一個(gè)完整的會(huì)議方案明確職責(zé)任務(wù)：會(huì)議有多種類型，不同的會(huì)議需要不同的環(huán)境，召開(kāi)會(huì)議是要到達(dá)肯定的目的和目標(biāo)。因此第一個(gè)重要步驟是收集方方面面的信息,通過(guò)收集這些信息可以制定出手頭眾多工作的打算。制訂完善的會(huì)議打算確定必需要做的事項(xiàng)以滿意會(huì)議的需要并到達(dá)會(huì)議預(yù)期目標(biāo)。制訂預(yù)算：制定可行預(yù)算或按既定預(yù)算支配有關(guān)工作；確定各項(xiàng)工作的時(shí)間支配。交通費(fèi)用：1、動(dòng)身地至?xí)?wù)地的交通費(fèi)用一一包括航班、鐵路、大路、客輪，以及目的地車站、機(jī)場(chǎng)、碼頭至住宿地的交通；2、會(huì)議期間交通費(fèi)用一一主要是會(huì)務(wù)地交通費(fèi)用，包括住宿地至?xí)慕煌ā?huì)所到餐飲地點(diǎn)的交通、會(huì)所到商務(wù)交際場(chǎng)地的交通、商務(wù)考察交通以及其他與會(huì)人員可能使用的預(yù)定交通。3、歡送交通及返程交通一一包括航班、鐵路、大路、客輪及住宿地至機(jī)場(chǎng)、車站、港口交通費(fèi)用。會(huì)議室費(fèi)用：1、會(huì)議場(chǎng)地租金一一通常而言，場(chǎng)地的租賃已經(jīng)包含某些常用設(shè)施，譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺(tái)、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些特別規(guī)設(shè)施并不涵蓋在內(nèi)一一比方投影設(shè)備、臨時(shí)性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺(tái)發(fā)言線路時(shí)也可能需要另外的預(yù)算。2、會(huì)議設(shè)施租賃費(fèi)用一一此部分費(fèi)用主要是租賃一些特別設(shè)備，如投影儀、筆記本電腦、移動(dòng)式同聲翻譯系統(tǒng)、會(huì)場(chǎng)展現(xiàn)系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設(shè)備等，租賃時(shí)通常需要支付肯定的使用保證金,租賃費(fèi)用中包括設(shè)備的技術(shù)支持與維護(hù)費(fèi)用。值得留意的是，在租賃時(shí)應(yīng)對(duì)設(shè)備的各類成效參數(shù)作出詳細(xì)要求［通常可向?qū)I(yè)的會(huì)議服務(wù)公司詢問(wèn)，以便獲得最適合的性價(jià)比），否則可能影響會(huì)議的進(jìn)行。另外，這些會(huì)議設(shè)施由于品牌、產(chǎn)地及新舊不同，租賃的價(jià)格可能相差很大。3、會(huì)場(chǎng)布置費(fèi)用一一假如不是特別要求，通常而言此部分費(fèi)用包含在會(huì)場(chǎng)租賃費(fèi)用中。假如有特別要求，可以與專業(yè)的會(huì)議服務(wù)商協(xié)商。4、其他支持費(fèi)用一一這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書(shū)服務(wù)、運(yùn)輸與倉(cāng)儲(chǔ)、消遣保健、媒介、公共關(guān)系等。基于這些支持均為臨時(shí)性質(zhì)，假如會(huì)議主辦方分別查找這些行業(yè)支持的話，其本錢費(fèi)用可能比市場(chǎng)行價(jià)要高，假如讓專業(yè)會(huì)議服務(wù)商代理，將獲得價(jià)格相對(duì)比較低廉且服務(wù)專業(yè)的‘支持。對(duì)于這些單項(xiàng)服務(wù)支持，主辦方應(yīng)盡可能細(xì)化各項(xiàng)要求，并單獨(dú)簽訂服務(wù)協(xié)議。住宿費(fèi)用：住宿的費(fèi)用應(yīng)當(dāng)特別好理解一一值得留意的只是住宿費(fèi)里面有些價(jià)格是完全價(jià)格，而有的是需要另外加收政府稅金的。對(duì)于會(huì)議而言，住宿費(fèi)可能是主要的開(kāi)支之一。找專業(yè)的會(huì)展服務(wù)商通常能獲得較好的折扣。正常的住宿費(fèi)除與酒店星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)、房型等因素有關(guān)外，還與客房?jī)?nèi)開(kāi)放的服務(wù)項(xiàng)目有關(guān)一一譬如客房?jī)?nèi)的長(zhǎng)途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、水果供應(yīng)等服務(wù)是否開(kāi)放有關(guān)。應(yīng)明確酒店應(yīng)當(dāng)關(guān)閉或者開(kāi)放的服務(wù)項(xiàng)目及范圍。餐飲費(fèi)用：會(huì)議的餐飲費(fèi)用可以很簡(jiǎn)潔，也可以很冗雜，這取決于會(huì)議議程需要及會(huì)議目的。早餐：通常是自助餐，當(dāng)然也可以實(shí)行圍桌式就餐，費(fèi)用按人數(shù)計(jì)算即可〔但考慮到會(huì)議就餐的特別性及原材料的預(yù)備，所以估計(jì)就餐人數(shù)不得與實(shí)際就餐人數(shù)相差到15%,否則餐館有理由拒絕按實(shí)際就餐人數(shù)結(jié)算一一而改為按預(yù)定人數(shù)收取費(fèi)用）中餐及午餐：中餐及午餐基本屬于正餐，可以實(shí)行人數(shù)預(yù)算一一自助餐形式,按桌預(yù)算一一圍桌式形式。假如主辦方盼望酒水消費(fèi)自行選購(gòu)而非由餐館供應(yīng)，餐館可能會(huì)收取肯定數(shù)量的服務(wù)費(fèi)用。酒水及服務(wù)費(fèi)：通常，假如在高星級(jí)酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費(fèi)的，假如可以外帶酒水消費(fèi)，餐廳通常需要加收服務(wù)費(fèi)。在高星級(jí)酒店舉辦會(huì)議宴會(huì)，通常在基本消費(fèi)水準(zhǔn)的基礎(chǔ)上加收15%左右的服務(wù)費(fèi)。會(huì)場(chǎng)茶歇:此項(xiàng)費(fèi)用基本上是按人數(shù)預(yù)算的，預(yù)算時(shí)可提出不同時(shí)段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價(jià)格通常包含服務(wù)人員費(fèi)用,假如主辦方需要非程序服務(wù)，可能需要而外的預(yù)算。通常狀況下，茶歇的種類可分為西式與中式兩種一一西式基本上以咖啡、紅茶、西式點(diǎn)心、水果等為主，中式則以開(kāi)水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點(diǎn)心為主。聯(lián)誼酒會(huì)/舞會(huì)：事實(shí)上，聯(lián)誼酒會(huì)/舞會(huì)的預(yù)算可能比單獨(dú)的宴會(huì)冗雜，宴會(huì)只要設(shè)定好餐標(biāo)與規(guī)模，預(yù)算很簡(jiǎn)單計(jì)算。但酒會(huì)/舞會(huì)的預(yù)算設(shè)計(jì)到場(chǎng)地與節(jié)目支持，其預(yù)算可能需要比較長(zhǎng)的時(shí)間確認(rèn)。旅游費(fèi)用：通常再會(huì)議結(jié)束以后會(huì)支配與會(huì)代表參與當(dāng)?shù)靥厣穆糜位顒?dòng)，一般來(lái)說(shuō)可以找一些旅行社來(lái)支配會(huì)議旅游，費(fèi)用由旅行社依據(jù)會(huì)議人數(shù)和天數(shù)報(bào)價(jià)。設(shè)備視聽(tīng)費(fèi)用：除非在室外進(jìn)行，否則視聽(tīng)設(shè)備的費(fèi)用通常可以忽視。假如為了公共關(guān)系效果而不得不在室外進(jìn)行，視聽(tīng)設(shè)備的預(yù)算就比較冗雜,包括：設(shè)備本身的租賃費(fèi)用，通常按天計(jì)算；設(shè)備的運(yùn)輸、安裝調(diào)試及掌握技術(shù)人員支持費(fèi)用，可讓會(huì)展服務(wù)商代理；音源一一主要是背景音樂(lè)及消遣音樂(lè)選擇，主辦者可自帶，也可托付代理。宴請(qǐng)及演出費(fèi)用：通常可以選定節(jié)目后按場(chǎng)次計(jì)算一一預(yù)算金額通常與節(jié)目表演難度及參加人數(shù)正相關(guān)。在適合地點(diǎn)假如有固定的演出，那預(yù)算就很簡(jiǎn)潔，與觀看表演的人數(shù)正相關(guān)一一專場(chǎng)或包場(chǎng)除外。估計(jì)外支出：指會(huì)展過(guò)程中一些臨時(shí)性支配產(chǎn)生的費(fèi)用，包括各類文秘、禮儀、司儀、勤雜、臨時(shí)選購(gòu)、臨時(shí)司乘、向?qū)Т蛴　⑴R時(shí)運(yùn)輸及裝卸、紀(jì)念品、臨時(shí)道具、傳真及其他通訊、快遞服務(wù)、臨時(shí)保健、翻譯、臨時(shí)商務(wù)用車、匯兌、會(huì)議過(guò)程中的點(diǎn)心、水果及調(diào)制色酒等等。這些服務(wù)通常是臨時(shí)或者按時(shí)供應(yīng)的，這些費(fèi)用的預(yù)算很難打算，在預(yù)算時(shí)通常按類別籠統(tǒng)計(jì)算，不在細(xì)分一一可以按不行估計(jì)費(fèi)用或者按其他類別計(jì)算。假如通過(guò)代理公司操作，那么告知代理公司作好隨時(shí)服務(wù)的預(yù)備很有必要。代理公司與主辦方之間的最終服務(wù)費(fèi)用核算將通過(guò)雙方指定的聯(lián)絡(luò)人相互簽單認(rèn)可，由雙方財(cái)務(wù)或者相關(guān)人員核定。完成打算（估計(jì)召開(kāi)會(huì)議的日期；會(huì)議估計(jì)召開(kāi)幾天；準(zhǔn)備在什么地方召開(kāi)會(huì)議；會(huì)議形式或程序是什么；需要多大的場(chǎng)地；將有多少人到會(huì)；會(huì)議預(yù)算是多少；準(zhǔn)備選用什么級(jí)別的酒店和設(shè)施；準(zhǔn)備選用最高級(jí)的房間標(biāo)準(zhǔn)是什么；誰(shuí)來(lái)制作會(huì)議邀請(qǐng)函；會(huì)議是否需要向與會(huì)者打印相關(guān)資料和會(huì)議禮品；會(huì)議的發(fā)言人有哪些；會(huì)議需要什么樣的視聽(tīng)