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公文管理規范

為規范交易所公文管理，提高溝通效率，明確工作責任，特制定本管理規范。

第一章目的和原則

第一條目的

一、建立規范的信息流動平臺，通暢的工作溝通機制。

二、提高工作溝通的效率。

三、保證工作信息傳遞中的準確性、嚴肅性。

四、明確工作責任，保證工作過程的可追溯性，提高組織執行力。第二條原則

一、簡化工作程序，強調工作步驟與關鍵節點的原則。

二、明確責任，強化分工協作的原則。

三、傳統公文手段與現代媒體相結合原則。

四、與交易所當前管理水平相結合，適當提高的原則。

第二章范圍

第三條本規范的適用范圍為大宗農產品交易所全部所屬單位。

第四條本規范所指公文包括如下內容：

一、由交易所總部形成的公文，包括的重大決定、重要任免、重要安排、

會議紀要、規章制度及重要通報、通知；

二、各部門、分市場以公文形式報送的請示、報告等；

三、董事會、國家相關管理機關及其他外單位發來的公文或電子文件；

四、交易所總部及各單位形成的上述公文的電子版；

第三章公文形式

第五條請示：向上級單位或領導請求指示、批準的事項，用“請示”。

第六條報告：向上級單位或領導匯報工作，反映情況，提出意見或建議，回復上級單位詢問或交辦事項的處理結果，用“報告”。

第七條指示：對交易所所屬各部門、單位、人員布置工作,闡明工作活動的指導原則,用“指示”。

第八條通知：傳達指示,要求交易所所屬各單位、人員辦理或者需要知道的事項,

批轉或轉發公文,用“通知”。

第九條批復：答復下級請示事項時，用批復。

第十條通報：表揚,批評,傳達重要情況以及需要所屬各單位知悉的事項,用“通報”。

第十一條決定,決議；有決策權限的領導、組織或會議對某些問題或者重大

行動作出安排,用“決定”；經過會議討論通過,要求貫徹執行的事項,用“決

議”。

第十二條函：與其它企事業單位之間互相商洽工作,向有關政府部門詢問和答復問題,用“函”。

第十三條會議紀要：傳達會議議定事項和主要精神,要求有關單位共同遵守執行的,用“會議紀要”。

第四章發文程序

發文包括擬稿,審稿,簽發,繕印,校對,用印,分發等程序.

第十四條草擬

1.以總部名義發出的文件由總部行政人事部主管草擬,重要公文由行政人

事部經理或相關領導助理草擬。

2.交易所內部所屬單位以本單位名義對交易所內部其他單位發文的，由本

單位負責人草擬文件，或由首要負責人指定專人草擬。

3.草擬公文應符合以下要求:

(一)要符合國家的方針,政策,法律,法令和有關規定。

(二)要符合交易所的戰略方針、經營理念、以往的相關政策，如提出新的政策規定,應盡量與原來的有關政策相銜接,并加以說明。

(三)情況要確實,觀點要明確,文字要精練,條理要清楚,層次要分明,標點符號要正確,篇幅要力求簡短。

(四)引用的公文要寫明發文單位,公文編號,標題和發文時間。

(五)數字的寫法。正式文件中,除文件編號、統計表、計劃表、統計數據、序號、時間數字、專用術語和百分比必須用阿拉伯數字書寫外,其他用漢字書寫。

(六)章節序數的寫法。一般應按下列順序排列:第一層為:"一",第二層為"(一)",第三層為"1",第四為"(1)"。

(七)簡稱的用法。年月日,人名,地名,文件名稱,事物名稱等,一般不要簡稱。文章內需用簡稱的，在文中第一次出現時應用全稱然后在括弧內說明“以下簡稱××××”。

第十五條審核

一、文稿送簽以前,應由行政人事部經理核稿,重要文件須相關主管領導審核。

二、審核的重點包括:

(一)是否需要行文;

(二)是否符合國家的方針、政策、法律、法令，交易所的方針政策、經營理念等;

(三)是否與本單位發過的公文相銜接;

(四)提出的要求和措施是否明確具體、切實可行;

(五)處理程序是否完備,行文關系,公文格式是否符合規定;

(六)文字敘述是否符合文法和邏輯,標點符號是否正確等。

三、審核時如發現不妥之處,必須進行修改,屬于重要的原則性的問題,應退回承辦人修改,改動過大的,要重新抄正。

四、發文審核使用《發文審批單》,承辦人與審核人應在《發文審批單》做好記錄并簽字確認。

第十六條簽發

一、文稿審核后,由承辦人連同《發文審批單》,按審批權限送簽。

二、簽發后的公文不得再作任何修改.若確需修改,必須重新送簽。

三、簽發權限

1.重大決定、重要任免、重要安排和交易所的重要規章制度由總經理統一簽發。

2.涉及日常工作的文件經總經理同意后，可由常務副總經理簽發。

3.各分公司內部發文的一律由分公司總經理簽發。

第十七條繕印,校對,用印和分發

一、文件簽發后承辦人將簽發的文件原件、《發文審批單》、文稿電子版一并送行政人事部統一印發。

二、公文簽發后,由文秘專員負責打印、蓋章、裝訂、登記、分發，行政人事部經理負責校對。

(一)打印文件要美觀大方,符合公文格式,采用交易所發文稿紙印刷。裝訂要整齊牢固,不漏頁,錯頁,粘頁。印章蓋在年,月,日的中上方,上沿不壓正文,下沿略壓年月日,如正文末頁無空檔,可另起一空白頁注上日期蓋章,并在該頁的左上方

標明"此頁無正文"字樣。

(二)公文校對以原稿為準,不得擅自改動原文。

(三)公文用印時,應做好文號登記。

(四)分發公文應按規定的分發范圍分發到責任人,并做好收發登記。

第十八條保管和保密

一、公文保密等級分為:絕密,機密,秘密三種,其余為一般文件。

(一)絕密：具有最高機密性的資料，泄露后，足以使交易所生存受到最嚴重的影響；

(二)機密：機密資料，泄露后，足以使交易所利益受到重大損失的，或有利于行業內其他企業的；

(三)秘密：其他應保密的資料，不至于危害到交易所整體利益的；

二、絕密,機密文件打印一定要用專用磁盤（如無專用磁盤的則文件電子稿需妥善加密。在非專用設備讀取后需及時刪除或作文件粉碎處理。）絕密文件只能印一份,由起草人送有閱文資格的人傳閱;機密文件按審閱人數打印,閱完后由起草人收回歸檔.秘密文件由閱文人妥善保管.文件機密級數,由發文部門的主管領導根據文件內容確定.

三、有關人員,對公文中涉及本交易所應保密的事項,必須嚴守機密,不準隨便向他人泄露.

四、公文辦理完畢后,要及時送交歸口管理部門整理立卷,個人不得私自保存。

第五章格式要求

第十九條按年和時間順序統一編寫文號：總經理簽發的文件為“御總字…?號”，常務副總經理簽發文件為“御總行字…?號”，涉及人力資源管理工

作的文件為“御總人字…?號”、日常性的通知類文件為“御總通字

…?號”，會議紀要文件為“御總紀…?號”。

第二十條各分公司文件編號可參照總部編號方式自行編制。

第二十一條請示要一文一事，事項要明確。涉及其它部門的，用抄送形式。

第二十二條所有公文均應有簽發人簽字，注明主題詞、報送人、發布范圍及發文日期、發文單位、印發份數。

第二十三條公文用統一文件格式的A4紙打印。

第二十四條應有頁眉、頁腳

頁眉內容:集團名稱、擬文部門、擬文日期；

頁腳內容:頁碼。

第二十五條應統一字體

頁眉字體:隸書、五號;交易所名稱居左、部門和日期居右；

頁腳字體:隸書、五號、居中；

大標題字體:宋體或黑體、加粗、三號、居中；

小標題字體:宋體或黑體、加粗、四號或小四號、居左；

文字內容字體:宋體、小四號。

第六章收文處理

公文收文一般包括分發、登記、擬辦、批辦、送閱（傳閱）、承辦、督辦、立卷歸檔、銷毀等程序。

第二十六條分發。

凡署名公司的正式公文、會議文件、重要資料及信件，由交易所行政人事部負責分發；署名部門的收件，由部門簽收和處理；署名領導的收件，送交領導本人收處。