秘書四級各章節(jié)全套課件團—隊—公—約——參與——珍惜——手機設為振動目錄第一節(jié)接待第二節(jié)辦公室環(huán)境管理第三節(jié)辦公室日常事務管理第四節(jié)辦公用品與設備的使用和管理第五節(jié)信息管理接待第一節(jié)一、制定接待計劃——根據來訪者的身份確定接待規(guī)格——高規(guī)格接待對等接待低規(guī)格接待

影響接待規(guī)格的因素——接待計劃的主要內容——日程安排接待規(guī)格經費預算工作人員接待規(guī)格/活動內容接待規(guī)格/人員數量/活動內容——制定接待工作計劃的程序——（1）了解掌握背景資料(目的、基本情況）。（2）草擬接待計劃。（陪同與工作人員、住、宴、會見、游覽）（3）與本單位相關部門溝通情況。（4）與來訪者溝通情況。（5）報請上司審批。多選題：接待的規(guī)格分為（）。A、高規(guī)格接待B、普通接待C、對等接待D、低規(guī)格接待E、特殊接待作業(yè)ACD多選題：接待計劃的主要內容（）。A、確定來賓身份和目的B、確定接待規(guī)格C、接待時間D、日程安排E、經費預算F、工作人員作業(yè)BDEF多選題：在具體制定接待計劃時，應有如下內容（）。（A）主要陪同人員（B）主要工作人員（C）住宿地點、標準、房間數量（D）會見、會談地點、參與人員作業(yè)ABCD多選題：根據（）來確定工作人員的構成和數量。（A）來者的身份（B）接待規(guī)格（C）活動內容（D）活動持續(xù)的時間作業(yè)BC單選題：（）是指主要陪同人員比主要來賓的職位要低的接待。(A)高規(guī)格接待(B)對等接待(C)低規(guī)格接待(D)低身份接待作業(yè)c單選題：秘書必須能根據（）確定接待規(guī)格。(A)來訪的目的(B)活動內容(C)來訪者的身份(D)低身份接待作業(yè)c二、安排迎送來訪團隊——用車禮節(jié)常識——來訪團隊的人數和接待規(guī)格確定用車——用車禮節(jié)——ABDC主人（駕駛人員身份不同決定車上座位的高低）——用車禮節(jié)——ABDC主人EF——乘車次序——乘車本著尊者先行的原則——團隊見面禮節(jié)常識————迎送來訪團隊的方法——一、迎接來訪團體的方法1、制作牌子2、準備花束3、迎接：主陪人在賓館等候或親自到機場或車站迎接二、送別來訪團體的方法1、至下榻的賓館去話別2、送機場送行單選題：當雙排五座小轎車的駕駛是主人時，最上座應該是（）。后排右座(B)副駕駛座(C)后排左座(D)后排中座作業(yè)B單選題：乘車時，（）應該先上車。(A)隨從人員(B)接待人員(C)主賓(D)主賓夫人作業(yè)C單選題：迎接來訪者時，不能使用（）。百合花(B)玫瑰花(C)蘭花(D)菊花作業(yè)D單選題：見到客人后，（）應主動伸手握手。(A)主人(B)客人(C)主人陪同人員(D)客人陪同人員作業(yè)A多選題：根據（）來確定用車(A)來訪人的職務(B)來訪的目的(C)來訪的人數(D)接待規(guī)格作業(yè)CD三、安排食宿、交通、行程——中餐禮節(jié)常識——

使用餐具（筷子/6、湯匙/3）的禮儀席間的禮儀敬酒的禮儀——安排食宿、交通、行程的工作程序——一、了解情況二、確定標準（餐、住、車）三、預訂（訂餐時注意、訂住宿時注意）四、根據對方要求調整方案。單選題：應該用（）盛湯、調料。(A)公用匙(B)自己的湯匙(C)別人的湯匙(D)都可以作業(yè)A多選題：以下做法符合席間禮節(jié)的是（）。（A）主人應先于客人拿起筷子（B）進餐時，不拿餐具的那只手不要垂下去，要扶著自己的碗或盤子（C）用公筷夾菜（D）吃面條或喝湯的時候不要發(fā)出聲音作業(yè)ABCD單選題：餐桌中間的轉盤要（）。(A)順時針轉(B)逆時針轉(C)都可以(D)有位尊者決定作業(yè)A單選題：在宴請客人的時候，下列做法中不符合禮儀的是()。

A、剔牙時用手遮擋B、用公筷夾菜

C、與客人聊天D、為客人夾菜作業(yè)D多選題：為客人選擇住宿賓館要考慮以下問題（）。（A）交通是否便利（B）檔次是否合適（C）環(huán)境是否安靜優(yōu)雅（D）價格是否便宜作業(yè)ABC三、安排參觀娛樂活動1、明確參觀目的/12、明確參觀內容/33、不同娛樂活動的特點與適應對象——游覽/2/2、娛樂/2/2——4、參觀、娛樂的相關禮節(jié)——安排來訪者參觀與娛樂活動——多選題：秘書安排客人參觀、娛樂的相關禮節(jié)主要有()。

A、不遲到B、避免大聲喧嘩

C、必須買節(jié)目單D、注意著裝作業(yè)ABD多選題：安排參觀內容時，應該考慮()。

A、參觀的內容能滿足來訪者的基本要求B、參觀的內容能全面滿足來訪者要求。

C、不會影響正常的工作及生產D、可影響正常的工作及生產E、不會泄密。作業(yè)ACE單選題：游覽的地方可分為兩大類()。

A、城市和農村B、人文景觀和自然景觀

C、國內游和國外游作業(yè)B多選題：如果客人是初次到本地來訪，一般都會安排游覽本地區(qū)的著名景點，秘書要做的準備如下()。

A、選擇適合的景點B、了解客人的身體、年齡、興趣等相關情況

C、熟悉將要游覽的地方D、準備相應的費用。作業(yè)BC辦公環(huán)境管理第二節(jié)一、合理布置辦公室——辦公室布置的基本要求——P107——辦公室布置的三大原則——有利于溝通便于監(jiān)督/2

協(xié)調、舒適（基本原則）——辦公室布置的具體要求——P109單選題：辦公室布置時，光線應來自（），以保護視力。(A)上方(B)下方(C)左方(D)右方作業(yè)C單選題：辦公室布置的一項基本原則是（）(A)有利于溝通(B)便于監(jiān)督(C)協(xié)調和舒適(D)滿足需要作業(yè)C多選題：布置辦公室的基本要求（）。（A）采用多間小辦公室比采用一間大辦公室要好（B）使用同樣大小桌子，可以增進美觀（C）使同一區(qū)域的檔案與其他柜子的高度一致（D）將通常有許多外賓來訪的部門置于入口處作業(yè)BCD人力資源部需要重新調整辦公室，部門共有4人，其中經理、招聘管理、薪酬管理、培訓管理各1人，請你按布置辦公室的基本要求，為他們安排合理的座位。案例分析4321二、營造健康安全環(huán)境——秘書應樹立安全意識——樹立安全意識，應做到？辦公環(huán)境常見的健康與安全隱患有哪些？健康、安全辦公環(huán)境的基本要求？P113-P114單選題：在安全檢查時，若發(fā)現設備故障，應立即報告，并填寫（）。事故責任書(B)設備故障登記表(C)設備維修記錄(D)設備損壞登記表作業(yè)B單選題：站在帶輪的椅子上舉放物品，屬于（）隱患。(A)辦公家具方面的(B)辦公設備及操作中的隱患(C)工作中疏忽大意造成傷害的(D)工作中疏忽大意造成失密的作業(yè)C辦公室日常事務管理第三節(jié)一、管理印章和介紹信——印章的作用——標志作用(2)權威作用(3)法律作用(4)憑證作用

——印章的樣式由以下構成——印章的質料(2)形狀(3)印文(4)圖案(5)尺寸規(guī)格——印章的管理與使用要求——（1）專人負責（2）確保安全（3）防止污損——介紹信的使用要求——要經過單位內部的審批手續(xù)，填寫清楚，與存根一致，加蓋騎縫線，并有存根備查。

介紹信具有介紹和證明雙重作用、有時限要求多選題：印章樣式一般由以下幾大部份構成（）。（A）印章的質料（B）印文（C）圖案（D）尺寸規(guī)格作業(yè)ABCD多選題：印章的作用（）。作業(yè)ABCEA、標志作用B、權威作用C、法律作用D、證據E、憑證作用

單選題：（）具有介紹和證明雙重作用。(A)介紹信(B)推薦信(C)決議書(D)證明作業(yè)A多選題：印章頒發(fā)與啟用的要點（）。（A）取印章應實行雙人同行制（B）取印章可以一人單獨（C）印章要有專人保管（D）使用單位啟用新刻制的公章時，要將印模和啟用日期報送上級主管部門作業(yè)ACD二、安排值班工作——值班工作的任務與要求——辦理上司交辦的事項。(2)上傳下達，溝通內外。(3)認真處理來函來電。(4)負責接待工作。(5)掌握上司的外出活動情況。(6)協(xié)調處理安全保衛(wèi)工作。單選題：（）是對外來的信函、電報、反映情況、外來的電話等進行認真登記。值班電話記錄(B)值班接待記錄(C)值班日記(D)信息傳遞作業(yè)C多選題：對電話請示、文電內容，值班人員一般只（）或（）以免造成上司工作被動。答復(B)傳達(C)傳達不答復(D)不隨意表態(tài)（E）可表態(tài)不傳達作業(yè)CD多選題：值班結束后，交班時應注意（）。（A）如果自己有事，可以委托他人（B）必須當面交接，不能委托他人（C）交清值班記錄，說明在班內出現的問題及處理方法（D）值班人在值班記錄上簽名，確認記錄內容作業(yè)BCD四、安排上司的差旅事務——差旅準備的要求——待遇——最新時刻表——個人愛好和習慣——相關知識——制作商務旅行計劃的內容

——P139多選題：差旅準備的要求（）。（A）根據公司規(guī)定，弄清上司出差應享受的待遇（B）準備訂票時一定要查用最新的時刻表（C）訂房、訂票時要考慮上司的個人愛好和習慣（D）平時注意學習訂房訂票的相關知識作業(yè)ABCD多選題：商務旅行計劃應包含的內容有（）。（A）出差的時間、啟程及返回日期，接站安排（B）出差的路線、終點及途經地點和住宿安排（C）會晤計劃（D）上司的住宅電話號碼作業(yè)ABCD多選題：辦理簽證的途徑有（）。（A）可到前往國駐我國大使館或領事館直接聯系申辦簽證（B）可委托權威的可靠的簽證代辦機構代辦（C）可以委托前往國家洽商的公司到前往有關國家的使（領）館辦理（D）可在申請人所在單位辦理作業(yè)ABC五、完成上司臨時交辦事項——上司臨時交辦事項的特點——廣泛性臨時性具體性緊迫性——辦理上司臨時交辦事項的原則——

積極主動，千方百計既要符合政策，又要靈活變通件件有著落，事事有回音——文字記錄工作的方法和技巧——要點記錄法詳細記錄法（準、全、快）常用速記法筆記與錄音并用法

記錄工作——手工記錄機器記錄單選題：（）就是把發(fā)話者說話的內容全面、完整地記錄下來。要點記錄法(B)詳細記錄法(C)常用記錄法(D)筆記與錄音并用法作業(yè)B單選題：上司在向秘書下達指示時，（）的形式是主要的。(A)指令(B)口授(C)示意(D)筆授作業(yè)B多選題：辦理上司臨時交辦事項的原則（）。（A）積極主動，千方百計（B）既要符合政策，又要靈活變通（C）件件有著落，事事有回音（D）互相推諉責任作業(yè)ABC多選題：文字記錄的方法有（）。（A）要點記錄法（B）詳細記錄法（C）常用的速記法（D）筆記與錄音并用法作業(yè)ABCD多選題：屬于筆記與錄音并用法特點的（）。（A）準、快、全（B）靈活、便捷（C）可以優(yōu)勢互補（D）費時、費事，分散注意力職業(yè)資格考試交流作業(yè)BCD單選題：對文字記錄中的任何疑惑之處都應（）。(A)留待以后再說(B)自己猜測(C)與口授者或上司進行核對(D)詢問他人作業(yè)C六、管理時間、提高工作效率——時間管理的內容——什么是時間管理？秘書時間管理目的——上司自我——個人時間管理的技巧——BDAC緊迫重要先做A——重而急次做B——重而不急再做C——急而不重暫時不做D——不重不急——秘書辦事的學問——一、如何辦好上級交辦事項1、接受任務要弄清“三要素”2、優(yōu)化辦事成果“三比較”3、把握好辦事“三形式”4、檢驗辦事效率“三標準”5、向上司復命“三注意”P162多選題：個人時間管理法則包括（）（A）先做A，重而急。（B）次做B。重而不急。（C）再做C。急而不重。（D）暫不做D。不重不急。作業(yè)ABCD單選題：時間管理中，緊急而不重要的事情屬于（）。(A)A類(B)B類(C)C類(D)D類作業(yè)C單選題：周時間安排表是在（）的基礎上制定的。年度計劃(B)季度計劃（C)月計劃(D)每天的計劃作業(yè)C辦公用品與設備的使用和管理第四節(jié)一、訂購、接收、管理辦公用品——庫存的定義——10100最大庫存量再訂貨量最小庫存量再訂貨量=日用量×運送時間+最小庫存量——訂購、接收、管理辦公用品的工作程序——（1）選擇供應商——P167（2）選擇訂購方式（3）辦理進貨手續(xù)（4）保管-P169單選題：（）是提醒購買者庫存需要重新訂購的標準。最大庫存量(B)最小庫存量(C)再訂貨量(D)庫存總量作業(yè)C多選題：庫存的定義涉及以下概念（）。（A）最大庫存量（B）最小庫存量（C）再訂貨量（D）保存日期作業(yè)ABC多選題：選擇辦公設備及用品供應商時要在以下幾方面對其進行比較（）。（A）價格和費用（B）質量和交貨（C）服務和位置（D）安全和可靠性作業(yè)ABCD計算題：辦公室每天需要用去紙杯10個，紙杯運送時間為2天，庫房中最小庫存量為10個，請問，紙杯的重新訂購線是多少個？作業(yè)30個秘書負責辦公用品采購工作，組織進貨與保管。近期，公司需購買一批辦公電腦，請問你如何完成此項工作？案例分析（1）選擇供應商（2）選擇訂購方式（3）辦理進貨手續(xù)（4）保管信息管理第五節(jié)一、信息的收集——信息的特征——客觀性、時效性、可塑性、共享性、依附性、傳遞性、開發(fā)性、無限性

基本特性區(qū)別于一般物質的顯著特性——信息收集的要求——價值性時效性層次性針對性全面性

單選題：信息的基本特征是（）A、客觀性B、時效性C、可塑性D、共享性E、依附性作業(yè)A單選題：（）是信息的價值作用隨著時間的變化而改變的特性。A、客觀性B、時效性C、可塑性D、共享性E、依附性作業(yè)B多選題：信息收集的要求（）。A、價值性B、時效性C、層次性D、針對性E、全面性作業(yè)ABCDE——信息的篩選的含義——