木材企業(yè)銷售與收款循環(huán)內部控制設計畢業(yè)論文畢業(yè)論文(2010屆)木材企業(yè)銷售與收款循環(huán)內部控制設計 摘要巨峰木業(yè)屬于木材企業(yè)。買方市場的到來和行業(yè)競爭的加劇增大了企業(yè)生存難度,在企業(yè)經營活動中,銷售環(huán)節(jié)是企業(yè)生存的命脈、利潤的源泉。然而和大多數成長中的企業(yè)一樣,巨峰木業(yè)重視銷售業(yè)績的同時卻忽略了對銷售與收款環(huán)節(jié)的整體內部控制,以至于營銷人員舞弊、貨款流失等現象時有發(fā)生;同時由于該環(huán)節(jié)內部控制制度的不健全,使企業(yè)銷售業(yè)務漏洞增多、賒賬風險凸現。銷售與收款是決定企業(yè)經營管理績效的一個主要業(yè)務領域,它直接決定或影響企業(yè)的資金效率和利潤水平。中小民營企業(yè)發(fā)展的過程中往往更重視銷售業(yè)績,而忽略了銷售與收款環(huán)節(jié)的整體內部控制,尤其是最近幾年信用方式的普遍應用,導致企業(yè)的經營性風險日益增大,中小民營企業(yè)在經營管理中面臨的最大問題就是凈利潤大幅下降及資金供應不足,在這種新的市場環(huán)境下,企業(yè)只有建立安全、有效的銷售與收款系統,才能順利完成價值實現過程,實現價值增值。本文運用內部控制理論對該公司進行分析,以關鍵控制點為核心,提出銷售與收款環(huán)節(jié)的內部控制設計和實施方案。本文的研究對該公司杜絕銷售環(huán)節(jié)的內部隱患、防范風險具有現實意義,同時對于上市公司內部控制的完善也有一定的借鑒意義。關鍵詞:內部控制;銷售與收款;經營績效AbstractJufengwoodiswoodenterprises.Thearrivalofabuyer'smarketandindustrycompetitionincreasesthedifficultyoftheenterprisetosurviveinbusinessactivities,themarketingchainisthelifebloodofbusinesssurvival,asourceofprofit.However,inmostgrowingbusinesses,Jufengwoodattention,whilesalesignorethepartoftheoverallsalesandcollectionofinternalcontrol,sothatmarketingstaffoffraud,loanlossandotherphenomenaoccur;thesametimeasthelinkinadequateinternalcontrolsystemtoenableenterprisestoincreasesalesloopholes,creditriskapparent.SalesandCollectionmanagementisamajorfactorinthoseareaswhereithasatimpactonbusinessdecisionsorcapitalefficiencyandprofits.Thetopmanagementofsmallandmedium-sizedprivateenterprisesalwayspaysmoreattentiontosalesrevenue,andoverlookedinternalcontrolforsalesandARcollection,especiallyinthelastfewyearsthepopularofapplicationofcredit,leadingtotheoperationalrisksofgrowthofsmallandmedium-sizedprivateenterprises.Thebiggestproblemtheyfacingaresharpdeclineofnetprofitandshortageofcapital,inthisnewmarket,onlyasafe,effectivesalesandcollectionsystemcanhelpthemediumandsmall-sizedenterprisestoachievethegoaltheyset.Intheformerdevelopingstage,itoftentakerevenueseriouslyatthesametimelosesightoftotalinternalofsalesandcollectionscycle.theleaksofrevenueandcollectionscirclereflecttheshortcomingininternalcontrolsystemfortheprivateenterprise.Itisthedirectreasonthatpaperselectrevenueandcollectioncircleofcompanytoresearchinternalcontrol.Inthispaper,theresearchaimistodesigntheinternalcontrolsystembythecoreareas--revenueandcollectionscircleofGiantpeakwoodKeywords:Internalcontrol;SalesandCollection;Operatingperformance目錄1內部控制理論及銷售與收款循環(huán)內部控制相關理論概述 11.1內部控制的概念 11.2內部控制的發(fā)展 21.3銷售與收款循環(huán)內部控制的研究與現狀 31.3.1銷售與收款循環(huán)內部控制的理論 31.3.2銷售與收款循環(huán)內部控制的要素 31.3.3銷售與收款循環(huán)內部控制的措施 52巨峰木業(yè)銷售與收款循環(huán)內部控制的現狀及存在的問題 72.1巨峰木業(yè)概述 72.2巨峰木業(yè)銷售與收款循環(huán)內部控制的現狀 82.3巨峰木業(yè)銷售與收款環(huán)節(jié)業(yè)務內部控制現階段存在的問題 113巨峰木業(yè)銷售與收款環(huán)節(jié)內部控制設計 143.1銷售與收款循環(huán)內部控制的設計原則及其目標 143.1.1銷售與收款循環(huán)內部控制的設計原則 143.1.2銷售與收款循環(huán)內部控制的設計目標 143.2巨峰木業(yè)銷售與收款循環(huán)內部控制的設計方案 15結論 18參考文獻 19隨著社會經濟的發(fā)展,企業(yè)的內部控制是運用現代企業(yè)的系統理論、控制理論和信息理論,按照企業(yè)控制與管理規(guī)律要求建立起來的經營管理體系。它對完善公司治理結構、改善經營管理、防止弊端、保障財產安全、提高經營活動的效率和效益等,有十分重要的意義。作為企業(yè)內部控制的的重要組成部分,所有企業(yè)無不對銷售與收款循環(huán)給予極大的關注。在當前市場競爭激烈的條件下,企業(yè)要實現其經營目標,銷售與收款循環(huán)的關鍵作用越來越明顯。其過程是企業(yè)日常發(fā)生的重要的經濟業(yè)務,它既影響資產負債表項目,又影響利潤表項目,是財務報表審計中十分重要的內容。銷售預收款循環(huán)內部控制將引導企業(yè)加強對銷售與收款業(yè)務的內部控制,規(guī)范銷售預收款行為,防范銷售預收款過程中的差錯和舞弊。搞好銷售預收款循環(huán)的內部控制對整個內不循環(huán)系統來說至關重要。最終使企業(yè)提高競爭力,并實現企業(yè)價值最大化。本文從建材業(yè)的木材行業(yè)中的具體一家企業(yè)進行實地調研分析現在木材行業(yè)企業(yè)的內部控制管理中的銷售與收款環(huán)節(jié),運用審計中的內部控制學對其中存在的一些問題進行分析及提出解決方案。1內部控制理論及銷售與收款循環(huán)內部控制相關理論概述1.1內部控制的概念不同國家對內部控制都有不同的認識和理解,具體包括四種:美國COSO委員會的定義、美國上市公司會計監(jiān)督委員會的定義、英國特恩布爾委員會的定義及中國《企業(yè)內部控制基本規(guī)范》中的定義。但本質上這些定義和理解基本相同。COSO內部控制框架中,COSO對內部控制的定義是:公司的董事會、管理層及其他人士為實現以下目標提供合理保證而實施的程序:運營的效益和效率,財務報告的可靠性和遵守適用的法律法規(guī)。該定義比較全面,也比較權威(羅伯特,2006)。美國上市公司會計監(jiān)督委員會發(fā)布的審計準則第5號指出注冊會計師對企業(yè)財務報告進行審計必須關注財務報告內部控制,同時管理層應該對企業(yè)內部控制做出評估。該定義主要是從保證對外財務報告的可靠性角度定義的,強調對財務報告形成過程的內部控制。內部控制的主要組成部分包括為企業(yè)的有效運營提供輔助條件,使企業(yè)有能力對阻礙目標實現的重大風險做出反應。此外,內部控制還應能確保對內和對外報告的質量,確保法規(guī)及企業(yè)內部有關業(yè)務開展的政策得以遵守。特恩布爾委員會的財政部、證監(jiān)會、審計署、銀監(jiān)會和保監(jiān)會指出:內部控制是由企業(yè)董事會、證監(jiān)會、經理層和全體員工實施的、旨在實現控制目標的過程。內部控制的目標是合理保證企業(yè)經營管理合法合規(guī)、資產安全、財務報告及相關信息真實完整,提高經營效率和結果,促進企業(yè)實現發(fā)展戰(zhàn)略。而內部控制又可以理解為:內部控制是組織內部的主體,為了保證經濟資源的安全完整,確保經濟信息的可靠性,協調經濟行為,控制經濟活動,規(guī)避經營風險,利用組織內部因分工而產生的互相制約、相互聯系的關系,形成一系列具有控制職能的方法、措施、程序,并予以規(guī)范化、系統化,使之組成一個嚴密的、較為完整的體系(秦榮生,2008)。1.2內部控制的發(fā)展薛寶莉(2003)認為內部控制的發(fā)展大致經歷了五個階段,以下對其作一簡述:(1)內部牽制階段。LR.Dicksee最早于1905年提出內部牽制這個概念,他認為,內部牽制由三個要素構成:職責分工、會計紀錄、人員輪換。GoorgeE.Bennett發(fā)展了內部牽制這一概念,他于1930年給內部牽制下了一個完整的定義:內部牽制是賬戶和程序組成的協作系統,這個系統使得員工在從事本身工作時,獨立地對其他員工的工作進行連續(xù)性的檢查,以確定其舞弊的可能性。(2)內部控制階段。1947年,美國執(zhí)業(yè)會計師協會下屬審計程序委員會在其《審計準則暫行公告》中第一次提出了內部控制概念。1949年,美國執(zhí)業(yè)會計師協會發(fā)布了一份特別報告:內部控制?一種協調制度要素及其對管理當局和獨立審計人員的重要性。該報告首次給內部控制以如下定義:內部控制包括組織的組成結構及該組織為保護其財產安全、檢查其會計資料的準確性和可靠性、提高經營效率,保護既定的管理政策得以實施而采取的所有方法和措施。(3)管理控制和會計控制階段。1958年,美國執(zhí)業(yè)會計師協會發(fā)布的第29號《審計程序公告》指出:內部控制,從廣義上包括既有會計又有管理特征的控制。1963年,美國執(zhí)業(yè)會計師協會發(fā)布的第33號《審計程序公告》指出:獨立審計人員主要關注會計控制,但是,如果獨立審計人員認為某些管理控制可能對財務記錄可靠性有影響,他應當考慮評價管理控制。1972年,美國執(zhí)業(yè)會計師協會下屬審計準則委員會發(fā)布的《審計準則公告》第1號給管理控制和會計控制下了一個詳細的定義。該定義如下:管理控制包括但不限于確保交易由管理當局授權的組織結構、程序及有關記錄。這種授權是與實現組織目標這個責任相聯系的管理功能,并且是建立交易的會計控制的起點。會計控制是與資產安全、財務記錄可靠及下列事項提供合理保證的組織結構、程序及記錄:①交易的實施是依據管理當局一般授權或特別授權;②交易的記錄要滿足能按一般公認會計原則或應用于會計報告的其他標準來編制財務報表和保持資產的經管責任的需要;③只能根據管理當局的授權才能接近資產;④賬面數定期與實際數核對,并對差異采取恰當行動。顯然,這個概念將管理控制和企業(yè)目標相聯系,但未將會計控制與企業(yè)目標相聯系。(4)內部控制結構階段。1988年,審計準則委員會發(fā)布第55號《審計準則公告》,正式提出“內部控制結構”這一概念,該公告自1990年1月起取代第1號《審計準則公告》中的相關內容,也就是說,自1990年1月起,由內部控制結構取代內部管理控制和內部會計控制。第55號《審計準則公告》規(guī)定,內部控制結構是指為了對實現特定公司目標提供合理保證而建立的一系列政策和程序構成的有機總體,包括控制環(huán)境、會計系統及控制程序三個部分。(5)一體化結構階段。20世紀80年代以來,虛假財務報表時有發(fā)生。為此,美國成立了“反虛假財務報告委員會”。隨后,由美國執(zhí)業(yè)會計師協會AICPA、內部審計協會IIA、財務經理協會FEI、美國會計學會AAA、管理會計學會IMA等多個專業(yè)團體共同發(fā)起組成“反虛假財務報告委員會發(fā)起委員會”,簡稱COSO。COSO于1992年提出了題為“內部控制?一體化結構”的研究報告,這就是著名的COSO報告。1.3銷售與收款循環(huán)內部控制的研究與現狀1.3.1銷售與收款循環(huán)內部控制的理論銷售與收款循環(huán)的經濟業(yè)務以實現收入為核心。在激烈競爭的市場環(huán)境下,收入是企業(yè)追求的主要經營目標,是實現利潤最大化的基本內容。按照《企業(yè)會計準則??收入準則》中的定義,收入是指在銷售商品、提供勞務以及讓渡資產使用權等日常活動中形成的經濟利益的總流入,包括銷售商品收入、勞務收入、利息收入、使用費收入、租金收入等,不包括為第三方或客戶代收的款項。銷售是企業(yè)獲取利潤的重要來源,企業(yè)生產的產品最終通過銷售實現其價值,銷售是企業(yè)和客戶之間的一種商品交易的行為,既涉及資金收入,又和產品的發(fā)出有關。1.3.2銷售與收款循環(huán)內部控制的要素銷售是企業(yè)的主要經營活動之一,是決定經營收入的重要環(huán)節(jié)。銷售與收款循環(huán)是指從接受客戶訂單開始,直到貨款收回為止,所經歷的整個業(yè)務過程(羅青,2007)。銷售與收款業(yè)務循環(huán)的主要內容(銷售與收款循環(huán)簡圖見圖1)。圖1銷售與收款循環(huán)圖資料來源:《企業(yè)內部控制與審計》因此銷售與收款的內部控制的具體業(yè)務活動可分為:(1)制定銷售計劃。由計劃部門根據本企業(yè)的生產能力和對市場需求的調查,確定銷售計劃。(2)處理顧客訂單。整個銷售與收款循環(huán)的起點。很多企業(yè)在批準了顧客訂單之后,下一步就應編制一式多聯的銷售單。銷售單是證明管理當局有關銷售交易的“存在或發(fā)生”認定的憑據之一,也是此筆銷售的交易軌跡的起點。(3)批準賒銷信用。由信用管理部門批準。設計信用批準控制的目的是為了降低壞賬風險,因此,這些控制與應收賬款凈額的“估價或分攤”認定有關。(4)發(fā)貨貨。倉庫按經批準的銷售單供貨。供貨與裝運貨物應分離,可以避免裝運職員在未經授權的情況下裝運產品。(5)向顧客開具賬單。這項功能針對的主要問題是:一是否對所有裝運的貨物都開具賬單(完整性)。二是否只對實際裝運的貨物才開具賬單,有無重復開具賬單或虛構交易(存在或發(fā)生)。三是否按已授權批準的商品價目表所列價格開具賬單(估價或分攤)。開具發(fā)票的控制程序:一開具賬單部門職員在編制每張銷售發(fā)票之前,應獨立檢查是否存在裝運憑證和相應的經批準的銷售單;二應依據已授權的批準的商品價目表編制銷售發(fā)票;三獨立檢查銷售發(fā)票計價和計算的正確性;四將裝運憑證上的商品總數與相應的銷售發(fā)票上的商品總數進行比較。(6)記錄銷售。記錄銷售的控制程序:一只依據附有有效裝運憑證的和銷售單的銷售發(fā)票記錄銷售;二控制所有事先連續(xù)編號的銷售發(fā)票;三獨立檢查已處理銷售發(fā)票上的銷售金額同會計記錄金額的一致性;四記錄銷售的職責應與處理銷貨交易的其他功能相分離;五對記錄過程中所涉及的有關記錄的接觸予以限制,以減少未經授權批準的記錄發(fā)生;六定期獨立檢查應收賬款的明細賬與總賬的一致性。七定期向顧客寄送對賬單,并要求顧客將任何例外情況直接向指定的未涉及執(zhí)行或記錄銷貨交易循環(huán)的會計主管報告。記錄銷售職能,注冊會計師主要關心銷售發(fā)票是否記錄正確,并歸屬適當的會計期間。(7)辦理和記錄現金、銀行存款收入。要點:如數、及時記錄并存入銀行。(匯款通知書)(8)辦理和記錄銷貨退回、銷貨折讓與折扣。要點:恰當授權、職責分離。(貸項通知單)(9)注銷壞賬。要點:證據確鑿,恰當審批,及時調賬。1.3.3銷售與收款循環(huán)內部控制的措施(1)授權批準控制公司在賒銷前由信用部門需審查客戶的信用狀況,然后授權銷售。由于信用政策會影響銷售、利潤和壞賬金額,如果公司信用政策嚴格,這會降低銷售和利潤水平,但在應收賬款中滯留的現金較少,壞賬損失也較小,只是同時也減少了顧客來源。如果信用政策寬松,其產品和服務對客戶會更有吸引力,但過于寬松的信用政策盡管會使銷售量上升,卻使壞賬和滯留在應收賬款中的現金也會增加。公司根據5C原則,即性格(Character)、能力(Capacity)、資產(Capital)、客觀條件(Condition)、抵押(Collateral)這五項標準,對新客戶進行詳細的信用狀況調查,將客戶的信用等級分為“好”、“一般’’、“差”三種類型,分別給予不同的信用額度。對老客戶則著重審閱其貨款支付歷史記錄以及其訂貨金額是否超出原先額定的信用限度。經信用審批后的銷售單返回銷售部。對以往經營中產生的壞帳,壞帳處理需報董事會批準,并注明具體的原由。(2)不相容職責分離控制公司通過劃分設立若干個崗位,并確定各相關崗位的職。責權限來實施職責分離控制。首先銷售部門與信用部門職責分離,以防止由于銷售部門盲目追求銷售業(yè)績而忽視賒銷帶來的壞帳損失:會計部門記錄主營業(yè)務收入賬簿和應收賬款賬簿的人員不得開立發(fā)票、經手現金,以防舞弊;匯款通知書的收發(fā)職責分離;倉庫與裝運部門分離;批準賒銷人員不得負責貨款的收取、貨物的運輸等相關工作。(3)預算控制銷售預算一般是企業(yè)生產經營全面預算的編制起點,預計銷售量和與之相應的存貨水平決定生產預算,一旦生產量定下來,原材料、人工、制造費用及其他各項成本也可以計算出來;另一方面,銷售預算本身就可以起到對企業(yè)銷售活動進行約柬和控制的功能。因此銷售預算控制非常重要。銷售預算編制的根據主要是科學的銷售預測、產品的銷售單價和銷售收款的信用條件。(4)內部審計控制貫穿在銷售循環(huán)中的內部控制制度、系統、結構及環(huán)境部審計把握審計程序的主要重點。新亞公司從顧客訂貨環(huán)節(jié)、批準授權、運輸、開具銷售單據、記錄銷售收入和結轉成本階段、應收債權階段進行徹底審查和評價。接受訂單階段,是否沿著企業(yè)的預定生產戰(zhàn)略進行了實際操作,企業(yè)銷售信譽是否建立,是否進行了銷售業(yè)務的授對銷售客戶信用狀態(tài)進行審查,從信用標準進行審查和評價,審查客戶信用程度是否超過正常界限,賒銷方針能否保證貨款及時回收。銷售持續(xù)中的控制制度是否健全,銷售職責分工是否明確,銷售開單、結算是否執(zhí)行了權責分離政策,測算和復核銷售收入的核算程序是否及時有效,結算記賬及銀行轉帳方面是否單據齊全。銷售業(yè)務是否制定可行的控制制度,審查。銷售退回、折扣折讓、自然損耗的實際情況。是否追蹤記錄了銷售業(yè)務會計信息及其他業(yè)務信息,是否嚴格控制了收款業(yè)務的工作流程。對銷售決策和計劃進行審查和評價,要考慮產品最優(yōu)售價的決策是否合理,是否在產品市場調查基礎上制定,特殊售價策略是否符合既定組織目標,剩余生產能力估算是否科學,銷售計劃編制得是否同企業(yè)其他機構職能均衡,計劃銜接過程是否經過嚴格檢測,銷售計劃執(zhí)行的實際效果是否與預計的保持一致,銷售合同制定的條款是否符合法律規(guī)范,預防銷售法律訴訟行為的措施是否充分,銷售合同實際履行效果是否達到企業(yè)控制目標,銷售合同效益是否與同行業(yè)及市場定位一致,是否遵循了市場供求關系基本原則。對應收賬款審查和評價其真實性,記賬與核對是否及時,責權利關系是否嚴格按照控制目標進行操作,審查和評價壞賬損失發(fā)生比重是否與客戶實際信譽一致,壞賬準備金是否按照實際標準進行提取,會計穩(wěn)健性原則是否切實可行,對應收賬款管理制度是否有效,包括核對、催收獵施是否及時等。2巨峰木業(yè)銷售與收款循環(huán)內部控制的現狀及存在的問題2.1巨峰木業(yè)概述湖州巨峰木業(yè)有限公司成立于2001年,是浙江省首批獲得綠色企業(yè)及生產許可證的企業(yè)。“巨峰”牌裝飾單板貼面膠合板為浙江省名牌產品、湖州名牌產品,“巨峰”牌商標為湖州市著名商標,是一家專業(yè)生產和銷售裝飾單板貼面膠合板的企業(yè),已全面通過ISO9001質量管理體系認證和環(huán)境標志產品認證。巨峰木業(yè)通過八年的艱苦奮斗和創(chuàng)新發(fā)展形成了一條龍生產加工基地,成為省內規(guī)模較大的環(huán)保裝飾材料生產企業(yè)之一。巨峰木業(yè)擁有固定資產3000萬元,建筑面積30000平方米,占地面積60000平方米,擁有員工800多人。其中專業(yè)技術人員100多人,大中專學歷150多人,外聘技術人員2人。裝飾單板貼面膠合板2007年產量72378立方米、產值26629萬元、銷售量65823立方米、銷售額26390萬元、納稅488.33萬元。巨峰木業(yè)導入了國際標準化管理模式,實現企業(yè)管理向更高更長遠的要求發(fā)展。巨峰木業(yè)的組織機構與一般生產企業(yè)基本一致(巨峰木業(yè)的組織機構見圖2)。圖2巨峰木業(yè)的組織機構圖資料來源:巨峰木業(yè)內部資料由此我們可以看出巨峰木業(yè)整個機構設置,其董事長為企業(yè)的最高決策者確立具體發(fā)展目標、實施預算的思路和工作原則。下設總經理一名,全面負責主持集團的日常經營工作,負責預算體系目標。在公司董事長領導下之下,企業(yè)的日常運作由綜合辦公室、財務部、生產部和銷售部完成。其中綜合辦公室又下設人力資源部、質檢部、采購及倉儲部,綜合管理公司的行政工作。人力資源部負責公司整個人事的招聘、考核、任免和培訓,同時加強公司內部中層以上人員對新概念的把握。質檢部是對生產過程中的產品進行跟蹤、檢測,以保證產品的質量。生產部又設有三個車間,使產品能夠有足夠的供應量。銷售部的部分人員來自各強勢行業(yè)一流企業(yè)?兔寶寶板材、莫干山板材、大自然地板、久盛地板等,平均年齡30歲,大專以上學歷,具有成熟的市場操作經驗。下設一個銷售總監(jiān),六個銷售經理分管各自負責地區(qū)的銷售情況。2.2巨峰木業(yè)銷售與收款循環(huán)內部控制的現狀巨峰木業(yè)整個業(yè)務流程中,銷售與收款作為企業(yè)最為重要的業(yè)務流程之一,在企業(yè)中起著至關重要的作用。但在公司里,由于系統開發(fā)的原因,只是財務部門采用的是用友財務軟件,而銷售部門和倉管部門一般只是把數據錄入電腦備份。從總體上來說,巨峰木業(yè)的銷售與收款按照銷售與收款循環(huán)內部控制規(guī)范的要求,在銷售合同的訂立、銷售合同的審批程序、訂單的處理、企業(yè)對于賒銷的批準、發(fā)貨程序、發(fā)票的開具、會計記錄及銷售有關的憑證記錄的管理要求、收款、應收賬款的催收等方面基本內部控制的要求,基本滿足。合同的訂立。巨峰木業(yè)其每個合同的創(chuàng)建通常于每一個會計年度開始時進行,在銷售合同中會包括產品售價、運輸方式、結算方式和違約責任等條款,合同期限統一規(guī)定為一年。而通常銷售合同中所記錄的價格只是意向價格,實際成交價格以最終批準的訂單文件為準。巨峰木業(yè)其合作伙伴主要為德華兔寶寶裝飾新材股份有限公司、云峰莫干山等。由于該企業(yè)的所有產品均為木材類,按照行業(yè)慣例,在同經銷商簽訂的年度銷售合同中會包括銷售折扣和折讓條款。這種基于銷售額計算的折扣和折讓是刺激經銷商提高銷量的重要手段,同時也是銷售與收款環(huán)節(jié)需要重點關注的問題。簽訂后的銷售合同銷售部主管則需負責檢查合同的準確性,尤其是涉及銷售返利計算的返點和銷售臺階等關鍵指標,再由其企業(yè)主管負責檢查是否準確。訂單的處理。訂單錄入是處理客戶訂貨的第一步,無論大小合同,巨峰木業(yè)其銷售訂單均由銷售部門業(yè)務員負責編制并錄入電腦,訂單內容主要包括客戶所購貨物的種類、價格、數量、交貨地點、交貨時間和交貨方式等。訂單中所采用的價格公司每月更新的價格清單,銷售部門無權更改其價格。銷售訂單編制完成后必須經過銷售部門主管的審批方能生效,經過審批的銷售訂單方能進入倉庫部。賒銷的批準。在巨峰木業(yè)中,是由信用管理部門的職員在收到銷售公司的銷售單后,在即將銷售單與該客戶已被授權的賒銷信用額度以及至今尚錢的賬款余額加以比較。對于新客戶,巨峰木業(yè)會對其進行信用調查,并確定信用額度,交由企業(yè)主管核準。客戶在這一限額范圍內的購貨,信用部可以批準,擔當超過這一限額時,則要由企業(yè)主管人員的決策。發(fā)貨。裝運發(fā)貨是指倉管部門發(fā)貨,由物流部將貨物發(fā)送至客戶指定地點,具體流程如下:首先,由巨峰倉管部在看到已經批準的銷售單,并編制發(fā)貨憑證,出庫單等,裝貨時確認所裝貨物與銷售單一致,裝載完畢并核對無誤后,由倉庫管理員和司機簽字確認。將貨物運送至客戶指定地點并取得客戶的簽收回執(zhí),送交各分公司財務部門,作為開具發(fā)票的憑證。發(fā)票的開具。財務部門根據簽收回執(zhí)、銷售訂單、銷售通知單、出庫單等核對無誤的情況下,開具發(fā)票由公司財務部門主管復核。會計記錄。財務部開具發(fā)票之后,會計人員編制相應記賬憑證。應收賬款與總分類賬的管理保持與開單職能相分離。開單與應收賬款的管理要獨立,這樣對于保持職能的分離是非常重要的。應收賬款管理要負責記錄客戶賬目資料,并定期的與購買方對賬,并且及時的催收貨款。收款。企業(yè)指按照銷售合同約定的信用期限及時收回應收賬款。巨峰木業(yè)財務部門每個月底都向客戶寄送對賬單和催款通知書,并由雙方當事人簽字蓋章,作為對賬的依據,在對賬時,對于發(fā)生的未達賬項及時處理。對未超過信用期限的賒銷客戶,經雙方銷售部門和財務部門經辦人員確認無誤并簽章而取得的對賬單,作為對賬的原始依據;對于超過信用期限的賒銷客戶,寄送對賬單的同時,寄送欠款催繳通知書,并且及時收回欠款。此外,巨峰木業(yè)由于行業(yè)局限和市場的需求,還有銷售折扣和銷售折讓。對于商業(yè)折扣列明客戶可以享受折讓的條件、不同數量和品種的購貨訂單可以享受折扣的比例。對于現金折扣也詳細列明其適用范圍和不同支付時間可以享受的這讓比例。當然任何銷售折扣和銷售折讓都要得到董事長的批準,同時銷售部門在銷售是要嚴格執(zhí)行訂立的折扣政策。這樣我們就可以看到巨峰木業(yè)銷售與收款循環(huán)內部控制的流程圖(銷售與收款內控流程見圖3)。圖3巨峰木業(yè)銷售與收款內控流程圖資料來源:巨峰木業(yè)內部資料2.3巨峰木業(yè)銷售與收款環(huán)節(jié)業(yè)務內部控制現階段存在的問題巨峰木業(yè)由于沒有一個完整的系統來管理銷售與收款循環(huán)的內部控制,在很大程度上使信息不能完全共享,各部門之間數據得不到有效驗證,從而使內部控制得不到加強。隨著生產經營規(guī)模的不斷擴大,經營方式的不斷創(chuàng)新,越來越多的環(huán)節(jié)需要有權限人員的審批,越來越多的需要人的參與,隨著新情況的不斷出現,在銷售與收款環(huán)節(jié)暴漏出越來越多的問題,具體表現的主要影響有:(1)組織結構及職責分配不合理從巨峰木業(yè)的組織架構看,董事長作為整個企業(yè)最高領導人,主要總控整個企業(yè),做總決定。下面設總經理的職位,具體管理企業(yè),對銷售、采購、生產、財務、行政、倉庫等進行管理,上面各部門在董事長和總經理的領導下,不免有雙重領導的感覺,工作要時刻接受兩級領導的督促然。而經營管理權基本上由董事長一人承擔,而總經理并沒有太多地實權介入,且并不是企業(yè)的所有者之一。從另一方面來看,巨峰木業(yè)的職權分配不均,這樣勢必造成管理者之間不能有效地溝通,巨峰木業(yè)共有八個部門,偏偏缺乏獨立的信用管理部門,客戶訂單由銷售主管審核是否符合公司的授權標準,銷售主管實際擔當了公司信用管理人員。由銷售管理者審查客戶信用的做法,勢必帶來嚴重的后果??作為銷售主管在銷售業(yè)績最大化與公司利益發(fā)生沖突時,他也許會為了銷售業(yè)績而不顧客戶信用是否符合公司的授權標準,可見,銷售主管擔當信用管理人員的角色是不合適的,對公司有害無益。如果說由于小企業(yè)往往自身條件的限制,出于節(jié)約人力成本的目的出發(fā),沒有專門設置信用管理人員一職,其信用管理也應該是總經理而不是銷售主管。組織結構的不合理導致工作“死角”的產生,內部控制缺乏創(chuàng)新,形不成一個健全的機制。人員之間缺乏相互制約、相互監(jiān)督。木材、合成板等實物財產管理的崗位責任制不規(guī)范,可能導致財產驗收入庫、領用、發(fā)出、盤點、保管和處理等關鍵環(huán)節(jié)存在很大漏洞,財產被盜、毀損,流失比較嚴重。沒有信用部門來管理企業(yè)“情報工作”,企業(yè)難以及時準確地收集有效的市場動態(tài)信息。而巨峰木業(yè)中沒有專門的信用部門,所以銷售人員很大一部分工作就是及時反饋市場信息,包括來自于競爭對手方面的信息和來自于商家方面的信息等,這樣也造成了銷售隊伍的龐大,即使如此公司也很難保證銷售人員會有足夠忠誠足夠敬業(yè)地加以反饋。有的銷售人員純粹靠估計和猜測來匯報銷售數據,甚至還為了達到個人目的而編造數據。這些行為造成了銷售數據系統的不可靠性比較大,使得企業(yè)難以及時準確地掌握有效市場動態(tài)。對于任何行業(yè)來說都是相當危險的。因而一般都會通過銷售人員與商家相關人員建立良好的關系。如果銷售人員不反饋終端資源的相應信息,甚至把利用企業(yè)資源建立的關系轉化成私人的關系,借此掌握這些銷售終端資源,那么企業(yè)營銷政策的執(zhí)行力難免會大打折扣,如果銷售人員離開公司,則會造成客戶資源的流失。(2)會計基礎工作不規(guī)范,財務制度不健全巨峰木業(yè)由于發(fā)展規(guī)模不大,組織簡單,員工人數少,工作無法細分的特點,加之屬于私營企業(yè),以業(yè)主為核心的垂直管理使企業(yè)不重視會計制度建設。諸如內部牽制制度、稽核制度、計量驗收制度、財務清查制度、成本核算制度、財務收支審批制度等基本制度,或根本沒有、或有一部分但不認真執(zhí)行。(3)財務人員面臨壓力過大由于巨峰木業(yè)財務部門就設了一個會計和一個出納,使得會計即擔任會計主管又身兼財務總監(jiān)一職。在這種管理模式下,會計處理的業(yè)務是整個公司的,相對來說壓力大,這種問題在平時顯得不很突出,但在月底和年底結賬時往往會集中爆發(fā)。例如在年底結賬時,會計的工作將變得非常繁瑣,主要包括:保證日常銷售業(yè)務能夠順利進行;還要負責與所有客戶對賬,在對賬單上簽字并確認;組織存貨盤點,整理匯總盤點表,分析財務數據與本企業(yè)倉庫數據的差異等。上述工作的會計每天基本上都在重復的,由于工作繁雜,并且多數工作都有嚴格的時間要求,造成會計只想著怎么完成工作,而無暇顧及其工作質量。在這種情況下,即使會計注意到了風險的存在,往往心有余而力不足,加上工作緊張并且監(jiān)控風險也并非份內工作,也就聽之任之,這樣不利于企業(yè)風險的監(jiān)控。(4)職權分配不合理巨峰木業(yè)由于公司規(guī)模不大,企業(yè)管理者為了能夠盡量地節(jié)約人力成本,在設置崗位時,常常是一人身兼多職,例如倉管人員不僅要擔任貨物的進出倉及清點管理等工作,還要及時計算工資等不少又該部門負責的工作,據說本來是廠長的工作,即使是,如此還是存在問題,明明是財務部門的工作,卻要有其他的部門來完成。而對人員的崗位安排往往由老板說了算,人事部并不能很好地發(fā)揮其工作職能。(5)折扣和折讓政策執(zhí)行不合理由于巨峰木業(yè)的產品屬于木材類,行業(yè)內部競爭激烈,銷售壓力大,往往在銷售中推出一系列折扣和折讓措施,以刺激銷售。但在實際執(zhí)行的過程中卻存在著營私舞弊行為。例如存在著人情板、特價板等情況。某些業(yè)務人員為了個人利益,隨意擴大產品的適用范圍,擅自批準其親朋好友以優(yōu)惠條件購買企業(yè)產品,使原本為了擴大銷售額的折扣和折讓政策無法達到預期效果,造成了企業(yè)部分產品的積壓,損害了企業(yè)利益。此外,在為某些舉辦的專題活動中,某些業(yè)務員為完成當期部門費用預算,以便在下一年度多報費用預算,存在突擊花錢現象,不考慮實際需要,即使有可以利用的資源,仍要重新采購。這種現象的存在極大地浪費了公司的資源,給公司財產造成了損失。(6)銷售退回制度執(zhí)行不力根據巨峰木業(yè)制定的規(guī)定,客戶提出銷售退回申請的,經過相關人員審批后可以辦理銷售退回手續(xù),但須將退回貨物驗收入庫填寫入庫單后,并且取得客戶提供的“銷售退回通知單”和收款收據后,才可以辦理退款。但是在實際執(zhí)行過程中,存在很多退回商品尚未入庫,就辦理了退款的情況。巨峰由于缺乏對銷售退回的嚴格控制,使得部分業(yè)務人員與客戶串通虛構退機申請騙取企業(yè)支付退機款。這種問題往往到年底存貨盤點時因為存貨盤虧才能發(fā)現,此時再追查往往費時費力,而有些業(yè)務人員在年底前已離職,企業(yè)損失很難得到應有的賠償,也降低了銷售業(yè)務管理的效率。信用審核制度不夠完善根據巨峰木業(yè)的銷售流程可以看到,其信用審核的控制不夠嚴格,甚至存在審核缺失的情況。銷售部門對銷售訂單的審核不夠嚴格,在出貨之前,倉儲人員對于銷售訂單的審核也不嚴格,甚至有時根本不審核就發(fā)貨的情況也存在。3巨峰木業(yè)銷售與收款環(huán)節(jié)內部控制設計針對前面分析后發(fā)現巨峰木業(yè)銷售與收款環(huán)節(jié)存在的問題,對其銷售與收款環(huán)節(jié)中的關鍵控制點、小型企業(yè)在人力物力財力方面的實際情況以及運營方面的特點,對其銷售與收款環(huán)節(jié)的內部控制制度作了重新設計,引導企業(yè)加強對銷售與收款業(yè)務的內部控制,規(guī)范銷售預收款行為,防范銷售預收款過程中的差錯和舞弊。使企業(yè)能搞好銷售與收款循環(huán)的內部控制,最終使企業(yè)提高競爭力,并實現企業(yè)價值最大化。3.1銷售與收款循環(huán)內部控制的設計原則及其目標3.1.1銷售與收款循環(huán)內部控制的設計原則巨峰木業(yè)有著大多數中小型企業(yè)比較普遍的特點,從管理的角度來說,它的流程簡單,基本上是老板說了算,因而對于內部控制的管理意識也比較薄弱;從經營的角度來說,小企業(yè)經營范圍比較單一,而且由于財力與人力薄弱,銷售范圍及其自身的市場不夠廣闊,企業(yè)對銷售人員的管理與培訓也不到位。力求提高會計信息的質量,而真實、有效的會計信息有利于治理層決策和對營運活動及業(yè)績的躲控,是管理層預測、決策、控制、考核、分析、評價的必要條件,有利于提升企業(yè)的誠信度和公信力,成功樹立企業(yè)良好的社會形象。對于企業(yè)而言,由于其自身的特點,在設計銷售與收款的管理流程時就不能忽視其特質。3.1.2銷售與收款循環(huán)內部控制的設計目標巨峰木業(yè)銷售與收款循環(huán)內部控制的設計目標是保證銷售業(yè)務的真實有效、防止內部舞弊的發(fā)生,確保在銷售過程中的簽約、授權、審核、發(fā)貨以及貨款托收等環(huán)節(jié)嚴格按規(guī)定進行,防止虛假銷售或形成壞賬,影響企業(yè)的正常生產運行。其次,保證貨款收回的及時完整、降低企業(yè)的經營風險。最后也是最主要的,實現經營現金流入量的最大化,不管銷售收入和賬面利潤有多大,實際的現金流入才是企業(yè)真正可以使用的資源,只有形式而沒有實質的利潤不但會加重企業(yè)的稅收負擔,還會影響到企業(yè)的分配政策,對企業(yè)的資金周轉乃至正常經營產生不利影響。企業(yè)應本著“沒有現金流量的利潤不是真正的利潤”的原則,在關注利潤數額的上升的同時更應保障利潤的質量因素,對銷售收入的變現能力和變現時間加以嚴格控制,以實現經營成本的真實性和可靠性。3.2巨峰木業(yè)銷售與收款循環(huán)內部控制的設計方案(1)優(yōu)化組織結構,明確職權劃分巨峰木業(yè)的組織結構不夠合理。我們知道組織結構是企業(yè)內部控制環(huán)境的重要組成部分,其組織結構為企業(yè)活動提供了計劃、執(zhí)行、控制和監(jiān)督職能的整體框架。對于巨峰木業(yè)需要改進的部門(部門職責設計見表1)如下表,進行各個部門職責的設計。表1巨峰木業(yè)的部門職責設計董事長 董事長為企業(yè)最高領導人,對公司全局業(yè)務進行全面負責。擬訂和組織實施集團公司全局業(yè)務發(fā)展規(guī)劃、年度經營計劃。對集團公司重大投資、經營活動正確決策,認真領導,杜絕重大事故、失誤發(fā)生。總經理 負責公司的日常經營、行政和業(yè)務活動,努力營造良好的企業(yè)發(fā)展運營內外部環(huán)境。具體負責完成董事長下達的企業(yè)責任目標和年度計劃。負責集團公司各項工作的組織實施、檢查和績效考核。銷售部 嚴格按照企業(yè)制定的銷售戰(zhàn)略,制定銷售戰(zhàn)略計劃并加以實施,要定期、準確的向董事長和總經理提供有關銷售情況、費用控制、應收帳款等反映公司銷售工作現狀的信息,為重大人事據側提供建議和信息上的支持。財務部 制定財務計劃,并切實貫徹執(zhí)行。財務人員應當履行職責,嚴格執(zhí)行會計制度,對企業(yè)經營狀況進行實事求是的分析。倉管部 主要就是負責貨物的收發(fā),其次則是儲位管理和記錄管理。為了保證銷售循環(huán)業(yè)務的有效性和可靠性,應按各相關業(yè)務環(huán)節(jié)進行明細分工,以加強內部牽制,防止錯誤和舞弊行為的發(fā)生。為此,企業(yè)應該明確各部門的和崗位的職責、權限,確保辦理銷售與收款業(yè)務的不相容崗位的相互分離、制約和監(jiān)督。根據國家法律規(guī)定,結合巨峰木業(yè)財務管理上的薄弱環(huán)節(jié),制定財務計劃、資金籌集、資產管理、成本費用管理、勞動用工及工資、利潤分配等管理制度,并切實貫徹執(zhí)行。經營者應支持會計人員履行職責,嚴格執(zhí)行會計制度,對企業(yè)經營狀況進行實事求是的分析。維護會計人員的合法權益。在執(zhí)行企業(yè)內部牽制制度中,必須做到管錢不管帳、管支票不管印鑒;現金存量應有限額,切實把好財務關。在實行廠務公開時,做到財務公開,有效地杜絕違法行為。對于聘用人員要善于挑選能力突出、經驗豐富、具有職業(yè)精神的高端人才為己所用,充分發(fā)揮其才智。倉管部門人員的具體職責主要為,按物料的種類或按物料的編號擺放,以便及時將入庫物資歸位;認真做好倉庫的安全、整理工作,經常打掃倉庫,整理堆放貨物,及時檢查火災隱患;發(fā)貨時,一定要嚴格審核領用手續(xù)是否齊全,并要嚴格驗證審批人的簽名式樣,對于手續(xù)欠妥者,一律拒發(fā);貨物出庫或入倉要及時填制出庫單或入庫單,隨時查核;做好月底倉庫盤點工作,及時結出月末庫存數報財務主管。(2)加強關鍵崗位人才培訓企業(yè)的競爭說到底就是人才的競爭。企業(yè)的發(fā)展固然很重要,但沒有充足的人才儲備,其發(fā)展將是無本之木、無源之水,甚至會威脅到企業(yè)的生存。針對巨峰木業(yè)目前財務部門不僅人員過少,對于新來人員工作經驗不足的問題,建議改變充分發(fā)揮企業(yè)老員工能動性,將優(yōu)秀的年輕人才輸送各部門掛職鍛煉。讓年輕人能夠在工作中學習,在學習中成長,使他們真正理解企業(yè)文化的精髓,了解企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展目標。只有在實踐中成長起來的業(yè)務骨干,才能既熟悉企業(yè)文化又掌握了自己崗位的核心技能。(3)合理運用折扣和折讓政策折扣與折讓是銷售收入和應收賬款的減少項目,巨峰木業(yè)必須建立嚴格的復核制度。對大多數企業(yè)來講,給予客戶一定比例的折扣是很普遍的銷售行為,因此巨峰木業(yè)應當根據自身情況制定比較詳盡的銷售折扣和折讓政策及其實施細則。對于商業(yè)折扣應當詳細的說明可以享受商業(yè)折扣客戶的具體條件,必須要有可操作性,不同品種、數量的訂單可享受的折扣比例范圍的劃定等;對于現金的折扣應當詳細的說明具體的適用范圍,以及不同支付時間可以享受的折