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湖南大學結算中心管理系統方案

深圳市拜特科技有限公司2002年12月12日目錄TOC\o"1-3"\h\z湖南大學財務結算中心系統建議方案一、湖南大學財務結算中心現狀分析：湖南大學下轄兩個校區，下屬結算單位共計20多家，如何管理好這些湖南大學的資金呢？早在1992年初，湖南大學就成立了財務結算中心，肩負著整個湖南大學“錢掌柜”的責任。湖南大學領導十分重視企業信息化建設，充分發揮學校資源，1996年就實現了結算中心的電算化管理，迄今一直沿用本校開發的一套結算系統（含代發工資系統）。近年來，隨著湖南大學規模的不斷擴大，結算中心業務迅猛增加，現有系統由于：第一，系統嚴重老化，由于當時是在DOS平臺上開發，現在幾乎到了無法維護的狀態；第二，功能偏簡單，如報表的編制、銀行對帳、票據的填寫等仍然是用手工操作，工作效率低下，而且容易出錯；第三，由于整個系統未實現內、外部網上結算，增加資金在途時間，記帳重復錄入，效率低下；第四，兩個校區的結算業務，由于距離分割，無法形成一個完整的結算體系等方面的原因嚴重地滯礙了湖南大學結算中心工作?；谶@樣一種現狀，湖南大學在積極尋求一套更具實用性、前瞻性的系統軟件來滿足結算業務、結算中心管理的需要。深圳市拜特科技有限公司正是基于集團公司對資金管理的需求，在支持國內上百家集團企業（如TCL集團、美的集團、中山大學、暨南大學、省電信集團、三九集團、省交通集團….）成功應用的基礎上提出一種新型的資金管理模式，來適應集團企業資金管理發展的新需求，從而更好監控、管理好資金，降低資金成本，提高資金使用效率，增強企業的競爭能力。公司的技術總監胡德芳先生早在80年代成功主持新疆農業銀行的通存通兌系統，92年主持開發深圳市工商銀行的結算系統，94年主持華商銀行系統。同年，推出國內第一套集團結算中心軟件系統。胡總根據多年的研究經驗于99年出版發行了【企業集團財務結算中心與計算機系統】，該書成為眾多集團結算中心管理的指導書。拜特公司把自身的發展與集團企業的發展緊緊地聯系在一起，針對湖南大學的現行管理，提出一整套適合湖南大學資金管理的咨詢服務和解決方案。二、解決方案：1.拜特提供的管理模式：資金管理部門：財務結算中心“企業管理以財務管理為中心，財務管理又以資金管理為核心”，資金管理實行“集中管理，統一開戶，分戶核算”的原則，由事后管理改變為事前、事中管理，是目前眾多企業的核心管理理念。在日益激烈的市場競爭中，為控制管理成本，追求利潤的最大化，眾多集團企業相繼成立了財務結算中心，并發揮了巨大的作用：肩負起下屬企業銀行業務的結算；有效監控資金流向，防止資金體外循環；發揮資金“蓄水池”作用，提高資金利用率，減少銀行貸款規模；代表集團向銀行籌措資金，對下屬企業調劑資金；為集團資金需求定制計劃；為集團領導提供決策依據；為下屬企業提供方便快捷、優質的結算、信貸等服務。2.湖南大學資金管理結構圖：湖南大學開戶行（工行、中行、建行或其它銀行）湖南大學開戶行（工行、中行、建行或其它銀行）付款收款付款收款網上結算網上結算付款收款柜臺帳務付款收款柜臺帳務領導查詢領導查詢湖南大學結算中心柜臺結算（南、北區）票據打印湖南大學結算中心柜臺結算（南、北區）票據打印銀行對帳銀行對帳代發工資付款通知代發工資付款通知其他系統內部網上結算其他系統內部網上結算付款通知付款通知湖南大學下屬結算單位湖南大學下屬結算單位圖一通過外部網絡傳輸湖南大學開戶銀行通過外部網絡傳輸湖南大學開戶銀行人工跑銀行辦理人工跑銀行辦理數據中心數據中心通過內部網絡傳輸通過內部網絡傳輸人工跑柜臺辦理北區結算中心南區結算中心人工跑柜臺辦理北區結算中心南區結算中心結算成員結算成員結算成員結算成員結算成員結算成員結算成員結算成員圖二南北兩個校區均可辦理結算業務和代發工資業務內部網絡模式：如果湖南大學內部本身有一個局域網，下屬企業和結算中心都連在此局域網內，那么只需在成員單位電腦上安裝內部網上銀行軟件即可，這樣能很方便的做到收、付、查詢的實時性。（可采用人工與網絡傳輸兩種方式并行）內部網上銀行的安全防范：功能上的安全措施：下屬企業使用內部網上銀行系統前，必須要結算中心開戶，沒開戶的單位不能使用。使用人員的代號由結算中心開設，每人有自己的密碼，使用人員分錄入、審核和查詢三類。每個下屬企業只能使用和查詢自己的帳號，錄入員只能錄入付款數據，審核員只能審核錄入的付款單，沒有審核的數據結算中心不可以付款，對于已審批的付款單錄入員不能修改。外部網上銀行接口：可采用人工與網絡傳輸兩種方式并行附：1999年的下半年，我們在美的集團正式推出了內部網上銀行，到目前為止，美的集團有50多家成員單位開通內部網上銀行；TCL集團開通35家；大亞灣財務公司30多家；韶鋼集團有60家；湖南岳陽石化集團有60家；廣東省紡織集團有25家；廣東省交通集團有60家；中電集團有10多家；物質集團有10多家。目前大亞灣財務公司和省交通集團的第二期工程中，還有幾十家成員單位即將開通。從99年正式推出至今，所有使用內部網上銀行的集團，下屬單位有90%的付款是通過內部網上銀行進行結算的，并且沒有一例因為網上付款錯誤而引起的糾紛，成員單位能更及時的了解到自己的收款，更方便的查詢自己帳戶的結算明細。3.系統軟件模塊3.1柜臺帳務處理系統柜臺帳務處理系統是拜特資金結算軟件的核心和基礎，供柜臺結算人員使用，它處理從原始憑證錄入到明細帳、總帳的登記，到利息的計算以及各種報表的輸出。柜臺帳務處理系統是多用戶系統，能處理多幣別業務，每一筆帳務的發生記錄到帳戶上，采用錄入員記帳、復核員重復錄入復核的帳務處理方式，每天做日終、每月要進行月終，每月（或每季度）的21號進行計息，月底和年底都有相應的內部結轉。柜臺帳務處理系統按功能不同主要分為系統設置及維護、開銷戶、憑證處理、復核、當天帳、日終、計息、報表（資產負債表、港口費現款收入匯總表、法人內單位收支情況表、資金用途收支明細表、資金流動狀況表）及帳頁、查帳等幾大模塊。3.2銀行對帳系統集團結算中心的賬都是記錄在柜臺賬務系統中，柜臺賬務系統有專門的功能將中心的銀行賬詳細的有規則的輸出保存在幾個表中，銀行對賬系統設有專門的導入數據接口，能使用戶輕松的將銀行的數據導入到系統中，系統會自動對賬產生余額調節表，并能方便的讓用戶查詢、修改、調整對賬數據。系統還可以根據客戶的需求設置為每日或每月對賬。3.3銀行票據打印系統銀行票據打印系統是“拜特資金結算軟件”中的重要組成部份，它主要根據柜臺帳務處理系統記帳的數據自動套打出銀行支票、送票單、電匯單、匯票委托書、信匯單等銀行票據。并具有重要空白憑證管理功能，銀行票據打印后，自動將票據號填寫到相應的明細帳中，并改變銀行票據的狀態。銀行票據打印系統能讓用戶自行定義銀行各種票據的打印格式，無論銀行的票據格式怎么更改，用戶都只需做相應的調整即可。此系統是“拜特資金結算軟件”中最能節省用戶時間和人力的系統之一，以前要5、6分鐘填寫票據，現在只需將票據放入打印機幾秒鐘即可完成。3.4領導查詢及分析系統領導查詢系統是為方便集團主管領導查詢集團結算中心的運作情況而設計的。領導查詢除提供查詢常用報表、帳戶余額、資金頭寸外，還提供一定的分析數據以幫助領導決策。3.5代發工資系統代發工資子系統主要用于處理成員單位代發工資事項。包括帳戶的開立、工資數據的錄入、取款、計算、活期轉定期等，其工資數據既可通過工資數據盤轉入，也可由工作人中輸入。代發工資的成員單位需按一定的數據格式產生好工資盤，代發工資子系統接收工資數據盤的數據并轉到指定的儲蓄帳戶上。它每天結帳后所產生的記帳傳票作為基本帳務子系統的記帳傳票，與其他傳票一起作為當天的傳票參加帳務的平衡及過帳。（采用存折形式）3.6集團內部網上銀行軟件系統（內部網上銀行主系統、內部網上銀行子系統）實現集團結算中心與下屬企業的網上實時收付款，實時付款、實時查詢、實時對賬、實時下載等功能。4、崗位設置建議其崗位建議如下：主任：管理全面工作柜臺記帳員：負責柜臺接單記帳復核員：負責傳票的審核、打印、分發，報表的制作、負責打印（相當于機器填寫）銀行結算票據代發工資員：負責發工資和內部儲蓄（人數根據具體業務來定）5、電腦網絡設備配置（可自購或用已有的設備，此僅供參考）

序號設備名稱技術參數1服務器（結算中心）1套PⅣ/80G/1GRAM/17MONITOR/100M/40XCDROM/1.44MFDD及備份設備（可與財務共用）2工作站N套PIII/40G/128M/14MONITOR/100M（根據結算人員數量定工作站電腦的數量）3路由器1臺或HUB4打印機5不間斷電源3KW在線式7WINDOWS2000網絡版8數據庫SQLSERVERV7.0三、費用預算項目工程名稱數量單價合計備注一、集團公司結算中心系統一階段1、柜臺賬務處理系統188,00088,0002、銀行票據打印系統18,0008,0003、銀行對帳系統19,8009,8004、領導查詢系統18,0008,0005、代發工資系統145,00045,000小計158,800二、集團內部網上結算系統待定二階段1、集團內部網上主系統12、集團內部網上站點軟件2小計三、集團外部網上銀行軟件系統待定三階段工程費、培訓費（20%）合計建議分步驟上項目，第一階段先上結算中心系統，需費用￥158,800元第二階段上內部網上銀行系統，需費用￥元第三階段上外部網上銀行系統，需費用￥元注：可給予8折的優惠。四、湖南大學結算中心系統實施后的效果：采用銀行對帳系統，以前的人工勾對方式的對帳工作均可由電腦自動完成，大量減少人工勞動強度，提高工作準確度和及時性，同時還可為下屬結算單位提供電腦對帳單，也方便了下屬結算單位與結算中心的對帳工作。采用銀行票據打印系統，改變原始手工填寫銀行票據工作量大、易出錯現象，能及時進行收付、付款，提高工作效率。改變原來手工統計，手工編制報表的原始操作，系統可自動生成各式報表。大大提高工作效率。對外收、付款采用網上結算系統，及時傳遞收付款信息，網上銀行接口處理，直接將銀行數據導入拜特系統，收款信息數據不用重復錄入，減少因重復錄入出現的錯誤。資金管理新模式進行事前、事中、事后管理，有效對資金運作分析，為決策者們提供優質決策信息，結算中心真正發揮集團“錢掌柜”作用，成為集團的優質資源。五、進度時間內容參與人員2002.12.12~.12.15需求調研、編寫需求分析拜特項目組、湖南大學2002.12.15方案確認拜特項目組、湖南大學2002.12.15~2002.12.20電腦設備、網絡配置準備湖南大學電腦部2002.12.20簽定合同拜特項目組、湖南大學2002.12.20-2002.12.30現場安裝、調試、初始化、結算中心人員培訓拜特項目組、結算中心人員2003.01.01~2003.01.31試運行、完善拜特項目組2003.02.01~2003.02.28.正式運行2003.03.01驗收2003.03開始維護第一年免費維護，從第二年起按照軟件金額的15%收取維護費，免費升級六、拜特資金管理系統的特點1、專業性A、專業的研究開發隊伍拜特公司匯集了一大批金融、銀行業、財務管理方面的專家能手，以及一大批高級程序員。B、提供全面資金管理解決方案不僅是軟件系統的提供商，更重要的是一種管理模式的提供商。拜特根據客戶的具體需求及業務量的大小，提供結算中心機構設置、人員設置以及崗位設置，還為集團提供：結算中心會計制度、信貸制度、結算中心管理制度、結算中心同屬下企業的結算協議、成員單位授權書、銀行結算協議、財務結算中心報表樣本等。C、以金融、銀行為出發點的設計思想拜特資金管理系統的專業化還體現在其設計思想是從金融、銀行為出發點，并全面考慮了集團資金管理的要求。這正是根據結算中心的特點而設計的，結算中心又叫集團內部銀行。對商業銀行而言結算中心行使的是企業的職能，對集團屬下企業而言，集團結算中心行使的是銀行的職能。這就是為什么“拜特資金管理系統”成為眾多集團企業首選的原因之一。D、國內最早實現集團網上結算的管理模式2001年4月TCL集團結算中心系統與招商銀行、工行、中行實現無縫對接，同時TCL集團結算中心與屬下企業實現網上結算，這一網上結算系統的開通標志著TCL集團由柜臺結算發展為網上結算，實現了TCL集團實時收款、實時付款、實時對賬查詢等諸多功能。在拜特公司主持的“慶祝TCL網上銀行開通”的聯誼會上，廣東各大銀行都紛紛派代表參加，因為TCL網上銀行結算系統的開通標志著集團資金管理的一個新的里程碑。E、同商業銀行的強強技術合作目前已成功合作的銀行有：工行廣東省分行、農行廣東省分行、建行廣東省分行、中行廣東省分行、招商銀行總行、深圳的工、農、中、建行以及信用社等；其它銀行：如交通銀行、中信銀行、發展銀行等都有已進入實質性的接洽中，如廣東省電信集團同工、農、建三家銀行的聯接、大亞灣核電集團同招行、工行的聯接等。2、個性化拜特公司不僅提供全套的資金管理模式，而且還提供針對不同行業需求的個性化定制服務。根據不同的行業、不同的需求，拜特為集團的資金管理提供量多定做服務，即共性和個性相結合，即取眾家資金管理之長，又有針對自身管理的特點。3、拜特資金管理系統的成熟性、安全性、可靠性拜特資金管理體系已在國內上百家著名的集團公司得到成功應用。如：我的初步統計，每家結算中心每年的結算量少則20億元，多則1000多億元人民幣，如美的集團2001年的結算量為700億，廣東省交通集團的結算量為1100億等。每年使用“拜特資金管理系統”的結算量總和達到數萬億元，而每天使用“拜特資金管理系統”進行電子收付的金額少則幾十億，多則上百億元。這些事實和數據充分顯示了拜特資金管理系統的成熟性、安全性和可靠性。4、系統的兼容性拜特資金管理系統可以與集團原有的管理系統、財務管理系統進行無縫對接，達到資源共享。如：同TCL電腦公司的ERP系統的無縫對接、同大亞灣財務公司SAP系統的對接等。從而滿足整個集團資