行政管理制度第一節辦公室管理制度－員工守則…………第二節員工保密紀律規定…………….第三節印章管理制度…….第四節郵箱和電話管理制度……………第五節計算機管理制度…………………第六節日常涉外事務管理制度…………第七節辦公室安全及衛生管理制度………行政管理制度第一節員工守則1.1思想規范：遵法則、嚴紀律、具有團隊精神。1.2辦公儀表規范：員工在上班時間內，要注意儀容儀表，總體要求是：得體、大方、整潔。 1.3語言規范：在任何場合應用語規范，語氣溫和，音量適中，嚴禁大聲喧嘩。1.4行為規范：(1)嚴格遵守考勤制度；(2)不向客戶或外部人員談論本公司的一切事務。不談論客戶短長。(3)一切內部文件、資料、報表、總結等，都應做到先收拾再離人，保證桌上無泄密，嚴格遵守員工保密紀律規定。(4)節約使用文具和器材，愛惜各種設備和物品。(5)工作時間內不應無故離崗、串崗，不看報紙、玩游戲或做與工作無關的事情，不得閑聊、吃零食，確保辦公環境的安靜有序。(6)工作時間，不要在辦公室化妝。(7)接聽電話應及時，一般鈴響不應超過三聲，如受話人不能接聽，離之最近的員工應主動接聽；重要電話作好接聽記錄；嚴禁占用公司電話時間太長。(8)接待來訪和業務洽談請在接待室或會議室進行，私客不得在辦公區停留。(9)在接待公司內外人員的垂詢、要求等任何場合，應注視對方，微笑應答，切不可冒犯對方。(10)接待客人時：面戴微笑，與賓客談話時應站立端正，講究禮貌，用心聆聽，不搶話插話、爭辯，講話聲音適度有分寸，語氣溫和文雅，不大聲喧嘩。聽到意見、批評時不辯解，冷靜對待，及時上報；遇到客人詢問，做到有問必答，不能說“不”“不知道”“不會”“不管”“不明白”“不行”“不懂”等，不得以生硬、冷淡的態度待客人；尊重客人風俗習慣，不議論、指點，不譏笑有生理缺陷的客人，不嬉戲客人小孩，不收受貴重禮品。不以膚色、種族、信仰、服飾取人。與客人相遇，要主動相讓；與客人同行時，應禮讓客人先行；同乘電梯時，讓客人先上、先下。會見客人時，不主動握手。必須握手時，應面帶笑容，姿勢端正，用力適度，不能用左手。握手時，左手不得插兜。客人面前不得化妝、修指甲、剔牙、挖耳朵、大飽嗝、伸懶腰、大響指、哼小調。遇有客人進入工作場地應禮貌勸阻。(11)做好個人工作區內的衛生保潔工作，保持辦公桌上物品整齊、干凈。(12)辦公室電話：(12.1)禁止使用公司電話打私人長途電話；禁止使用公司電話打長時間（超過5分鐘）私人市內電話。(12.2)違反12.1規定者，請自動到行政文員處登記并交納所打電話費用；嚴重違反規定，又有意隱瞞事實，處以5倍罰款，直接從當月或下月工資中扣除。(12.3)所有電話，由公司統一管理；詳見《郵箱和電話管理制度》。(13)勞動紀律由人事文員、行政文員實行歸口管理；總經理室有責任和權利監督各部門勞動紀律的執行情況。第二節員工保密紀律規定

為保守公司秘密，維護公司權益，特制定本制度。2.1公司秘密是關系公司權力和利益，依照特定程序確定，在一定時間內只限一定范圍的人員知悉的事項。2.2公司員工有保守公司秘密的義務。2.3公司保密工作，實行既確保秘密又便利工作的方針。2.4對保守、保護公司秘密以及改進保密技術、措施等方面成績顯著的部門或員工實行獎勵。2.5保密范圍和密級確定2.5.1公司秘密包括下列秘密事項：(1)公司重大決策中的秘密事項；(2)公司尚未付諸實施的經營戰略、經營方向、經營規劃、經營項目及經營決策；(3)公司內部掌握的合同、協議、意見書及可行性報告、主要會議記錄；(4)公司財務預決算報告及各類財務報表、統計報表；(5)公司所掌握的尚未進入市場或尚未公開的各類信息；(6)公司員工人事檔案，工資性、勞務性收入及資料；(7)其他經公司確定應當保密的事項。一般性決定、決議、通告、通知、行政管理資料等內部文件不屬于保密范圍。2.5.2公司秘密的密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。絕密:最重要的公司秘密，泄露會使公司的權益遭受特別嚴重的損害；機密:重要的公司秘密，泄露會使公司權益遭受到嚴重的損害；秘密:一般的公司秘密，泄露會使公司的權力和利益遭受損害。2.5.3公司秘級的確定：(1)公司經營發展中，直接影響公司權益的重要決策文件資料為絕密級；(2)公司的規劃、財務報表、統計資料、重要會議記錄、公司經營情況為機密級；(3)公司人事檔案、合同、協議、員工工資性收入、尚未進入市場或尚未公開的各類信息為秘密級。2.5.4屬于公司秘密的文件、資料，應當依據本制度規定標明密級，并確定保密期限。保密期限屆滿，自行解密。2.6保密措施2.6.1屬于公司秘密的文件、資料和其它物品的制作、收發、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷毀，由總經理室委托專人執行；采用電腦技術存取、處理、傳遞的公司秘密由各部門指定人員負責保密。2.6.2對于密級文件、資料和其他物品，必須采取以下保密措施：(1)非經總經理室批準不得復制和摘抄；(2)收發、傳遞和外出攜帶，由指定人員擔任，并采取必要的安全措施；(3)在設備完善的保險裝置中保存。2.6.3具有屬于公司秘密內容的會議和其他活動，主辦部門應采取下列保密措施：(1)選擇具備保密條件的會議場所；(2)根據工作需要，限定參加會議人員的范圍，對參加涉及密級事項會議的人員予以指定；(3)依照保密規定使用會議設備和管理會議文件。(4)確定會議內容是否傳達及傳達范圍。2.6.4不準在私人交往和通信中泄露公司秘密，不準在公共場所談論公司秘密，不準通過其他方式傳遞公司秘密。2.6.5公司員工發現公司秘密已經泄露或者可能泄露時，應當立即采取補救措施并及時報告總經理室；總經理室接到報告，應立即作出處理。2.7責任與處罰2.7.1出現下列情況之一者，給予警告，并扣發兩個月工資以上：(1)泄露公司秘密，尚未造成嚴重后果或經濟損失的；(2)違反本制度保密措施的；(3)已泄露公司秘密但采取補救措施的。2.7.2出現下列情況之一的，予以辭退，并且公司持有向有關司法機關起訴的權利。(1)故意或過失泄露公司秘密，造成嚴重后果或重大經濟損失的；(2)違反本保密制度規定，為他人竊取、刺探、收買或違章提供公司秘密的；(3)利用職權強制他人違反保密規定的。2.8附則2.8.1本制度規定的泄密是指下列行為之一：(1)使公司秘密被不應知悉的；(2)使公司秘密超出了限定的接觸范圍，而不能證明未被不應知悉者知悉的。第三節印章管理制度印鑒的使用關系到公司應負的法律責任，為嚴格管理好公司印鑒的使用，維護公司的利益，特制定本管理辦法。3.1印章的種類3.1.1印鑒：公司向主管機關登記的公司印章或指定業務專用的公司公章。包括企業行政章，企業合同章，企業發票專用章，企業財務專用章，企業法人印章。3.1.2職章：總經理職銜印章。3.1.3部門章：刻有公司部門名稱的印章。印章加注“對內專用”。3.2使用辦法3.2.1公司內部文件經部門主管批示后，方可蓋章。3.2.2出具的函件、證明，需蓋公司行政章的，應經部門主管批示后，方可蓋章，并由經辦人辦理使用登記手續。3.2.3公司合同章原則上用于各類經濟合同的簽約，須經有關主管簽字后方可蓋章。3.2.4公司發票專用章用于發票、收據的填開。3.2.5公司財務專用章、企業法人章除用于支票、匯票、稅務、會計報表外用作其他用途，需經財務部主管批準，并辦理使用登記手續。3.2.6公司各部門印章一律不得對外使用。3.3印章的監印3.3.1公司企業行政章，企業法人印章、企業財務專用章由財務部主管保管；企業發票專用章由公司財務部保管；企業合同章銷售部保管；各部門配置的印章由部門主管保管。3.3.2所有印章由總經理室核定本公司的監印人員保存并填寫《印章管理登記表》存檔。3.3.3建立印章管理表，領用情況在表上予以記錄。3.3.4印章必須由各保管人妥善保管，不得轉借他人。3.3.5印章持有情況納入員工離職時移交工作的一部分，如員工持有公司印章，須辦理歸還印章手續后方可辦理離職手續。3.4.印鑒管理3.4.1用印程序：合同章：合同需用印時，申請人員和其部門主管簽字后交由銷售部主管蓋章；同時在登記表上簽字。其他印章：文件需用印時，應先填寫《用印申請單》，經部門主管簽字后交由保管人員蓋章。如違反此項規定造成的后果由直接責任人員負責。使用印章必須有嚴格的等級、使用者必須簽自己的名字。3.4.2印章保管人應對文件內容和印章使用單上載明的簽署情況予以核對，經核對無誤的方可蓋章。3.4.3公司印章原則上不允許隨便攜帶外出，特殊情況需由經辦人向保管人員出具借條，經部門主管簽字批準后方可借出，返回公司后須立即歸還保管人員。經辦人應妥善保管，并對遺失、被盜及非規定使用所導致的后果負完全責任；重要印鑒的外出必須由部門主管親自負責辦理或保存。3.4.4公司一般不允許開具空白介紹信、證明，如因工作需要或其它特殊情況確需開具時，必須經部門經理簽字批條方可開出，持空白介紹信外出工作回來必須向公司書面匯報其介紹信的用途，未使用的必須交回。3.4.5嚴禁各級主管利用職權，擅自將公司印鑒攜帶外出。特殊情況按照《本制度》第3.4.3規定辦理。3.4.6公司所有需要蓋印鑒的介紹信、說明及對外開出的任何公文，應統一編號登記，以備查詢，存檔。監印人除于文件、文稿上用印外，并應于《用印申請單》注明印章類別。3.4.7用印后該《用印申請單》作為用印憑據由印章保管人留存，每月底整理后交人事文員歸檔。3.4.8財務人員依日常的權限及常規工作內容自行使用財務印章無須經上述程序。3.4.9公章和法人章的使用決定權歸總經理室，其他各印章的使用決定權由總經理室根據實際工作需要進行授權。3.5.責任3.5.1各種印鑒由監印人負責保管，如有遺失或誤用情事，由監印人全權負責。印章保管人必須妥善保管印章。無論何種情況和原因發生公司印鑒被盜或遺失，應立即報告總經理室，并采取相應措施，并應依法公告作廢。3.5.2任何人員必須嚴格依照本辦法規定程序使用印章，未經本辦法規定的程序，不得擅自使用。3.5.3違反本辦法的規定，給公司造成損失的，由公司對違紀者予以行政處分，造成嚴重損失或情節重的，移送有關國家機關處理。第四節郵箱和電話管理制度4.1郵箱管理和維護：由公司指定管理員負責。4.2管理員職責：4.2.1維護郵箱，保證郵箱的正常使用；負責對外的聯系事務：郵箱維護的技術問題和郵箱的延期申請等；4.2.2統一管理郵箱密碼，每半年變更一次。變更后密碼交一份給總經理室備份。4.2.3負責郵件的備份，每月月底將備份資料交總經理室存檔。4.3郵箱使用規則：4.3.1郵箱使用只限用于公司事務，不得作為個人私事使用；4.3.2使用人員不得擅自更改郵箱密碼；4.3.3郵箱設置為三個級別：一級(主管級)：郵箱之間的任何郵件聯系都要相互CC；二級（員工級）：二級郵箱中發出的郵件，都要CC給一級郵箱；二級郵箱的郵件整理由秘書負責，要CC給秘書，二級郵箱之間不特定相互CC，秘書郵箱屬二級郵箱。4.3.4.為方便分類管理，任何郵件需注明有關主題。4.3.5郵件資料列入保密范圍。未經許可，嚴禁非相關人員私自復制。（見《保密制度》）4.4所有公司業務電話，包括固定電話、手機和小靈通，由公司統一管理。（1）電話屬公司財產，轉為公司名下。（2）每月電話費用由公司根據有關規定辦理自動劃帳；員工電話費超出電話補助每月交到財務部。過期不交者，直接從工資里扣除。計算機管理制度5.1購置和維護、維修5.1.1公司指定專人負責統一制定公司計算機系統的各種軟、硬件標準，只有符合這種標準的設備方可使用。5.1.2.公司軟、硬件及相關服務的供應商由公司指定專人進行挑選（包括設備的采購）。公司及各部門軟、硬件及相關通訊線路的安裝和連接有公司指定的專人監督。5.1.3軟、硬件設備的原始資料（軟盤、光盤、說明書及保修卡、許可證協議等）根據檔案保管要求保管。使用者必需的操作手冊由使用者長借、保管。每半年清點一次。5.1.4公司及各部門計算機的維護、維修由公司指定的專人負責。5.2.使用5.2.1.公司及各部門的計算機只能由經辦公室授權的員工操作使用。5.2.2使用者應保持設備及其所在環境的清潔。下班時，務必關機切斷電源。5.2.3使用者的業務數據，應嚴格按照要求妥善分類存儲在網絡上相應的位置上。5.2.4未經許可，使用者不可增刪硬盤上的應用軟件和系統軟件。5.2.5嚴禁使用計算機玩游戲。嚴禁登陸與工作無關的網站。嚴禁私人上網聊天。5.3安全措施5.3.1公司及各部門的業務數據，由各部門主管每月備份一次；做好標記，存檔。5.3.2公司計算機系統的數據資料列入保密范圍。未經許可，嚴禁非相關人員私自復制。（見《保密制度》）5.3.3未經許可，任何私人的光盤、軟盤不得在公司的計算機設備上使用。5.3.4使用者必須妥善保管好自己的用戶名和密碼，嚴防被竊取而導致泄密。5.4違反使用處理上述各項使用規定，如有違反，每次罰款100元，并記入績效考核記錄；取消特別獎參選資格。日常涉外事務管理制度6.1外事接待管理規定6.1.1公司的國內外重要客人接待工作除由公司部門主管親自接待以外，其余由辦公室文員配合有關部門負責安排接待工作。外事接待工作必須按照公司的有關規定和統一部署安排辦理。6.1.3外事接待工作的基本原則是：認真負責、熱情周到、不卑不亢，言行得體，嚴守機密。6.1.4國內外賓客來訪時，接待人員要提前一周填寫《外事接待申請表》，提前通知有關單位和人員做好接送準備。6.1.5國內外賓客來訪時，接待者要根據來訪者的目的、規格及興趣、意愿等選擇安排參觀項目，確定活動內容，擬定接待方案，報請部門主管批準。6.1.6有關部門根據批準的接待方案，認真作好政務接洽和業務洽談。6.1.7安排外賓用餐除特殊情況外，原則上陪同人員不超過三名，安排娛樂活動時我方陪同人員應控制，堅決杜絕高消費、大吃大喝的現象發生。6.1.8在接待來賓工作中，要認真作好安全保衛工作。6.2電話接待服務及使用規定6.2.1員工打電話，用語應盡量簡潔、明確，以減少通話時間。6.2.2響鈴時：電話鈴聲響起之后，應盡快拿起器話筒。在電話玲聲響起三次之內，必須有人接聽電話，以免引起客戶失望或不快。6.2.3找人時：來電指名找人，應迅速把電話轉給要找的人。如果不在，應明確告訴對方，如果需要留言，必須作好記錄。6.2.4接聽時：員工接聽外線電話的標準用語為“您好，博益公司”。總的要求是規范、簡潔、禮貌。但是，新員工對企業情況知之不多，不要搶接電話，以免一問三不知，給客戶留下不良印象。6.2.5聲小時：對方說話聲小，不能大聲叫嚷，而要有禮貌地告訴對方，“對不起，聲音有點小”。6.2.6通話時：如果有其他客戶進來，不得置之不理，應該點頭致意。如果需要與同事講話，應有禮貌地說，“請你稍等”，然后捂住送話筒，小聲交談。6.2.7中斷時：通話中突然中斷，應該立即掛上電話，再次接通后要表示歉意，并說明原因。6.2.8掛斷時：打完電話，不要自己先掛斷電話，應該等對方掛斷之后再輕輕放下。6.2.9高峰時：在業務通話高峰時，盡量不要占線時間太長。6.2.10公司的電話，主要是作為方便與外界溝通、方便開展業務之用，禁止員工在公司內打私人長途電話；禁止使用公司電話打長時間私人市內電話（超過五分鐘）。6.2.11違反6.2.10條例者，及時在行政文員登記《電話登記表》，并于月底繳納所打電話費用給行政文員，由行政文員統