XX東方會務執行計劃書2019-2020版內部資料

注意保管XX方會務執行計劃書總責：宏內負人馬蘭外負人馬生會時：年18-1月9日會地：春路-長宮店參人：XX方體工董會分員會務執行總監

燈光音響組

助教組

財務組

引位組

機動組

迎賓組

檢票組

簽到組

茶水水果組

物品組

展區組組場

桌長組20)燈光、響組2)助教組1）機動組引位組4）財務組(4)場外負責人

迎賓組4）簽到組）檢票組2）茶水、果區（）物品區1）茶展區1人人員分1后勤保障專員：負責準備總裁班所需相關物資，清單如下：內場負責人。酒店方面：會場、音響、話筒、投影儀、電源、水牌、果盤、飲用水等；內場負責人講師方面講師備忘錄食宿講師要求其他物質講師席卡、白板、白板筆、白板擦；外場負責人會務服務方面簽到處茶歇處咨詢處處等席卡簽到表，茶點，學員以及嘉賓聽課證，會場服務人員工作證、課件、課程調研問卷、學員及工作人員午餐預訂或晚宴安排；內場負責人。會場營銷方面：近期項目介紹、報名表、現場報名優惠政策、公司展業手冊、項目報名表等；外場負責人織布置會議室定室內各項設備到位情包括桌椅擺設、投影儀、會議電腦、麥克風、電源、白板、筆、白板擦、茶歇等（2）簽到人員：負責簽到臺以及簽到臺相關物質的擺放以及每天課前學員的簽到，以及用餐情況統計和餐費的收取【參考話術】簽到：您好，請這邊簽一下到；您好，請問您是學員還是來試聽的嘉賓；您好，請問您是哪位介紹的的客戶；您好，請您在這邊您的名字后面打一個勾就可以了；引位：X總，您好，這是您的聽課證和課件，請您佩戴好聽課證，拿好您的課件，里面請；（3）引座人員：負責在教室門口檢查聽課證和具體的引位【參考話術】檢查聽課證：您好/X總，聽課證是您在課堂內身份的憑證，請您佩戴好之后再進入課堂；您好/X總，需要我幫您佩戴下么？需要我幫您拿一下您的東西么？具體的引位：X總，這邊請；您好，請問您是學員還是來試聽的嘉賓…您這邊請；（4）音控專員：保證會務用電腦、話筒、音響、投影儀的正常使用；準備好會務用相關音響資料，包括公司簡介視頻、講師簡介視頻、開場音樂、課休音樂、召集音樂、游戲用音樂或視頻、散場音樂及視頻并適時正常播放；（5）助教專員：保證講師的授課道具能正常使用（無線麥、白板、白板筆、白板擦等）；適時且及時幫講師擦白板，換白板筆；跑脈；每隔45分鐘為講師添一次茶水；（6）咨詢專員，公司近期項目的介紹和推進；（7）攝影攝像專員：保證攝影機攝像機的正常使用；注意抓拍以下鏡頭：學員進場鏡頭、領導發言鏡頭、嘉賓鏡頭、學員聽課鏡頭、互動鏡頭、講師授課鏡頭；注意要有全景也要有特寫；（8）會場財務專員：根據確定的會務流程，制定會務預算，申請專項會務費用；負責會場財務管理，包括進賬、消費情況的登記、零錢的準備等（9）會務總監：負責監督和檢查上述人員工作是否盡責以及工作人員之間的組織和協調；做好突發事件的相關處理工作；說明：1）后勤保障專員和會場財務專員可由同一人擔任；引座人員與咨詢人員可由相同人次擔任；在人員有限且與正常音控任務無沖突的情況下，音控專員可兼任攝像人員；4）助教專員可由主持兼任。崗位職責一、要求：

大門口及停車場：第一天早上在酒店附近的路上安排好同仁，為客戶指引到達酒店的路線，防止客戶找不到酒店的具體位置。每天早上禮貌熱情引導學友停放好車輛；除第二天外每天的到崗時間為會務組統一到崗時間，離崗時間為開課后分鐘；二、要求：

迎送賓區：1、熱情、微笑、點頭、大聲向每位學友問好；站姿大方即可、不需彎腰鞠躬；早上：早上好！歡迎參會！下午：下午好！歡迎參會！中午下課：謝謝參會！午餐愉快！晚上下課：謝謝參會！晚餐愉快！2、到崗時間按會務組統一規定時間到崗賓到崗時間為老師下課前五分鐘；晚課前到場時間為進場前分鐘。三、

餐廳協調：1、在學員下課用餐時需提前五分鐘拿著紙巾到達餐廳。2提醒餐廳人員提前做好準備，保證學員能夠準時有秩序的用餐。四、

水果區：準備：水果區專組指示牌、果盤（向酒店借，牙簽，餐紙巾等要求：1、

下課前五分鐘擺放好水果需備上牙簽;

水果區工作人員需要配帶手套水果區要隨時有人在場，保證水果的清潔安全；同時要及時清點水果數量，數量不足時及時向物品區負責人報備進行購買。4、

課程第一天中午統計好各家公司需要的果盤數量保證在課程結束后做完所有的果盤。五、要求：1、

茶水區保持區域桌面的干凈，整潔：及時清理雜物，廢物，避免臟亂及時整理物品使桌面整齊有序及時更換熱水證熱水的供應；每天晚上課程結束后要及時清洗用具，如水壺、攪拌棒、勺子。

本區域人員在崗時要注意自身的潔凈：衣服、頭發、手等。及時清點飲品和糕點數量，在物品量很少，但還能支撐一段時間的時候，就向物品區的負責人報備，進行購買。4、碰杯口。5、

注意給學員倒水，應杯子從桌子上拿起來倒，并且手不要觸要明確：牛奶在早晨供應量較大，咖啡在中午吃完飯后的一段時間需求量大。

下課前10分鐘準備好所有飲用水；每天晚上要把第二天早上的糕點準備好并在上午課程結束后回收果籃（向會場服務人員借果籃，并做好登記8、

上課時至少有一個人留守崗位，如果發現有學友走來，要及時站立起來熱情的問好有什么可以幫助您的嗎？或“您好，請問您想喝點什么？9、

站立服務您好，有什么可以幫助您的嗎？或者您好，您想喝點什么？六、

檢票守門組注意：守門人員可以分為兩組；要求：面帶微笑，認真檢查學員研習證，和同仁工牌和服務，不符者不得入內，在學員沒有走到門口前就要觀察到他們有沒有帶學習證，真誠主動地和客戶打招呼，及時提醒學員戴上學習證時要注意自己的用詞和語氣，比如“您好，我幫你帶好你的學習證把控好同仁出入場，同仁出入會場不能太頻繁，門開的守門同仁應對進出口的同仁進行登記：守門人員不得遠離大門一米之外不管是在門內或者門外都要保持自己的狀態、坐姿、站姿；守門人員維護好現場秩序不得出現混亂現象保證門口的環境安靜、不影響到學員上課；在上課時間只開一個后門。在三天課程結束時守門組的成員要負責則發放合影和回收碩習證。及時將剩余合影交到物品處負責人處七、要求：

跑麥動作要迅速，反應要快，腳步要輕，敏感度高，兼顧全場。半蹲俯下身體輕步的跑到發言者身旁確定話筒打開后再交與發言人半蹲在發言人身旁關注發言人的發言并隨時準備就收話筒，收回話筒后，第一時間將話筒關閉。3、

在學員發言的過程中，跑麥者看著對方，微笑著點頭，給與鼓掌回應。4、

每半天的課程結束后需要收回麥克分檢查麥克分電量是否充足，及時更換。5、要求：

上課提前在舞臺前側就位，時刻關注學員和老師的互動。開燈關燈。照相1、電狀況；2、

妥善保管相機，及時給相機充電，保證課程中不出現相機沒照相要（如果沒有做到以下幾點要求被會務組或者集團提出不符合要求，那么第一時間每人樂捐元）從會場六個角度拍攝的全場大場景照片50張；個性學員的特寫（大企業、知名企業、帶病上課的等）貝照片。8、十、要求：1、丟失；2、備無誤。3、

及時輕拍重點學員與老師的合影，及時搶拍重要學員特寫。抓拍同仁無狀態、打盹、睡覺、坐姿不雅等等鏡頭。每天晚上課程結束后，把當天的照片拷貝到電腦上。負責將相機安全無誤拿回到公司交給人力資源部。每家公司在第三天下午課程開始前要到照相負責人那里拷課程結束后兩天內把所有照片交到企劃部。物品區做好同仁領取物品登記表，并詳細記錄，確保可回收物品不隨時和文字助理保持溝通聯系確保每個環節需要的物品準和簽到處負責人確認好每家公司到場客戶數量各家公司按數量領取講義夾和研習證繩子。十一、引位借及添撤位要求：

引位人員做到熱情、大方、精神飽滿，面帶笑容；保證將準客戶引到前排就坐；引位人員能夠將各地學員交叉排座，同一個公司的分開就坐，便于學員結交人脈；4、

以最快的速度為學員補充凳子；5、

及時發現空位迅速撤掉如何引位？如何撤位？如何盡量避免同一家企業坐在一起？十二、站位組要求：1、

標準站姿，不弓腰哈背，站崗時不依靠身邊設施，如墻、桌子等在一天上午為站崗之后為坐（如果第一天上午表現不好三天都為站崗要求同仁坐姿標準，不翹二郎腿、不依靠椅子、挺胸抬頭、雙手自然放在膝蓋之處；2、

面帶笑容注視客戶，持高度的敏感度，觀察上課期間客戶的需求，以便隨時服務；3、

不允許私自換崗、替崗、隨意走動、接打電話；坐崗時不允許記筆記，或者做其它小動作，影響公司形象；4、

及時提醒接聽手機的學友到場外接聽或者直接制止客戶接聽電話，但要注意方式和態度；5、

配合講師主持人把握四最原則笑最燦爛回答最大聲、掌聲最響亮、速度要最快；6、

課程期間學員不允許錄音、錄像、照相機其它任何方式的復制崗人員發現這種情況要及時上前制止是第二天晚上的課程。十三、主持人要求：

著套裝穿著得體大方狀態一流語言表達清晰流利。提前準備好主持詞，經主持團負責人允許后方可上臺主持。提前測試好麥克風在音箱正前方是否會產生嘯叫出現一次樂捐20元。注意：1、和老師溝通每個環節成交重點，隨時做好調整安排。2.提前和老師助理溝通好課程開始時間在上臺之前要確保老師已經在門口。如有新想需跟會務負責人溝通之后執行。主持需要舞蹈配合要提前和舞蹈團負責人進行溝通。5、主持人要充分調動起現場的氣氛。十四、音箱、空調（場內負責人負責）要求：提前檢查音響設備的品質是否符合會議標準課程期間與音響師傅保持溝通，每次上課前均需保證音響是否已開、音響師傅是否到位，不要耽誤會場使用；按照老師要求調試音響，調試好后，保證在三天的過程中，音響效果不下降。將投影儀、攝像師傅、助理等人用餐數量報到訂餐組。3、保證會場內空氣流通、溫度適宜，讓學友真正能靜下心投入到學習中。十五、機動組服務：要求：1、

每次下課之后收拾本組桌面和地面衛生、清楚雜物，把作業本及椅子擺放整齊主持人提醒學員入場式專組服務區負責人開始檢查，并做好記錄！2、

課程中間，更具課程進度需要，專組服務同仁在第一天開課時收取保密協議，在第二天晚上發放給執行大師的一份信。3、

每天晚上及時將糕點擺放在桌上在上午課程結束之后回收的物品區無需挪動晚上課程結束的時候統一將打開的礦泉水全部換掉，并將礦泉水放整齊！十六、舞蹈團要求：1、

人員服裝的統一隊形整齊有序作的統一情緒的統一；在上臺前統一練習兩次，不符合標準的同仁不能上臺。2、

每次由團長與主持人做好溝通，做好舞蹈的安排，與音響師做好配合，音樂提前準備、調試；3、

主持人上臺前五分鐘再舞臺下集合好隊形持人邀請，跑步上臺；4、

活動期間要注意與學員的互動，表情、眼神、肢體語言的互動，帶動整體會場氣氛。場內檢查人工作職責：檢查場內所有崗位人員的會務執行情況。檢查到相關崗位和人員執行部到位時要及時指出并提醒改正，并在課后開會時做出公布和總結。場外檢查人工作職責：檢查場外所有崗位人員的會務執行情況查關崗位和人員執行不到位時要及時指出并提醒改正，并在課后開會時做出公布和總結。流程引導停車引導上六樓引導簽到．收錢、發放物品，并說明會場座位要安排情況．等待入場，音響、燈光、攝影等做好準備入場，迎賓組和檢票組交流，引位組引導入座主持人上場，會議開始中午午飯前，桌長明確吃飯地點，迎賓組在會議室門口和五樓餐廳門口引導桌長收拾會議桌，打掃衛生，做好下午會議準備檢票組關閉會議室大門各組就位，開門歡迎學員入場．主持人上場會議開始．下午課程結束后，桌長收拾會議桌．召開當天會務總結會議會后組工作會務工作總結整理簽到表、訓后小結表市場部人員對重要客戶的回訪、挖掘銷售機會我們的工作原則：大家務必按規定的時間準時到達會場。在任何時候都保持專業的形象、熱情的態度和微笑不要擅自離崗，如果要離開崗位，請和會務總監請假。4．當碰到任何問題時，請在第一時間進行解決，如果解決不了時請找會務總監溝通解決。現場工作人員禁止玩手機或將手機掛在胸前。工作人員要站好位，不要幾個人擠在一堆，禁止幾個人扎堆大聲討論或喧嘩。會議開始后，場內工作人員禁止隨意走動，因為一個小小的走動或動作，會影響到場內的客戶聽課。無論是哪個崗位，要做就做最好。趙菊春總裁領導力日期

時間

序號

內容

負責人

地

場1月7

開場歌嗨歌存

XX日

在）

東方上午1

音箱、投影儀調試、條幅、白板資料準備到位會場

長福宮酒（長春布置酒店相關事項對接

路南四巷89號）1午8日午

8:308:30-9：00900-9：20920-9：409：40-10：109：20-10：3010:30-10：4010：40-10：458：45-10：3012：30-12：4512：45-13：30上午課程結束前

全體工作人員到場準備（明確內場區域人員）各項會務工作準備完畢、人員到位音響投影儀調試及播放宣傳碟接老師學員簽到內場入座引導主持人開場團隊展示及授牌儀式《總裁領導力》課休課間活動《總裁領導力》工作人員中餐

主持人趙菊春教授主持人主持人趙菊春教授老師午餐及午休午

15:10-15:3015:30-15:4515:4515:45-17:1517:15-17:3017:30-19:00

課前活動引導入座主持人登場茶藝展示接老師到會場《總裁領導力》課休、課間活動《總裁領導力》

趙菊春教授主持人趙菊春教授

長富宮酒（長春路南四巷89號）課程結束

主持人8:308:30-9:009:00-9:309:30-10:30

全體工作人員到場各組召來現場服務會議全體人員就位內場入座引導19