目錄概述﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒3解決方案﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒3偉達力電器有限公司的系統功能﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒4系統功能詳細描述﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒41.客戶端應用軟件模塊（網站前臺系統）﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒42.會員應用軟件模塊（會員服務系統）﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒83.管理員應用軟件模塊（網站后臺管理系統）﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒8六、偉達力電器有限公司應用實施重點﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒11Ⅰ.會員注冊流程圖﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒11Ⅱ、會員服務流程圖﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒12Ⅲ.網站管理后臺系統流程圖﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒13附錄一：訂單管理流程﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒14七、方案實施流程及實施時間表﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒15八、售后服務及相關培訓﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒16九、相關說明﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒17十、所采用的相關系統﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒17十一、相關硬件系統﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒﹒17一、概述在現今信息時代的大潮之下，為把電器銷售的方式和層面做得更為全面，將服務推向千家萬戶，互聯網為其提供了良好的環境。屆時，人們只要登陸互聯網，隨時隨地都可以方便地了解到所需的最新電器信息。偉達力電器有限公司更可以通過該渠道得到不同需求和不同地域的客戶，大大的擴展了服務覆蓋面，業務就很自然的不斷增長。在人們生活不斷提高，消費意識漸漸增強，對電器的認知和需求也將與日俱增，網絡應用和管理將成為的最實效的業務推廣手段。偉達力電器網上直銷網站將會不僅僅方便廣州市內的大小商家，而且還能使得全國各地經銷商甚至外國商家了解到偉達力電器的最新信息。由于偉達力電器相關的網絡專業技術人員不多，所以因達網絡技術有限公司在廣州市偉達力電器有限公司網站的系統管理方面會盡量設計成操作簡單、界面清晰的系統，方便偉達力電器的網站管理人員進行網站管理。在考慮到偉達力電器有限公司的銷售渠道主要是國內，但是現在中國的網上支付技術應用尚未成熟，所以方便經銷商在網上直接下訂單，而且結合電子郵件和人工確認流程，建立電子商務的初步體系。所以在偉達力電器有限公司的電子商務系統將為經銷商提供網上訂單功能。二、網站建設方案根據廣州市偉達力電器有限公司的具體的情況，因達網絡技術有限公司將為你們提供一整套的網站的建設計劃，包括網站的策劃、設計、制作和編寫數據庫等服務。網站的內容主要結合到現有的操作模式，以在線控制的方式，客戶可以直接在網上找到自己所需的服務，包括產品展示廳、新聞發布中心、全文搜索、虛擬社區等等。偉達力電器有限公司網站應具有良好的開放性、擴展性、完善的系統功能，能全面滿足用戶在電器銷售服務市場中的競爭需要。第一階段的建設以網站基本結構和系統管理平臺搭建為主，整個應用軟件系統符合網上產品展示、信息發布與交流、全文搜索、虛擬社區的需要，既為客戶或會員提供一個簡單易用的瀏覽界面，也為管理員提供一個通用的、友好的、易擴展的管理員界面，并對于以后進一步會員增值服務的開展具有靈活的擴展性。偉達力電器有限公司網站分為客戶端應用軟件模塊（網站前臺系統）、會員應用軟件模塊（會員服務系統）、管理員應用模塊（網站后臺管理系統）。系統基于方便使用、安全性高的操作系統和技術開發平臺、兼容各種操作平臺及硬件系統。根據“偉達力電器有限公司”的初步的要求和設想，我們特地為其度身訂造了一套適合其經營模式和業務推廣的建網方案：2.全面的策劃、設計網站的架構和頁面的風格；3.專業設置產品、信息發布的管理數據庫；4.提供10個以該網站域名為后綴的E-mail郵箱（暫定），如：name@;5.參與電子社區的推廣活動；6.提供分級會員管理和瀏覽權限，并且為不同會員提供不同產品的價格；7.為會員之間提供一個方便交流和溝通的虛擬社區，加強會員之間的交流；8.利用網站和郵件列表功能（mailinglist）為會員提供有價值的最新知識、工程項目資訊；9.會員系統可根據會員類別、登陸次數、訂購次數、參與社區活動的記錄計算積分，并可以給予一定的優惠政策。三、系統功能詳細描述所有系統功能都分為前臺和后臺管理兩個部分，前臺是指瀏覽者或者是會員所使用的功能界面、后臺管理是指系統管理員或者是訂單管理員相對自己的權限進行相應的管理操作。客戶端應用軟件模塊（網站前臺系統）首頁首頁是瀏覽者上網之后所看到網站的第一個內容，它是網站的門面。一個好的首頁會給訪問者留下很深刻的印象，并吸引他對站點內容的進一步瀏覽。因達網絡技術有限公司將會根據貴公司的企業形象及服務信息，運用最新、最流行的網頁設計技術為你們度身定制設計出一套與眾不同的首頁及內頁風格。使網站在能夠提供給訪問者最需要的信息之外還能擁有賞心悅目的感覺。使整個網站最終擁有可觀性和實用性的特點。公司簡介主要介紹廣州市偉達力電器有限公司的背景、服務內容、獲得榮譽、銷售范圍等。讓訪問者能夠在網上直接了解貴公司的基本狀況，便于樹立企業形象。銷售中心這是整個網站最重要的部分。在銷售中心里，將會分別按類別展示所有偉達力公司的產品，包括產品的圖片、詳細介紹（品種、規格、顏色、價格等），引導瀏覽者購物。在這里，還有會一個精品推介欄目。里面展示的都是年度或公司最流行的推介產品。前臺功能概括如下：1.點擊可看到詳細資料：圖片（同一產品可以放入多幅圖片，點擊可以放大）價格（面對不同級別的會員有不同的價格，也只有會員才可以擁有查看價格的權限）文字說明規格2.密室展示：將一些新產品的秘密資料，不便于對外公開的產品信息放在密室當中進行展示。要進行瀏覽必須有管理員發送的用戶和密碼才可以進入。產品搜索瀏覽者可在此對站內所羅列的產品、信息進行關鍵字搜索。在搜索框內填入或選擇所需查找的產品目錄名或產品類別名即可很快的找到所需的物品。既大大節約了瀏覽者的時間又加強了網站的功能，提高了企業的形象。會員服務（分級會員制）已注冊會員可以在會員登陸窗口輸入用戶名和密碼，通過身份驗證后，進入會員服務系統。會員可以享受到個人資料修改、查看會員特別優惠價格、網上訂購等。網站后臺管理系統能夠根據會員輸入的信息自動識別會員的服務類別，提供相應的服務。會員注冊（分級會員制）提供注冊在線用戶（分級會員）的功能。用戶可以直接在網上直接申請成為會員，選擇需要的網上服務類別，并輸入相關資料：用戶名、密碼、企業名稱、工商登記號、聯絡電話、傳真號碼、通訊地址等資料。管理員在審核確認用戶身份及交費情況后，在網站后臺管理系統的會員管理系統使會員身份生效并建立起用戶通訊記錄和會員使用網站內容的記錄，每個會員都擁有一個屬于自己的編號，便于將來對操作記錄或其它資料的查詢，也便于網站對會員的管理。（祥見會員注冊流程圖）會員分為兩個大類普通會員、經銷商行業會員1． 普通瀏覽者（權限：瀏覽公開信息）；2． 注冊會員（權限：可以瀏覽公司內部信息、在相關論壇上發表意見，交流看法、下訂單）；3． 經銷商會員（權限：可以瀏覽公司最新產品、重要技術資料，可以在網站之上下訂單,并且享受代理價格）；4．行業會員（可以在網站內部論壇上進行交流、可以瀏覽行業內部新聞，登錄之后直接進入行業信息界面和行業論壇。）系統可以接受會員在忘記會員ID和密碼的申請，將會員ID和密碼重新發送到會員的注冊郵箱當中。信息發布系統電器用品常識介紹電器用品的種類以及一些大眾所需要知道的電器挑選和使用的常識。另外，還提供相關技術資料下載：提供一些常用的技術資料，例如：一些關于產品保養、維護的知識，相關的專業知識壓縮文件。2.行業最新動態發布最新的產品或企業信息，引導消費者購物潮流。前臺功能概括如下：信息的瀏覽分為瀏覽者、會員、經銷商三種級別，其中經銷商可以看到網站內除密室以外的所有信息；行業會員有自己所瀏覽的信息，前臺欄目設置：行業新聞公司信息4．每個新聞頁面都支持郵箱轉發和打印；5．支持新聞滾動播放、列表回顧。在線定單系統（詳細的流程可以參照附錄一）網站為每一位會員提供會員特別優惠價。會員在查看網上展示的產品信息（產品圖片及內容介紹）、會員特別優惠價格后可根據會員級別的情況按照因達網絡技術有限公司為偉達力公司專門設計的電子定單填寫相關內容。在確認后，該定單會發送到偉達力公司預先設定的集團郵箱內。管理員查閱電子定單郵件后，給對應會員進行回復、發貨、收款等手續之后，交易即可完成。既簡單又快捷，將復雜的交易流程濃縮為簡單的幾個步驟，是現代化辦公理財的得力助手。此電子定單具有法律效率，將會有力地保障了買賣雙方的經濟利益。前臺功能概括如下：經銷商和注冊用戶可以在網站下訂單，分別以市場價和代理價進行計算；訂單系統可以為下單的會員列出產品列表和進行銷售統計；合同電子文檔及處理流程。在線論壇（虛擬社區）這是一個交互式的交流虛擬社區。提供一個場所給顧客與顧客、顧客與公司之間的友好交流。顧客可以在這里發表對偉達力公司網站的內容（包括產品信息）的個人意見。任何人亦可對他人的意見進行回復評論。偉達力公司可以在這里及時收取到顧客提出的寶貴意見，以便不斷改良自身的產品檔次、質量等以及企業的社會地位。公司也可以在這里很快的回復顧客提出的意見，以保持與顧客之間的良好關系和創造出更好的網站服務。服務承諾發表偉達力公司對顧客服務的類別、條款、具體內容、收費標準等信息，以及偉達力公司對顧客服務的承諾，以便提高偉達力公司在激烈的商業競爭中不敗的信譽度，同時，也可以突出偉達力公司在眾多同行企業中的企業形象。郵件列表功能（mailinglist）1． 向所有會員發送電子郵件；2． 可以選擇不同級別的會員發送電子郵件；郵件系統的層次分離如下：行業會員中文會員（經銷商、會員、非會員）英文會員（經銷商、會員、非會員）會員可以選擇訂閱公司的新聞郵件，在訂閱了公司的新聞郵件之后，由管理員向這些用戶發送新聞郵件。網站框架圖偉達力電器網站偉達力電器網站INTERNETINTERNET互聯網會員服務產品搜索銷售中心公司簡介會員服務產品搜索銷售中心公司簡介服務承諾信息發布郵箱及管理后臺入口會員注冊服務承諾信息發布郵箱及管理后臺入口會員注冊行業最新動態服裝用品常識行業最新動態服裝用品常識在線論壇在線論壇 在線定單系統在線定單系統產品展示最新推介產品展示最新推介服務咨詢會員服務系統服務咨詢會員服務系統郵件訂閱價格查詢資料修改定單查詢郵件訂閱價格查詢資料修改定單查詢產品信息管理系統系統設置論壇管理郵箱管理咨詢管理會員管理顧客回復信息定單管理系統網站后臺管理系統產品信息管理系統系統設置論壇管理郵箱管理咨詢管理會員管理顧客回復信息定單管理系統網站后臺管理系統通訊錄郵件列表功能通訊錄郵件列表功能會員應用軟件模塊（會員服務系統）服務咨詢會員可以通過EMAIL的方式，對網站的服務條款、最新發布的信息以及以往所有服務的歷史記錄等問題向網站的管理員提問，由管理員以電子郵件形式回復。以上過程，所有的問題及答案，系統會自動生成紀律并保存起來，方便會員或網站管理員隨時查詢以往的服務內容。定單查詢每一次的定單交易都會在管理員那里自動生成一項歷史記錄。會員可以直接向管理員查詢以往交易定單的數目、金額、類別等。使雙方對彼此的交易都做到心中有數.資料修改此功能是便于會員修改在注冊時填寫的個人資料，如聯系地址、電話等。但其公司名稱、工商登記號等關鍵項目只能看，不能在此界面進行修改。如必需修改，則必須向網站管理員提出申請。3.管理員應用軟件模塊（網站后臺管理系統）會員管理這個客戶關系管理系統將會幫助管理員處理會員的注冊申請、生效/終止會員使用權、管理會員資料、查詢會員的歷史服務記錄、轉達會員與企業之間的信息交流和群發郵件等。系統將會自動提醒處理會員申請，有效地提高客戶服務質量。后臺功能概括如下：增加、刪除注冊會員和經銷商，增加會員之后，系統自動將登錄的ID和密碼發送到注冊會員的信箱當中；修改會員資料；對會員進行升級、分類；記錄會員的詳細情況，形成報表（EXCEL格式）保存、下載。當會員進行密碼重新申請時，系統會根據一定的算法，生成新的密碼，并且將這個密碼發送到會員的注冊信箱當中，管理員并不能知道這個密碼。咨詢管理管理會員的服務、定單咨詢以及對會員咨詢的回答。系統將會自動記錄所有的咨詢問題和答案，可以查詢以往提問解答的歷史記錄。產品展示功能管理員負責網站上的產品內容更新工作。在產品管理后臺系統的幫助下，管理員可以很方便的對產品項目進行更新，包括：上傳、修改、刪除等工作。后臺功能概括如下：確定產品類別；上傳產品資料圖片（一張或者一組）；價格（分別面對普通會員和經銷商的兩個價格）；文字說明；規格(規格可以按照產品的需要，進行表格的制作，使系統自動生成產品規格表格)；技術參數；成功項目；確定產品的展示屬性（普通、密室展示）；增加、刪除相關下載技術資料；集團郵箱管理因達網絡技術有限公司為偉達力公司提供標準的集團郵箱系統。管理員可以根據實際需要添加/刪除郵箱用戶，以達到有效的控制有效的網絡資源。后臺功能概括如下：可以使用自己公司的域名作為電子郵件的后綴，例如name@.；公司擁有獨立的webmail界面，界面上有公司logo；增加、刪除電子郵件賬戶和設置電子郵件賬戶空間。論壇管理管理員在論壇的管理后臺可以對會員發表的言論進行系統的管理。在論壇上，任何人都可以發表意見，但也不能防止有人發表一些惡意的言語，針對這種情況，管理員可以對這一類的言論進行刪除，另外還可以在論壇內發表網站的最新消息，提起瀏覽者的注意。系統設置管理員可以通過這里修改進入網站管理后臺的密碼。有效地保護了偉達力對網站管理的權限；郵件列表功能具備群發與集發功能，即多份郵件可以同時分發至多人郵箱。此功能的優勢在于：可以有效地保持與客戶之間的聯系；及時發送美聯公司的最新企業消息；發送邀請函等。信息發布系統后臺功能概括如下：1．管理員用word方式進行排版，方便輕松的進行新聞發布。2．設置新聞的瀏覽級別：Ａ、Ｂ、Ｃ三級，分別對應瀏覽者、會員、經銷商三個級別，高級別的會員可以看到所有等于或者低于該級別的所有信息。3．為信息設置發布欄目、形式（靜態和滾動）。虛擬社區系統（論壇）為客戶提供論壇和留言板，留言板進行交流看法，在先交流前顯示會員登陸狀態。論壇功能多樣化：發言可以帶附件可以在留言中加入相關鏈接客戶可以在此提出建議、看法，或討論有關技術、應用上的經驗、技巧或問題。客戶服務專區：提供偉達力電器有限公司產品日常故障處理方法，并提供咨詢、解答的窗口。電子定單系統后臺功能概括如下：1．訂單管理流程：第一步：訂單管理員察看訂單，系統自動向客戶發出訂單確認電子郵件；第二步：客戶可以直接點擊電子郵件中的鏈接進行確認，或者人工電話、傳真進行確認；將訂單確定為已確認狀態；如果不能確認，則刪除訂單；第三步：收取貨款和發貨，將訂單設置成已完成狀態，系統自動發送訂單完成郵件到客戶郵箱；2．訂單的信息可以保存成Excel數據文件格式，保存到本地電腦中進行保存；3．系統可以根據時間、客戶進行銷售統計，方便了解相關信息；4．可以將訂單和相關的銷售統計生成Excel格式數據文件，下載到本地電腦進行處理和備份。通訊錄在會員注冊登記之后，為能更好的保持與顧客之間的聯系，特別加設了這個通訊錄功能。管理員負責把會員的注冊信息輸入到通訊錄里，保存后將會形成EXCEL式的電子表格文檔，顧客信息將會一目了然。（祥見網站管理后臺系統流程圖）六、偉達力電器有限公司應用實施重點Ⅰ.會員注冊流程圖會員注冊選擇類別協議條款幫助返回上頁填寫個人資料（用戶名、密碼等）會員注冊選擇類別協議條款幫助返回上頁填寫個人資料（用戶名、密碼等）不接受不接受接受 接受通知用戶會員身份生效通知用戶會員身份生效Ⅱ、會員服務流程圖會員登陸窗口會員登陸窗口忘記密碼輸入用戶名及密碼忘記密碼輸入用戶名及密碼區分服務類別系統提示取回密碼區分服務類別系統提示取回密碼會員管理系統會員管理系統資料修改郵件訂閱價格咨詢服務咨詢定單歷史咨詢資料修改郵件訂閱價格咨詢服務咨詢定單歷史咨詢新建是否修改資料我的咨詢（歷史資料）新建是否修改資料我的咨詢（歷史資料）否否會員確認填寫會員確認填寫郵件訂閱填寫申請管理員處理郵件管理員回復郵件是郵件訂閱填寫申請管理員處理郵件管理員回復郵件是定時收取郵件取消重填完成定時收取郵件取消重填完成分類目標填空，選擇根據會員資格生成模板分類目標填空，選擇根據會員資格生成模板預覽重填咨詢回答預覽重填咨詢回答咨詢管理系統保存取消修改郵件通知會員咨詢管理系統保存取消修改郵件通知會員Ⅲ.網站管理后臺系統流程圖退出首頁退出首頁添加產品管理修改取消刪除添加產品管理修改取消刪除取消確定修改系統設置取消確定修改系統設置刪除取消添加會員管理刪除回復查看論壇管理取消刪除取消添加會員管理刪除回復查看論壇管理取消存檔刪除回復顧客回復信息后臺入口輸入用戶名及密碼存檔刪除回復顧客回復信息后臺入口輸入用戶名及密碼取消刪除添加通訊錄定單管理存檔回復查詢咨詢管理取消上傳確定選擇郵件列表發送取消刪除添加通訊錄定單管理存檔回復查詢咨詢管理取消上傳確定選擇郵件列表發送附錄一：訂單管理流程七、方案實施流程及實施時間表：時間表：流程步驟實施時間(工作天)實施方工作量(manday)資料準備２偉達力２資料整理、系統規劃同時進行２因達4系統開發10因達40資料輸入３因達6校對、提出意見5偉達力4校正錯誤、修正系統3因達6總工作時間：約25工作日步驟說明：資料準備：由因達網絡和偉達力電器有限公司共同協商，確定網站需要哪方面的資料，確定資料來源，然后由偉達力電器有限公司進行資料收集，并且在兩個工作日后交到因達網絡的資料分析人員手中。資料整理：資料分析人員根據協議中所規劃的網站欄目、對偉達力電器有限公司所提供的資料進行整理，在整理的同時，了解整個方案的技術人員對系統進行整體的規劃，確定開發時間表，分配資源。在兩個工作日內完成。系統開發：技術人員按照系統的規劃進行系統開發，Designer進行頁面的設計。在10個工作日內完成。資料輸入：因達資料輸入人員開始輸入網站資料，在輸入的過程當中，技術人員對系統出現的小問題進行修改。在三個工作日內完成。提出校對意見：偉達力電器有限公司對已經完成的網站提出自己的意見，在三個工作日內完成。校正錯誤、修正系統：因達就偉達力電器有限公司所提出的建議對系統進行修正，在三個工作日內完成。八、售后服務及相關培訓人員培訓：培訓人員：為偉達力電器有限公司培訓兩名網站管理人員，日常網站管理人員是一名，另外一名是作為備用人員，如果其中一名網站管理人員離職，因達網絡立即為偉達力電器有限公司培訓網站管理人員，保證偉達力電器有限公司有兩位員工具備網站管理的知識。課程安排：課程安排在因達網絡進行，課程時間為3天，每天3個小時。每隔一天一次，在一個星期內完成。每位學員帶有電腦進行實際操作。課程內容：第一節：網站管理基本知識、偉達力電器有限公司電子商務網站基本認識、集團郵箱管理、新聞發布；第二節：產品資料上傳、訂單管理、會員管理；第三節：郵件列表、課程總結、探討電子商務網站的使用與企業運作的結合。為網站管理人員提供的資料：網站管理手冊售后服務：利用服務器磁帶備份系統，每兩個星期對網站進行數據備份。以備在需要的時候進行數據恢復；隨時為偉達力電器有限公司提供后繼培訓業務，保證偉達力電器有限公司有兩個員工具備網站管理知識；隨時提供系統升級服務這些服務包括：瀏覽器升級、web服務器升級、操作系統升級、媒體播放支持系統升級、ASP組件升級。免費技術支持：工作日：電話技術支持9:00----18:00(84445177)電子郵件技術支持：tech@電話技術支持保證即時回應，電子郵件技術支持保證在2小時內有回應。重要技術問題故障，工程師上門服務。遇到技術困難，工程師看待問題的復雜性，為偉達力電器有限公司提供電話技術支持或者上門服務。如果偉達力電器有限公司的網站管理人員對系統不熟悉，可進行再次培訓。九、相關說明因為偉達力電器有限公司電子商務系統是專門面對偉達力電器有限公司而設計，所以會員管理、訂單管理、產品展示、新聞發布等相關功能都是專門設計，按照系統開發的人手進行定價。廣告業務的代理，因達可以為偉達力電器有限公司進行廣告代理，具體的人工費用可以具體商定。十、所采用的相關系統操作系統：windows2000服務器；瀏覽器：MicrosoftInternetExplorer5.0；Web服務器：IIS5；數據庫：MicrosoftSQLserver7.0；網頁空間：100MB；電子郵件空間：100MB（暫定）；十一、相關硬件系統IBMNetfinity5000服務器；HP磁帶備份系統。附錄資料:不需要的可以自行刪除Excel表格的35招必學秘技一、讓不同類型數據用不同顏色顯示在工資表中，如果想讓大于等于2000元的工資總額以“紅色”顯示，大于等于1500元的工資總額以“藍色”顯示，低于1000元的工資總額以“棕色”顯示，其它以“黑色”顯示，我們可以這樣設置。1.打開“工資表”工作簿，選中“工資總額”所在列，執行“格式→條件格式”命令，打開“條件格式”對話框。單擊第二個方框右側的下拉按鈕，選中“大于或等于”選項，在后面的方框中輸入數值“2000”。單擊“格式”按鈕，打開“單元格格式”對話框，將“字體”的“顏色”設置為“紅色”。2.按“添加”按鈕，并仿照上面的操作設置好其它條件(大于等于1500，字體設置為“藍色”；小于1000，字體設置為“棕色”)。3.設置完成后，按下“確定”按鈕。看看工資表吧，工資總額的數據是不是按你的要求以不同顏色顯示出來了。二、建立分類下拉列表填充項我們常常要將企業的名稱輸入到表格中，為了保持名稱的一致性，利用“數據有效性”功能建了一個分類下拉列表填充項。1.在Sheet2中，將企業名稱按類別(如“工業企業”、“商業企業”、“個體企業”等)分別輸入不同列中，建立一個企業名稱數據庫。2.選中A列(“工業企業”名稱所在列)，在“名稱”欄內，輸入“工業企業”字符后，按“回車”鍵進行確認。仿照上面的操作，將B、C……列分別命名為“商業企業”、“個體企業”……3.切換到Sheet1中，選中需要輸入“企業類別”的列(如C列)，執行“數據→有效性”命令，打開“數據有效性”對話框。在“設置”標簽中，單擊“允許”右側的下拉按鈕，選中“序列”選項，在下面的“來源”方框中，輸入“工業企業”，“商業企業”，“個體企業”……序列(各元素之間用英文逗號隔開)，確定退出。再選中需要輸入企業名稱的列(如D列)，再打開“數據有效性”對話框，選中“序列”選項后，在“來源”方框中輸入公式：=INDIRECT(C1)，確定退出。4.選中C列任意單元格(如C4)，單擊右側下拉按鈕，選擇相應的“企業類別”填入單元格中。然后選中該單元格對應的D列單元格(如D4)，單擊下拉按鈕，即可從相應類別的企業名稱列表中選擇需要的企業名稱填入該單元格中。提示：在以后打印報表時，如果不需要打印“企業類別”列，可以選中該列，右擊鼠標，選“隱藏”選項，將該列隱藏起來即可。三、建立“常用文檔”新菜單在菜單欄上新建一個“常用文檔”菜單，將常用的工作簿文檔添加到其中，方便隨時調用。1.在工具欄空白處右擊鼠標，選“自定義”選項，打開“自定義”對話框。在“命令”標簽中，選中“類別”下的“新菜單”項，再將“命令”下面的“新菜單”拖到菜單欄。按“更改所選內容”按鈕，在彈出菜單的“命名”框中輸入一個名稱(如“常用文檔”)。2.再在“類別”下面任選一項(如“插入”選項)，在右邊“命令”下面任選一項(如“超鏈接”選項)，將它拖到新菜單(常用文檔)中，并仿照上面的操作對它進行命名(如“工資表”等)，建立第一個工作簿文檔列表名稱。重復上面的操作，多添加幾個文檔列表名稱。3.選中“常用文檔”菜單中某個菜單項(如“工資表”等)，右擊鼠標，在彈出的快捷菜單中，選“分配超鏈接→打開”選項，打開“分配超鏈接”對話框。通過按“查找范圍”右側的下拉按鈕，定位到相應的工作簿(如“工資.xls”等)文件夾，并選中該工作簿文檔。重復上面的操作，將菜單項和與它對應的工作簿文檔超鏈接起來。4.以后需要打開“常用文檔”菜單中的某個工作簿文檔時，只要展開“常用文檔”菜單，單擊其中的相應選項即可。提示：盡管我們將“超鏈接”選項拖到了“常用文檔”菜單中，但并不影響“插入”菜單中“超鏈接”菜單項和“常用”工具欄上的“插入超鏈接”按鈕的功能。四、制作“專業符號”工具欄在編輯專業表格時，常常需要輸入一些特殊的專業符號，為了方便輸入，我們可以制作一個屬于自己的“專業符號”工具欄。1.執行“工具→宏→錄制新宏”命令，打開“錄制新宏”對話框，輸入宏名?如“fuhao1”?并將宏保存在“個人宏工作簿”中，然后“確定”開始錄制。選中“錄制宏”工具欄上的“相對引用”按鈕，然后將需要的特殊符號輸入到某個單元格中，再單擊“錄制宏”工具欄上的“停止”按鈕，完成宏的錄制。仿照上面的操作，一一錄制好其它特殊符號的輸入“宏”。2.打開“自定義”對話框，在“工具欄”標簽中，單擊“新建”按鈕，彈出“新建工具欄”對話框，輸入名稱——“專業符號”，確定后，即在工作區中出現一個工具條。切換到“命令”標簽中，選中“類別”下面的“宏”，將“命令”下面的“自定義按鈕”項拖到“專業符號”欄上(有多少個特殊符號就拖多少個按鈕)。3.選中其中一個“自定義按鈕”，仿照第2個秘技的第1點對它們進行命名。4.右擊某個命名后的按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中，選“指定宏”選項，打開“指定宏”對話框，選中相應的宏(如fuhao1等)，確定退出。重復此步操作，將按鈕與相應的宏鏈接起來。5.關閉“自定義”對話框，以后可以像使用普通工具欄一樣，使用“專業符號”工具欄，向單元格中快速輸入專業符號了。五、用“視面管理器”保存多個打印頁面有的工作表，經常需要打印其中不同的區域，用“視面管理器”吧。1.打開需要打印的工作表，用鼠標在不需要打印的行(或列)標上拖拉，選中它們再右擊鼠標，在隨后出現的快捷菜單中，選“隱藏”選項，將不需要打印的行(或列)隱藏起來。2.執行“視圖→視面管理器”命令，打開“視面管理器”對話框，單擊“添加”按鈕，彈出“添加視面”對話框，輸入一個名稱(如“上報表”)后，單擊“確定”按鈕。3.將隱藏的行(或列)顯示出來，并重復上述操作，“添加”好其它的打印視面。4.以后需要打印某種表格時，打開“視面管理器”，選中需要打印的表格名稱，單擊“顯示”按鈕，工作表即刻按事先設定好的界面顯示出來，簡單設置、排版一下，按下工具欄上的“打印”按鈕，一切就OK了。六、讓數據按需排序如果你要將員工按其所在的部門進行排序，這些部門名稱既的有關信息不是按拼音順序，也不是按筆畫順序，怎么辦?可采用自定義序列來排序。1.執行“格式→選項”命令，打開“選項”對話框，進入“自定義序列”標簽中，在“輸入序列”下面的方框中輸入部門排序的序列(如“機關,車隊,一車間,二車間,三車間”等)，單擊“添加”和“確定”按鈕退出。2.選中“部門”列中任意一個單元格，執行“數據→排序”命令，打開“排序”對話框，單擊“選項”按鈕，彈出“排序選項”對話框，按其中的下拉按鈕，選中剛才自定義的序列，按兩次“確定”按鈕返回，所有數據就按要求進行了排序。七、把數據徹底隱藏起來工作表部分單元格中的內容不想讓瀏覽者查閱，只好將它隱藏起來了。1.選中需要隱藏內容的單元格(區域)，執行“格式→單元格”命令，打開“單元格格式”對話框，在“數字”標簽的“分類”下面選中“自定義”選項，然后在右邊“類型”下面的方框中輸入“；；；”(三個英文狀態下的分號)。2.再切換到“保護”標簽下，選中其中的“隱藏”選項，按“確定”按鈕退出。3.執行“工具→保護→保護工作表”命令，打開“保護工作表”對話框，設置好密碼后，“確定”返回。經過這樣的設置以后，上述單元格中的內容不再顯示出來，就是使用Excel的透明功能也不能讓其現形。提示：在“保護”標簽下，請不要清除“鎖定”前面復選框中的“∨”號，這樣可以防止別人刪除你隱藏起來的數據。八、讓中、英文輸入法智能化地出現在編輯表格時，有的單元格中要輸入英文，有的單元格中要輸入中文，反復切換輸入法實在不方便，何不設置一下，讓輸入法智能化地調整呢?選中需要輸入中文的單元格區域，執行“數據→有效性”命令，打開“數據有效性”對話框，切換到“輸入法模式”標簽下，按“模式”右側的下拉按鈕，選中“打開”選項后，“確定”退出。以后當選中需要輸入中文的單元格區域中任意一個單元格時，中文輸入法(輸入法列表中的第1個中文輸入法)自動打開，當選中其它單元格時，中文輸入法自動關閉。九、讓“自動更正”輸入統一的文本你是不是經常為輸入某些固定的文本，如《電腦報》而煩惱呢?那就往下看吧。1.執行“工具→自動更正”命令，打開“自動更正”對話框。2.在“替換”下面的方框中輸入“pcw”(也可以是其他字符，“pcw”用小寫)，在“替換為”下面的方框中輸入“《電腦報》”，再單擊“添加”和“確定”按鈕。3.以后如果需要輸入上述文本時，只要輸入“pcw”字符?此時可以不考慮“pcw”的大小寫?，然后確認一下就成了。十、在Excel中自定義函數Excel函數雖然豐富，但并不能滿足我們的所有需要。我們可以自定義一個函數，來完成一些特定的運算。下面，我們就來自定義一個計算梯形面積的函數：1.執行“工具→宏→VisualBasic編輯器”菜單命令(或按“Alt+F11”快捷鍵)，打開VisualBasic編輯窗口。2.在窗口中，執行“插入→模塊”菜單命令，插入一個新的模塊——模塊1。3.在右邊的“代碼窗口”中輸入以下代碼：FunctionV(a,b,h)V=h*(a+b)/2EndFunction4.關閉窗口，自定義函數完成。以后可以像使用內置函數一樣使用自定義函數。提示：用上面方法自定義的函數通常只能在相應的工作簿中使用。十一、表頭下面襯張圖片為工作表添加的背景，是襯在整個工作表下面的，能不能只襯在表頭下面呢?1.執行“格式→工作表→背景”命令，打開“工作表背景”對話框，選中需要作為背景的圖片后，按下“插入”按鈕，將圖片襯于整個工作表下面。2.在按住Ctrl鍵的同時，用鼠標在不需要襯圖片的單元格(區域)中拖拉，同時選中這些單元格(區域)。3.按“格式”工具欄上的“填充顏色”右側的下拉按鈕，在隨后出現的“調色板”中，選中“白色”。經過這樣的設置以后，留下的單元格下面襯上了圖片，而上述選中的單元格(區域)下面就沒有襯圖片了(其實，是圖片被“白色”遮蓋了)。提示?襯在單元格下面的圖片是不支持打印的。十二、用連字符“&”來合并文本如果我們想將多列的內容合并到一列中，不需要利用函數，一個小小的連字符“&”就能將它搞定(此處假定將B、C、D列合并到一列中)。1.在D列后面插入兩個空列(E、F列)，然后在D1單元格中輸入公式：=B1&C1&D1。2.再次選中D1單元格，用“填充柄”將上述公式復制到D列下面的單元格中，B、C、D列的內容即被合并到E列對應的單元格中。3.選中E列，執行“復制”操作，然后選中F列，執行“編輯→選擇性粘貼”命令，打開“選擇性粘貼”對話框，選中其中的“數值”選項，按下“確定”按鈕，E列的內容(不是公式)即被復制到F列中。4.將B、C、D、E列刪除，完成合并工作。提示：完成第1、2步的操作，合并效果已經實現，但此時如果刪除B、C、D列，公式會出現錯誤。故須進行第3步操作，將公式轉換為不變的“值”。生成績條常有朋友問“如何打印成績條”這樣的問題，有不少人采取錄制宏或VBA的方法來實現，這對于初學者來說有一定難度。出于此種考慮，我在這里給出一種用函數實現的簡便方法。此處假定學生成績保存在Sheet1工作表的A1至G64單元格區域中，其中第1行為標題，第2行為學科名稱。1.切換到Sheet2工作表中，選中A1單元格，輸入公式：=IF(MOD(ROW()，3)=0，″″，IF(0MOD?ROW()，3(=1，sheet1！Aū，INDEX(sheet1！$A：$G，INT(((ROW()+4)/3)+1)，COLUMN())))。2.再次選中A1單元格，用“填充柄”將上述公式復制到B1至G1單元格中；然后，再同時選中A1至G1單元格區域，用“填充柄”將上述公式復制到A2至G185單元格中。至此，成績條基本成型，下面簡單修飾一下。3.調整好行高和列寬后，同時選中A1至G2單元格區域(第1位學生的成績條區域)，按“格式”工具欄“邊框”右側的下拉按鈕，在隨后出現的邊框列表中，選中“所有框線”選項，為選中的區域添加邊框(如果不需要邊框，可以不進行此步及下面的操作)。4.同時選中A1至G3單元格區域，點擊“常用”工具欄上的“格式刷”按鈕，然后按住鼠標左鍵，自A4拖拉至G186單元格區域，為所有的成績條添加邊框。按“打印”按鈕，即可將成績條打印出來。十四、Excel幫你選函數在用函數處理數據時，常常不知道使用什么函數比較合適。Excel的“搜索函數”功能可以幫你縮小范圍，挑選出合適的函數。執行“插入→函數”命令，打開“插入函數”對話框，在“搜索函數”下面的方框中輸入要求(如“計數”)，然后單擊“轉到”按鈕，系統即刻將與“計數”有關的函數挑選出來，并顯示在“選擇函數”下面的列表框中。再結合查看相關的幫助文件，即可快速確定所需要的函數。十五、同時查看不同工作表中多個單元格內的數據有時，我們編輯某個工作表(Sheet1)時，需要查看其它工作表中(Sheet2、Sheet3……)某個單元格的內容，可以利用Excel的“監視窗口”功能來實現。執行“視圖→工具欄→監視窗口”命令，打開“監視窗口”，單擊其中的“添加監視”按鈕，展開“添加監視點”對話框，用鼠標選中需要查看的單元格后，再單擊“添加”按鈕。重復前述操作，添加其它“監視點”。以后，無論在哪個工作表中，只要打開“監視窗口”，即可查看所有被監視點單元格內的數據和相關信息。十六、為單元格快速畫邊框在Excel2002以前的版本中，為單元格區域添加邊框的操作比較麻煩，Excel2002對此功能進行了全新的拓展。單擊“格式”工具欄上“邊框”右側的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選“繪圖邊框”選項，或者執行“視圖→工具欄→邊框”命令，展開“邊框”工具欄。單擊工具欄最左側的下拉按鈕，選中一種邊框樣式，然后在需要添加邊框的單元格區域中拖拉，即可為相應的單元格區域快速畫上邊框。提示：①如果畫錯了邊框，沒關系，選中工具欄上的“擦除邊框”按鈕，然后在錯誤的邊框上拖拉一下，就可以清除掉錯誤的邊框。②如果需要畫出不同顏色的邊框，可以先按工具欄右側的“線條顏色”按鈕，在隨后彈出的調色板中選中需要的顏色后，再畫邊框即可。③這一功能還可以在單元格中畫上對角的斜線。十七、控制特定單元格輸入文本的長度你能想象當你在該輸入四位數的單元格中卻填入了一個兩位數，或者在該輸入文字的單元格中你卻輸入了數字的時候，Excel就能自動判斷、即時分析并彈出警告，那該多好啊!要實現這一功能，對Excel來說，也并不難。例如我們將光標定位到一個登記“年份”的單元格中，為了輸入的統一和計算的方便，我們希望“年份”都用一個四位數來表示。所以，我們可以單擊“數據”菜單的“有效性”選項。在“設置”卡片“有效性條件”的“允許”下拉菜單中選擇“文本長度”。然后在“數據”下拉菜單中選擇“等于”，且“長度”為“4”。同時，我們再來到“出錯警告”卡片中，將“輸入無效數據時顯示的出錯警告”設為“停止”，并在“標題”和“錯誤信息”欄中分別填入“輸入文本非法!”和“請輸入四位數年份。”字樣。很顯然，當如果有人在該單元格中輸入的不是一個四位數時，Excel就會彈出示的警告對話框，告訴你出錯原因，并直到你輸入了正確“樣式”的數值后方可繼續錄入。神奇吧?其實，在Excel的“數據有效性”判斷中，還有許多特殊類型的數據格式可選，比如“文本類型”啊，“序列大小”啊，“時間遠近”啊，如你有興趣，何不自作主張，自己設計一種檢測標準，讓你的Excel展示出與眾不同的光彩呢。十八、成組填充多張表格的固定單元格我們知道每次打開Excel，軟件總是默認打開多張工作表。由此就可看出Excel除了擁有強大的單張表格的處理能力，更適合在多張相互關聯的表格中協調工作。要協調關聯，當然首先就需要同步輸入。因此，在很多情況下，都會需要同時在多張表格的相同單元格中輸入同樣的內容。那么如何對表格進行成組編輯呢?首先我們單擊第一個工作表的標簽名“Sheet1”，然后按住Shift鍵，單擊最后一張表格的標簽名“Sheet3”(如果我們想關聯的表格不在一起，可以按住Ctrl鍵進行點選)。此時，我們看到Excel的標題欄上的名稱出現了“工作組”字樣，我們就可以進行對工作組的編輯工作了。在需要一次輸入多張表格內容的單元格中隨便寫點什么，我們發現，“工作組”中所有表格的同一位置都顯示出相應內容了。但是，僅僅同步輸入是遠遠不夠的。比如，我們需要將多張表格中相同位置的數據統一改變格式該怎么辦呢?首先，我們得改變第一張表格的數據格式，再單擊“編輯”菜單的“填充”選項，然后在其子菜單中選擇“至同組工作表”。這時，Excel會彈出“填充成組工作表”的對話框，在這里我們選擇“格式”一項，點“確定”后，同組中所有表格該位置的數據格式都改變了。十九、改變文本的大小寫在Excel中，為表格處理和數據運算提供最強大支持的不是公式，也不是數據庫，而是函數。不要以為Excel中的函數只是針對數字，其實只要是寫進表格中的內容，Excel都有對它編輯的特殊函數。例如改變文本的大小寫。在Excel2002中，至少提供了三種有關文本大小寫轉換的函數。它們分別是：“=UPPER(源數據格)”，將文本全部轉換為大寫；“=LOWER(源數據格)”，將文本全部轉換成小寫；“=PROPER(源數據格)”，將文本轉換成“適當”的大小寫，如讓每個單詞的首字母為大寫等。例如，我們在一張表格的A1單元格中輸入小寫的“excel”，然后在目標單元格中輸入“=UPPER(A1)”，回車后得到的結果將會是“EXCEL”。同樣，如果我們在A3單元格中輸入“mr.weiwei”，然后我們在目標單元格中輸入“=PROPER(A3)”，那么我們得到的結果就將是“Mr.Weiwei”了。二十、提取字符串中的特定字符除了直接輸入外，從已存在的單元格內容中提取特定字符輸入，絕對是一種省時又省事的方法，特別是對一些樣式雷同的信息更是如此，比如員工名單、籍貫等信息。如果我們想快速從A4單元格中提取稱謂的話，最好使用“=RIGHT(源數據格，提取的字符數)”函數，它表示“從A4單元格最右側的字符開始提取2個字符”輸入到此位置。當然，如果你想提取姓名的話，則要使用“=LEFT(源數據格，提取的字符數)”函數了。還有一種情況，我們不從左右兩端開始，而是直接從數據中間提取幾個字符。比如我們要想從A5單元格中提取“武漢”兩個字時，就只須在目標單元格中輸入“=MID(A5,4,2)”就可以了。意思是：在A5單元格中提取第4個字符后的兩個字符，也就是第4和第5兩個字。二十一、把基數詞轉換成序數詞將英文的基數詞轉換成序數詞是一個比較復雜的問題。因為它沒有一個十分固定的模式：大多數的數字在變成序數詞都是使用的“th”后綴，但大凡是以“1”、“2”、“3”結尾的數字卻分別是以“st”、“nd”和“rd”結尾的。而且，“11”、“12”、“13”這3個數字又不一樣，它們卻仍然是以“th”結尾的。因此，實現起來似乎很復雜。其實，只要我們理清思路，找準函數，只須編寫一個公式，就可輕松轉換了。不信，請看：“=A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2))={11,12,13}),″th″,IF(OR(VALUE(RIGHT(A2))={1,2,3,},CHOOSE(RIGHT(A2),″st″,″nd″,″rd″),″th″))”。該公式盡管一長串，不過含義卻很明確：①如果數字是以“11”、“12”、“13”結尾的，則加上“th”后綴；②如果第1原則無效，則檢查最后一個數字，以“1”結尾使用“st”、以“2”結尾使用“nd”、以“3”結尾使用“rd”；③如果第1、2原則都無效，那么就用“th”。因此，基數詞和序數詞的轉換實現得如此輕松和快捷。二十二、用特殊符號補齊位數和財務打過交道的人都知道，在賬面填充時有一種約定俗成的“安全填寫法”，那就是將金額中的空位補齊，或者在款項數據的前面加上“$”之類的符號。其實，在Excel中也有類似的輸入方法，那就是“REPT”函數。它的基本格式是“=REPT(“特殊符號”，填充位數)”。比如，我們要在中A2單元格里的數字結尾處用“#”號填充至16位，就只須將公式改為“=(A2&REPT(″#″,16-LEN(A2)))”即可；如果我們要將A3單元格中的數字從左側用“#”號填充至16位，就要改為“=REPT(″#″,16-LEN(A3)))&A3”；另外，如果我們想用“#”號將A4中的數值從兩側填充，則需要改為“=REPT(″#″,8-LEN(A4)/2)&A4&REPT(″#″)8-LEN(A4)/2)”；如果你還嫌不夠專業，要在A5單元格數字的頂頭加上“$”符號的話，那就改為：“=(TEXT(A5,″$#,##0.00″(&REPT(″#″,16-LEN(TEXT(A5,″$#,##0.00″))))”，一定能滿足你的要求。二十三、創建文本直方圖除了重復輸入之外，“REPT”函數另一項衍生應用就是可以直接在工作表中創建由純文本組成的直方圖。它的原理也很簡單，就是利用特殊符號的智能重復，按照指定單元格中的計算結果表現出長短不一的比較效果。比如我們首先制作一張年度收支平衡表，然后將“E列”作為直方圖中“預算內”月份的顯示區，將“G列”則作為直方圖中“超預算”的顯示區。然后根據表中已有結果“D列”的數值，用“Wingdings”字體的“N”字符表現出來。具體步驟如下：在E3單元格中寫入公式“=IF(D30,REPT(″n″,ROUND(D3*100,0)),″″)”，也拖動填充柄至G14。我們看到，一個沒有動用Excel圖表功能的純文本直方圖已展現眼前，方便直觀，簡單明了。二十四、計算單元格中的總字數有時候，我們可能對某個單元格中字符的數量感興趣，需要計算單元格中的總字數。要解決這個問題，除了利用到“SUBSTITUTE”函數的虛擬計算外，還要動用“TRIM”函數來刪除空格。比如現在A1單元格中輸入有“howmanywords?”字樣，那么我們就可以用如下的表達式來幫忙：“=IF(LEN(A1)=0,0,LEN(TRIM(A1))-LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A1),″,″,″″))+1)”該式的含義是先用“SUBSTITUTE”函數創建一個新字符串，并且利用“TRIM”函數刪除其中字符間的空格，然后計算此字符串和原字符串的數位差，從而得出“空格”的數量，最后將空格數+1，就得出單元格中字符的數量了。二十五、關于歐元的轉換這是Excel2002中的新工具。如果你在安裝Excel2002時選擇的是默認方式，那么很可能不能在“工具”菜單中找到它。不過，我們可以先選擇“工具”菜單中的“加載宏”，然后在彈出窗口中勾選“歐元工具”選項，“確定”后Excel2002就會自行安裝了。完成后我們再次打開“工具”菜單，單擊“歐元轉換”，一個獨立的專門用于歐元和歐盟成員國貨幣轉換的窗口就出現了。與Excel的其他函數窗口一樣，我們可以通過鼠標設置貨幣轉換的“源區域”和“目標區域”，然后再選擇轉換前后的不同幣種即可。所示的就是“100歐元”分別轉換成歐盟成員國其他貨幣的比價一覽表。當然，為了使歐元的顯示更顯專業，我們還可以點擊Excel工具欄上的“歐元”按鈕，這樣所有轉換后的貨幣數值都是歐元的樣式了經在Excel中完成過上百張財務報表，也許你已利用Excel函數實現過上千次的復雜運算，也許你認為Excel也不過如此，甚至了無新意。但我們平日里無數次重復的得心應手的使用方法只不過是Excel全部技巧的百分之一。本專題從Excel中的一些鮮為人知的技巧入手，領略一下關于Excel的別樣風情。一、讓不同類型數據用不同顏色顯示在工資表中，如果想讓大于等于2000元的工資總額以“紅色”顯示，大于等于1500元的工資總額以“藍色”顯示，低于1000元的工資總額以“棕色”顯示，其它以“黑色”顯示，我們可以這樣設置。1.打開“工資表”工作簿，選中“工資總額”所在列，執行“格式→條件格式”命令，打開“條件格式”對話框。單擊第二個方框右側的下拉按鈕，選中“大于或等于”選項，在后面的方框中輸入數值“2000”。單擊“格式”按鈕，打開“單元格格式”對話框，將“字體”的“顏色”設置為“紅色”。2.按“添加”按鈕，并仿照上面的操作設置好其它條件(大于等于1500，字體設置為“藍色”；小于1000，字體設置為“棕色”)。3.設置完成后，按下“確定”按鈕。看看工資表吧，工資總額的數據是不是按你的要求以不同顏色顯示出來了。二、建立分類下拉列表填充項我們常常要將企業的名稱輸入到表格中，為了保持名稱的一致性，利用“數據有效性”功能建了一個分類下拉列表填充項。1.在Sheet2中，將企業名稱按類別(如“工業企業”、“商業企業”、“個體企業”等)分別輸入不同列中，建立一個企業名稱數據庫。2.選中A列(“工業企業”名稱所在列)，在“名稱”欄內，輸入“工業企業”字符后，按“回車”鍵進行確認。仿照上面的操作，將B、C……列分別命名為“商業企業”、“個體企業”……3.切換到Sheet1中，選中需要輸入“企業類別”的列(如C列)，執行“數據→有效性”命令，打開“數據有效性”對話框。在“設置”標簽中，單擊“允許”右側的下拉按鈕，選中“序列”選項，在下面的“來源”方框中，輸入“工業企業”，“商業企業”，“個體企業”……序列(各元素之間用英文逗號隔開)，確定退出。再選中需要輸入企業名稱的列(如D列)，再打開“數據有效性”對話框，選中“序列”選項后，在“來源”方框中輸入公式：=INDIRECT(C1)，確定退出。4.選中C列任意單元格(如C4)，單擊右側下拉按鈕，選擇相應的“企業類別”填入單元格中。然后選中該單元格對應的D列單元格(如D4)，單擊下拉按鈕，即可從相應類別的企業名稱列表中選擇需要的企業名稱填入該單元格中。提示：在以后打印報表時，如果不需要打印“企業類別”列，可以選中該列，右擊鼠標，選“隱藏”選項，將該列隱藏起來即可。三、建立“常用文檔”新菜單在菜單欄上新建一個“常用文檔”菜單，將常用的工作簿文檔添加到其中，方便隨時調用。1.在工具欄空白處右擊鼠標，選“自定義”選項，打開“自定義”對話框。在“命令”標簽中，選中“類別”下的“新菜單”項，再將“命令”下面的“新菜單”拖到菜單欄。按“更改所選內容”按鈕，在彈出菜單的“命名”框中輸入一個名稱(如“常用文檔”)。2.再在“類別”下面任選一項(如“插入”選項)，在右邊“命令”下面任選一項(如“超鏈接”選項)，將它拖到新菜單(常用文檔)中，并仿照上面的操作對它進行命名(如“工資表”等)，建立第一個工作簿文檔列表名稱。重復上面的操作，多添加幾個文檔列表名稱。3.選中“常用文檔”菜單中某個菜單項(如“工資表”等)，右擊鼠標，在彈出的快捷菜單中，選“分配超鏈接→打開”選項，打開“分配超鏈接”對話框。通過按“查找范圍”右側的下拉按鈕，定位到相應的工作簿(如“工資.xls”等)文件夾，并選中該工作簿文檔。重復上面的操作，將菜單項和與它對應的工作簿文檔超鏈接起來。4.以后需要打開“常用文檔”菜單中的某個工作簿文檔時，只要展開“常用文檔”菜單，單擊其中的相應選項即可。提示：盡管我們將“超鏈接”選項拖到了“常用文檔”菜單中，但并不影響“插入”菜單中“超鏈接”菜單項和“常用”工具欄上的“插入超鏈接”按鈕的功能。四、制作“專業符號”工具欄在編輯專業表格時，常常需要輸入一些特殊的專業符號，為了方便輸入，我們可以制作一個屬于自己的“專業符號”工具欄。1.執行“工具→宏→錄制新宏”命令，打開“錄制新宏”對話框，輸入宏名?如“fuhao1”?并將宏保存在“個人宏工作簿”中，然后“確定”開始錄制。選中“錄制宏”工具欄上的“相對引用”按鈕，然后將需要的特殊符號輸入到某個單元格中，再單擊“錄制宏”工具欄上的“停止”按鈕，完成宏的錄制。仿照上面的操作，一一錄制好其它特殊符號的輸入“宏”。2.打開“自定義”對話框，在“工具欄”標簽中，單擊“新建”按鈕，彈出“新建工具欄”對話框，輸入名稱——“專業符號”，確定后，即在工作區中出現一個工具條。切換到“命令”標簽中，選中“類別”下面的“宏”，將“命令”下面的“自定義按鈕”項拖到“專業符號”欄上(有多少個特殊符號就拖多少個按鈕)。3.選中其中一個“自定義按鈕”，仿照第2個秘技的第1點對它們進行命名。4.右擊某個命名后的按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中，選“指定宏”選項，打開“指定宏”對話框，選中相應的宏(如fuhao1等)，確定退出。重復此步操作，將按鈕與相應的宏鏈接起來。5.關閉“自定義”對話框，以后可以像使用普通工具欄一樣，使用“專業符號”工具欄，向單元格中快速輸入專業符號了。五、用“視面管理器”保存多個打印頁面有的工作表，經常需要打印其中不同的區域，用“視面管理器”吧。1.打開需要打印的工作表，用鼠標在不需要打印的行(或列)標上拖拉，選中它們再右擊鼠標，在隨后出現的快捷菜單中，選“隱藏”選項，將不需要打印的行(或列)隱藏起來。2.執行“視圖→視面管理器”命令，打開“視面管理器”對話框，單擊“添加”按鈕，彈出“添加視面”對話框，輸入一個名稱(如“上報表”)后，單擊“確定”按鈕。3.將隱藏的行(或列)顯示出來，并重復上述操作，“添加”好其它的打印視面。4.以后需要打印某種表格時，打開“視面管理器”，選中需要打印的表格名稱，單擊“顯示”按鈕，工作表即刻按事先設定好的界面顯示出來，簡單設置、排版一下，按下工具欄上的“打印”按鈕，一切就OK了。六、讓數據按需排序如果你要將員工按其所在的部門進行排序，這些部門名稱既的有關信息不是按拼音順序，也不是按筆畫順序，怎么辦?可采用自定義序列來排序。1.執行“格式→選項”命令，打開“選項”對話框，進入“自定義序列”標簽中，在“輸入序列”下面的方框中輸入部門排序的序列(如“機關,車隊,一車間,二車間,三車間”等)，單擊“添加”和“確定”按鈕退出。2.選中“部門”列中任意一個單元格，執行“數據→排序”命令，打開“排序”對話框，單擊“選項”按鈕，彈出“排序選項”對話框，按其中的下拉按鈕，選中剛才自定義的序列，按兩次“確定”按鈕返回，所有數據就按要求進行了排序。七、把數據徹底隱藏起來工作表部分單元格中的內容不想讓瀏覽者查閱，只好將它隱藏起來了。1.選中需要隱藏內容的單元格(區域)，執行“格式→單元格”命令，打開“單元格格式”對話框，在“數字”標簽的“分類”下面選中“自定義”選項，然后在右邊“類型”下面的方框中輸入“；；；”(三個英文狀態下的分號)。2.再切換到“保護”標簽下，選中其中的“隱藏”選項，按“確定”按鈕退出。3.執行“工具→保護→保護工作表”命令，打開“保護工作表”對話框，設置好密碼后，“確定”返回。經過這樣的設置以后，上述單元格中的內容不再顯示出來，就是使用Excel的透明功能也不能讓其現形。提示：在“保護”標簽下，請不要清除“鎖定”前面復選框中的“∨”號，這樣可以防止別人刪除你隱藏起來的數據。八、讓中、英文輸入法智能化地出現在編輯表格時，有的單元格中要輸入英文，有的單元格中要輸入中文，反復切換輸入法實在不方便，何不設置一下，讓輸入法智能化地調整呢?選中需要輸入中文的單元格區域，執行“數據→有效性”命令，打開“數據有效性”對話框，切換到“輸入法模式”標簽下，按“模式”右側的下拉按鈕，選中“打開”選項后，“確定”退出。以后當選中需要輸入中文的單元格區域中任意一個單元格時，中文輸入法(輸入法列表中的第1個中文輸入法)自動打開，當選中其它單元格時，中文輸入法自動關閉。九、讓“自動更正”輸入統一的文本你是不是經常為輸入某些固定的文本，如《電腦報》而煩惱呢?那就往下看吧。1.執行“工具→自動更正”命令，打開“自動更正”對話框。2.在“替換”下面的方框中輸入“pcw”(也可以是其他字符，“pcw”用小寫)，在“替換為”下面的方框中輸入“《電腦報》”，再單擊“添加”和“確定”按鈕。3.以后如果需要輸入上述文本時，只要輸入“pcw”字符?此時可以不考慮“pcw”的大小寫?，然后確認一下就成了。十、在Excel中自定義函數Excel函數雖然豐富，但并不能滿足我們的所有需要。我們可以自定義一個函數，來完成一些特定的運算。下面，我們就來自定義一個計算梯形面積的函數：1.執行“工具→宏→VisualBasic編輯器”菜單命令(或按“Alt+F11”快捷鍵)，打開VisualBasic編輯窗口。2.在窗口中，執行“插入→模塊”菜單命令，插入一個新的模塊——模塊1。3.在右邊的“代碼窗口”中輸入以下代碼：FunctionV(a,b,h)V=h*(a+b)/2EndFunction4.關閉窗口，自定義函數完成。以后可以像使用內置函數一樣使用自定義函數。提示：用上面方法自定義的函數通常只能在相應的工作簿中使用。十一、表頭下面襯張圖片為工作表添加的背景，是襯在整個工作表下面的，能不能只襯在表頭下面呢?1.執行“格式→工作表→背景”命令，打開“工作表背景”對話框，選中需要作為背景的圖片后，按下“插入”按鈕，將圖片襯于整個工作表下面。2.在按住Ctrl鍵的同時，用鼠標在不需要襯圖片的單元格(區域)中拖拉，同時選中這些單元格(區域)。3.按“格式”工具欄上的“填充顏色”右側的下拉按鈕，在隨后出現的“調色板”中，選中“白色”。經過這樣的設置以后，留下的單元格下面襯上了圖片，而上述選中的單元格(區域)下面就沒有襯圖片了(其實，是圖片被“白色”遮蓋了)。提示?襯在單元格下面的圖片是不支持打印的。十二、用連字符“&”來合并文本如果我們想將多列的內容合并到一列中，不需要利用函數，一個小小的連字符“&”就能將它搞定(此處假定將B、C、D列合并到一列中)。1.在D列后面插入兩個空列(E、F列)，然后在D1單元格中輸入公式：=B1&C1&D1。2.再次選中D1單元格，用“填充柄”將上述公式復制到D列下面的單元格中，B、C、D列的內容即被合并到E列對應的單元格中。3.選中E列，執行“復制”操作，然后選中F列，執行“編輯→選擇性粘貼”命令，打開“選擇性粘貼”對話框，選中其中的“數值”選項，按下“確定”按鈕，E列的內容(不是公式)即被復制到F列中。4.將B、C、D、E列刪除，完成合并工作。提示：完成第1、2步的操作，合并效果已經實現，但此時如果刪除B、C、D列，公式會出現錯誤。故須進行第3步操作，將公式轉換為不變的“值”。生成績條常有朋友問“如何打印成績條”這樣的問題，有不少人采取錄制宏或VBA的方法來實現，這對于初學者來說有一定難度。出于此種考慮，我在這里給出一種用函數實現的簡便方法。此處假定學生成績保存在Sheet1工作表的A1至G64單元格區域中，其中第1行為標題，第2行為學科名稱。1.切換到Sheet2工作表中，選中A1單元格，輸入公式：=IF(MOD(ROW()，3)=0，″″，IF(0MOD?ROW()，3(=1，sheet1！Aū，INDEX(sheet1！$A：$G，INT(((ROW()+4)/3)+1)，COLUMN())))。2.再次選中A1單元格，用“填充柄”將上述公式復制到B1至G1單元格中；然后，再同時選中A1至G1單元格區域，用“填充柄”將上述公式復制到A2至G185單元格中。至此，成績條基本成型，下面簡單修飾一下。3.調整好行高和列寬后，同時選中A1至G2單元格區域(第1位學生的成績條區域)，按“格式”工具欄“邊框”右側的下拉按鈕，在隨后出現的邊框列表中，選中“所有框線”選項，為選中的區域添加邊框(如果不需要邊框，可以不進行此步及下面的操作)。4.同時選中A1至G3單元格區域，點擊“常用”工具欄上的“格式刷”按鈕，然后按住鼠標左鍵，自A4拖拉至G186單元格區域，為所有的成績條添加邊框。按“打印”按鈕，即可將成績條打印出來。十四、Excel幫你選函數在用函數處理數據時，常常不知道使用什么函數比較合適。Excel的“搜索函數”功能可以幫你縮小范圍，挑選出合適的函數。執行“插入→函數”命令，打開“插入函數”對話框，在“搜索函數”下面的方框中輸入要求(如“計數”)，然后單擊“轉到”按鈕，系統即刻將與“計數”有關的函數挑選出來，并顯示在“選擇函數”下面的列表框中。再結合查看相關的幫助文件，即可快速確定所需要的函數。十五、同時查看不同工作表中多個單元格內的數據有時，我們編輯某個工作表(Sheet1)時，需要查看其它工作表中(Sheet2、Sheet3……)某個單元格的內容，可以利用Excel的“監視窗口”功能來實現。執行“視圖→工具欄→監視窗口”命令，打開“監視窗口”，單擊其中的“添加監視”按鈕，展開“添加監視點”對話框，用鼠標選中需要查看的單元格后，再單擊“添加”按鈕。重復前述操作，添加其它“監視點”。以后，無論在哪個工作表中，只要打開“監視窗口”，即可查看所有被監視點單元格內的數據和相關信息。十六、為單元格快速畫邊框在Excel2002以前的版本中，為單元格區域添加邊框的操作比較麻煩，Excel2002對此功能進行了全新的拓展。單擊“格式”工具欄上“邊框”右側的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選“繪圖邊框”選項，或者執行“視圖→工具欄→邊框”命令，展開“邊框”工具欄。單擊工具欄最左側的下拉按鈕，選中一種邊框樣式，然后在需要添加邊框的單元格區域中拖拉，即可為相應的單元格區域快速畫上邊框。提示：①如果畫錯了邊框，沒關系，選中工具欄上的“擦除邊框”按鈕，然后在錯誤的邊框上拖拉一下，就可以清除掉錯誤的邊框。②如果需要畫出不同顏色的邊框，可以先按工具欄右側的“線條顏色”按鈕，在隨后彈出的調色板中選中需要的顏色后，再畫邊框即可。③這一功能還可以在單元格中畫上對角的斜線。十七、控制特定單元格輸入文本的長度你能想象當你在該輸入四位數的單元格中卻填入了一個兩位數，或者在該輸入文字的單元格中你卻輸入了數字的時候，Excel就能自動判斷、即時分析并彈出警告，那該多好啊!要實現這一功能，對Excel來說，也并不難。例如我們將光標定位到一個登記“年份”的單元格中，為了輸入的統一和計算的方便，我們希望“年份”都用一個四位數來表示。所以，我們可以單擊“數據”菜單的“有效性”選項。在“設置”卡片“有效性條件”的“允許”下拉菜單中選擇“文本長度”。然后在“數據”下拉菜單中選擇“等于”，且“長度”為“4”。同時，我們再來到“出錯警告”卡片中，將“輸入無效數據時顯示的出錯警告”設為“停止”，并在“標題”和“錯誤信息”欄中分別填入“輸入文本非法!”和“請輸入四位數年份。”字樣。很顯然，當如果有人在該單元格中輸入的不是一個四位數時，Excel就會彈出示的警告對話框，告訴你出錯原因，并直到你輸入了正確“樣式”的數值后方可繼續錄入。神奇吧?其實，在Excel的“數據有效性”判斷中，還有許多特殊類型的數據格式可選，比如“文本類型”啊，“序列大小”啊，“時間遠近”啊，如你有興趣，何不自作主張，自己設計一種檢測標準，讓你的Excel展示出與眾不同的光彩呢。十八、成組填充多張表格的固定單元格我們知道每次打開Excel，軟件總是默認打開多張工作表。由此就可看出Excel除了擁有強大的單張表格的處理能力，更適合在多張相互關聯的表格中協調工作。要協調關聯，當然首先就需要同步輸入。因此，在很多情況下，都會需要同時在多張表格的相同單元格中輸入同樣的內容。那么如何對表格進行成組編輯呢?首先我們單擊第一個工作表的標簽名“Sheet1”，然后按住Shift鍵，單擊最后一張表格的標簽名“Sheet3”(如果我們想關聯的表格不在一起，可以按住Ctrl鍵進行點選)。此時，我們看到Excel的標題欄上的名稱出現了“工作組”字樣，我們就可以進行對工作組的編輯工作了。在需要一次輸入多張表格內容的單元格中隨便寫點什么，我們發現，“工作組”中所有表格的同一位置都顯示出相應內容了。但是，僅僅同步輸入是遠