1、哈佛治理技能培訓教程：第八單元 哈佛經理時刻治理 第二章 哈佛經理時刻治理通則 第二章 哈佛經理時刻治理通則 辦公促效法 促效法 1將公司報表文件原稿與資料的紙張統一起來 最近的辦公自動化設備，大多具備便捷的功能，復印機自動送稿(ADF)，即為功能之 因此，不必再費事地一張張換稿，一次次按鍵。即使不在一旁看著，也無所謂，能夠大大 的節約人力與時刻。 但是，這種精心設計出來的功能，卻出人意料的并未受到廣泛的應用。其緣故之一在于原稿的紙張大小不一。例如，在公司內部報表文件上經常能夠發覺，文章是用文書處理機打在A4的紙上，而圖表資料紙是B4大小。即使只有一張大小不一，自動送稿功能(ADF)的威力，也

2、要大大減小了，因此必須首先統一資料等所有文件的紙張大小，不只是復印上，在各方面都將大大提高效率。 2單面使用活頁紙 從學生時代起，我們就偏愛以活頁紙來做筆記。因此，有時也會使用一般的筆記本。只是，從講究效率的觀點來講，活頁紙是最佳選擇，而且最好只使用活頁紙的單面。 或許，如此會令人覺得太白費，然而以單面使用每一張只記一個項目，即使隨著思路起伏隨手記下，事后依舊能分門不類自由地調整頁碼，使筆記更加清晰易讀。也確實是講，必要的時候活頁紙能夠插換。此外復印時只單面使用，能夠免去一張張翻頁的苦惱，得以順利的進行作業。 3把書架上大套書籍書背向下排置 百科全書類的大套書籍，能夠稱之為知識的寶庫，平常應經

3、常翻閱利用才是。事實上，這類書籍往往被束之高閣，無人問津。 把大套書籍排上書架時，都要書背向下排置。大套書籍因此被人敬而遠之的緣故之一，在于難以放在一般的書架上。只要向下排置，就能夠解決那個困擾。把書背向下排置時，令書底朝外并在上面寫上書名，這么一來就能夠隨手抽取查閱，可不能再有笨重、不便的感受了。 4利用百科全書的硬紙盒來收藏，可收一舉兩得之效 把百科全書排上書架時，應該一定先把硬紙盒取下來，讓它“赤裸裸”地排在書架上，其理由是，事先取下硬紙盒，需要時，即可迅速的抽取查閱所需資料。而且取下的硬紙盒另有妙用。 百科全書或全集之類的大套書，一套都有數十冊之多，利用這些硬紙盒做“整理盒”，分門不類

4、地收藏明信片、書信等信件資料，實在特不方便，盒子的容量又多，大小又適合放置書信、明信片，因此，按類不或用途分不收藏是最理想只是了。以后檢索找尋，自是“手到擒來”。 5將經常使用的工作用語記號化、簡略化 在處理的事務過程中，只要在訪客的名片上，簡單地寫上“人、住、印、檔”，然后交給秘書，她就明白該登記客戶的姓名、住址、復印名片、夾入名片簿存檔。像如此將經濟使用的工作用語記號化、簡略化，在交待工作的時候，能夠不必在口頭上一一指示或寫字條提醒要點，得以省去許多苦惱。 不只是一般的事務工作，連書信中經常使用的客套話也可加以簡略化。例如“悉”表示“來函敬悉”，“祺”表示“敬祝商祺!”等等，如此即可大大的

5、提高擬稿的速度，專門快就能夠交給秘書去打字。 6將重要的剪貼資料印成B5大小 專門多人都有剪貼報紙、雜志的適應，只是，假如以此來整理應用資料，未必是提高效率的方法。 例如，把資料貼在剪貼簿上或收集在信封中，在檢索的時期上，這種方法相當不便。 在治理者辦公室中，剪下的報紙、雜志文章一律要復印，而且利用復印機放大縮小的功能，全部統一成B5大小，這么一來，不但日后容易整理，而且檢索工作也會更為輕松愉快。 7在活頁紙的兩側打孔 我們適應在活頁紙的兩側打上二十六個孔，因為想同時對比兩種資料時，可隨意夾左夾右，資料自然一覽無遺。單面使用法的優點是，在這種情況下，將性能發揮到極點。 假如有兩側打孔的活頁紙，

6、在裝訂歸檔之時，就更加方便，何樂而不為呢? 8參考書籍在復印出所需資料后，要趕忙歸位 書架亂七八糟，找一本急需要的書都得花上大半天，因此會導致工作效率降低。書架要以自己的方式隨時整理得有條不紊，如此工作才能順利的進行下去。整理的要訣在于盡快將使用過的書籍歸位。 通常，工作前所需的資料，在一本書中頂多占兩、三頁左右，因此，不管搬出多少本書，應都應只把必要的章節印下來，隨即把書籍放回書架上，這么一來，書架才能保持有條不紊，過后也不必為了找尋書籍，而白費許多不必要的時刻。在整理與檢索上，差不多上特不有效率的，實在是一舉兩得。 9編制派得上用場的“專屬用書”HT5”，5SS每個月都要寫相當多的稿件。寫

7、一、兩張稿件，往往就需要查閱好幾本參考書，在這種情況下，一本本翻閱查尋，確實是有再多的時刻也不夠用。一般來講，專門書籍大差不多上厚重一大本，要在這么厚重的書中找出一小段參考資料，真如大海撈針，要白費許多心力。 因此，從必用的參考文獻中，事先印下認為需要的資料，編成一本“專屬用書”。先將資料整理成一冊，高效率地進行工作。 10采納高爾夫球記分法，隨時隨地記下備忘錄 喜愛打高爾夫球的人大概都明白，高爾夫球的記分卡上附有鉛筆，大小正好可放在上衣口袋，在球賽進行中，不管打到哪，都可立即記下分數。 除了一般的筆記外，也應備有可放在上衣口袋且附鉛筆的備忘錄，這么一來，即使周圍沒帶公事包，也能立即記下備忘錄

8、。專門多業務員也都應如此，隨身攜帶筆記簿。假如采納這種方法，隨時隨地都可迅速地記下備忘錄。 11善用鉛筆型橡皮擦 我們在寫稿的時候，都使用一種改良式的橡皮擦。一般橡皮擦，差不多上長方體，只是這種橡皮擦卻是圓筒狀，并包在筆型的塑膠管內，可像鉛筆一樣一點一點的推出來使用。它和一般橡皮擦最大的不同點在于，它能夠不必再用另外一雙手按住紙張，能夠像鉛筆一般單手使用。 一旦適應了，就可右手寫左手擦雙管齊下，大大的提高工作效率。不管插在口袋中或是和鉛筆一起隨身攜帶使用，差不多上十分方便。 12在抽屜中放置空名片盒，以收藏小東西 大部分的辦公桌，都會在抽屜中附上整理小東西用的塑膠，只是這種塑膠盤卻不有用，尤其

9、是塑膠盤把抽屜分成上下兩部分，下面的空間有時都白費掉了。 因此就利用空名片盒，來裝抽屜里的小東西，由于名片盒的盒蓋與盒體大致是同樣的規格，縱橫排列在一起，形成了井然有序的小格子，分門不類用來放置郵票、大小回紋針、零鈔票等小東西，移動專門方便。 13經常備有文具目錄 經常在辦公室中備有文具目錄，對自己來講，能夠提高工作效率的才是真正便于使用的文具，只是由于文具的種類實在太多了，即使到大型的文具專賣店，也不見得能夠找到自己想要的東西，這時候假如手頭上有一本目錄，就能夠立即找到自己想要的東西，同時明白正確的商品名稱。 想要目錄，只要向廠商索取，他們就會寄來，或是向附近的文具店索取一、兩年前的舊目錄也

10、能夠，包括中小型廠商，備有兩、三家以上的目錄，因此能有效迅速找到適用的文具制品。 14事先決定文具的“購買庫存量” 要提高工作效率，從筆記簿到郵票，復印用紙等的文具用品，永久都不能缺少，必須源源不斷的供給，因此完全地實施文具庫存治理，是特不重要的。因此，事先決定“購買庫存量”，再依照那個標準加以補充。 15記下常用文具的商品號碼 前面講過，利用目錄來選購文具的方便。此外，治理者還將目錄上常用文具的商品號碼預先記錄下來，如此就不必一張張的翻目錄，只要一通電話就可完成訂貨工作。所謂的商品號碼，確實是商品的正式名稱。只要告訴廠商那個號碼，就能夠正確且迅速的讓對方了解到所需哪一類文具。 例如，假如指名

11、要“牌三一夾”，即指一般的輕便夾，能夠需要的數量和顏色來訂購，就可不能有送錯東西的情形發生。比起在店里對老總費勁的描述了老半天：“我要那種方方的，差不多這么大”這些繁瑣的話，卻不必能講清情況。 16期數完整的雜志須編制索引 通常將雜志上必要部分印下來之后，加以舍棄即可，然而，有關自己的專業雜志卻是例外，全部一期不漏完完整整的保存下來。 但是有些雜志自從創刊以來，已達幾百期，過期雜志已有相當數量。這就要求將每一百期發行一次的“索引”存檔，以備必要時加以檢索。一般講來，即使收藏完整無缺的雜志，大概也專門少有人會特地編制一本“索引”。事實上把目錄印下稍加整理就成了一本“索引”，日后檢索時，能節約許多

12、時刻。 17在書架上為手頭正在進行的工作保留一個“專用區” 整理書架時，大概專門多人差不多上依照書籍的內容，而分門不類的排列，有關法律書籍，就應依照內容，例如，“債權法”、“民法”區分成不同的范圍。只是，在書架上為手頭正在進行的工作保留一個“專用區”，為專門書籍提供隨時可用的空間。 剛剛開始著手一項新工作時，資料可不能太多，然而隨著工作的進行，有時資料會一直增加，或是內容發生變化。預先為此保留應用的空間，縱然資料一點一點的增加，也能加以集中整理。 18把經常使用的文字、數字刻成橡皮印HT5”，5SS在現代的辦公室中，OA機器差不多成了不可或缺的必需品，只是除了利用這些機器之外，只要稍稍動點腦筋

13、，依舊有專門多提高工作效率的方法，比如講，利用橡皮印。(年月日印、裁決印、住址姓名印等等各種不同的印章，一應俱全)。 在需要反復書寫同樣的文字與數字的情況下，假如一一手寫，那會耗費許多時刻，因此若能將其刻成橡皮印，在處理事務上，便能夠省下相當多的時刻。即使要多花點鈔票，然而由于節約手寫作業的時刻而，提高了工作效率，因此成本反而降低。 19夜晚在枕邊放一支附燈光的園珠筆，靈感一來可立即記下 躺在床上時，突然靈感一閃，大概專門多人都有過這種經驗。的確，有許多絕妙的靈感差不多上產生于枕邊，只是，要是不趕忙記下來，到了第二天早上就會忘得一干二凈，這種情況經常可見。 在枕邊備有附有燈光的園珠筆與備忘錄，

14、靈感突現時，就可趕忙隨手記下。這種園珠筆在柄部裝有小燈泡，能夠照亮筆尖范圍，因此不必特地打開電燈，就能夠記錄。 20深度太高的書架，只會造成空間與時刻的白費HT5”，5SS以排列A4大小的書籍來講，書架的深度只要二十一英寸，就綽綽有余了，但是市面上所出售的書架，深度大都高達三十英寸，就這是導致工作效率降低的緣故之一。 在這種書架上，B5大小的書籍只占一半的位置，A5大小的書籍兩列直排也還占不滿。把書排得太深入，不但拿出不方便，而且也白費空間，因此為了講求效率，應測量書架的旋轉空間，盡可能的選購尺寸合適的制品。 21將剪貼資料的印本直接存檔 前面談過，利用印機放大縮小的功能，把剪貼資料一律印成B

15、5大小，如此不僅能夠統一紙張的大小，而且能夠直接夾在二十六孔活頁夾上，方便存檔。 如此，不但省去粘貼的苦惱，也可不能有日久剝落的現象發生，尤其是資料夾成一冊，整齊而不占空間，看起來一本書一樣。 22將處理完畢的筆記頁要即刻抽出HT5”，5SS經常使用便于插換的活頁筆記，隨意把第二天的預定工作和一定要處理的事項記在筆記本之后，將已處理完畢的事項用紅筆劃掉，而且，在全部事項完成之后，立即這一頁從筆記本中抽出移至保存檔案。 由于每天反復那個流程，有時候在治理者的筆記本上，還留有一、兩年前的筆記頁，因此上面記載的全是些懸而未決的問題。這么一來，即使是成年累月未解決的事項，也可在筆記本上一目了然，想到的

16、時候，就可對其深思一番，以謀求解決之道。 23日后還會使用的資料要收到“臨時檔案”里 從筆記本抽出已處理完畢的活頁紙，或許可不能立即用，只是偶而也會有再度派上用場的可能，像如此的資料，要都交給秘書，像平日一樣加以復印，自行推斷分類歸檔。然而，并不是立即收到最后分類的活頁夾檔案中，而是收到“臨時檔案”里。 然后，每隔一定時刻，就翻閱檢查一下秘書的分類有無錯誤，同時也考證一下當初未推斷定奪的資料內容，再將認定有保存必要的資料轉移到最后分類的檔案中。 24以不同顏色的活頁夾來區不不同內容的檔案 保存資料的活頁夾有紅、藍、綠、咖啡等等不同的顏色。多年以來我們就使用這種活頁夾，到它有各種不同的顏色，因此

17、應想出一套使用方法充分利用。 比如塑膠面的活頁夾，專門保存內部業務手冊與呈送法院表格文件等等，并按顏色加以區不；而布面的活頁夾，則專門保存各種信息資料，同樣的也是以顏色加以區分。這么一來，不管活頁夾放在哪里，一眼就可看出檔案的內容種類。 25經常備有新的活頁紙HT5”，5SS為新書寫稿的時候，要以活頁紙做備忘錄，一有新點子，立即提筆寫下，然后將其保存在專用的活頁夾中。 存檔時，假如發覺新點子比舊點子更好，就將新的存檔，舊的作廢。久而久之，活頁夾中的資料就會越來越豐富。因此，一個活頁夾只能為一本書一個主題所專用，為了能夠隨時使用新的活頁夾，常備有大量的活頁紙。 26使用白色活頁紙，日后的整理工作

18、將更方便 有的人認為，依照大項目或主題不同，使用不同顏色的活頁紙，分類時將更為簡便。 然而，最好一律使用白色活頁紙，因為本來能夠為所欲為大肆使用的活頁紙，一旦區不顏色，不但日后分類特不苦惱，而且一一區分顏色也專門累人。另外，在復印時，除了彩色復印以外，資料會有不清晰等苦惱。 基于上述的理由，應一律使用白色活頁紙。 27使用二十六孔的活頁紙 應一直使用活頁式筆記本，而且一律使用二十六孔的活頁紙。孔數太少，紙張撕破的危險性高，而且二十六孔是使用率最高的紙張，基于上述的考慮，應選擇二十六孔的活頁紙。此外，二十六孔的活頁紙歸檔時也特不簡便。 因此不只是筆記，連收集雜志、報紙等資料復印本時，也要打上二十

19、六個孔，然后再夾到活頁夾上。在活頁紙的左右兩側打孔，嚴格講來，應該是五十二孔才對。 28使用電動打孔機比較方便 除了活頁式筆記本之外，報紙、雜志的剪貼資料也一律復印成B5大小，然后打上二十六個孔，再夾到活頁夾上。 往常使用手動式打孔機，然而在數量增多的情況下，打孔實在是件既苦惱又費時的工作。由于經常需要在相當多的資料上打孔，手動式打孔機差不多不合用了，一改用電動式打孔機之后，即可節約專門多時刻。假如必須經常使用打孔機，依舊電動式的比較方便省時。 29. 在活頁紙上寫上大標題 活頁式筆記本都劃有標線，其使用方法是，在最上面寫上大標題，比如“效率法”之類的大標題，其下寫上“收集資料”之類的中標題，

20、接著按照標題分不列出小標或實行中的點子。 假如記載事項無法全部寫在一張紙上，則在另一張活頁紙上同樣的寫上大標題、中標題同時按順序編上號碼，這么一來，即使筆記散亂無序，只要看到標題就能夠了解其內容。 30. 在加上新活頁紙的同時，順便做整理淘汰的工作 使用活頁式筆記，其最大優點在于能夠自由地插換頁數，必要時能夠重新插入，不要的能夠丟棄。如此活頁夾中的資料，其正確性與周密度都會增加，同時越來越充實、豐富，這種自由伸縮的優點，正是活頁紙的魅力所在。 因此，在活頁夾上加上新的活頁紙同時，除了插換的頁數之外，也順便掃瞄一下前后的內容，一發覺有不要的東西即撕下丟棄，借此筆記得以保持精簡、易讀，而且也能夠大

21、幅度地縮短檢索時刻。 31呈送出去的書類文件也要做標題和目錄 除了時刻太過倉促的情況外，在對訂約的公司客戶提出報告時，一定要在上面附標題和目錄，同時也要求部屬，在呈送任何書類文件時，都必須規規矩矩地標上標題與目錄。 因為標題和目錄能夠使人在閱讀內容之前，對文件的整體觀點與主題方向，有一個概括性的了解。 乍聽之下，大概令人覺得專門苦惱，只是只要想到這項工作不但能縮短他人的工作時刻，也能夠縮短自己的工作時刻，其效果絕對是專門好的。 32寫報告時，先將問題列在紙上，事后再一并查閱 在寫報告時，即使中途有疑問或不了解之處，只要它不是個阻礙巨大的問題，可都不致立即去翻查資料或文獻，因為或許因此解決了問題

22、，但是卻因考慮中斷白費時刻，反而耽擱了工作進度。 因此一旦有必須查閱的事項，可先將其列在紙上，最后再一并去查資料。此外，列在紙上的問題也能夠交待他人去查，自己也不必停下手上的工作。 33寫報告或書信時，依照思路先打草稿，然后再加以修改 在工作之中，為雜志寫稿、寫書信占了相當大的份量，只是怎么講是本行以外的副業，假如不講求工作效率的話，一定會阻礙到業務的進度。 要提高寫稿的工作效率，必須放松心情，不要戰戰兢兢地“寫千古文章”。假如一開始就想寫出完美無缺的作品，終究只會寫一字涂一字，寫一張撕一張，因此不如隨著思路先打個草稿，然后再加以修改。 34利用業余時刻構思文稿 在寫稿工作上，構思要費專門大的

23、功夫，毫無預備就提筆，往往文思閉塞難以成行，因此在寫稿之前，最好在不同的場合，進行構思與草稿的寫作。 下了班在公車內，完全不受電話干擾地用心思索，是最適合構思的時段。而且，剛從繁重的工作中解放出來，心情為之一松，往往會產生許多絕妙的靈感。想好了整個結構大綱之后，再用口述錄音機和文書處理機，就能夠迅速地完成草稿工作。 35利用文書處理機來輸入文稿HT5”，5SS商業文件也和法律文件一樣，有專門多差不多上相同的格式。文書處理機不但能保存已打好的文章，而且還能自由地加以刪除、修改。最初盡管不得不多花一點時刻來輸入，只是為了日后的方便，依舊用文書處理機來輸入文稿比較理想。 36. 文書處理機的磁碟片以

24、一張一個為原則 使用文書處理機時，必須特不注意磁碟片的整理方法。舉例來講，原則上一張磁碟片中，只儲存一個資料。 磁碟片的容量，因機種而有所不同，只是一張大約可儲存多達一本書的資料，因而容易在一張磁碟片中，同時存入各種不同的資料，然而檢索時，就特不的苦惱，不太合乎效率原則。 按種類預備不同的磁碟片，可不能花太多的鈔票，就能以易于檢索的方式，將存入磁碟片的資料分門不類。 37. 以不同顏色的標簽來區分不同內容的磁碟片HT5”，5SS盡管將不同的資料分不存在不同的磁碟之中，只是假如不一一顯示屏幕，依舊無法了解其內容，如此就失去了分類的意義。為了解決那個缺點，一般應該采納的方法是在磁碟片上貼彩色標簽。

25、 舉例來講，會計事務所中所采納的分類法是，綠色標簽表示“個不專題”，藍色標簽表示“一般專題”，黃色標簽表示“各種表格”。按顏色區分之后，假如項目太多，為了使檢索資料的使用更加迅速，即可將儲存的項目內容做成表單。 38. 保存舊磁碟片中的資料，不斷使用新磁碟片 和錄像帶一樣，文書處理機的磁碟片可反復使用，因此一張磁碟片往往被使用好幾次。且大伙兒都認為，再買新的磁碟片是一種無謂的白費。 輸入資料要花費相當的工夫，假如將其時刻成本列入考慮，則長久不用的資料有朝一日也會派上用場，如將其消除反而是一種白費，因此要在一張磁碟片中存入相關的資料，至于新的資料，就毫不吝惜地輸入新的磁碟片中。 39.活頁式手冊

26、既能插換頁數，又能縮短找尋資料的時刻 不論到哪里，隨身攜帶一本活頁式手冊。在下班回家的公車內、就寢之前，突然想到第二天應該接著進行哪些工作，就立即記在手冊上。而且，活頁式手冊可隨時增加頁數，不要的頁數也可任意抽出作廢。 40.備忘錄上要標明“主題”、“日期”、“出處” 在看書或看電視時，一旦看到想記下的文句，可趕忙提筆在B5的活頁紙上，記下備忘錄。備忘錄是分項寫下來的，以一頁一個項目為原則，至少標明“主題”“日期”、“出處”。假如備忘錄上標明主題與日期，事后重讀時，即使記得不太完整，但只要回想一下當時的狀況，就能夠清晰地了解其內容，而出處則需要詳細調查。可供參考之用，備忘錄上假如標明這三項，則

27、資料就會越來越有份量。 41.在“單純作業”時刻，利用耳機充實自己 在剛進入機關工作時，在“單純作業”時刻里，最適合利用耳機來充實自己。工作中有復印之類的單純作業，在復印時刻內，可趁機學習語言或預備某項考試，因此可隨身攜帶小型錄音機。經由耳朵的刺激，更可提高學習的成效，因此復印的工作也能夠不受阻礙地順利進行。在辦公時刻就比較不適合了，但在離開座位去做某種單純作業時，推廣那個一舉兩得的點子是科學的統籌方法。 42.增強工作意念的妙法 將平常該做的情況列成一張表，做好之后就用紅筆劃掉，因為這么一來，每劃掉一項就可確認“這項工作差不多完成”，當時心中的成就感與滿足感，即成為下回工作意念的來源。 如此

28、看來大概沒什么意義，只是在工作無甚進展的情況下，多半緣故都在于工作流于單調、冗長。大部分的工作差不多上由小作業累積而成的，由于如此專門容易造成繁瑣，因此能夠列表方式來處理。此外，采納那個方式還可免于遺漏某項工作。 43.防止厭倦單調工作的“成功畫面考慮法” 撰寫一本書著實需要有強烈的意志力，但多達數百頁的稿紙，雖講用口述錄音機或文書處理機之類的文明工具，可達到專門高的工作效率，只是，有時候也是一件特不痛苦的事。 在這種情況下，只要想到這是完成一本書的必通過程，就會再次提起干勁。重要的是，假如一心只想到眼前單調的工作，不但會心生厭煩，而且工作效率也會一落千丈。試用成功畫面考慮法，想像打算成功或完

29、成工作時的成就感，是防止這些弊端的方法之一。 44.“悅音”卡帶以回轉式為佳 專門多人在做單調工作時，都適應聽輕音樂(BGM)，以集中精神。單調的工作盡可能的交給機器或屬下去做，當四周吵得令人無法用心做事時，就可放點輕音樂，聽聽小河的流水聲和小鳥的歌聲。也確實是講，以“悅音”來對抗噪音，同時，這種卡帶最好采納回轉式的，如此就能夠不必為換卡帶而中斷手頭上的工作。 45.以上的方法處理問題 經常有人發牢騷講，確實是因為工作太無聊，因此才無法提高工作效率。一成不變的奉行上司的指示，工作的確不如何愉快。 同樣地，不妨不要理睬不人如何講，以自己的方式來處理例行公事。 在動腦筋想如何以自己的方式工作的當兒

30、，會發覺前所未有的樂趣，如此才能提高效率。 46.辦公桌最理想的狀態 對某些人而言，只是外觀的整齊，不見得是最方便、順手的工作環境。要緊是，最合乎自己方便的狀態，確實是“整齊有序的狀態。” 47.自己整理辦公桌 自己的辦公桌一定要自己動手整理，以保持自己最方便使用的狀態。假如任由他人多事“收東收西”，等到自己開始工作時，專門容易找不到自己所要的東西。 為了保持隨手取來，工作順暢迅速的狀況，辦公桌上的一切，最好能親自處理。從那個意義上來講，確實是保持在合乎自己使用適應的狀況下。 假如任由他人隨便動自己辦公桌上的東西，工作效率就會顯著下降。 48.過暗或過亮的工作場所都會導致效率低落 當因出差必須

31、投宿旅館時，可隨身攜帶折疊式的臺燈，因為一般旅館的照明大部分都過暗。光線不足，眼睛容易疲勞，全然沒有方法看書；但光線太強，也會造成同樣的效果。 過暗或過亮的光線都會降低工作與學習的效率。 盡管大伙兒都明白光線所造成的阻礙，然而真正注意關懷的人，實在是太少了。經常把工作帶回家做的人，最好注意一下家里的照明設備，在過暗的工作場所中工作，往往會事倍功半。 49.臺燈要放在左側 前面提過，辦公桌上的擺設，以最合乎自己方便使用的狀況為最佳。只是桌上的照明設備卻是例外，對慣用右手的人來講，臺燈假如不放在左側，是特不不方便的，因為假如臺燈放在右側，寫字時就會受到手影的干擾，無形中降低了工作效率。 而且，如此

32、對眼睛也不行。這盡管是最一般的常識，只是假如桌子左側靠墻，往往就把臺燈移置右側，請務必遵守“臺燈左放”原則。 50.將內容固定的文章格式化 能夠統一某種格式的內容，盡可能預備專用的表格，如此一來，即可減少處理的時刻與精力。這也能夠應用于一般商業業務工作，比如對象不同內容卻大同小異的文書，可分不預備不同的差不多表格，然后再視情況的需要稍加修改，即可應用，如此可大幅度地縮短工作時刻。 51.抽屜整理盡可能細分化 因此，假如不注意整理的話，抽屜越多苦惱也會越多。 抽屜假如不整理得有條不紊的話，實在專門難搞清晰那個抽屜中裝的是什么東西，因此抽屜的整理盡可能細分化。回紋針、鉛筆等等文具用品，自是因此的事

33、，連文件書類也得分門不類地收在不同位置，如此開抽屜找東西時，就可一下子找到。 52.圓珠筆之類的文具，要經常保持在三支以上 一般而言，隨身所攜帶的圓珠筆最好經常保持在三支以上。 這當然是為油墨用完、遺失等臨時狀況而預備的，只是另有其他用意，比如寫字寫到一半，就外出辦事，把筆忘在桌上，即使如此，也可不能有所不便。而回來之后，在中斷的狀態下，只要有紙有筆，就能立即集中精神接著工作。就連這么一點點小事，也會阻礙到工作效率。 53.文具用品要放在伸手可及的范圍內HT5”，5SS依各人個性的不同，辦公桌上也呈現不同的風貌，有的人不加整理雜亂無章，也有人一絲不茍整理得有條有理，究竟哪一種好，不可一概而論。

34、只是，平常使用的文具用筆雖不一定要放在桌上，但最好盡可能放在手邊上。 比如處理文件時，要伸手拿支筆就得特地移動身子或站起來，如此會阻礙工作的專注。基于此，文具用筆最好放在伸手可及的范圍之內，幸免些無謂的時刻白費。 54.文具用筆備有三套，分成“家里用”、“辦公室用”、“隨身用” 備有“家里用”、“辦公室用”、“隨身用”三套不同的用筆，以便在不同的場所使用。如此一來，隨時隨地都可不能缺少必要的文具用筆。 在家里或上下班的車內看書時，想要在書中重要字句下劃線，或想要記下突來的靈感，假如手上隨時有筆的話，效率會特不的高。從效率投資的觀點來看，三套用筆的花費并不算貴。 55.有玻璃窗的書架效率不佳 假

35、如書籍不能迅速拿出放入，那么書架的價值就會減半，假如能縮短書籍的出入時刻，就可能加速工作的進行。從那個觀點來看，經常可見的附玻璃窗的書架，就稍有問題了。 書架若附有玻璃窗，在拿放書籍之際，就非得開來關去不可。這么短短的空檔，累積起來也相當白費，尤其是經常閱讀使用的書籍，拿出放入的次數也多，開開關關的時刻更是不容忽視。對提高效率而言，玻璃窗能夠講是無用的廢物。 56.即使價鈔票貴一點，也要選用高及天花板的書架 一般來講，在規劃房間的空間上，盡可能完全利用地板到天花板之間的空間，可收到專門好的空間效率。在選購書架之際，即使多花一點鈔票，依舊可選用高及天花板的尺寸。 在購進新書架之前，要精確地測量放

36、置書架的空間大小，以隨時備用的卷尺，量出上、下、左、右、深的尺寸，然后選購大小適合的書架。這么一來，空間有限的辦公室就得以完全利用，達到最高的使用效率。 57.書架上的書籍按內容主題來排列整理 藏書不多的人，依照法律、經濟、語言等等一般的書不來整理，大概沒有什么問題。但是，一旦各類藏書多達數百冊，假如不以一個主題，比如“繼承法”之類，來排列整理的話，那么檢索就要白費專門多時刻，效率實在太低。 58.有計算功能的手表，隨時隨地都可驗算數字 在公車內突然想要計算數字，計算機手表十分方便，不必專門從公文包中，拿出計算機，且對口算心算沒有把握時，這種“計算機手表”更能發揮特有的功能。盡管，按鍵太小不容

37、易操作，然而在這些功能之下，那個缺點不足掛齒。 59.即使貴一點，對電腦處理的投資也要在所不惜 最近市面上電腦的價格急速降低，有許多人除了文書處理機外，還在家里自備傳真機、電腦等家庭辦公設備，以期提高工作與學習的效率。 只要能夠運用自如，對電腦設備的投資，絕對是值得的。 溝通促效法 1.站著開會也能提高開會效率 一般講來，大伙兒大概都認定開會一定要坐著開，事實上，偶而站著開會也是個專門好的方法。站著講話，會產生要盡快把話講完的心理作用，令精神集中，專門快就能夠獲得結論，問題一下子就決定了。因此相對而言，那種又臭又長的會議，只是白費時刻而已。目前也有相當多的企業采納這種方法。 2.除了通訊錄之外

38、，也要編制“人才錄” 任何人都有通訊錄，只是除了通訊錄之外，最好還編制一本“人才錄”，專門記載詳細的個人資料。 在人才錄上，包括姓名欄全部有十二個項目，詳細記錄個人的專長、特征、學歷背景等等，因此在求才的時候，特不方便。 “人才錄”可用硬紙板做成，并用釘針外皮裝訂成冊。 3.與人會面選在書店最適合 與人會面時，假如對方沒有不便之處，你能夠利用書店做為會面的地點，同時特不指定大書店中你所喜愛的專柜為會面處。在等人的時刻中，也能夠用來收集信息，一點也不白費時刻。 假如比約定的時刻早到，就能夠看看雜志或自己喜愛的書，以吸取信息，即使對方遲到，也可有意義地打發時刻。只要稍加用心，等人時刻就能夠變成充實

39、、有意義的時刻，而且大書店目標專門容易找，能夠講是最適當的會面場所。 4.名片的整理 在整理通訊錄時，可采納一般的方法，按照姓氏來排列。只是名片方面，就不用要那個方法，而是要分成工作、公司等幾個項目來整理。 如此，即使一下子想不起對方的姓名，只要明白對方是“A公司的職員”，認真找找A公司那一份就能夠，此起按姓氏排列，那個方法更容易檢索。 此外，整理名片時，不要把名片放在名片盒里，要放在名片簿中，如此較容易翻閱找尋。 5.在“工作手冊”上詳細記錄零散信息 出門辦點小事，卻不巧趕上擁擠時刻，結果白白等了半個多鐘頭，這種情況經常會發生，只是平常不太會感受到，事實上這些白費掉的時刻，一累積起來，也是相

40、當可觀的。 因此，為了防止這種無謂的白費，連乍看之下專門可笑的瑣碎信息，最好也記在“工作手冊”上，比如郵局在哪一天哪個時刻人最少，或是哪個窗口辦事速度最快，將這些具體的信息記在手冊上，辦起事來將更為方便、迅速。 6開會時刻要加上尾數，以防止遲到 召集會議時，假如把時刻訂在“一點”、“兩點”，一定會有人遲到。這種幾點“整”的時刻，大都會令人感受這只是個概括性的標準，專門容易漫不經心的珊珊來遲。 因此，你盡可能在開會時刻加上尾數，如“一點十五分”，如此一來，會令人心生不明白：“那個時刻是不是具有什么特不意義?”因而產生極高的興致，如此會議就能準時開始。 7趕忙在收到的名片上寫“當事人”的資料 對商

41、界人士而言，交換名片大概是不可缺少的“儀式”。從初次見到的人手中所收到的名片，不要隨便亂放，應整理得有條不紊，日后將成為寶貴的個人資料來源。 當與人交換名片后，你能夠立即在對方的名片上書寫他的專長、興趣、資歷等等，這么一來，要找人才就輕松多了。要緊的是，為方便日后利用，先在名片上多加幾個字，這一點是特不重要的。 8與沒有時刻觀念的人約會時，可接著安排另一個約會 約會老是遲到，沒有時刻觀念的人，大多在情況已告一段落之后，仍喋喋不休地講個沒完，即使是情況已談完，他們也無意離開，仍興致勃勃地預備暢談一番。在與這種沒有時刻觀念的人約會時，你可接著又安排另一個約會，同時事前聲明：“我兩點十五分有約會，我

42、早一點在一點四十分見面吧”! 這么一來，幾乎所有的人都會準時赴約，由于時刻有限，會面得以快速地進行。從第二個意義上來講，又可防止時刻的白費。 9與公司主管會面時，在對方名片上書寫秘書小姐的芳名 當你與公司董事高級主管交換名片時，你能夠請教對方專任秘書的芳名，趁著經歷猶新，立即寫在收到的名片上。 因為在與這種高階層人物聯絡時，他們不可能會親自接電話，通常都通過秘書轉接，假如事先曉得秘書的芳名，聯絡起來自然會順利多了，而且，借此博得秘書小姐的好印象，對日后的工作自是大有益處。 10名片上除“個人資料外”，另記錄其他資料以加深印象 除了“個人資料”之外，你還可在收到的名片上，書寫種種資料，比如一般的

43、“見面日期”、“見面場所”、“介紹人”、“會談要事”等等，此外出身地和外表特征，也都盡可能地寫下來。因此，這些差不多上人才錄上的寶貴資料，同時借此加深對他人的印象，即使是專門久不見的人，只要看看名片，腦海中就能夠出現鮮亮的印象。 最好在交換名片的當天，就把這些資料全寫上去，以免日久忘懷。 11牢記女職員的生日 整體工作能不能順利進行，關鍵多半在于女性職員，大概每家公司差不多上如此。即使復印一張文件，小姐們肯不肯盡心幫忙，都會阻礙到工作效率與工作成果，因此專門多人對女性職員都特不用心。基于此點最好的方法是記住小姐們的生日，在當天送她們一張生日卡。以小小一張卡片，向她們表示感謝，就算她們平日對你有

44、什么不滿，也會一筆勾銷。 12. 通訊錄要采納活頁卡片，以便插換追加 通訊錄最好是采納活頁式卡片，這種活頁式通訊錄，一張卡片上只登記一個人，因此不管對方搬了幾次家，改來改去都不怕沒地點可寫，換新卡片也是專門簡單。 此外，還可依照情況的需要，隨意插換追加。舉例來講，假如“陳大”的后面是“林二”，有一天又認識一個姓“陳三”的人，舊式通訊錄一定追加在最后一頁，然而這種活頁式的通訊錄，就可潔凈利落地把“陳三”插在“陳大”與“林二”之間。 13.賀年卡上的“最新動態”，要立即轉記到人才錄上 最近賀年卡上的賀辭大部分差不多上印刷的，頂多在最后一、兩行自己再添上幾句話，有時候，也會順便寫上個人的最新動態，比

45、如換工作、買房子搬家、通知結婚、添丁報喜等等。 對這些賀年卡上的新信息，你必須認真篩選，將必要的轉記到“人才錄”中當事人的卡片上。這些差不多上人才信息的基礎資料，假如遺漏對方搬家的通知，以致于失去聯絡，于公于私，都無法再進展下去。 14.個人動態的原始資料，要保存一定期間 只要一收到告知搬家、結婚、添丁、死亡等等有關生活變化的書信或明信片，你可將其轉記到“人才錄”的卡片上。 至于那些信件，則收到盒子里保存一定期間，因為假如立立即原始資料丟棄，就無法對比“人才錄”上的記錄有無錯誤，以致于經常發生陰錯陽差的現象。為了防止誤認或筆誤，最好將原始資料保存一定的期間。 15.借著人才錄的關心，即使多年不

46、見的人，也能談得專門融洽 “人才錄”是人際關系網中個人資料的檔案，其中設有種種項目，比如“姓名欄”、“姓氏索引”、“性不欄”、“出生年月日欄”、“會面欄”、“學歷欄”、“職業欄”、“籍貫欄”、“服務地點欄”、“現在通訊處欄”、“家庭欄”、“備考欄”等等 因此，即使與多年不見的人會面，只要事先查看一下人才錄上的資料，就可明白對方現在在哪家公司哪個單位擔任什么職務、家里有幾個人、結婚紀念日是哪一天，借此彼此可不能感到陌生，能專門快地熟識起來，相談甚歡。 16采納名片大小的卡片做通訊錄，十分方便 采納名片大小的卡片做活頁式的通訊錄的方法是，將卡片從上到下分成四行，第一行寫家庭的郵遞區號、地址、電話號

47、碼，第二行寫公司的郵遞區號、地址、電話號碼、傳真機號碼，第三行寫公司名稱、單位名稱、職銜，第四行寫人名或是團體名。 這些資料一目了然，能夠講是效率專門高的通訊錄。市售的通訊錄大部分都太小，不像這種自制的通訊錄具有充分的填寫空位。 17.人才錄要以拼音字母加以細致分類字母區分 活頁卡片人才錄上的索引欄，并不是按現成格式大略地以姓氏分類，而是取其人姓名的前三個字音，填入索引欄。以“林達新”來講，你可在卡片的右上角，寫上“L、D、X”三個字，如此一來，在L區之中，還可按1、2、3、4的順序，加以細分化。(或者，亦可在L之后以男、女行業、地域區分)因而得以縮短找尋的時刻，專門快找到自己所要的資料。 盡

48、管找一個人省不了多少時刻，然而在找專門多人的情況下，效率可就大有不同。 18.“記號式”通訊錄，可提高工作效率 為了在交待秘書寄賀年卡、問候卡之時省去一一勾名單的苦惱，你能夠先在通訊錄上加“”、“”、“”、“”等等記號。“”表示每年寄卡片的人，“”表示已寄了好幾年卻一直沒回函暫且予以保留的人，而“”表示不寄也無所謂的人，此外，“”表示目前不在國內的人。 將寄卡片的工作交待屬下去辦，假如采納“記號式”通訊錄，那么受命的人就能夠順利進行工作。 19.先將通訊錄復印下來，以便進行核對賀年卡的工作 假如你所在單位每年要寄發好幾千封的賀年卡與問候卡，如此龐大的數量，專門容易發生漏寄的失誤，因此最好的方法

49、是先將通訊錄復印下來，以便進行核對賀年卡的工作。 先將通訊錄的姓名欄全部復印下來，把復印名單放在手邊，寫完卡片后再用橡皮章在名單上蓋章，以表示寫過。這時期的工作，你可全部交給秘書去做。你只要在卡片上親筆加上幾句話，同時在先前的復印名單上，再蓋個章，以表示確認無誤。如此一來，就可不能發生漏寄的情形。 20.核對寄發賀年卡名單的橡皮章，可用“已處理”印HT5”，5SS你單位在假如核對寄發賀年卡的名單上，蓋上“已發理”印，就能夠防止漏寄的失誤，而且，最好是采納不打印臺的橡皮章。假如用筆勾記號，其記號的大小與位置專門難統一，確認時專門容易發生眼睛疲勞等負面現象。依舊采納市售大小統一的橡皮章比較快。 2

50、1.賀年卡已差不多都收到了，就開始做整理 假如收到沒有寄卡片給他的人所寄來的卡片，一般都會立即再補寄一張，因此，過了正月初七之后，依舊經常會收到卡片。等賀年卡已收齊，就可將全部的卡片加以整理。 以姓氏拼音字母將全部的卡片重新排列，然后依照通訊錄復印名單，查出沒有寄卡片給他的人，有必要的話，再補寄一張給他。先前因搬家地址不明以至于沒有寄卡片給他的人，假如收到他所寄來的卡片，就要將其新地址轉記通訊錄上。 22.日期章蓋在寫有寄件人姓名的那面 一年之中，也許你會收到專門多專門多的信件，因此，收到時若不行好整理，最后就會亂成一堆，陷入無法整理的狀態。 最好的方法是，當天收到的郵件都蓋上日期章，而且，一

51、律蓋在寫有寄件人地址、姓名的那一面，如此不管寄件人的地址、姓名是寫在正面或背面，一眼就能夠明白收件日期與寄件人姓名，事后就能順利的進行分類工作。 23. 以“請問你有何貴事?”這句話會打斷廢話太多的電話 在最忙碌的當兒，有人打電話來講了一大堆廢話，不由令人暗暗著急，大概專門多人都有過這種經驗。 在這種情況之下，最好的方法是以“請問你有何貴事?”來打斷對方的話頭，以便趕快進入主題。視情況而定，也能夠講：“我現在有客人，有事請直講。”幾句話就把情況解決。如此或許有些不客氣，只是，假如一通電話要白費數秒到數分鐘的時刻，長時刻累積下來，也是相當可觀的，因此，應盡量減少這種不必要的時刻白費。 24.應付

52、長舌的妙法HT5”，5SS在那個世界上，有種舌頭特不長的人，正事談完了依舊喋喋不休地講個不停。在這種會談之中，有時也會意外地獵取有用的信息。但是，如有急事因此不能把寶貴的時刻白費在談天上。 在與長舌的人會面時，你應該依照情況決定“結束會談的時刻”，并先在手表上設定時刻。等到手表響起，你就講：“實在專門抱歉，我另外有急事。”借此結束會談。以這種方法來打斷談話，對方也能夠同意。讓定時表講出有口難言的“逐客令”。 25.與客戶面談時，請他帶份備忘錄前來 當客戶要約你面談時，你最好要求對方盡可能帶一份重點備忘錄前來面談，因為，即使腦海中專門清晰情況的始末，一旦實際用口講出來，依舊會有專門多不清晰的問題

53、所在。 請客戶先大略整理一下要點，比如某月某日發生了什么事，牽涉到繼承問題的家屬、親戚等等，如此就能專門快了解客戶的情況，得以省下相當的時刻。請對方盡可能帶一份重點備忘錄前來會談，可講是有效與人會談的要訣。 26.選擇下午時刻與人會談 與人會談時，有時要遷就對方的方便，只是，你最好依舊盡可能約定下午的時刻，因為如此能夠幸免占用有效利用的時刻。 上午是開始一天工作的時段，指示秘書打字、回信，打電話聯絡要事等等，這些情況假如都在上午交待好，下午的工作就能專門快完成加以檢查，可達到專門高的工作效率。 而且，一上午埋頭于桌上作業，到了下午多少會感到有點疲乏，在那個時候與人會面，正好能夠轉換一下心情。

54、27.事先訂好會議開始與結束的時刻 在召集會議時，最好先決定會議開始與結束的時刻，并通知開會的人員，因為先定下結束時刻，會使參加人員產生用心開會的意識，有一掃松懈氣氛的功效。這確實是心理學上所講的“截止效果”。舉例來講，因為入學考試每堂只考一小時，考生為在限時內寫完考卷，就會集中全副心神用心作答。將這原理應用到會議上，就可不能白費時刻與精力。 28.預先通知參加開會的人，會議是逾時不候的 不管做任何事，總有人不守時。比如講兩點開會，就有人到了兩點十分左右才珊珊而來。假如等到遲到者全來了之后才開始開會，等于使其他準時而來的人都損失十分鐘，造成時刻大量的白費。 因此在通知開會時刻時，清晰表示會議是

55、逾時不候的，如此，即使參加人員還未到齊就準時開會，遲到的人也無話可講，而且下次也不敢再遲到了。29開會前要求提案者預備書面報告 馬拉松會議的緣故，都在于事先預備得不夠周全。沒有審議議題內容的時刻，在會場中被要求立即講出結論，任何人都只有瞠目以對的份兒，因此在沉默中白費許多時刻。基于這些，會議的召集人最好事先預備“議題”、“問題要點”、“對策”等等用紙，預先要求提案者提出報告，并將其復印分發給每個人，如此每個問題、觀念都一目了然，自能提高會議的效率。 30.對上司做工作報告時，要先打好腹稿HT5”，5SS在對人傳達要事時，若不先整理出條理，就冒然開口，往往都不得要領。尤其是對上司做工作報告，講話

56、結結巴巴，不只白費時刻，更會令上司感到不耐煩，而阻礙到對自己工作能力的評價。 不只是對自己的同事，連對自己家人也是一樣，都要“先想好要講的話，才把人叫過來。”而且開口時，要先從結論講起，如此，對方就會明白談話重點所在，不但可不能白費時刻，也比較可不能發生誤會。 31.好的工作程序要記入工作手冊，使新進者也能應用 在做一件工作時，往往必須多方摸索嘗試，只是，在嘗試的過程中，即使發覺新的方法，一旦完成這件工作，有時也會忘了那個妙法，因此，所造成的時刻白費無法可能。 因此，在你所在單位中，假如有人發覺效率良好的工作方法，都要記入“工作手冊”中，如此那個工作經驗就不再為發覺者所獨有，而且，任何人只要照

57、章行事，一定能夠順利無誤地完成工作。 32.“有用工作手冊”來自以往的工作經驗 不管期望做得多么完整，“工作手冊”一定會有所遺漏。一種文件寫法盡管已考慮到種種狀況，但為了對應特不的情況，就必須采取相應的做法。因此明知不夠完整，依舊編制工作手冊，將其當成“試金石”。一旦工作上發生困擾的問題，就趕忙追加、修正工作手冊的內容。如此日積月累就能完成一本“有用工作手冊”，任何狀況發生都能從中找到最有效率的解決方法。 33.多關懷女職員，托以重任 以相當的敬意與關懷，來對待共事的女職員是必要的。除了前面提過的生日卡之外，在她們加班工作十分疲累之際，你能夠適時地予以嘉勉慰問，或是與她們談談私人的苦惱，給予一

58、點建議與關心。 平日就如此對待女職員，在意想不到的時刻就會得到對方大力相助，比如講臨時有急事，對方主動承擔下來，專門快就完成工作。不管如何，只要獲得女性職員的支持，萬事都會有所依靠。 34.交待工作時，先講明做法與意圖 譬如，在交待秘書訂車票時，你不能講：“幫我訂購某月某日某號的訂位車票。”你最好這么講：“我要在某月某日幾點之前到達，請為我訂購訂位車票。” 若往常者的講法，一旦客滿，秘書會講：“差不多沒座位了。”一句話就了結了，但是若以后者的講法傳達自己的意圖，她就會問：“您需要的訂位已沒有，其它車廂的座位能夠嗎?” 得以靈活的應變處理。在交待工作時，若將意圖與做法講明清晰，就能迅速無誤地完成

59、工作。 35.想明白交待工作的結果，必須先聲明 交待屬下辦件事，等了好久都不見回復，一問起來，才回答講：“我打算待會兒去向你報告。”這種情況經常可見。為了幸免這種“失誤”，假如想盡快明白交辦工作的結果，你可事先講明。這么一來，即使還有其他情況要辦，受托者也會趕忙報告工作結果，省得心煩氣噪苦苦等候。如此多叮嚀一句，不但能夠防止白費時刻，且能提高工作效率。 36.午休是交換信息的黃金時段HT5”，5SS假如你利用午休時刻，積極與不同行業的朋友會面，和他們邊吃飯，邊談天，其樂融融。 如此借機與不同行業的人碰面，能夠獲得各種信息與知識，特不新奇有味。與專門久不見的朋友在一起談天，有時會自其中獲得意想不

60、到的靈感。這是種寶貴的人際關系，也是十分重要的信息網。 想鄭重其事地與朋友見個面，彼現在間往往專門難配合，只是，假如選擇午餐時刻，彼此都比較容易排出時刻來。 37.中午與人會餐時，必須先向餐廳訂位 午餐時刻是與不同行業的朋友，邊吃飯邊交換信息的絕好機會。只是，由于一般公司的午休時刻頂多只有一小時，假如在等人與選擇餐廳上白費太多時刻，不用講吃飯就連講話也沒有多少時刻。 因此，假如你與朋友預備午餐約會，最好先定位。而且，雙方都稍早離開辦公室，就得以充分利用午餐時刻，從容不迫地享受會餐的樂趣。如此，彼此都能夠完全地活用人際關系網。 38.午餐時刻錯開一小時，就有充裕的時刻 一般公司的午休時刻，差不多