1、西華大學辦公自動化系統使用管理規定（試行）為規范“辦公自動化系統”（以下簡稱“OA系統”）的使用和管 理，保證OA系統的安全、穩定和高效運行，以優化管理手段和提高 辦公效率，根據有關規定，結合我校實際，制定本規定。第一章總則第一條黨委辦公室和校長辦公室是學校OA系統的綜合管理部 門，負責對OA系統的全面監管和對OA系統公文處理的日常管理；網 絡管理服務中心是OA系統的技術保障部門，負責從技術上對OA系統 進行管理和維護，并提供必要的技術支持；人事處是OA系統中組織 機構和人員信息的管理部門，負責對OA系統的組織機構和人員信息 的審查、調整、添加和注銷等管理工作，凡新登記使用OA系統的各 單位人

2、員信息均需報人事處審核。第二條學校每位工作人員都要熟練掌握OA系統的使用方法； 除另有規定外，學校有關公文的處理、會議和活動的通知以及需要周 知事項的公告等各項日常辦公及單位內部的各項日常辦公，都必須在 OA系統上進行。第三條電子公文與紙質公文具有同等效力。學校全面實現辦公 自動化后，紙質文件只作為上報及存檔等使用。電子公文的辦理分為 發文和收文辦理，其工作流程與紙質公文工作流程基本相同。第二章使用規范第四條 在OA系統上發布公告、通知等公共信息實行誰發布誰 負責的原則。發布人應保證發布的信息完整、準確，并對所發布的內 容負責。第五條 用戶名是每位工作人員的唯一標識，個人密碼是安全的 保證。O

3、A系統提供了用戶自我更換密碼的功能，用戶在首次登錄OA 系統后應修改自己的初始密碼，同時根據需要及時更換（建議每月定 期更換密碼），不得向他人泄露，防止他人非法使用。如因密碼泄漏 造成的損失，由本人負責。如發現登錄、簽字或簽章等密碼被盜用， 相關部門或人員應立即向網絡管理服務中心報告，必要時向學校網絡 信息安全保護工作領導小組報告并備案。學校將嚴厲追究盜用人員的 相關責任，情節嚴重者將追究法律責任。第六條 工作人員上班時應登錄OA系統，下班時關閉系統，形 成的信息由各部門專人管理并與考勤掛鉤。工作人員要保證文件處理 的響應時間，原則上一般文件為3個工作日，急件為1個工作日，特 急件隨到隨辦。如

4、有外出、請假等特殊原因，須委托相關人員代為辦 理或在異地登錄OA系統進行辦公。各單位文檔管理員在上班期間應 隨時查看系統最新信息，并及時處理。第七條 工作人員使用OA系統應嚴格執行保密制度。秘密級別 以上的文件按原有的手工模式進行處理，暫不通過網絡進行辦理。第八條 工作人員要及時將OA系統中的重要文件備份到個人計 算機中，防止數據丟失，造成損失。網絡管理服務中心系統管理員應 對OA系統的所有數據進行備份，建立數據備份檔案，詳細記錄數據 備份的時間、內容，并在系統發生問題時恢復數據。第九條 工作人員向OA系統上傳的資料必須先通過殺毒軟件掃 描，嚴防帶有病毒的資料在OA系統上傳播。第十條OA系統中

5、的個人郵箱，應經常進行清理，及時刪除處 理過的郵件，降低對系統服務器資源的占用，確保系統的穩定和高效 運行。第十一條OA系統將自動對各部門工作人員的使用情況進行記 錄，并對每位工作人員文件的處理周期、處理件數、延誤情況進行記 錄，記錄數據將作為相關考核的依據。第五章日常辦公第二十三條公告管理各部門起草的面向全校發布的公告，經部門領導審核后，可在 OA系統上發布。第二十四條會議管理會議主辦部門相關人員填寫會議通知或方案，描述會議相關信 息，與校長辦公室聯系確定會議室，提交部門領導審核或學校領導審 批后由該部門相關人員發布。第二十五條公文管理發文和收文按照本規定第三章和第四章規定的程序和要求辦理。

6、第二十六條調查及討論區管理工作人員可在OA系統上發布調查及討論，但發布調查及討論的 內容應是積極健康的，發布人并對發布的內容負責。第二十七條協同辦公單位人員需要與部門內部或其他部門人員傳遞文件、資料以及交 流、溝通消息等，可通過新建協同實現。第二十八條短消息溝通OA系統提供了在線呼叫系統，可通過該呼叫系統發送短消息， 進行點對點的信息及時溝通。第六章權限管理第二十九條 用戶權限由校長辦公室和網絡管理服務中心負責 管理和維護。第三十條 用戶名、起始登錄密碼、簽字密碼和公章密碼由網絡 管理服務中心設定后通知用戶。第三十一條 用戶權限分校級、部門級、科級、員工級四級管理， 另設系統管理員、系統分級管

7、理員和文檔管理員權限。（一）員工級權限（公文發起權）/ （普通權限）1、協同工作（新建事項、待發事項、已發事項、待辦/已辦；2、表單應用（表單查詢、表單統計）；3、公文管理（起草公文）；4、電子郵件（新郵件、收郵件、發郵件、草稿箱、垃圾箱、查 找郵件）；5、文檔管理（我的文檔；有權查看單位文檔、項日文檔、他人 文檔中被授權的文件夾或文檔；并對該文檔進行借閱、綜合查詢；對 文件夾進行共享操作）；6、日程/計劃/會議（我的計劃、計劃管理、日程安排、會議管理）；7、公共信息（查看公告、查看調查、討論區）；8、綜合辦公（車輛申請、辦公設備申請、辦公用品申領、圖書 資料借閱）（二）科級權限（公文/公告/

8、調查發起權）在員工級權限基礎上，科級增加以下權限：1、公文管理（起草公文、來文登記等）；2、公共信息（發布公告、發布調查）；3、項日管理（項日建立權限）。（三）校級/部門級權限：（全部功能）在員工級權限基礎上，校級/部門級增加以下權限：1、公文管理（起草公文、來文登記、公文督辦等）；2、公共信息（發布公告、發布調查等）；3、項日管理（項日建立權限）。（四）文檔管理員（包括分級文檔管理員）權限：在員工級權限 基礎上，文檔管理員增加以下權限：1、表單應用（被授權為表單管理員的文檔管理員）（表單模塊 設置、表單統計設置、表單流程綁定）；2、公文管理（起草公文、來文登記、公文歸檔等）；3、文檔管理（文件的分類歸檔存儲、文檔的借閱、文件夾的共享、單位文檔、項目文檔的管理等）