酒店行政規章制度及操作手冊ExecutiveStandardOperation目錄1、呈文治理制度2、行文治理制度3、收發文治理制度4、印章治理制度5、檔案文件借閱治理制度6、介紹信治理制度7、辦公用品領用治理方法8、車輛治理方法9、檔案治理制度10、行政辦公室操作手冊11、行政辦公室組織架構及工作職責呈文治理規定為使酒店各部門行文規范化，提高整體辦公效率，特做如下規定：一、呈文文字表述應準確、簡練、通順、標點正確。二、呈文專題專用，一文一事，內容明確。開門見山提出本部門對所請示問題的處理意見，請酒店領導酌定。三、呈文由本部門承辦人擬定，由本部門經理負責核稿。并在部門領導意見一欄，寫出部門的具體意見。態度要明朗，簡明扼要，最后簽名并注明時刻。四、呈文格式包括：呈文文號、呈文題目、主管領導批示。呈文內容書寫要符合規范。文號不得重復;呈文題目簡明扼要，高度概括;主管領導名稱不得襲用“酒店領導”的簡稱;在主管領導名稱后，另起一行書寫請示報告的要緊內容;末尾簽署呈文部門及時刻。五、各部門負責人作為核稿人，不僅要對呈文內容審核，而且要審查呈文格式是否規范，對呈文負全面責任。六、各部門呈取文，需嚴格辦理收發文手續，寫明收發文時刻、文稿內容、收發人姓名。若手續不全，總經理辦公室有權不負責遞送。七、各部門送來閱批的文件，總經理簽發后兩個工作日內發出。八、呈文程序：在呈文本上登記各部門呈文行政辦主管領導在收文本上登記行文治理制度一、以酒店名義的行文，先由部門承辦人擬稿，經部門經理批閱后，送總經理辦公室核稿并請總經理簽發。二、繕印的文件均由擬稿人負責校對，重要文件(以酒店名義的行文)均由總經理辦公室校對。打字、校對人均在原稿上簽注姓名、日期。三、經修改后的稿件，如字跡潦草，涂改較多，模糊不清的，應由原擬稿人謄清后再打印。收發文治理制度一、公文辦理一般包括登記、分辦、批辦、承辦、擬辦、核稿、簽發、印刷、用印、傳遞、歸檔、銷毀等程序。二、酒店的收文，由檔案秘書簽收登記，總經理的收文由酒店總經理簽收，屬酒店領導親收件，一律交收件人親自拆封。三、公文登記后，由行政辦公室依照總經理的指示，轉交各位領導傳閱，如需轉交有關部門閱辦，應由檔案秘書送交，并經登記、簽收后才可送交。四、閱讀文件應按規定范圍，秘密級以上文件須到行政辦公室閱讀。因工作需要借閱文件應辦理手續，用完后及時退還，秘密級以上文件，各級領導及有關人員均不得攜離辦公室。五、各部門均應實行公文催辦制度。負責辦理公文的人員，對自己經手處理的公文，應件件落實，事事有下文，轉辦要及時，催辦有結果，防止積壓誤事。六、公文辦完后，應依照文書立卷、歸檔的有關規定及時將公文定稿，正本和有關材料整理立卷，當年文件應于第二年第一季度移交完成。七、各級治理人員調動時，應將文件(含保密記錄本)清理移交，凡參加會議帶回的文件，應及時送行政辦公室登記保管。八、沒有存查必要的公文，通過鑒不和主管領導批準，由行政辦公室定期銷毀，銷毀秘密公文，要進行登記，有專人監督，保證不丟失，不漏銷，秘密級以上文件，不準作廢品處理，一律集中按有關規定處理。印章治理制度一、印章刻制刻制印章是印章治理工作的一個重要環節。酒店需刻制新印章須報總經理批準;酒店各部門需刻制新印章，要寫出報告，并附上新印章的名稱、式樣和規格，報經行政辦公室批準，方可到當地公安部門申請刻制。新印章要做好戳記，并留樣保存，以便被查。啟用新印章，應選擇好時刻，并提早向有關單位發出正式啟用印章的通知。二、印章保管酒店的行政印章和總經理的私章，由總辦統一保管，并有專人專管;各部門的印章也要指定專人保管。未經領導批準，印章保管人不得托付他人代管印章，并不得攜帶出辦公室使用。三、印章使用印章使用要做到：嚴格手續、認真批閱、詳細登記、蓋章正規。印章使用必須經批準，其權限可分級掌握。使用部門的印章，需經部門領導批準;使用酒店印章，須認真填寫用印申請表，并附有關材料，經主管店領導審批后，方可使用印章，并進行登記，店領導不在時，授權總辦主任核準。職員因私須開具各種證明，加蓋酒店印章，必須書面申請并附有關材料，經部門經理批準并報酒店領導審批。四、印章停用由于機構變動或部門(單位)撤銷等緣故而造成的印章停用，按規定進行清理，并將其所有停用印章收到酒店行政辦公室統一保管，同時辦好移交手續。屬于個人的印章應退給本人。經報請總經理批準后，按規定將停用印章存檔或銷毀。檔案文件借閱治理制度一.借閱檔案(包括文件、資料)，必須先履行檔案借閱登記手續，秘密級以上檔案文件必須經酒店領導批準方能借閱。二.案卷不能借出，只供在行政辦公室閱看，未立卷的文件及資料可借出。三.文件、資料借閱期限不得超過兩個星期，到期必須歸還，如需再借，應辦理續借手續。四.借閱檔案的人員必須愛護檔案，要保證檔案的安全與完整，對檔案內容要保密，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復印、攝影、轉借或損壞，否則按違反《保密法》追究當事人的責任。五.借閱的檔案交還時，必須當面點交清晰，如發覺遺失或損壞，應及時報告領導。六.外單位借閱檔案，應持有單位介紹信，并經總經理批準后方能借閱，但不能帶離行政辦公室。七.外單位摘抄卷內檔案，應經總經理同意，對摘抄的材料要進行審核、簽章后才能帶出。介紹信治理制度一.介紹信種類1.信箋介紹信：用這種信箋開介紹信，能夠表達較為復雜內容。2.存根介紹信：用這種介紹信要緊是用于介紹某人到何處辦何事的一個憑證。這種介紹信的存根要歸檔，保存期五年。3.證明信：以酒店行政的名義證明某人的身份、經歷或者有關事件的真實情況的專用書信。二.介紹信保管與使用酒店介紹信一般由人事部秘書負責保管和開具，開具介紹信要嚴格履行審批手續。重要事宜需由部門領導簽署意見后，報經主管店領導審批;一般事宜需由部門經理簽字，人事部經理審批，方可開具介紹信。嚴禁開出空白介紹信。辦公用品(設備)領用治理方法為了進一步加強酒店辦公用品(設備)的申購領用治理，降低辦公成本費用，依照有關財務規定和本酒店當前實際情況，特制訂如下方法：一、酒店辦公用品(設備)由總經理辦公室統一購買及發放。二、各部門領用辦公用品(設備)需填寫“辦公用品領用單”，經部門經理簽字認可后，到人事行政部領取。三、人事部依照各部門領用情況，對無庫存的辦公用品(設備)進行申購，填制酒店申購單，列明品名、規格型號及數量，并向供應商詢價。經財務部經理審核、總經理批準后，方可購買。車輛治理規定(暫行)一、公司辦公用車由總辦統一調派。二、各部門每日上午9時，將當日用車打算填寫“用車申請單”，注明目的地、事由等，由部門經理簽字后，交總辦統一安排。臨時用車也應填寫“用車申請單”，由總辦視情況的緩急另行安排。申請單如無部門經理簽字，總辦有權不予做派車安排。專門情況除外。三、總辦接到申請單后，開具“派車單”給相關駕駛員。駕駛員在接到“派車單”后方可出車。否則，視為私自出車，按曠工處理。四、駕駛員完成出車任務回到單位后，應立立即派車單填寫完整交回行政辦，以便備查。五、駕駛員在無出車任務時，應在休息室待命，不得私自外出。否則，視為曠工。檔案治理制度一、酒店檔案酒店檔案是酒店在經營治理活動中形成的，具有保存價值的，以備查考的文字、圖像、聲音及其他各種方式和載體的文件材料。酒店檔案治理機構總經理總辦文員各部門兼職檔案治理員文件立卷1.1文件立卷即對酒店在工作中具有存查價值、處理完畢的文件材料，系統、完整地歸入卷宗暫保管，以備隨時調用參考。1.2文件立卷的原則按照文件形成的自然規律，保持文件之間的歷史聯系，反映酒店用。1.3文件立卷的范圍1.3.1重要的會議材料，包括會議通知、日程安排、工作報告、重要講話、會議記要或決議、會議記錄、典型材料、錄音帶、錄像帶、照片等；1.3.2上級發來的與酒店業務有關的決議、決定、指示、條例、方法、打算、規劃、批復等；1.3.3酒店向上級單位的正式發文，包括請示、報告、打算、各類統計報表等；1.3.4酒店及各部門在接待來賓工作中的各類重要打算、安排、記錄、總結，以及營業收入、創匯等統計材料等；1.3.5酒店與有關單位及不相隸屬單位協商工作的往來文書，以及簽訂的各類契據，如合同、協議書等；1.3.6酒店各級治理人員的任免書，職工勞動、工資、福利、教育培訓、考核及獎懲等方面的材料等；1.3.7酒店財產、物資、檔案交接的憑證等；料等；酒店的大事記錄，反映酒店重要活動的剪報、錄音、錄像、照片等；社會有關部門、單位發來的要求酒店共同貫徹執行和橫向協作的有關文件、材料等；重要投訴及其他信訪工作的材料等；重要的業務電報、電傳、傳真及有關經營治理而撰擬的各類條據等；其他與酒店有關的重要書面材料或資料等。2.檔案的收集2.1各部門隨時收集辦理完畢的文件材料，按類不分不存放。第二年經檢查齊全后，整理歸檔。2.2各部門設兼職檔案治理員，負責本部門文書檔案的日常收集、治理、監督及檢查。2.3文字檔案的收集使用檔案袋或檔案夾。碼。3.檔案的分類3.1按事宜分類：即按文件內容所涉及的具體事宜或工作進行分類。3.2按時刻分類：即按文件形成的時刻進行分類。3.3按收、發文單位分類。3.4按酒店部門設置分類。4.檔案的編號4.1文件編號碼+文件類型+日期+序號進行編號：XXXXXXX。機密文件還應按密級標明“機密文件”、“絕密文件”。酒店部門設置及代碼如下：（英文開頭字母）行政辦EO財務部FC營業部MS人事部HR工程部EN保安部SE前廳部FO房務部HK餐飲部FB4.2案卷編號對已處理完畢的文件，按照文件類不及次序進行編號。5.檔案的整理5.1檢查文件認真檢查每一類不中積存的文件是否齊全、是否符合歸類。5.2文件排序每類文件可按文件形成時刻順序、重要程度或工作程序等進行排序。系統排列后，應用阿拉伯數字統一編寫頁碼，以固定排列順序，保證材料完整。5.3編寫案卷標題5.4案卷標題反映該類文件的自然聯系與共同特征，要求嚴謹，文字通順、扼要。5.5填寫案卷目錄案卷目錄包括順序號、文件標題、文件編號和日期等。5.6填寫案卷封皮案卷封皮的項目包括單位名稱、案卷標題、卷內文件材料張數、起止日期和保管期限等。5.7案卷裝訂案卷裝訂前要拆除金屬物，做好文件材料的檢查，如對破損或褪色的材料，應當進行修補和復制；裝訂部位過窄或有字跡的材料，要用紙加襯邊；紙面過大的文件，要按卷宗大小摺疊整齊。5.8案卷歸檔裝訂后的案卷，應按照年度進行排列，統一編號登記，填寫《歸檔案卷目錄》。檔案的保管6.1涉及經濟的檔案，如合同、協議書、保證書等（原件）檔案由財務部統一保管；硬件設施使用講明書或操作手冊（原件）檔案由工程部統一保管，其余檔案由總辦統一治理。6.2檔案室應做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強光等措施。6.3每年對檔案進行一次檢查，發覺問題及時采取補救措施，確保檔案的安全。6.4關于已失去作用的檔案要進行銷毀。銷毀檔案要通過認真鑒定，確定銷毀的檔案材料必須列冊登記，送總經理審批后銷毀。6.5銷毀檔案材料時，必須指派專人監銷，防止失密。檔案的借閱7.1借閱檔案，必須在檔案借閱登記簿登記后方可借閱；機密級以上的檔案文件須經總經理批準方能借閱。7.2借閱期限不得超過兩周，到期必須歸還，如需再借，應辦理續借手續。7.3借閱檔案的人員必須愛護檔案，要保證檔案的安全與保密，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、復印、復制、攝影、轉借或損壞。否則，按違反保密法追究當事人責任。7.4借閱的檔案交還時，必須當面點交清晰，如發覺遺失或損壞，應立即報告檔案治理負責人。7.5外單位借閱檔案，應持有單位介紹信，并經總經理批準后方能借閱。但不能帶離檔案室。7.6外單位摘抄檔案材料，應經總經理同意；檔案治理負責人應對其摘抄的材料進行審查、簽章。各辦公室操作手冊1.圖文傳真、電話和電子郵件的處理(商務中心)1.1.傳真操作1.1.1.打入的傳真/電子郵件必須要記錄接收日期及時刻、傳真機或電子郵件地址，以便收件人直接簽收。1.1.2.因公務而發出的傳真/電子郵件：1.預備消息內容。2.校對訊息內容及資料，確保以最短時刻發出準確的消息。3.查明對方(接收者)姓名、職位、機構、地域(國家或都市)名稱、傳真機號碼或郵件地址。4.待部門經理批閱簽字后，方可發出。5.跟催有關消息發出后打印副本，作為存檔之用。1.2.電話操作職員在電話里的良好談吐、得體應對是替酒店建立良好形象的重要一環。1.2.1.接聽外來電話1.聽到電話鈴聲，立即接聽。講出部門名稱或你的名字，再加上禮貌的問候，例如“早晨好”、“您好”等。2.表現友善及樂于幫忙的態度。3.不可使用俚語，更不可粗言穢語。4.通話內容均須保密不可外涉。5.不要讓對方等候太久，必要時請他(她)留言以便回復。6.應隨時預備筆及記事簿。7.當你不在辦公室時，應通知總機或其他同事代為接聽。8.要找尋資料而須對方等候，應通知對方所需的時刻，讓對方決定接著等候抑或稍后再聯絡。9.若對方因任何理由被轉錯電話，應盡量關心他(她)轉到正確的部門、內線，轉回總機。10.若談話中斷，應把聽筒放回，等待對方再來電。11.若對方要找的人不在，應詢問對方：A)可否轉到辦公室中其他同事處理;B)記下對方姓名、電話、公司名稱，有待回復;C)請對方稍后再來電。12.確保上司可不能被不必要的電話騷擾。記錄留言的要點：A)接聽日期及時刻B)被電訪的人是誰C)對方的姓名、電話號碼(及內線)及公司名稱D)留言(消息)內容E)復述一遍有關資料，讓他(她)明白你已記下正確的消息F)最后，把留言便條放在被訪者的桌上，使他(她)回來后能即時明白。1.2.2.打出電話1.認定電話號碼無誤。2.接不通電話應稍后片刻再打。3.對方接聽后，你應講出要找誰人或內線號碼。4.若屢次接不通，而你的電話機操作正常，應將接通工作交予下屬初級職員負責，以免白費你寶貴時刻。此外，可透過電話房查詢對方電話是否失靈。5.在打出電話前，應記下通話內容要點，以免遺漏某一部分而要重打，對方也會觀賞你的工作效率。6.談話中斷，應由你負責重打電話，接著通話內容。2.辦公室文件處理2.1.檔案系統、分類、取閱檔案儲存的要緊緣故是保存文件整齊及在有需要時第一時刻可找尋得到。2.1.1.設立檔案系統必需合乎下列七大原則：1.操作簡單、快捷2.必須易于翻查3.考慮文件的數量、大小及性質4.只存放最新的資料5.能配合日后擴充的需要6.所占空間大小適中7.防火及防盜(例如存放法律文件)2.1.2.分類大致可分為：1.按筆劃、字母來分類(優點：可作無限的擴充)。2.按項目來分類，而項目的先后次序也用筆劃來區分。(優點：同類型的情況集中一起，方便查閱)3.按地區(國家、都市)來分類。4.以編號(代碼)代替名稱存檔。5.采納索引卡可快捷準確地找出資料，以找尋編號檔案索引卡必須按筆劃排序，放在特不抽屜中。2.1.3.順序存檔適用于每個檔案之中，按日期先后存檔，把最新(最近期)的文件放在檔案的最前或最上面。2.1.4.檔案儲放的形式1.直立式2.橫放式3.圖表4.盒裝5.待處理文件6.微型膠卷2.1.5.取檔記錄卡為省卻查找被取出或外借檔案的時刻，“取檔記錄卡”可協助索回檔案。每次取出文件后，把該卡放入填補空位。卡有：借件人姓名、部門、借出日期、答允歸還日期、借件人及經辦人簽署，方便日后查找。取檔記錄卡宜用鮮亮顏色紙制成(例如紅色)，卡紙標題應高出其他檔案，令人一目了然，容易跟催。**每次外借檔案均須獲得直屬上級同意才可辦理2.1.6跟催檔案為確保按時處理任務，而且可不能有所遺漏，那個檔案特不有效。檔案以一年十二個月份來分隔，與及以三十一天來分隔。把將要做的工作寫成字條，放在預定的“月份”或“日期”的小格中。只要我們每天查看這檔案，便可作出當天應做的“跟催”工作。2.1.7存檔的一般守則1.按檔案系統把文件分類、集中。2.把文件放在正確的檔案內。3.存檔時按日期的次序正確地排列，最近期的放在前。4.為幸免檔案堆積，應將過時的或現時不需要的文件與其他的分隔。考慮將這些拔歸入“舊檔案”中或甚至將它毀滅。在已抽出舊資料的檔案中記下那些文件所屬的舊檔編號、名稱或存放位置。“舊檔案”也須按放妥當及分類，方便日后翻查。5.不可隨意把檔案中的文件取去。若有必要，須把“取檔記錄卡”放在取去文件的位置。甚至整個檔案亦須使用此卡。6.如無足夠資料來建立新的檔案，應把這些文件集中在“雜項”檔案中。7.找尋某些檔案名稱可能涉及多個途徑，應把有關資料分不記在不同的索引卡上，加快翻查速度。例如檔案名稱“CHIEFCONSTABLEOFBLANKSHIREPETERJENKINS”，應記在“CHIEF”“BLANKSHIRE”及“JENKINS(即C，B，及J字)索引卡上。8.每天存檔令你的檔案儲有最新的資料。9.放置檔案或索引卡應遵守下列原則：A)先排姓氏，再排名字。若同姓則以名字筆劃、字母排列。B)若公司名稱包含姓名，例如LEONARDWHITEANDCOMPANY，應將此檔案放在“W”(WHITE)檔中。C)若公司名稱包含多個人名，取其第一個。例如：“MESSERSMAY，JONESANDJENKINS”應放在“M”檔中。D)若公司名稱包含“THE”字，可省去。例如：“THEHIGHPRESSURETOOLSLTD”應放在“H”(HIGH)檔中。文件應在存檔前作分類，一個分類架(或分類盒)實在合用。它能夠是按筆劃多寡(或英文字母先后)來分成多格，關心應付大量文件存檔。10.酒店內部各部門間的溝通，其中一個要緊方式為來往之備忘錄，所有經行政部發出之信件，備忘錄應有一影印本存放于獨立的總檔案內，此外，亦須影印一份存放于有關該事項或該部門的檔案內。3.處理郵遞文件3.1.1外來的信件處理外來信件需要系統并有效率，以求盡快送到收件人手中。1.把商業信件與“私人”信件及“機密”文件分開。2.用開信刀或開信機拆信，并確保文件完整。3.打開信件，如有附件，將它一并釘裝。4.在信件上蓋收件日期作為記錄。5.到掛號郵件，須在郵局的收據上蓋印、簽署。6.若信件連同支票、匯票或匯款，應把金額寫在信件的右上角及簽署，以便財務部進一步工作。7.把信件連同信封分發到各收件人。8.“私人”及“機密”信件應原封送往收件人。9.收到資料不全的郵件，例如沒有注明部門，或只寫上人名及地址等，應向前廳部或人事部查詢。3.1.2行政辦秘書必須把其上司的信件細閱，然后指出重要的部份，節約其上司的閱讀時刻。信件中會提及幾個有關事項而需要知會不同部門，則能夠下列方法處理：1.把文件傳閱各有關部門2.把正本交給須處理信件中重要情況的部門，再由他們負責傳給其他。3.影印該文件送交各部門3.1.3發出的信件由秘書預備好發出的信件：1.交給其上司簽署。2.檢查附件是否已放在一起。(把信件副本留作存檔之用)3.核對信件與信封所寫的收件人是否無誤。4.摺起文件放入信封內并封口。5.由于酒店部門眾多，應在信封上當眼位置用鉛筆寫上部門名稱或代號，方便信差計算各部門郵費及日后退件處理。6.集中所有發出的郵件，交由商務中心統一寄出。7.計算信件重量，記錄郵費。8.將一般信件與掛號、特快、航空郵件、包裹等分開，同時填妥所需的表格或報關表等。3.1.4中央信箱1.設置在各辦公室職員容易到達的地點。2.信箱尺碼宜于可放置標準信件。3.每部門一格，設一格較大的來放置寄出的信件。3.1.5內部信封使用內部信封,可節約傳送內部文件的成本。4.復印文件4.1復印復印操作的要點：1.尺碼合用的紙張，以免造成不必要的白費。2.各部門自帶復印紙張。3.正確地擺放正本，使影印之副本(不管文件或圖形)合理工整。4.按需要可將文件縮印，節約儲存空間。5.操作完畢，切記帶走所有文件，尤其是正本。6.勿白費不合用的副本，這些紙張之背面可作草稿。機密文件，應趕忙銷毀。5.出外公干的安排5.1出外公干要緊涉及公干人員的交通、住宿的安排。1.查詢可能動身、回程日期、目的地、公干人員正確姓名。2.查詢航班時刻表及到達時刻，以配合可能行程。3.把以上資料交給旅行社代辦，或直接與鐵路局、輪船公司、航空公司聯系。4.若不能符合可能中的安排，應盡快知會公干人員并落實修改行程與否。5.當所有安排確實后，盡快安排付款及取票。6.預備明細行程表給公干人員備用。5.2.住宿安排在訂房之前，應考慮酒店地點是否接近探訪的機構,交通方便,價格適中。酒店訂房應提供的事項：1.入住公干人員的姓名2.入住及離店日期3.入住人數及房間數量(差不多為雙人標準客房)4.到達及離開時使用的交通工具及詳細資料5.若正值旅游旺季，應在訂房時確保房間的預定。6.講明公司名稱、地址、電話、傳真等，以便酒店參考及方便進一步聯絡。5.3.行程表行程表是預先對公干期間的安排及把需確認的事項列明，使其上司能利用有限的時刻作出最大的利益。當編制行程表時請注意以下各點：1.行程表應方便隨身攜帶及翻閱。2.大都市通常有多個火車站(機場或碼頭)，盡可能安排在同一地點進出境。3.留意交通工具的時刻表，隨時更新資料。4.留意各地時差，正確講明離境及到達目的地的當地時刻。5.在公干期間，應花最短的時刻在交通上。5.4.打算海外公干搜集目的地一般資料，例如面積、人口、要緊都市、氣候、服飾、工作時刻等。入境方面則查詢有關護照、入境簽證、防疫注射、通用貨幣、生活適應等;酒店及餐廳;郵務、電話及電訊設施;經濟進展、進出口貿易條例、政府及工商機構、商務法則等。1.公干費用：按已批準預算案向財務部申請公干費用，兌換目的地流通貨幣。2.其它事項：-預備當地的地圖或交通圖-確認交通、酒店訂房、被訪者的約會詳情-制作行程表，內容包括酒店、約會、會議日期、時刻、地點、聯絡電話等。-若其上司出外公干，動身前須集中一切行程中所需要的文件、文具交付。6.辦公室文儀器材6.1.計算機操作計算機須先練習指法。1.保持機器清潔，用干抹布擦試。2.清潔鼠標內壁。3.將計算機移走時應先關掉電源，并以機背為重心。4.切勿把計算機放近熱源。5.切勿把計算機放進通道，容易被人碰倒。6.計算機操作有偏差，可嘗試找出根源，作適當調正。若修正無效或理由不明，應停止使用及通知維修人員。6.2.碎紙機舊檔案或機密文件初稿不適合留存在辦公室內，應利用碎紙機第一時刻把它們毀滅，將紙張放在機內切成條狀或碎屑。6.3.訂裝機為配合大型工商機構的需要，例如內部預算、打算書，可能有數十頁紙之多，小型訂裝機便甚為全用。由于訂裝機款式形形種種，操作按個不種類而定。7.輔助經歷材料為求部門運作過程中所有工作、資料不致遺漏，文職人員必須采取下列輔助工具作記錄及跟催。7.1.日志使用日志要點：1.不確定之項目可用鉛筆記下，方便更改。待確定后可用原子筆、墨水筆記下。2.在有關日期之欄內記下時刻，會面者之姓名(及公司名)、地點及話題。3.遇上西式社交場合，應記下酒會時刻及有關衣著服飾提示之類。4.每天約會須按時刻先后(分上、下午)記下。5.一天工作開始，應先看日志，預備其上司的約會、備好會議所需要的文件。6.一天工作完畢，確定日志上每一事項都已辦理，沒有遺漏。從日志談到安排約會應注意的事項：1.記著其上司日常的工作，幸免與會面重疊。2.當其上司須外出會客，預留一些花在交通上的時刻。3.若來訪者約會在其上司參加會議之后，應先向前者解釋有可能延遲散會。除非其上司事先聲明或來訪者乃特不重要人物，否則不可騷擾會議的進行。4.約會通常以電話聯絡，掛線