第三編秘書工作概說第七章中國秘書工作的沿革第八章新時期的秘書工作第九章秘書工作的管理第十章港臺及國外的秘書工作第七章中國秘書工作的沿革第一節先秦至清末的秘書工作第二節民主革命時期的秘書工作第三節中華人民共和國成立后的秘書工作秘書是一個古老的職業和工作門類，是人類擺脫了原始形態而逐步地走向文明的時候的必然產物，也是行政管理活動的重要組成部分。在社會生產力發展的推動下，隨著社會經濟、政治文化的時代發展而發展的，社會環境和主要服務對象的歷史性變化對秘書工作的歷史發展起著決定性作用。古代秘書性人員、秘書性官吏是現代行政秘書的前身，他們在漫長的歷史實踐中積累了極為豐富的秘書性工作經驗和辦文輔政文化。系統地學習和研究秘書性工作的沿革，有利于深入地認識秘書工作的起源、本質和規律，深刻地理解秘書充當領導者身邊的綜合性參謀和助手的歷史發展過程。中國秘書史漫長漸變的過程，分以下幾個階段：一、原始社會后期至于秦統一六國之前，是第一階段。——萌芽階段（一）原始社會只有以神職為主而以記事輔政等為輔的巫祝類的秘書。（二）夏商周三代則主要是以地區編年為主而以傳達王命，撰擬詔制為輔的史官類秘書。（三）春秋戰國時期雖有士之奔走游說，出謀劃策，也有了丞相、宰相等等的類似秘書的人物和相應的官署，秘書官員多以刻、記事、記言、主政等各種雜合的身份出現。著名的有：毛遂、馮煖、蘇秦等二、秦漢至于1911年辛亥革命之前，是為中國秘書史第二階段——發展成熟的階段。秘書人員的選用，考核也日益規范，與秘書工作緊密相關的公文與公文制度，檔案管理及使用，驛站郵傳等等一系列規章制度都逐步地建立起來。

三、1911年辛亥革命之后到1949年國民黨的統治在大陸崩潰，是為中國秘書史的第三個階段，這是秘書從古代走向現代化的承前啟后的階段。四、1949年中華人民共和國建立以后，為中國秘書史的第四個階段，秘書工作從制度到理論進行全面建設的新階段。第一節先秦至清末的秘書工作一、先秦時期的秘書工作（一）秘書工作起源1.起源于遠古黃帝時代：部落首領近身輔助的需要,部落首領身邊輔助者的出現，標志著人類秘書性活動的萌生。2.起源于夏代奴隸社會秘書工作產生的兩個條件：文字的產生；階級與國家的出現。（二）原始社會秘書活動1.原始納言活動:聽下言納于上,受上言宣于下2.原始信訪活動:進善之旌、誹謗之木、敢諫之鼓3.原始會務活動:部落聯盟、宗教活動、巫史的出現4.記言記事的史官活動：沮誦、倉頡、隸首、孔甲

上古的統治者十分開明，對于人們的生活與民意的向背是十分關心的，并且自始至終在尋求與民溝通的解決方案。據古籍記載，堯舜等上古統治者為聽取輿論，在“五達之道”或“通都大邑”設置“進善之旌”、“誹謗之木”、“敢諫之鼓”。“進善之旌”即懸掛旌旗，作為進言的標志物。自黃帝的旗幟大行其道以后，旗幟的宣示作用得到了加強，“進善之旌”使旗幟在人們心目中產生的識別作用形成了固定的認知習慣。旗幟被賦予全新的宣示意義。

“誹謗之木”指樹立木柱之類的標志，最初目的是讓人民在樹下進言或將意見寫在木牘上。以后演化為指示方向的路標。后來則變成了宮門外漢白玉的華表，成為裝飾作用的象征物了。據蔣良驥《東華錄》記載，努爾哈赤也曾在門外豎起木質的標志物，讓人書寫諫言掛在上面，大概是“誹謗之木”的遺風。“敢諫之鼓”指進言之前，擊鼓以警眾，引起人們的注意。后世歷代朝廷在宮闕外設置的“登聞鼓”想必就是“敢諫之鼓”的遺制。

（三）夏商秘書工作1.秘書性人員：左史、右史、巫、遒人、秩宗左史記事，右史記言2.文書：契、典、誓、誥、命如:《甘誓》、《湯誓》、《典志》等。“誓”為我國奴隸制國家最早的政務文書。3.文字：甲骨文、金文、簡牘（四）西周至春秋時期的秘書工作1.秘書機構：卿事寮、太史寮（巫史分離），“太史寮”為我國最早的秘書機構。2.秘書官：太史、內史、御史、宗伯3.管理制度：國家公文格式、歸檔保管、人員分工4.文書：《尚書》《尚書》為我國最早的政治文字匯編西周王朝的秘書活動在繼前代的基礎上又有所發展(1)出現了“卿事寮”和“太史寮”的分工，前者掌管政務，后者掌管文書、檔案、法典及天文歷法等。(2)巫史分離，史官地位升高，成為西周統治者的重要秘書性官員；巫掌管祭祀、占卜，隸屬司禮機構，地位降低。這說明西周已從商朝的“重神事”轉向“重人事”，這是一大歷史性進步。(3)秘書性人員隊伍擴大。西周官署皆設史，其辦文輔政的秘書性活動更為普遍。(4)專設“天府”作為收藏保管文書檔案的機構，并實行了副本存檔制度。(5)加強了保密制度，國家文件檔案進行嚴格保密。(6)實施了采風調查制度以了解民情，調整國政。(7)文書工作有了初步的規則和程序，按公文的功能和作用區分了上行文、下行文和平行文，每一行文方向都出現了不同的文種，各種公文都實行了用印制度。（五）春秋戰國時期的秘書工作1.秘書官：御史、主書、御書、尚書、掌書、左徒（秘書長）2.春秋戰國時期是我國古代第一次思想大解放、文化思潮極為活躍的時期。這一時期各諸侯政權的秘書性工作伴隨著變法圖強和兼并爭戰的進程，出現了一系列新的變化：(1)出現了不少新興的地主階級知識分子---“士”充當諸侯君主身邊的辦文輔政的參謀助手，“士”出身的秘書性官吏的出謀獻策活動，極大地增強了古代政務秘書性工作的參謀職能，并留下了極為豐富、極為珍貴的參謀經驗和思想財富，至今仍有一定的借鑒價值。(2)采用了新的文書載體，大量使用了竹木制作簡牘文書，重要文書還采用了縑帛為載體。它標志著這一時期社會生產力有了新的發展，從而促進了書寫載體的進步。(3)政務活動記錄已形成制度，不僅要記錄君主言行，而且對一切政務要事都要記錄在冊，并要抄錄副本多份，存檔保存。客觀真實地反映事實真相，“書法不隱”已成傳統，成為被后人傳頌的秘書性官吏忠誠守職的職業美德。(4)文書種類有所發展，出現了契券文書、外交上的盟會文書、諸侯國領土的圖文等。(5)在文件保密上形成了封泥制度，保密措施更為嚴格。(6)拓寬了文書檔案利用的范圍，除了作為施政的工具、憑證和依據外，還作為傳授知識的教材和編寫典籍、史冊的材料。這一時期的秘書性工作，在我國古代起著承上啟下、繼往開來的作用。二、秦漢時期秘書性工作

秦朝攻滅六國，統一天下之后，秦始皇設立起丞相府，作為協助自己處理繁復的日常政務的輔助機構。漢承秦制，起初也以丞相府作為中央秘書機構。此時的丞相府由于國家行政管理事務的增多，機構開始擴大，下屬部門明顯增多，所屬官員也大量增加，最多時達三百六十余人。其職權也不斷擴大，凡選用、罷黜百官，執行賞罰，郡國的上計、考課，都可以處理，開始擁有相對獨立的決策權，丞相也演化為手握重權的執政大臣。（一）秦代的秘書工作1.中樞機構三公府：丞相府、太尉府、御史大夫寺2.中央行政機構：九卿制3.地方政府機構：郡縣制（二）漢代的秘書工作1.尚書臺的興起到漢武帝時，開始起用原先為皇帝收發奏章、保管檔案、傳達政令的親信秘書小吏尚書，組成小規模的秘書機構尚書署（臺），以協助他處理文書等事務，取代了昔日丞相府的地位。2.地方官府的秘書人員：主簿、治中從事使、功曹史司、書佐

（三）作為統一的中央集權君主專制國家，秦漢政權系統的秘書性工作，與春秋戰國時代相比有了較大的變化。1.皇宮內外行政秘書性工作分開。2.秘書性機構和人員進一步拓大，分工更細。3.統一了文字。4.書寫材料和工具的進步。5.形成了更為規范的秘書性工作制度。6.文書檔案管理進一步完善，建立了多處檔案庫，形成了嚴格的檔案管理及保護制度。7.對秘書性工作的管理加強。秦漢兩代奠定了我國古代行政秘書性工作的基本框架。三、魏晉南北朝時期的秘書工作1.東漢，我國歷史上第一次出現以秘書冠名的秘書官職。東漢末年，曹操受封魏王，將秘書監改為秘書令，掌圖書檔案。曹操又將尚書臺轉化為中央政務機構，另以自己親信幕僚中精通文學、熟悉政務的士人為秘書令，增加了“典尚書奏事”的職責，負責起草機要命令，已掌管了部分秘書職責。2.曹丕稱帝建魏后，又改秘書令為中書令，增設中書監一職，組建成中書省，負責起草詔書、掌管章奏，此時的中書省，是將皇帝機要秘書的職責獨立出來，成為中央秘書機構。3.晉代，中書省地位得到加強。中書省的職權有所擴展，從最初的“掌贊詔命，記會時事，典作文書”，發展為參與機密，處理政務，其人員也猛增，光抄錄、謄寫文書的書吏就有一、二百名之多。統治者為此分別增設了門下省、尚書省，以分散中書省之權，使三省各承擔部分中央政府的秘書職能，彼此之間相互制約。4.北朝時期，門下省地位得到加強，成為朝廷權力中心。5.從南北朝時期的梁、陳開始，文章有了“文”、“筆”之分。“文”后來發展成文學性文體；“筆”則發展成包括公文在內的實用文，形成有別于文學作品的文體。后世公文簡明、務實、莊重的文風即由此發端。魏晉南北朝時期，各個王朝都是由手握軍權的權臣建立的。他們在正式取得皇位前，任用一批人組成一套機構，完全在正規官制之外，自由行使權力，歷史上稱這些權臣所獨自掌握的實權機構為“霸府”。四、隋唐的秘書工作

隋唐是我國封建社會鼎盛發展時期。中央政權形成了中書省、門下省、尚書省，“三省”相互配合，分權運作，相互制約的辦公體制，這一體制對加強中央政權政務辦公系統的嚴密性、規范性，防止出現種種干擾和失誤曾起到過積極作用，在繼承前代的秘書性工作管理制度的同時也有所創新和發展，在辦文程序、保密制度、信訪工作等方面，都作出了一些新的規定。（一）隋朝的秘書工作

統一全國，其中央秘書機構主要承襲魏晉以來的“三省”制，并在此基礎上做了一些改革，稱中書省為內史省；中書監、中書令為內史監、令；中書侍郎、中書舍人改稱為內史侍郎、內史舍人；門下省的首席長官侍中改為納言。三省長官同為宰相，實行集體參議輔政體制。隋朝為加強中央集權而進行的中央機構的改革，適應了歷史發展的要求，并對后世秘書工作機構的發展產生了重大影響。（二）唐代的秘書工作

1.唐承隋制，唐初仍實行三省六部制。2.武則天時期，匭使院的設置，中國封建王朝中最早受理來信的機構。3.唐玄宗對御用文人的起用，冊封翰林學士。五、宋元時期的秘書工作（一）宋代：宋王朝承繼了隋唐秘書性工作體制又有創新發展。

1.軍政分立。行政大權集中于中書省，軍機大權交樞密院執掌。秘書工作按這兩個系統分別建立。2.秘書機構龐雜，職務分工細密。3.形成“一文一事”的公文制度，這一制度對提高辦文效率是十分有益的，為后世所沿用。4.形成了“引黃”、“貼黃’’制度，其目的是使于閱文，加速公文辦理。5.形成了詔令副署制度。即皇帝下詔前要征求重臣的意見，由有關大臣副署。這對保證詔令的正確性和公文的質量是十分有益。（二）元代的秘書工作

1.元代建國以后，仍仿宋制，建立起一套比較完整的秘書機構。在中央設中書省和樞密院，在全國設行中書省和行樞密院。2.嚴格對秘書人員的選拔。3.設通政院管理驛站，加強文書傳遞管理。六、明清時期的秘書工作（一）明朝的秘書工作1.明朝初年沿襲前代的行政秘書性工作體制，以中書省總領政務，以左右丞相為宰相統轄六部。1380年朱元璋廢中書省及其丞相，皇帝直接控制吏、戶、禮、兵、刑、工六部。2.中央秘書機構：內閣、六科、通政司、司禮監、文書房等（1）洪武十五年，朱元璋在宮內設文淵閣，從翰林學士中選擇可信者入閣備顧問，“詳看諸司奏啟，兼司平駁”，此為內閣之始。后設內閣，為對皇帝負責的辦公機構。（2）六科即吏、戶、禮、兵、刑、工，并非六個不同的辦事機構，而是于午門外東、西朝房內集中辦公，只是具體分管與各部的聯系而已。明末萬歷年間，張居正實行改革，將六科劃歸內閣管理。（3）通政司（通政使司）是個總收文機關。（4）司禮監是宮廷內設的宦官秘書性機構。（5）文書房是與司禮監密切相關的皇宮秘書部門，以太監充任，為皇帝草擬文書。（二）清朝的秘書工作1.清朝中央秘書機構經歷了從內三院到內閣，從內閣到軍機處的演變過程。（1）內三院：清朝入關前，朝廷設有內三院，即內國史院、內秘書院、內弘文院，分掌記注皇帝起居、編立史冊、撰寫實錄、草擬國書制敕及為皇帝進講等職責。（2）內閣：順治15年，將內三院改為內閣，由內閣總領朝廷秘書事務。（3)軍機處：雍正皇帝設軍機房，后改為軍機處，乾隆以后，機要事務轉由軍機處辦理，內閣成為僅辦理例行事務的無關緊要的秘書機構。2.地方秘書機構

除有公職秘書官吏外主官普遍自行聘用幕僚，作為私人秘書。紹興師爺（私人秘書）3.晚清秘書機構及特點

1861年，清政府設立總理各國事務衙門，1901年，總理各國事務衙門改為外務局，后設秘書股，秘書長、秘書等職。與晚清的秘書機構的變化相適應，這一時期秘書性工作的基本特點有：（1）具有半封建半殖民地特性。（2）改革是近代秘書活動發展的主流。（3）是過渡時期的必然產物。明清兩代的秘書性工作較前代更為完備和規范。明代后期加強了公文核對、檢查催辦等工作，健全發展了公文傳遞制度、票擬制度，頒發了各類公文體式的要求，對辦文程序和保密要求作出了嚴格的規定。在清代，秘書性工作的制度更為繁細和嚴格，特別對提本、密奏的處理制定了一套極為嚴格的程序，對違背程序和規定的進行嚴厲的懲處。這是強化中央集權專制在秘書性工作管理上的反映。清代的軍機處是清雍正時的中央最有影響力、辦事效率很高的政務辦公機構。其大軍機、小軍機人員精干，保密極嚴，是清君主重要的參謀助手。清中央政府理藩院內還設立了專門處理少數民族事務、外交事務的秘書性工作機構。外交秘書性工作中的接待、禮儀、翻譯等方面的工作，較前代更為繁忙，成為國家外交工作中的不可缺少的重要組成部分。從我國古代秘書機構的設置及其職責的變化來看，說明各朝統治者都很重視秘書工作。盡管機構設置、官職名稱頻繁變更，但中央秘書機構一直是各朝君主進行統治的參謀和助手。上司挨罵一、背景這家公司規模不大，總經理辦公室只有3個秘書，主任老劉、經驗豐富的于雪和小王。這天上午，于雪外出有事。十點左右，市場部有人來電話讓小王過去取份材料，她剛走，總經理就來電話，讓主任把去年的工作總結送過去。負責文件收發的是小王。主任左翻右翻，怎么也找不到去年的工作總結。于是等得不耐煩的總經理在電話里大發雷霆：“怎么搞的？連份總結也找不到，你這個主任一天到晚在干些什么？”有什么辦法？主任沮喪地只好等小王回來。小王剛進門，主任就把自己胸中的怒氣全部朝小王頭上傾泄：“托您的福，總經理給了好果子吃！你干什么去了？！”小王想說明，但主任沒有給她說話的余地：“廢物！飯桶！”小王怎么受得了這樣的委屈，她淚流滿面地沖出辦公室，屋里只剩下主任對著碩大的天花板抽悶煙。這時，于雪回來了。面對這種情況，于雪應該如何處理？現在于雪有這么幾種選擇：A.對上司說：“小王經常犯這種毛病，存完文件不說一聲，我都說過她好幾次了！”B.趕緊找出文件遞給主任。C.安慰主任：“老總這些天也真像吃錯藥了！”D.趕緊找出文件給老總送去。E.安慰主任：“頭，實在不好意思，我要是早點回來就好了。”二、問題對于于雪以上幾種選擇，你認為哪種選擇比較合適，請說明理由，并對其他幾種選擇進行評析。三、分析本題的最佳選擇是D。選A肯定不合適，雖然你這么說可能會讓主任得到些安慰，但它只會讓主任火上加油的，更何況在背后批評同事是一種不太合適的做法。選B雖然表現出秘書的主動性，但并沒有把問題解決。讓主任給老總送去嗎？顯然主任不太敢去，因為他怕老總怒氣未消，再把他臭罵一頓。選C更不對，因為無論在什么情況下秘書都不能批評自己的上司。選E也不合適，盡管你把過錯攬到自己身上，想替主任承擔責任，并緩和一下氣氛了，但并沒有解決問題，即讓老總看到文件。選D之所以比較合適，是因為于雪巧妙地給了主任一個體面地下臺階的機會。自己給老總送去，老總火氣再大，他也不太可能再沖你發火，這樣，這件事也就到此為止了。如果讓主任自己去送，即使老總火氣己盡，他多少還會嘮叨幾句。作為一個優秀的秘書，應該時時為自己的上司著想。第二節民主革命時期的秘書工作一、南京臨時政府時期的秘書工作機構

1911年，辛亥革命結束了我國數千年的封建專制統治。孫中山先生為總統的南京臨時政府之總統府正式設置秘書處作為政府日常辦事機構。總統府秘書處下設總務組、軍事組、外交組、電務組、官報組、收發組等分支機構。中央各部也都設有承政廳或秘書處等秘書機構，各地方政府機構都設有秘書機構。為了適應其資產階級民主政體的需要，對秘書工作進行了一系列改革。南京臨時政府的秘書工作，首開了我國具有現代意義的秘書工作之先河。它對古代秘書性工作的改革，體現了反封建的民主思想，其形成的諸多改革成果，具有時代的創新件和民本性，并為后世所沿襲。二、北洋軍閥時期的秘書工作機構

這一時期的秘書工作機構基本上繼承了南京臨時政府時期的秘書工作機構模式，但這一時期政局極不穩定，制度混亂多變，十七年間，產生了四十四屆內閣，更換了二十多名內閣總理。三、國民黨政府時期的秘書工作機構

國民政府成立后，秘書工作機構內部設有秘書處、副官、參事處等。秘書處受主席或常委指導，管理秘書事務。四、戰爭年代中國共產黨的秘書工作（1）建黨初期的秘書工作

1921年7月1日，中國共產黨宣告成立，此后不久就成立了秘書機構。

（2）第二次國內革命戰爭時期的秘書工作（3）抗日戰爭時期黨的秘書工作（4）解放戰爭時期黨的秘書工作解放戰爭時期，中國共產黨的秘書工作有了進一步發展。秘書工作存著根本不同：

一是服務對象不同，“中國共產黨的秘書工作是為人民翻身得解放服務的，是通過為領導工作服務體現為人民服務的根本宗旨，而歷代統治者的秘書工作是為剝削階級政權服務的。

二是秘書人員的社會地位不同；中國共產黨的秘書與領導是主輔配合的平等的同志關系，而歷代秘書與其上司是主仆或人身依附關系。三是工作成效不同。黨的秘書工作是革命事業的不可缺少的環節，辦文輔政的成效促進人民事業的發展，而歷代統治者的秘書工作辦文輔政的成效，主要是鞏固統治政權，為剝削者諜利益。革命戰爭時期中國共產黨的秘書工作，為新中國成立后的秘書工作奠定了堅實的基礎。第三節中華人民共和國成立后的秘書工作一、新時期我國秘書工作的發展方向（一）四個轉變

1992年楊尚昆同志提出秘書工作的四個轉變：一是從偏重于辦文辦事轉變為既辦文辦事又出謀獻策；二是從單純收發、傳遞信息轉變為綜合處理信息；三是從憑經驗辦事轉變為科學化管理；四是從被動服務轉變為力爭主動。案例：上司錯怪自己一、背景這天上午，公司總裁對助理于雪說，下午兩點自己有幾位當年的老戰友要來看自己，讓她準備點龍井茶。于雪當時正在起草一份緊急文件，于是她讓總裁辦的另一位秘書小麗去通知行政部作好接待客人的準備。小麗馬上起身到行政部去了。下午兩點多鐘，于雪有事到接待室找田總，發現根本沒給客人準備茶。于雪回來問小麗為什么沒人給老總的客人準備茶，小麗說她去行政部時那里一個人也沒有，她給留了一張紙條。于雪問她為什么自己不能去給客人準備茶，小麗說自己是秘書而不是泡茶的。于雪正氣得發料，總裁的客人走了；總裁馬上來電話叫于雪到他辦公室去。于雪剛進門，老總就給她一領臭罵：“你這個助理是怎么當的？你是不是不想在這里干了……”面對這種情況，于雪應該如何處理？現在于雪有這么幾種選擇：A.馬上就淚如泉涌，嚎啕大哭。B.“我當時正在趕寫材料就交待給小麗了。是她沒辦好這件事。”C.“老板，實在對不起，是我的失誤。”D.“老板，你怎么不分青紅皂白亂批評人？！”E.認為責任不在自己，不必計較領導的態度，所以，當總栽發完火之后，只是微微一笑“我知道了”，以表示自己的開朗和大度。二、問題對于于雪以上幾種選擇，你認為哪種選擇比較合適，請說明理由，并對其他幾種選擇進行評析。三、分析本題的最佳選擇是C。選A是明顯不對的，顯得非常情緒化。作為秘書受到委屈時不能用眼淚來解決問題，眼淚只表明這個秘書的心理承受能力極差。當上司看到你淚如雨下時，他當時可能會動惻隱之心，不會再多說什么，但是從內心來講，他會更看不起你這種嬌氣的作風。選B不對，找借口或者是推卸責任已經沒有任何意義，只能讓總裁的火氣更大。選D也是錯誤的。當面直接頂撞上司，對于秘書來說在任何時候都是一種職業自殺行為。即使上司誤解了你，在這種情況下你也不能誤解。只有在雨過天晴之后你再找機會去說明真相。辯解只會火上澆油，使得事態進一步惡化。選E的錯就在于你的態度。盡管責任不在你，但失誤已經出現，可你還滿不在乎，你從此在上司的心中將永遠是一個沒有責任感的秘書。選擇C是對的。在當時的情況下，如果你不趕緊主動道歉，而是說自己太忙，或者找其他什么借口替自己辯護，總裁的火氣可能會更大更持久。在當時，因總實際上根本就不需要什么理由，他要的就是發泄！你越給他解釋，他心中的火氣就越大。當時不管你怎么解釋，他都認為你都是在“推卸責任”。俗話說“伸手不打笑臉人”，你趕緊主動道歉，先把領導的怒火壓下去，然后再想辦法為自己解釋也不遲。作為秘書一定要學會控制自已的情緒，不能感情用事。（二）四項任務

江澤民同志也指出秘書工作的四項任務：

一為領導提供情況；二在領導決策以后協助貫徹實施；三是協助領導協調矛盾