X公司行政效率中出現(xiàn)的問題及解決的方法目錄一、引言 1二、相關理論概述 1（一）企業(yè)行政的概念 2（二）企業(yè)行政效率的概念 2（三）行政管理在企業(yè)管理中的作用 21.有助于提高企業(yè)的經濟效益 22.有利于規(guī)范企業(yè)的管理 33.有利于提高企業(yè)管理效率 3三、河南天方藥業(yè)股份有限公司行政效率的現(xiàn)狀 3（一）河南天方藥業(yè)股份有限公司簡介 3（二）天方藥業(yè)行政效率的現(xiàn)狀 4（三）天方藥業(yè)行政管理效率低下的原因 41.缺乏完整的工作計劃 42.行政管理機構不合理 53.行政管理人員的素質有待提升 54.行政管理制度不健全 5四、提升河南天方藥業(yè)股份有限公司行政效率的對策 6（一）采取高效的行政管理模式 6（二）精簡企業(yè)機構，合理配置人員 6（三）加強行政管理人員的素質培養(yǎng) 7（四）健全企業(yè)的行政管理制度 7五、結論 8參考文獻 9一、引言企業(yè)的行政管理是企業(yè)管理和行政管理的有機結合，在企業(yè)管理中發(fā)揮著至關重要的作用，不僅可以規(guī)范企業(yè)的管理方式，提升企業(yè)的管理效率，還可以促進企業(yè)經濟利益的增加，對企業(yè)的正常運行都有著十分重要的意義。但河南天方藥業(yè)股份有限公司作為涂料生產企業(yè)，卻不太重視公司的行政管理工作，使得公司的行政管理工作效率一直處于低下狀態(tài)。鑒于此，本文將采用文獻資料法、案例研究法等，對河南天方藥業(yè)股份有限公司的行政管理現(xiàn)狀進行分析，找出其行政管理效率低下的原因，并結合公司的實際，提出了幾點針對性的對策，包括采取高效的行政管理模式、精簡企業(yè)機構、加強行政管理人員的素質培養(yǎng)、健全企業(yè)的行政管理制度等，希望可以促進公司行政管理水平的提升及其在汽車行業(yè)中的可持續(xù)發(fā)展。本文在闡述企業(yè)行政管理、企業(yè)行政部、行政管理效率等概念的基礎上，對我國目前企業(yè)行政部門在企業(yè)管理中的現(xiàn)狀進行了分析，指出了存在的問題和原因，并結合實際，提出了相應的對策，最后以河南天方藥業(yè)股份有限公司為例進行了案例分析。本文的研究意義如下：（1）理論意義：鑒于目前國內外有關企業(yè)行政管理的研究較多，但缺乏對企業(yè)行政管理效率的單獨研究，僅有的研究都是從宏觀方面的研究，缺乏以某一具體企業(yè)的案例研究，本文以河南天方藥業(yè)股份有限公司為例進行案例分析，有利于豐富我國關于企業(yè)行政管理方面的理論研究體系，具有一定的理論意義；（2）實踐意義：本文的研究有利于為河南天方藥業(yè)股份有限公司提供提高行政管理效率的參考指導對策，從而促進其行政管理效率的提升，使得企業(yè)的管理水平不斷提升，還為更多的企業(yè)提供提高行政管理效率的參考借鑒作用，因而還有一定的現(xiàn)實意義。二、相關理論概述（一）企業(yè)行政的概念行政管理本意是利用國家權力對社會事務加以管理的活動，企業(yè)行政管理是指企業(yè)行政管理人員開展行政事務的過程。其主要包括如下內容：（1）確定計劃。企業(yè)根據(jù)自身的實際情況，確定管理的內容和實現(xiàn)管理目標的方法，以便引導企業(yè)行政工作的有效進行，有利于實現(xiàn)企業(yè)行政管理科的科學化，并促進行政管理的成功。（2）組織協(xié)調。企業(yè)通過完善組織結構，逐級建立自上而下的責權關系，明確各級行政管理人員的工作內容、任務分配以及決策執(zhí)行等，從而確保行政管理渠道的暢通無阻，使得企業(yè)的行政管理工作有的放矢。（3）指揮工作。即企業(yè)行政部門采取適當?shù)拇胧瑢T工進行明確分工，使其充分明確自身的責權利，提升工作的積極性。（4）控制執(zhí)行。即對員工的工作進行檢測、適當調整工作過程，保證各個員工能順利完成工作。（二）企業(yè)行政效率的概念行政效率指企業(yè)投入的行政工作量和工作成果的比。其具有如下特點：（1）時效性。企業(yè)的行政管理工作需要在規(guī)定的時間內完成，使得行政資源可以得到優(yōu)化利用，提高整個企業(yè)的人力資源使用效率，確保企業(yè)行政管理目標在規(guī)定的期限內實現(xiàn)；（2）縱向性。企業(yè)通過明確上下級的階層關系，使得上級的思想可以順利傳達到下級執(zhí)行層中，從而讓企業(yè)生產出符合上級要求的產品；（3）機動性。行政管理方法能及時傳達到執(zhí)行階層，及時反饋，從而減少企業(yè)損失，企業(yè)通過及時調整管理方式來跟上企業(yè)行政管理的節(jié)奏。（三）行政管理在企業(yè)管理中的作用1.有助于提高企業(yè)的經濟效益企業(yè)的行政部門通過行政管理，可以在相關規(guī)章制度的指導之下，使得企業(yè)自身的人力、物力以及財力等資源得到有效的配置，從而確保企業(yè)戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)。此外，企業(yè)通過行政管理，可以確保企業(yè)文化的有效形成，在企業(yè)文化的感染下，企業(yè)行政部門的人員工作積極性越高，這對企業(yè)經營效益的提升有著不可忽視的作用。2.有利于規(guī)范企業(yè)的管理企業(yè)行政部門分為管理決策層和執(zhí)行層兩部分，其中，管理決策層負責制定企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略目標、政策方針等；決策層則負責對這些目標和政策方針加以執(zhí)行。在具體的履職過程中，管理決策層將決策傳達給執(zhí)行層，執(zhí)行部門則負責具體實施，并將執(zhí)行結果反饋給管理決策層，這就存在信息的傳遞問題，只有良好的行政管理，才能確保人員有效的分工協(xié)作以及矛盾的化解，對信息傳遞的效率的提升有著重要意義，在這種情況下，企業(yè)的管理也會逐漸規(guī)范化。3.有利于提高企業(yè)管理效率企業(yè)行政部是連接企業(yè)各個部門的紐帶，使得企業(yè)決策部門的決策可以被執(zhí)行部門所了解，從而對制定的決策加以執(zhí)行，保障企業(yè)各種目標的實現(xiàn)。在具體的工作中，企業(yè)行政部還會將執(zhí)行部門執(zhí)行的相關情況上報給決策部門，從而方便管理者對企業(yè)采取切實可行的管理措施，保障企業(yè)各項經營活動的順利進行，充分促進企業(yè)管理效率的提升。三、河南天方藥業(yè)股份有限公司行政效率的現(xiàn)狀（一）河南天方藥業(yè)股份有限公司簡介河南天方藥業(yè)股份有限公司（以下簡稱“天方藥業(yè)”）是一家負責開發(fā)、生產和銷售新藥、中藥及成品制劑的大型制藥企業(yè)，成立于1969年，坐落于河南駐馬店市，其前身為駐馬店地區(qū)制藥廠。作為一家全國五百強重點企業(yè)，天方藥業(yè)下屬有5個子公司、1個技術開發(fā)中心、80個駐外辦事處，現(xiàn)有員工3000余人。截止到2019年11月底，天方藥業(yè)的總資產達到了16億元。片劑的年產量高達68億片，抗生素發(fā)酵噸位超過了5000立方米，乙酰螺旋霉素的年產量高達500噸，這三項指標分別位列亞洲第一、國家第一和國家第二，其生產能力較強，目前，公司的產品已經成功銷往國內外多個地區(qū)。（二）天方藥業(yè)行政效率的現(xiàn)狀經過十五年的發(fā)展，河南天方藥業(yè)股份有限公司（以下簡稱“天方藥業(yè)”）已經發(fā)展成為一個有200名人員的企業(yè)，公司為了進一步提升人員管理水平，專門設立了行政管理部門，部門由行政經理、行政主管、行政專員等人員構成，這些人員分工協(xié)作，負責協(xié)調公司各部門間的關系，并負責化解員工之間的矛盾，從而保障組織的協(xié)調發(fā)展。目前，公司的行政部門主要有9名工作人員，其中行政經理一人，行政主管一名，7名行政助理和普通人員，但這些人員中，除了行政主管和經理是本科畢業(yè)外，其他專員大都是大專學歷，總的來說，公司的行政管理人員的素質有待提升。此外，由于公司的定位是汽車4S店，主要業(yè)務依然是奔馳汽車的維修保養(yǎng)、企業(yè)營銷以及經濟利益的提升方面，因此對行政管理不太重視。公司的行政管理往往被忽視，甚至帶有一定的教條主義，把技術和銷售放在主要地位上，從而使得行政管理部門可有可無，根本不會對行政管理人員進行素質培訓，這就使得公司的行政管理效率一直處于較低狀態(tài)。目前，公司還沒有完善的行政管理制度，行政管理人員思想落后，行政管理工作信息化水平不高等，導致公司的行政管理工作效率一直得不到有效提升。（三）天方藥業(yè)行政管理效率低下的原因1.缺乏完整的工作計劃天方藥業(yè)行政管理部門缺乏一套完整的工作實施計劃，使得具體的行政管理工作缺乏目標，部分主管工作態(tài)度不夠端正，缺乏得當?shù)姆椒▉硖幚硇姓芾硎聞眨椒ú坏卯敚髽I(yè)資源存在著嚴重浪費現(xiàn)象。為了凸顯自身的存在，天方藥業(yè)的某些部門還與其他部門進行勾心斗角，起內訌，有的甚至利用好自身的部門權力對公司的資源進行支配，給自身提供便利，謀取私利，影響到了公司的正常運行。目前公司的行政部門缺乏明確的方向和目標，行政管理工作很容易陷入一團亂麻中，但即使這樣，行政主管依然找不到可以提升行政管理效率的模式，公司在日常的行政管理中只是進行一些簡單的日常事務登記。不僅缺乏現(xiàn)代管理的手段，更是沒有現(xiàn)代管理的意識，從而使得公司一直處于這種低效的狀態(tài)中。2.行政管理機構不合理企業(yè)發(fā)展到一定程度，對行政工作人員的要求量大。近年來，天方藥業(yè)一直在擴大規(guī)模，除了加強銷售人員、汽車維修技術人員的招聘外，還加大了行政管理人員的招聘力度，這是一種較好的自覺意識。但是天方藥業(yè)在組織結構的設計方面還存在一定的問題，從而出現(xiàn)機構臃腫的情況，部分崗位其實并沒有設置的必要，這樣就使得這些崗位存在冗員現(xiàn)象，人浮于事的情況較為普遍，導致行政效率低下。大型企業(yè)的行政管理工作本身較為復雜，但如果很多人員得不到合理配置，就會加重工作混亂的程度，降低行政效率。目前，公司的組織結構較為復雜，行政部經理主要管理人事行政主管、行政事務主管、后勤主管、前臺接待主管等人員，行政管理工作出現(xiàn)了一些重復，導致責任落實不到位，一旦遇到重大問題，就會出現(xiàn)信息錯誤或順序顛倒的情況。此外，人員過多的參與，一旦出現(xiàn)問題，還會出現(xiàn)責任推諉的情況，進一步降低行政管理的效率。3.行政管理人員的素質有待提升企業(yè)行政管理部門中，人員的素質高低將決定企業(yè)行政管理的效率。但縱觀天方藥業(yè)，其行政管理人員的素質有待提升，目前，公司的行政管理部門主要有16名員工，大部分行政專員是大專學歷水平，只有經理和幾名主管是本科或碩士畢業(yè)，尤其是后勤專員，還是中學學歷，這些人員缺乏行政管理方面的理論知識，也不了解其他部門的情況，工作經驗也不是很豐富，在處理各部門之間的矛盾方面缺乏經驗和技巧，服務意識淡薄，缺乏準確的定位，在公司管理工作中不能游有效實施諸多規(guī)定，甚至會遭到其他部門員工的排斥，工作積極性受到打擊，工作效率自然不高，也就無法有效化解其他部門間的矛盾。有時甚至出現(xiàn)了矛盾激化的問題，影響了各部門之間的分工協(xié)調和組織效率的提升。總之，雖然公司設立了行政管理部門，但人員素質不高，影響了行政管理工作的有效開展。公司的行政管理制度也得不到有效實施，處于形同虛設的狀態(tài)，企業(yè)行政管理部門缺少同業(yè)務部門之間的來往，工作接觸甚少，越是不了解，其管理工作越脫離實際，故而形成惡性循環(huán)。4.行政管理制度不健全企業(yè)行政管理效率低下的第四個原因是公司行政管理制度不夠健全。總所周知，企業(yè)行政管理制度是公司行政管理人員開展行政管理工作的重要依據(jù)。但縱觀天方藥業(yè)，雖然設立了行政管理制度，但存在制度還存在漏洞，行政管理人員并不會依照制度來實施相應的工作，使得制度的存在流于形式。行政管理人員不知道公司各項工作計劃的部署，一味按照政策和以往經驗執(zhí)行行政管理工作。行政主管缺乏創(chuàng)新和探索精神，大部分精力用來處理瑣粹的日常事務，不去深究適合公司發(fā)展的營銷手段和行政管理方式和提升公司行政效率的方法，使得公司的可持續(xù)發(fā)展受到影響。由于行政管理制度的執(zhí)行不力，公司的行政管理人員矛盾糾紛、相互推諉現(xiàn)象頻發(fā)。四、提升河南天方藥業(yè)股份有限公司行政效率的對策（一）采取高效的行政管理模式提高企業(yè)的行政管理效率，需要對行政管理模式進行優(yōu)化與創(chuàng)新，以便行政管理工作可以按照特定的方式進行。目前，天方藥業(yè)缺乏行政管理的工作計劃，使得不同的管理部門對自身的職責、目標等沒有明確的定位，行政主管也沒有發(fā)揮好帶頭作用，公司的行政管理工作處于混亂狀態(tài)。因此，公司可以制定明確的工作計劃，明確管理內容的目標和達到這些目標的方法途徑。為了進一步提升行政效率，天方藥業(yè)還需要加強信息技術的應用，比如辦公自動化、ERP等軟件，充分提升行政工作的效率。行政工作的自動化，還可以減輕行政人員的工作量，使其工作開展更加順暢。（二）精簡企業(yè)機構，合理配置人員鑒于天方藥業(yè)的行政管理機構還存在機構臃腫、人浮于事的情況，對此，天方藥業(yè)可以對行政管理機構進行精簡，完善企業(yè)行政管理構架體系，建立從上而下、政令暢通的傳達、貫徹與落實機制，確保人崗的匹配。天方藥業(yè)作為涂料生產公司，比較關注涂料的生產和銷售問題，從而對行政管理部門重視不足，對此，公司需要改變這種錯誤的認識，讓其意識到行政管理部門的重要性，從而合理配置行政管理人員，使其明確自身的崗位職責，通過優(yōu)化工作流程，簡化工作審批程序，保證工作進度，進一步提高提公司的行政效率。在實際的工作中，公司可以將行政事務主管與人事主管合并，從而使其更好地管理行政專員、文字專員等，公司的人員不多，不必單獨設立行政事務主管這一職位。在整個公司的管理工作中，行政部門應充分發(fā)揮領導和帶頭作用，帶領全體行政人員提升工作效率，使得行政工作保質保量地完成。（三）加強行政管理人員的素質培養(yǎng)作為一名現(xiàn)代化的企業(yè)行政管理人員應該具備的基本素質：良好的心態(tài)、擇優(yōu)決斷能力、協(xié)調統(tǒng)籌全局、知人善任、臨危不亂等。但縱觀天方藥業(yè)，人員的學歷水平偏低，缺乏行政管理理論知識，且對其他部門的工作情況也知之甚少，素質有待提升，但公司卻很少對行政管理人員進行素質培訓，使其素質得不到有效提升，影響行政管理效率的提升。鑒于此，天方藥業(yè)需要首先把好人才的選拔大關，選拔人才時，嚴格按照規(guī)章制度執(zhí)行，層層對人才進行考核選拔，為公司的發(fā)展做好人才儲備。因此，在招聘之前，公司需要制定詳細的招聘計劃，從而使得招聘工作的開展有章可循，人才的有效選拔對提升公司整體行政管理人員的素質有著重要意義。此外，為了確保人員不斷提升自身的素質，公司還可以制定完善的競爭和激勵制度，將績效考核與薪酬管理相結合，從而提升人員的公告中積極性。當然，公司還不能忽略行政管理人員的素質培養(yǎng)，除了向其培訓行政管理理論知識外，還需要介紹其他部門的工作情況，只有充分了解其他部門的情況，才可以幫助部門間化解矛盾，維持組織的正常運行。（四）健全企業(yè)的行政管理制度要想保障天方藥業(yè)行政管理工作的有效開展，需要首先健全公司的行政管理制度，這是公司行政管理人員開展工作的準則和綱要，對公司行政管理效率的提升至關重要。鑒于此，公司應制定合理的企業(yè)規(guī)章制度，對各機構崗位的職責進行明確，并加強規(guī)章制度的有效執(zhí)行，防止工作混亂的情況發(fā)生。鼓勵行政管理人員大膽進行管理模式創(chuàng)新，充分結合市場發(fā)展需要，制定適合公司運營發(fā)展的經營模式和市場策略，使公司的發(fā)展不斷與時俱進。此外，天方藥業(yè)還應對必要的行政管理工作制度加以健全，以公章制度和法律的形式來保障行政管理人員的工作開展，使其認真執(zhí)行部門崗位責任制度、各項管理制度，工作制度規(guī)范等，規(guī)范行政管理工作的秩序。此外，這些制度為行政管理工作的開展明確了依據(jù)，提高了其工作的嚴謹性、積極性和工作動力，對企業(yè)行政管理效率的提升有著重要意義。為了建立健全的行政管理規(guī)章制度，天方藥業(yè)需要對自身的行政管理狀況進行充分的動態(tài)性分析研究，在此基礎上，隨時找出其中的問題所在，并及時提出有效的解決措施，從而不斷完善公司的行政管理規(guī)章制度，使得公司的行政管理工作可以一直保持高效狀態(tài)。五、結論隨著經濟的迅速發(fā)展，企業(yè)間的競爭日益激烈，企業(yè)需要提升管理水平，確保各項工作的順利開展。行政部是企業(yè)調和各種矛盾、下達各種指令和任務的部門，其工作效率的高低直接影響到企業(yè)管理水平的提升與否。作為藥企，天方藥業(yè)面臨著日益激烈的市場競爭，企業(yè)的行政管理決定了公司經營管理水平的高低，應受到公司的高度重視。但縱觀天方藥業(yè)，行政管理工作依然不受重視，存在缺乏完整的工作計劃、行政管理機構不合理、行政管理人員素質不高以及行政管理制度不健全等問題，影響了行政管理效率的提升。不利于公司的可持續(xù)發(fā)展。鑒于此，本文結合公司的實際，提出了幾點針對性的行政管理效率提升的對策，包括采取高效的行政管理模式、精簡企業(yè)機構，合理配置人員、加強行政管理人員的