口，將所有包含有身份證號碼的單元格設置為文本格式。4.將光標移至C3單元格中，然后輸入“="19"&MID(B3,7,2)&"年"&MID(B3,9,2)&"月"&MID(B3,11,2)&"日"”內容。其中MID(B3,7,2)就是從身份證號碼的第7位開始取2位數，得出該員工的出生年份，MID(B3,9,2)就是得出該員工的出生月份，而MID(B3,11,2)則是該員工的出生日期，這些信息再加上年、月、日等文字就會組成該員工的準確出生年月日“1970年1月5.接下來我們應將光標移至D3單元格中，然后輸入“=IF(MID(B3,15,1)/2=TRUNC(MID(B3,15,1)/2),"女","男")”。這就表示取身份證號碼的第15位數，若能被2整除，這表明該員工為女性，否則為男性。6.最后我們只需利用自動填充功能對其他各個員工的出生年月日、性別進行填充即可。上面