費用報銷管理制度為了貫徹和執行總部財務制度，強化企業內部控制，提升公司管理的規范化和制度化水平，對上海分公司員工差旅費、業務費等相關費用的報銷做如下規定：報銷審批流程：報銷人申請部門經理（主管）審核會計審核財務經理復核總經理批準總部財務中心撥款出納付款報銷時間規定：1.報銷費用每月5日及20日各交票一次，請各報銷申請人于每月4日及19日前將要報銷的單據分類整理并填寫好對應的報銷單據、粘貼整齊交部門經理（主管）審批完畢。并由部門經理于每月5日及20日晨會時交于財務經理同時填寫《華冠建材連鎖財務報銷收票登記表》（見附件一），完成單據交接。當月的費用當月報銷，最遲不得超過下個月20日，上月1日之前的票據，一律不予報銷。2.財務經理和總經理每月10日前將當月5日收到的票據（25日前將20日收到的票據）審核完畢，并在下周的《周資金撥款申請表》上申請員工報銷。3.總部財務中心依據《華冠建材連鎖員工報銷單據匯總表》核實結果，10日的匯總表在15日前（25日的匯總表在30日前）安排撥款，由財務經理或出納告知報銷申請人報銷或沖借款。4.出差人員：出差人員的報銷需在出差回來后7個工作日內，將要報銷的單據分類整理、粘貼整齊，交部門經理（或主管）審核完畢，并附上《出差申請單》（附件三）和《華冠建材連鎖員工出差總結報告》（附件四）交財務經理復核，再交總經理核準。長時間在外的出差人員，費用以自然月為周期進行清理，每月3日前將上月要報銷的單據分類整理好，粘貼整齊，并填寫《華冠建材連鎖財務報銷收票登記表》，以快遞形式寄回對應的部門負責人。及時確認郵寄結果。按以上報銷流程進行審批、付款。各項費用票據要求1.住宿費：必須為合法有效的住宿發票（住宿標準按集團相關規定執行），并在票據背面注明住宿人員姓名及住宿起止日期。2.交通費：以正規發票報銷；在發票背面注明乘車日期、起止地點、乘車人或事由。3.招待費：原則上要開具正規機打發票，如果不是機打發票，必須于招待當日或次日由陪同人及總經理簽名；票據背面注明招待時間、客人主體、就餐人數；如有本公司人員作陪，還需作陪人員在發票后面簽字證明。4.汽車費：加油費以機打發票為準，發票正面需有機打車牌號，加油日期；背面由司機填寫加油時的里程表讀數；路橋費必須取得機打發票，明確起始站，日期；報銷時，需提供《出車匯總登記表》作為憑證附件；每次貼票時，先按車輛分類，再按日期為序粘貼。5.運輸費：公司簽訂協議的包月送貨車，涉及固定費用的按合同執行；公司簽訂的包月送貨車，按件計費的，將《外聘車輛費用表》按送貨日期排序，粘貼整齊，每周與財務交票一次，按月結算；倉庫臨時外請的運輸費，必須憑《外聘車輛費用表》及收據結款，收據上要有實收運費金額，車牌號，司機電話及簽名；報銷時，所有費用項目必須提供合法發票，原則上先收發票后付款。6.購買物品：超過300元的物品，要取得銷售發票、小票或刷卡記錄；300元以下,50元以上的物品，盡量有發票或小票；如實在沒有發票，需提供購物店鋪、店主聯系電話；所有發票及收據要有購買物品的具體名稱、單價、數量，并標注用途。7.加工費：瓷磚加工費要求由分公司總經理（或售后負責人）與加工廠簽訂加工協議，協議要對加工價格、運輸及付款方式以及收款人帳戶要標明；憑《月結對賬單》、店面開具的《華冠建材連鎖委托加工單》及加工廠開具的加工費發票或收據（收據必須加蓋加工廠印單，收款人及電話）辦理結算，經辦人在發票上簽名。8.廣告費：按《物料制作清單》（需注明物料名稱、規格尺寸、單價、金額）結算；廣告公司的發票或收據，需加蓋廣告公司印章；非協議廣告公司需提供廣告公司電話及收款人姓名；大型活動需提交審批后的《大型促銷活動費用預算申請表》。9.租賃費：租賃合同原件需在財務存檔，憑發票或收據報銷；首次付租或變動租金支付時，需將租賃合同復印一份作為附件粘貼報銷；水電費需提供正規的公司發票，并注明費用期間。10.裝修費：總裁審批后《裝修預算審批表》需在分公司財務備案；支付施工隊進度款，需提供《店面裝修款申請表》，及裝修隊合同簽訂人簽字的收據；報銷自購材料，需提供購物發票或收據（或網上購物憑證），發票或收據需有材料名稱、數量、單價、金額，材料商印章及聯系方式；自購材料品類較多時，可提供購物清單進行說明（清單明細與發票必須對應）。票據填寫、粘貼規范1.整理報銷票據時，要分類整理、粘貼，比如：住宿票整理粘貼在一起、交通費票整理粘貼在一起。然后，同類票據要按時間順序排列。2.所有報銷單據嚴格按單據要求認真填寫，金額大小寫須完全一致，不得涂改。3.所有不符合《報銷票據規范要求》的票據一律按廢票處理，不予報銷；4.所有票據的取得需真實，依據事實情況，該連號的需連號，不該連號不能連號，特殊情況需在票據背面說明情況。5.所有超過規定限額及規定報銷期間的票據，一律自行承擔。6.所有白條報銷單據原則上要有證明人，沒有證明人的一律不予報銷。各相關費用的具體規定業務招待費標準：在業務招待中，要本著“熱情、禮貌、節儉”的招待原則。總經理、副總經理，招待費用不得超過100元/人的標準；部門經理級別的干部招待客人，不得超過80元/人的標準；業務人員等人員招待客人，需要提前報備總經理，且招待費用不得超過60元/人的標準。以上費用標準均包含招待用煙、酒。報銷最高額度以總就餐人數＊招待標準為限。除總經理、副總經理外，其他人員一律不準發生娛樂活動招待費用。公司內部員工之間招待費用不允許報銷。交通費用標準：公司副總經理以下級別人員需經分公司總經理同意后方可乘坐動車或高鐵。公司副總經理以下級別人員在市區原則上乘坐公共汽車或地鐵，如因特殊工作需要乘坐出租車，在注明原因，并經分公司總經理審批后，按實際費用的70%報銷。公司人員到所轄縣、區、地市或省會出差，原則上乘坐汽車，不允許乘坐出租車。如因特殊工作需要乘坐出租車，在注明原因及事項，并經總經理審批后，按實際費用的60%報銷。財務部出納在因資金安全等特殊情況下，可乘坐出租車，在注明原因及事項，并經總經理批準后，給予實報實銷。所有出差人員要求代訂的火車票，費用由個人先支付，公司再報銷。也可自行訂票。出差餐費標準：出差餐費按照每人每天30元的標準報銷出差期間，如陪同從事招待工作，不得重復享受該餐餐費補貼。參加公司組織的各類活動（含培訓、會議、參觀），如組織方提供用餐，不得重復享受餐費補貼。住宿費標準：所有人員出差按如下順序優先選擇住宿：宿舍客房協議酒店（按價格從低到高依次優先選擇）其他酒店。協議酒店參見附表五：《華冠建材連鎖協議酒店匯總表》選擇協議酒店入住的，公司按照《華冠建材連鎖協議酒店匯總表》（附件五）在標準內實報實銷。實在因特殊原因不能選擇協議酒店的，需要在住宿票后說明原因，且報銷標準不能超過當地城市的協議酒店價格；理由說明不充分的，一律按照100元/晚的標準進行報銷。公司業務人員出差至所轄區縣、地市，原則上要求當天返回，如實在不能返回的，住宿標準以120元/晚為最高上限。兩人一同出差，不可以按照每人的標準累加報銷，應按照合理房間數，本著節儉原則報銷。員工在上班所在城市的住宿發票一律不準報銷。公關費用標準：所有公關費用，需執行先申請再執行的原則，參見（附件六）《公關費用申請表》1000元以下公關費用由執行人申請，總經理批準后實施。1000元以上且10000元以下的公關費用，由分公司總經理申請，主管副總裁/總裁助理批準后實施。超過10000元的公關費用，由分公司總經理申請，均需總裁批準后方可實施。所有公關費用，經辦人先辦理借支手續，經報銷流程審批結束后進行沖賬。超過1000元以上的公關費用，原則上由分公司總經理級別以上人員執行。所有對外贈送的任何禮品，包括煙、酒、茶葉、飾品等，一律由分公司/總部的行政進行購買并登記，任何人均不得自行購買禮品直接送客戶；特殊禮品需要自行購買的必須事先請示總裁同意，否則財務不予以報銷。所有對外贈送禮品或紅包的，原則上必須有我公司第二人在現場，在報銷單或禮品領用單上簽字。（附件七）《禮品領用登記表》。因公借支：公司所有的因公借款都由經辦人申請，并?？顚Ｓ谩Ｔ瓌t上采用項目管理方式。3000元以下的借支項目，按類別分開借款，如房租借支、水電費辦理等。需經總經理書面批準。3000元以上的項目需要事先填寫項目預算表，經按相應的權責審批后，憑審批后的表格辦理借支。原則上依據項目的事實進度，分批借款和付款，財務部可要求經手人提供上次借支金額的付款憑證（或使用情況），再辦理下次借支；前款不清后款不借。所有項目的借款，由項目負責人統一借款，統一報賬。各項目的預算審批權責見相關項目制度或表格說明。員工因公借款，3000元以內由總經理書面審批；5000元以上（含）的借款，有總經理書面初審，傳主管副總裁/總裁助理批準。定額備用金借款時間最長不得超過半年，財務部每年6月30日及12月30日進行清理。如需繼續借用，重新辦理審批手續。因人員調動或離職等原因造成備用金責任人更換的，必須辦理變更手續，變更手續采用原責任人辦理還款手續，新責任人辦理借款手續。所有因公借款項目，經手人必須在事情完結之日起7個工作日內將所有票據分類整理、粘貼整齊，進入報銷流程。店面裝修：店面裝修、改造前必須先將裝修預算申請表報總部設計中心總監審核簽字；將設計中心審核后的裝修預算申請表傳回總部財務中心財務總監審核簽字;總部財務中心負責將經設計中心和財務中心審核過的裝修預算申請表報總裁最終審核簽字;總部財務中心負責將總裁最終核定的裝修預算申請表回傳分公司,通知分公司按預算執行;在裝修過程中,總部財務的每一次撥款都必須核實審批后的裝修預算申請表上的費用預算項目;裝修預算中單個費用項目實際支出不得超過該單個費用項目預算的5%,超過5%部分必須單獨寫申請報總裁審批同意,否則總部財務和分公司財務均不得對該單個項目進行超預算支付結算;對于無預算項目需要支付的,由分公司單獨就此新增預算項目填寫裝修預算申請表,并按流程進行審批;新增預算部分不得超過原預算的5%；裝修完成后,分公司財務將裝修實際費用支出項目金額與預算申請項目核對，并將裝修費用決算表報總部財務中心。店面裝修審批附表詳見（附件八——附件十三）廣告投入及大型活動：廣告或物料制作，要求簽訂廣告發布合同或物料制作協議，單次金額在1萬元以上或月結客戶的，原則上要求總經理與整合傳播負責人共同參與洽談。廣告物料安裝完畢，整合傳播人員需組織驗收，原則上由使用部門在《驗收登記表》上簽字（門店的由店長簽字確認，業務部門的由部門負責人簽字確認，無法界定使用部門的由總經理簽字確認）。月結客戶的協議，需事前交財務部備案并檔；非月結客戶的，報銷時，需提供合同原件給財務作報銷憑證。廣告費、物料制作費付款時，應先收票，后付款。即經辦人需要求廣告公司先提供發票或收據，并附上《大型活動費用預算申請單》及《驗收登記表》，經財務復核，分公司總經理審批后，再付款。如實在需先付款再取回發票的，經辦人需在付款后的五個工作日內取回廣告發票，特殊情況的，最晚當月月底前要回發票，否則，財務將此費用轉為經辦人個人借支。臨促禮儀費用報銷，需注明聘請人數、聘請日期，有臨促禮儀獎金的，還需有獎金類別、計算依據等。臨促禮儀費用由經辦人先辦借支，憑臨促、禮儀勞務費及獎金簽收表進行報銷后沖帳。大型活動費用報銷需提交審批后的《大型活動費用預算申請單》。附表詳見（附件十四——附件十五）房租水電費：所有租賃事項，必須在正式合同簽訂前，填寫《租賃費用審批表》，經審批后簽訂租賃合同，《租賃費用審批表》、合同原件及補充協議留財務存檔，經辦部門可留復印件存檔。店面租賃，由分公司總經理申請，主管副總裁/總裁助理審核，財務總監復核，總裁核準。倉庫、辦公室的租賃，由分公司總經理申請，主管副總裁/總裁助理初審，總部主管行政倉儲的副總裁審核，財務總監復核，總裁核準。員工宿舍的租賃，由分公司總經理申請，主管副總裁/總裁助理初審，總裁辦主任審核，財務總監復核，總裁核準。首次付租或變動租金首次支付時，需將租賃合同復印一份作為附件粘貼報銷；辦公室及員工宿舍房租費支付時，由行政人員按合同約定的金額填寫《資金支付申請審批單》并完成相關審批手續，交財務辦理轉賬支付手續；如必須用現金結算的客戶，由行政人員先辦借款支付，憑當月房東的發票或收據辦理報銷手續后沖帳；借款手續與房屋租金要相互對應，即一份借款手續對應1-2處房屋租賃費用，借支金額不得超越租金；店面租金由店面負責人通知財務人員按合同約定的金額填寫《資金支付申請審批單》，總經理審批后，出納轉帳支付給合同約定的收款人帳戶；倉庫租金，由倉庫主管按合同約定的金額填寫《資金支付申請審批單》，交財務辦理轉賬支付手續；如必須用現金結算的客戶，由倉庫主管或行政人員先辦借款支付，憑當月憑房東的發票或收據辦理報銷手續后沖帳；借款手續與房屋租金要相互對應，即一份借款手續對應1-2處房屋租賃費用，借支金額不得超越租金。水電費的交納，能轉賬支付的，由經辦人填寫對應的《資金支付申請審批單》，交財務辦理轉賬支付手續；不能轉賬支付的，由經辦人辦理借支（按每月用電量為依據），一周內憑正規發票或收據來財務報銷沖賬；商場沖卡交納電費的，由各分公司財務部依據當地情況確定水電費報銷規定。在洽談租賃合同的時候，要盡量爭取直接與水務公司、供電局交納的水電費。日常使用過程中，要盡量節約用水、用電。所有轉賬支付的費用，由申請人負責在5個工作日內取回發票或收據交財務，否則，轉賬申請轉為個人借支。所有租賃費與水電費報銷，需注明費用期間。審批附表詳見（附件十六——附件十八）物流運輸費：全公司物流運輸費用原則上執行月結制度，所有運輸合同必須在財務備案。總部發貨至分公司的物流運輸費用，統一由總部采購中心負責長途運費的結算，分公司負責市內短途運費的結算。分公司之間調貨的運輸費用，由調出部門分公司物流主管（或倉庫主管）負責洽談，洽談結果需告之調入分公司倉庫主管并征得其同意，運輸費用統一由調入分公司物流主管（或倉庫主管）負責支付。分公司簽訂協議的包月送貨車，固定費用的按合同執行，涉及油費及路橋費報銷的，按《公司車輛管理制度》的要求執行粘票。分公司簽訂的包月送貨車，按件計費的，將《外聘車輛費用表》（附件十九）按送貨日期排序，粘貼整齊，每周與財務交票一次，按月結算。費用結算支付流程如下：司機申請、物流主管（或倉庫主管）初核、財務經理復核、總經理批準、出納付款。倉庫臨時外請的運輸費，必須憑《外聘車輛費用表》及收據結款，收據上要有實收運費金額，車牌號，司機電話及簽名。其他部門臨時外請車輛，原則上由倉庫統一安排，否則須提前請示分公司總經理，報銷手續及要求同倉庫請車；市內短途運費，由倉庫主管申請，于次月15日之前將支付申請單交財務審核；總部長途運費，由采購經理申請，于次月20日之前將支付申請單交財務審核。涉及租賃車輛的固定費用及勞務報酬，一律按費用報銷途徑發放，嚴禁利用員工工資表途徑發放。外聘車輛均應簽訂運輸協議，協議內容包括但不限于：駕駛員及車輛的運輸資質，如駕駛證、營業性道路運輸經營權證明、年檢合格證、有效的運輸證、行駛證等。以上證明需復印留檔。車輛的保險和費用，為車輛購買交強險、第三方責任險。車輛所有人必須支付駕駛員的報酬、福利以及為駕駛員購買意外保險。意外保險單的正本存放或復印留檔于我公司。運輸費的結算標準及方法。運輸貨物的交接及破損、丟失情況的處理。其他內容。瓷磚加工費：瓷磚加工費要求由總經理（或售后負責人）與加工廠簽訂加工協議，協議對加工價格、運輸及付款方式以及收款人帳戶要標明。所有加工協議需在財務備案。報銷時，憑《月結對賬單》（附件二十）及加工費發票或收據（收據必須加蓋加工廠印章，收款人及電話），經辦人在發票上簽名。并以店面開具的《華冠建材連鎖委托加工單》作為附件，《月結對賬單》明細與委托加工單能相互對應并核實。售后負責人定期報銷，費用款由財務直接匯到加工協議指定的收款人帳戶上。具體流程是加工廠申請、倉庫主管審核、財務經理復核、分公司總經理批準。其他未盡相關費用報銷事項，參照總部《財務制度手冊》（2014年第一版）執行。該費用管理制度從2014年1月1日起執行。二0一四年三月七日發：華冠建材上海分公司各部門及下轄分公司報：總經理\總裁助理內部培訓 發文部門：財務部簽批人：唐毅擬稿人：章先容附件一：華冠建材連鎖財務報銷收票登記表分公司：第頁總頁序號收票日期報銷人票據主要內容摘要附件份數擬報銷金額合計說明：此收票登記表由交票人自己填寫，作為交票人與財務交票的依據。收票人只對票據的填寫數據核對，該數據不作為實際報銷依據。附件二：華冠建材連鎖員工報銷單據匯總表分公