檔案管理實務培訓提綱楊浦軍休中心吳智雄2015年5月28日第一部分檔案概述一、檔案的定義檔案是人們社會活動形成的文、行、聲、影等歷史真跡材料。含五要素：檔案的形成者（作者）、檔案形成原因（社會活動）、檔案的基本形態（文、行、聲）檔案的本質特征（歷史真跡）和檔案的“屬”（材料）。■二、檔案的屬性知識屬性和信息屬性，是檔案的兩個重要屬性。■三、檔案的作用及性質工作憑據、工作參考、工作調研、宣傳教育等。■四、單位檔案全宗是歸單位所有，由單位統一管理一切檔案的總和。第二部分檔案工作性質、原則和內容一、檔案工作的性質檔案工作具有管理性、服務性、政治性的性質。二、檔案工作的基本原則集中統一管理、完整與安全、便于工作利用。■三、檔案工作內容從狹義上講，是指檔案室、檔案館的業務工作（或稱專業工作），即用科學的原則和方法管理檔案，為黨和國家各項事業服務。它的內容包括檔案的收集、整理、保管、編目與檢索、統計、編輯與研究、利用服務等八項工作。（一）收集。將分散形成的檔案經過甄別挑選，按一定的辦法集中保存起來，這就形成了檔案的收集工作。（二）整理。為了解決檔案的零亂狀況和便于管理、利用，就需要把檔案分門別類地加以系統化，這就形成了檔案的整理工作。（三）鑒定。對大量檔案材料進行去粗取精的鑒別工作，把有保存價值的檔案保留下來。（四）保管。對檔案采取必要的保護措施，進行系統管理，這就是檔案的保管工作。（五）編目和檢索。為解決檔案數量和利用的矛盾，通過多種途徑和形式揭示檔案的內容和成分，提供查找檔案的手段，這就是檔案的編目和檢索工作。（六）編輯和研究。為了保護保護檔案原件和滿足更多的系統利用，就需要對檔案進行、研究并編輯，公布檔案史料，這就是檔案的編輯和研究。（七）統計。要全面、及時地了解檔案和檔案工作發展、變化，做到“胸中有數”，掌握規律，就需要對檔案和檔案工作進行數量的觀察和分析研究，這就是檔案的統計工作。（八）利用。保存檔案的目的就是利用，為各項工作服務。第三部分檔案工作實務一、整理主要內容包括：區分全宗、分類、組卷、卷內文件整理、案卷封面的編目、案卷的裝訂、案卷的排列、案卷目錄的編制。整理工作的原則：1、必須保持文件之間的歷史聯系。主要是指文件的來源、時間、內容和形式等方面。2、應充分利用原來的基礎。■二、檔案的分類：分類內容包括：選擇分類方法、制定分類方案、檔案的歸類和案卷的排列。檔案分類要體現客觀性、邏輯性和實用性。常用的分類方法：1、年度分類法。2、組織機構分類法。3、問題分類法。分類法的選擇和分類方案的編制：1、年度——組織機構分類法。2、組織機構——年度分類法。3、年度——問題分類法。4、問題——年度分類法。一個單位內的檔案可分成黨、政、工、團四部分。每一部分再進行分類整理。單位內檔案少，可將黨、工、團分為“黨群”和行政兩部分，然后再細分類。■三、立卷1、立卷工作內容：組成案卷，擬寫案卷標題、卷內文件的排列與編號，填寫卷內文件目錄與備考表，案卷封面的編目與案卷的裝訂。2、立卷的方法：按問題立卷、按作者立卷、按名稱立卷、按時間立卷、按地區立卷、按收文機關立卷。3、卷內文件的整理：卷內文件的排列和編號。排列的方法主要有：一個作者，一個問題（或名稱）的案卷，按文件時間先后次序排列；一個作者、幾個問題（或名稱）的案卷，先按問題的重要程度，再按時間次序排列。無論采取哪一種排列方法，都必須保持來文、復文、正文與附件、同一文件的不同稿本之間不可分割的聯系。卷內文件排好后按統一方法編上頁號。填寫卷內目錄和備考表。4、案卷封面的編目和案卷裝訂案卷標題的基本要求：政治上準確；文字簡練、表達準確；標題的基本結構力求完整，主要包括作者、問題和名稱三部分。案卷裝訂基本要求：整齊、規范，無金屬物。■四、案卷排列和編制案卷目錄1、案卷排列。就是根據一定的方法，確定類內案卷的前后次序和存放位置，保持案卷之間的聯系。2、編制案卷目錄。案卷經過排后，應按順序編號并登記到案卷目錄上。案卷目錄，就是案