文件管理控制程序官如勝

2013年12月6日請(qǐng)將手機(jī)設(shè)置為振動(dòng)或關(guān)閉狀態(tài)！講解基本內(nèi)容一、文件的幾個(gè)階層二、文件管制的目的和文件定義三、職責(zé)和權(quán)限四、文件管制程序五、印章的類型六、

相關(guān)記錄七、結(jié)束語(yǔ)一、文件的幾個(gè)階層

一階文件是總綱：如下質(zhì)量方針：全員參與管理，持續(xù)改善品質(zhì)，提升客戶滿意度一、文件的幾個(gè)階層

一階文件是總綱：如環(huán)境方針：環(huán)境優(yōu)先、遵守法規(guī)、節(jié)能降耗一、文件的幾個(gè)階層

二階文件是程序：工作按流程、公司如何運(yùn)作也靠程序

如：產(chǎn)品開(kāi)發(fā)和導(dǎo)入程序

生產(chǎn)計(jì)劃和

實(shí)施程序

記錄管制程序一、文件的幾個(gè)階層

三階文件：

是各部門(mén)根據(jù)實(shí)際制定的相關(guān)管理規(guī)定和作業(yè)指引

如：生產(chǎn)部的SOP

品質(zhì)

部的SIP、工模部的作業(yè)指導(dǎo)書(shū)一、文件的幾個(gè)階層

四階文件：

就是使用的各種表單

如：培訓(xùn)效果調(diào)查表、費(fèi)用申請(qǐng)單、管理評(píng)審報(bào)告、XX登記表、設(shè)備定期檢查保養(yǎng)記錄表、通知單、提案改善統(tǒng)計(jì)表等。一、文件的幾個(gè)階層

外來(lái)文件：

就是供應(yīng)商或客戶提供的各種說(shuō)明書(shū)或是標(biāo)準(zhǔn)

如：PCH禁用物質(zhì)管理標(biāo)準(zhǔn)--中文、限制物質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)、XX使用說(shuō)明書(shū)。二、文件管制的目的和定義目的：

對(duì)公司質(zhì)量管理體系所要求的文件的編寫(xiě)、評(píng)審、批準(zhǔn)、發(fā)放、使用、更改、再次批準(zhǔn)、標(biāo)識(shí)、回收和作廢等過(guò)程進(jìn)行控制，以確保公司各部門(mén)和工作場(chǎng)所使用現(xiàn)行有效的文件和資料（即適用版本），防止使用作廢的文件，達(dá)到保持公司質(zhì)量管理體系運(yùn)行的符合性的目的。二、、文文件件管管制制的的目目的的和和定定義義定義義：：文件件：：信信息息及及其其承承載載媒媒體體。。包包括括：：管管理理手手冊(cè)冊(cè)、、程程序序文文件件、、記記錄錄、、規(guī)規(guī)范范、、圖圖樣樣、、標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)等等。。工程文件：指指導(dǎo)工人操作作和用于生產(chǎn)產(chǎn)、工藝管理理等的各種技技術(shù)文件的統(tǒng)統(tǒng)稱。包括：：BOM、工藝卡、流流程圖、產(chǎn)品品圖等。機(jī)密文件：是是指公司所有有涉及產(chǎn)品價(jià)價(jià)格及其它重重要信息的文文件。三、職責(zé)和權(quán)權(quán)限文控中心：負(fù)責(zé)體系文件件的標(biāo)準(zhǔn)化及及管理（包括括：受控、分分發(fā)、歸檔、、保管、回收收、作廢和記記錄）以及質(zhì)質(zhì)量管理體系系運(yùn)行所需的的外部文件的的管控。各部門(mén)應(yīng)指定定人員負(fù)責(zé)管管理與本部門(mén)門(mén)相關(guān)的帶有有“受控”標(biāo)標(biāo)識(shí)的文件。。未經(jīng)過(guò)以上流流程簽名確認(rèn)認(rèn)或未按規(guī)定定簽名確認(rèn)的的文件無(wú)效。。四、文件管制程序1文件的編號(hào)1在文件編寫(xiě)時(shí)時(shí)，由編寫(xiě)部部門(mén)到文控中中心申請(qǐng)文件件編號(hào)。2文件編號(hào)原則則：質(zhì)量手冊(cè)編號(hào)號(hào)：HTA-QM；環(huán)境手冊(cè)編號(hào)號(hào)：HTA-EM；GP管理手冊(cè)編號(hào)號(hào)：HTA-GP；職業(yè)健康安全全管理手冊(cè)編編號(hào)：HTA-OHM；社會(huì)責(zé)任管理理手冊(cè)編號(hào)：：HTA-SAM；信息安全管理理手冊(cè)編號(hào)：：HTA-ISM供應(yīng)鏈安全管管理手冊(cè)編號(hào)號(hào)：HTA-SSM四、文件管制程序2.1程序文件編號(hào)號(hào)為HTA-PD兩位數(shù)流水號(hào)號(hào)；2.2三階文件的編編號(hào)原則是HTA-部門(mén)編號(hào)（品品管部QC，倉(cāng)儲(chǔ)部WH，生產(chǎn)部PR，人資行政部部HR，項(xiàng)目部RD，銷售部MD，財(cái)務(wù)FD，采購(gòu)PU，計(jì)劃PC，設(shè)備EC）-三位流水號(hào),（備注：生產(chǎn)產(chǎn)部編碼由于于同一特殊工工站不同機(jī)器器機(jī)臺(tái)參數(shù)不不同增加一組組流水號(hào)。即即：HTA-PR-XXX-XXX）四、文件管制程序如：項(xiàng)目部RDHTA-RD-001銷售部MDHTA-MD-001計(jì)劃部PCHTA-PC-001設(shè)備部ECHTA-EC-001四、文件管制程序2.3四階表單編號(hào)號(hào)的規(guī)則:HTA-□□□□-□□△兩位流水號(hào)此四個(gè)方框代代表表單出自自的程序文件件的編號(hào)如PD01，三階文件的的話就寫(xiě)三階階文件的編號(hào)號(hào)，如QC001,;△代表版本號(hào)號(hào)（文件所附附表單版本變變更時(shí)，只需需表單版本變變更，文件版版本不變更））四、文件管制程序.3文件版本控制制：第一次編寫(xiě)時(shí)時(shí)為A版，修改一次次后變?yōu)锽版，修改第二二次后為C版，以此類推推……四、文件管制程序2文件發(fā)行及舊舊版的回收2.1各文件編制部部門(mén)在編制好好文件后，先先將電子檔發(fā)發(fā)給文控中心心，文控確認(rèn)認(rèn)合格后，返返回原編寫(xiě)單單位簽核。文文件經(jīng)簽核后后,編制部門(mén)需填填寫(xiě)《文件發(fā)發(fā)放計(jì)劃表》》，文控中心心按發(fā)放計(jì)劃劃表來(lái)確定復(fù)復(fù)印份數(shù)，文文控員將簽核核好之復(fù)印件件蓋上“受控控文件”章,受控章蓋當(dāng)天天的日期。(彩色作業(yè)指導(dǎo)導(dǎo)書(shū)除外：原原件發(fā)放至生生產(chǎn)線，復(fù)印印件保留在文文控中心，三三階文件僅保保留電子檔)。文控員依照照《文件發(fā)放放計(jì)劃表》所所列發(fā)放單位位分發(fā),被分發(fā)單位接接收人要在《《文件發(fā)放/回收記錄表》》中簽名。文文件版本更新新發(fā)行時(shí),文控中心需同同時(shí)回收舊版版文件。四、文件管制程序2.2文控員需將更更新后的文件件歸檔、保存存，同時(shí)登記記在《受控文文件清單》中中，并及時(shí)更更新電子平臺(tái)臺(tái)文件。四、文件管制程序2.3舊版文件及廢廢止文件的原原件,文控中心需加加蓋“保留””章保存（三三階文件僅保保存電子檔）），回收的舊舊版文件文控控中心需立即即蓋“作廢””章，以免與與有效文件混混淆。四、文件管制程序2.4文件正式發(fā)行行后，文控員員及時(shí)將受控控文件的電子子檔存放在公公司的電子平平臺(tái)（版本更更新時(shí)，要及及時(shí)刪除舊版版電子檔，同同時(shí)上傳最新新版本），供供大家參閱、、學(xué)習(xí)，但參參閱人只有只只讀權(quán)限。2.5文控中心負(fù)責(zé)責(zé)文件的受控控發(fā)行工作，，正常情況下下1個(gè)工作日完成成相關(guān)的受控控發(fā)行等工作作。四、文件管制程序3參考用文件的的發(fā)放3.1當(dāng)客戶、供應(yīng)應(yīng)商等外部人人員需要本公公司的文件時(shí)時(shí)，由需求部部門(mén)填寫(xiě)“文文件申請(qǐng)單””經(jīng)管理者代代表批準(zhǔn)后，，由文控中心心復(fù)印，在副副本上加蓋““僅供參考””章后發(fā)放。。但文件不需需受控。四、文件管制程序4文件更改與作作廢4.1文件之更新,可采取換版、、換頁(yè)之方式式。第一版為為A版,每小修改一次次,變更為B版、C版……依此類推順換換。4.2體系文件的第第二頁(yè)為修訂訂頁(yè),要簡(jiǎn)要說(shuō)明修修訂內(nèi)容。文文控中心保保留舊版原稿稿,并蓋上“保留留”章作為歷歷史檔案保存存?；厥罩f舊版文件文控控中心需立即即加蓋“作廢廢”章并銷毀毀,亦可作再生使使用,文件副本如屬屬機(jī)密文件，，則立即銷毀毀,不能作再生紙紙使用。四、文件管制程序5文件補(bǔ)發(fā)及借借閱5.1因文件破損、、遺失而要補(bǔ)補(bǔ)發(fā)時(shí),應(yīng)由申請(qǐng)單位位填寫(xiě)《文件件申請(qǐng)單》經(jīng)經(jīng)部門(mén)主管確確認(rèn)，管理者者代表核準(zhǔn)后后交文控文員員依作業(yè)。5.2文件的借閱:有文件需要借借閱時(shí)，仍需需填寫(xiě)《文件件申請(qǐng)單》，，經(jīng)體系工程程師或者管代代批準(zhǔn)后方可可借閱，同時(shí)時(shí)要填寫(xiě)《文文件借閱登記記表》登記、、留檔。借閱閱者不可將文文件私自復(fù)印印或帶出文控控中心規(guī)定的的范圍內(nèi)。四、文件管制程序6文件管理原則則6.1文件內(nèi)容需簡(jiǎn)簡(jiǎn)單、明了，，注有日期(含修訂日期)、潔凈、易于于識(shí)別且依序序保存。6.2各單位于收到到文件后,分門(mén)別類建檔檔管理以便隨隨時(shí)查閱。6.3經(jīng)文控中心蓋蓋有“受控文文件”章之管管制文件,任何單位及個(gè)個(gè)人不得自行行影印以作為為業(yè)務(wù)執(zhí)行之之依據(jù)。6.4管制文件上不不得加注標(biāo)記記或書(shū)寫(xiě)任何何文字、符號(hào)號(hào),亦不得擅自修修改文件內(nèi)容容,否則視同無(wú)效效文件。四、文件管制程序7外來(lái)文件管理理7.1外來(lái)文件如相相關(guān)的國(guó)際、、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，，設(shè)備儀器的的操作手冊(cè)，，供應(yīng)商提供供的有關(guān)物料料的標(biāo)準(zhǔn)資料料、規(guī)格書(shū)等等等，各部門(mén)門(mén)收到外來(lái)文文件時(shí)，需將將原本提交給給文控中心統(tǒng)統(tǒng)一保管，文文控員需對(duì)外外來(lái)的文件在在《外來(lái)文件件一覽表》中中加以登記。。四、文件管制程序7.2客戶提供使用用的設(shè)計(jì)資料料本公司接受受后，由確認(rèn)認(rèn)有效性后，，提交文控中中心作為正本本，文控按來(lái)管控。7.3客戶提供的設(shè)設(shè)計(jì)資料發(fā)生生變更時(shí)，項(xiàng)項(xiàng)目部按客戶戶變更作成《《工程變更通通知單》，交交文控中心分分發(fā)相關(guān)部門(mén)門(mén)，文控中心心同時(shí)收回舊舊版資料。四、文件管制程序7.4當(dāng)采用的外來(lái)來(lái)文件發(fā)生變變化，如：(新增、修改、、廢止等)，原接受部門(mén)門(mén)應(yīng)將此信息息傳達(dá)到相關(guān)關(guān)部門(mén)，必要要時(shí)會(huì)議討論論，對(duì)涉及到到的文件及時(shí)時(shí)修訂，文控控中心負(fù)責(zé)收收回及作廢舊舊版文件。7.5外來(lái)文件的編編號(hào)及版本控控制外來(lái)文件（除除圖紙外）可可以按原名稱稱登記/編號(hào)，無(wú)版本本的不需登記記版本。四、文件管制程序7.6外來(lái)文件的使使用外來(lái)文件可以以直接使用，，如儀器設(shè)備備的操作指引引書(shū)等，也可可以將其轉(zhuǎn)化化為本公司的的內(nèi)部文件，，如部分客戶戶或供應(yīng)商提提供的資料。。當(dāng)直接使用用外部文件時(shí)時(shí)，由文控中中心在副本上上加蓋“外來(lái)來(lái)文件”印章章發(fā)行；使用用轉(zhuǎn)化文件時(shí)時(shí)，先由對(duì)應(yīng)應(yīng)部門(mén)申請(qǐng)?jiān)鈦?lái)文件副副本，責(zé)任部部門(mén)將轉(zhuǎn)化后后的文件申請(qǐng)請(qǐng)發(fā)行，原外外來(lái)文件的副副本不再受控控。文控中心心仍需保留外外來(lái)文件的正正本，但要在在其登記處注注明轉(zhuǎn)化后的的文件名。四、文件管制程序8文控中心應(yīng)主主動(dòng)與標(biāo)準(zhǔn)研研究機(jī)構(gòu)、認(rèn)認(rèn)證和咨詢中中心聯(lián)系,及時(shí)查詢并索索取有關(guān)質(zhì)量量的最新標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)。四、文件管制程序9文件的生效9.1文件發(fā)放時(shí)，，各部門(mén)接收收人員必須在在《文件發(fā)放放/回收記錄表》》上簽收，該該文件在規(guī)定定的生效期起起生效，前一一版本同時(shí)自自動(dòng)失效。本本公司文件的的生效日期即即“受控文件件”章上所蓋蓋日期。四、文件管制程序10文件的保存10.1文控中心要保保留文件最新新的電子文檔檔。10.2一階管理手冊(cè)冊(cè)與二階程序序文件：原件件存放文控中中心，電子版版存放于公司司電子平臺(tái)上上。文控員負(fù)負(fù)責(zé)電子平臺(tái)臺(tái)上文件的存存放、修訂及及刪除。四、文件管制程序10.3三階文件：文文控中心僅保保留電子檔,原件發(fā)放至各各使用部門(mén)一一份,電子版存放如如同10.2條款。10.4文控中心及各各部門(mén)須分別別建立各類文文件的管理臺(tái)臺(tái)賬，并存放放專用文件夾夾，給予標(biāo)識(shí)識(shí)，首頁(yè)附該該文件夾所保保存的有效《《受控文件清清單》。使用用時(shí)須保持受受控文件的版版本面清晰易易認(rèn)，不得涂涂改。四、文件管制程序10.5所有受控文件件，不可私自自復(fù)印,如有違反，文文控中心一經(jīng)經(jīng)發(fā)現(xiàn)有權(quán)回回收，并追查查違反者責(zé)任任。其它部門(mén)門(mén)如因生產(chǎn)實(shí)實(shí)際情況需要要時(shí)，可向文文控中心提交交獲批準(zhǔn)的《《文件申請(qǐng)單單》申請(qǐng)使用用。10.6對(duì)于公司網(wǎng)絡(luò)絡(luò)資源應(yīng)由網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)管理員進(jìn)進(jìn)行定期備份份,對(duì)于機(jī)密文