1、公司文件管理制度10 總則為減少發(fā)文文數(shù)量，提提高辦文文速度和和發(fā)文質(zhì)質(zhì)量，充充分發(fā)揮揮文件在在各項工工作中的的指導(dǎo)作作用，特特制訂本本制度。20 文文件管理理內(nèi)容主主要包括括：上級級函、電電、來文文，同級級函、電電、來文文，本公公司上報報下發(fā)的的各種文文件、資資料。按按照分工工的原則則，全公公司各類類文件由由辦公室室歸口管管理。30 收收文的管管理31 公公文的簽簽收3111 凡來來公司公公啟文件件（除公公司領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)訂啟的的外）均均由收發(fā)發(fā)員登記記簽收（由由上級或或郵電局局機(jī)要通通訊員直直送機(jī)要要室的機(jī)機(jī)要文件件除外）后后分別交交辦公室室機(jī)要秘秘書拆封封。在簽簽收和拆拆封時，收收發(fā)員和和機(jī)要秘

2、秘書均要要注意檢檢查封口口和郵戳戳。對于于口和郵郵票撕毀毀函件應(yīng)應(yīng)查明原原因，對對密件開開口和國國外信函函郵票被被撕應(yīng)拒拒絕簽收收。3122 對上上級機(jī)要要部門發(fā)發(fā)來的文文件，要要進(jìn)行信信封、文文件、文文號、機(jī)機(jī)要編號號的“四對口口”核定，如如果其中中一項不不對口，應(yīng)應(yīng)立即報報告上級級機(jī)要部部門，并并登記差差錯文件件的文號號。32 公公文的編編號保管管3211 辦公公室文書書對上級級來文拆拆封后應(yīng)應(yīng)及時附附上“文件處處理傳閱閱單”，并分分類登記記編號、保保管。須須由公司司承辦或或歸檔的的公司領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)親啟啟文件，公公司領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)啟封后后，也應(yīng)應(yīng)交辦公公室辦理理正常手手續(xù)。3222 本公公司外出出人員開

3、開會帶回回的文件件及資料料應(yīng)及時時分別送送交辦公公室文書書進(jìn)行登登記編號號保管，不不得個人人保存。33 公公文的閱閱批與分分轉(zhuǎn)3311 凡正正式文件件均需分分別由辦辦公室主主任（或或副主任任）根據(jù)據(jù)文件內(nèi)內(nèi)容和性性質(zhì)閱簽簽后，由由機(jī)要秘秘書分送送承辦部部門閱辦辦，重要要文件應(yīng)應(yīng)呈送公公司領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)（或分分管領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)）親自自閱批后后分送承承辦部門門閱辦。為為避免文文件積壓壓誤事，一一般應(yīng)在在當(dāng)天閱閱簽完，緊緊急文件件要月即即辦。3322 一般般函、電電、單據(jù)據(jù)等，分分別由辦辦公室機(jī)機(jī)要秘書書直接分分轉(zhuǎn)處理理。如涉涉及幾個個單位會會辦的文文件，應(yīng)應(yīng)同主辦辦單位聯(lián)聯(lián)系后再再分轉(zhuǎn)處處理。3333 為加加速文

4、件件運(yùn)轉(zhuǎn)，機(jī)機(jī)要秘書書應(yīng)在當(dāng)當(dāng)天或第第二天將將文件送送到公司司領(lǐng)導(dǎo)和和承辦部部門，如如關(guān)系到到兩個以以上業(yè)務(wù)務(wù)部門，應(yīng)應(yīng)按批示示次序依依次傳閱閱，最遲遲不得超超過2天天（特殊殊情況例例外）。34 文文件的傳傳閱與催催辦3411 傳閱閱文件應(yīng)應(yīng)嚴(yán)格遵遵守傳閱閱范圍和和保密規(guī)規(guī)定，不不得將有有密級的的文件帶帶回家、宿宿舍或公公共場所所，也不不得將文文件轉(zhuǎn)借借其他人人閱看。對對尚未傳傳達(dá)的文文件不得得向外泄泄露內(nèi)容容。3422 閱讀讀文件應(yīng)應(yīng)抓緊時時間，當(dāng)當(dāng)天閱完完后應(yīng)在在下班前前將文件件交機(jī)要要室，閱閱批文件件一般不不得超過過2天，閱閱后應(yīng)簽簽名以示示負(fù)責(zé)。如如有領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)“批示”、“擬辦意意見”，辦

5、公公室應(yīng)責(zé)責(zé)成有關(guān)關(guān)部門和和人員按按文件所所提要求求和領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)批示辦辦理有關(guān)關(guān)事宜。3433 閱文文時不得得抄錄全全文，不不得任意意取走文文件夾內(nèi)內(nèi)任何文文件及附附件，如如確系工工作需要要，要辦辦理借閱閱手續(xù)，以以防止丟丟失泄密密。3444 文件件閱完后后，應(yīng)送送交辦公公室機(jī)要要秘書，切切忌橫傳傳。3455 辦公公室機(jī)要要秘書對對文件負(fù)負(fù)有催辦辦檢查督督促的責(zé)責(zé)任，承承辦部門門接到文文件、函函電應(yīng)立立即指定定專人辦辦理。不不得將文文件壓放放分散，如如需備查查，應(yīng)按按照有關(guān)關(guān)保密規(guī)規(guī)定，并并征得辦辦公室同同意后，予予以復(fù)印印或摘抄抄，原件件應(yīng)及時時歸檔周周轉(zhuǎn)。3466 按照照閱文范范圍，離離、退休

6、休干部，一一般由有有關(guān)部門門定期組組織學(xué)習(xí)習(xí)有關(guān)文文件，或或由辦公公室機(jī)要要室通知知到機(jī)要要室閱文文。收文檢查編號閱批傳閱歸檔收文檢查編號閱批傳閱歸檔公啟文件上級文件信封文件文號編號文件處理傳閱單主管領(lǐng)導(dǎo)審閱承辦部門閱辦批 示擬辦意見簽 名收回保管40 發(fā)發(fā)文的管管理41 發(fā)發(fā)文的規(guī)規(guī)定4111 全公公司上報報下發(fā)正正式文件件的權(quán)力力集中于于公司，各各群眾團(tuán)團(tuán)體和部部門一律律不得自自行向上上、向下下發(fā)送正正式文件件。4122 各群群眾團(tuán)體體、部門門需要向向上反映映匯報重重要情況況或向下下安排布布置重要要工作要要求發(fā)文文應(yīng)向公公司提出出發(fā)文申申請，并并將文件件底稿交交廠辦審審核。公公司同意意發(fā)文

7、，則則由公司司按機(jī)構(gòu)構(gòu)設(shè)置與與業(yè)務(wù)分分工統(tǒng)一一歸口以以公司字發(fā)文文。4133 對全全公司影影響較大大，涉及及兩個以以上公司司領(lǐng)導(dǎo)分分管范圍圍的文件件，須由由經(jīng)理批批準(zhǔn)簽發(fā)發(fā)。其余余文件均均由分管管公司領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)準(zhǔn)簽發(fā)。42 發(fā)發(fā)文的范范圍4211 凡是是以公司司名義發(fā)發(fā)出的文文件、通通知、決決定、決決議、請請示、報報告、編編寫的會會議紀(jì)要要和會議議簡報，均均屬發(fā)文文范圍。4222 公司司下發(fā)文文件主要要用于： 公布公公司規(guī)章章制度； 轉(zhuǎn)發(fā)上上級文件件或根據(jù)據(jù)上級文文件精神神制訂的的公司文文件； 公布公公司體制制機(jī)構(gòu)變變動或干干部任免免事項； 公布公公司性的的重大開開發(fā)、項項目、經(jīng)經(jīng)營管理理、政

8、治治工作、生生活福利利等工作作的決定定； 發(fā)布有有關(guān)獎懲懲決定和和通報； 其他有有關(guān)公司司的重大大事項。4233 公司司上行文文、外發(fā)發(fā)文主要要用于： 對上級級機(jī)關(guān)呈呈報工作作計劃、請請示報告告、處理理決定； 同兄弟弟單位聯(lián)聯(lián)系有關(guān)關(guān)公司重重大開發(fā)發(fā)項目、人人事勞資資、物資資供應(yīng)、科科研、基基建、經(jīng)經(jīng)營管理理等事宜宜。4244 在公公司日常常項目開開發(fā)和經(jīng)經(jīng)營管理理中，有有關(guān)圖紙紙、技術(shù)術(shù)文件、工工藝修改改、審批批工作、安安排部署署、傳達(dá)達(dá)上級指指示等事事項，應(yīng)應(yīng)按有關(guān)關(guān)制度辦辦理，經(jīng)經(jīng)分管公公司領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)批準(zhǔn)后后，由主主管業(yè)務(wù)務(wù)部門書書面或口口頭通知知執(zhí)行，一一般不用用公司文文件發(fā)布布。4255

9、 凡各各業(yè)務(wù)部部門如開開專題會會議所作作的決定定，一般般都不應(yīng)應(yīng)發(fā)文，不不備查考考，可以以簡寫名名義用工工作簡訊訊發(fā)會會議紀(jì)要要。4266 各業(yè)業(yè)務(wù)部門門與外單單位發(fā)生生的一般般業(yè)務(wù)聯(lián)聯(lián)系，可可用各簡簡寫的名名義對外外發(fā)函（應(yīng)應(yīng)各自編編號備查查），不不用公司司名義發(fā)發(fā)文。50 文文件的立立卷與歸歸檔51 文文件的歸歸檔范圍圍5111 凡下下列文件件統(tǒng)一分分別由兩兩辦負(fù)責(zé)責(zé)歸檔： 上級機(jī)機(jī)關(guān)來文文，包括括上級對對公司報報告、申申請的批批復(fù)； 公司發(fā)發(fā)出的報報告、指指示、決決定、決決議、通通報、紀(jì)紀(jì)要、重重要通知知、工作作總結(jié)、領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言言和生產(chǎn)產(chǎn)經(jīng)營工工作的種種類計劃劃統(tǒng)計、季季度、年年度報表表

10、等； 經(jīng)理辦辦公室、總總務(wù)會、公公司管理理委員會會、中層層干部會會以及各各種專業(yè)業(yè)例會記記錄； 公司一一級組織織召開的的代表大大會所形形成的報報告、總總結(jié)、決決議、發(fā)發(fā)言、簡簡報、會會議記錄錄等； 有保存存價值的的人民來來信，來來訪記錄錄及處理理結(jié)果； 參加上上級召開開的各種種會議帶帶回的文文件、資資料及本本公司在在會上匯匯報發(fā)言言材料等等； 上級機(jī)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)同志來來公司檢檢查視察察工作的的報告、指指示記錄錄，以及及公司向向上級進(jìn)進(jìn)行匯報報的提綱綱和材料料； 反映公公司生產(chǎn)產(chǎn)、經(jīng)營營活動、先先進(jìn)人物物事跡及及公司領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)工作作等的音音像攝制制品； 公司日日志和大大事記； 公司向向上級請請求批復(fù)復(fù)

11、的文件件及上報報的有關(guān)關(guān)材料。5122 業(yè)務(wù)務(wù)部門、各各群眾團(tuán)團(tuán)體日常常工作中中形成的的活動資資料，由由各業(yè)務(wù)務(wù)科室、群群眾團(tuán)體體負(fù)責(zé)立立卷歸檔檔。52 立立卷要求求5211 文件件立卷應(yīng)應(yīng)按照內(nèi)內(nèi)容、名名稱、作作者、時時間順序序，分門門別類地地進(jìn)行整整理歸檔檔。5222 立卷卷時，要要求把文文件的批批復(fù)、正正本、底底稿、主主件、附附件收集集齊全，保保持文件件、材料料的完整整性。5233 要堅堅持平時時立卷與與年終立立卷歸檔檔相結(jié)合合的原則則。重要要工作、重重要會議議形成的的文件材材料，要要及時立立卷歸檔檔。5244 上年年度形成成的文件件材料，要要求在下下年度55月份以以前整理理完。66月份正正式向檔檔案館（室室）移交交，清單單一式兩兩份（接接交單位位各留存存一份備備查）。60 文文件的銷銷毀61 對對于多余余、重復(fù)復(fù)、過時時和無保保存價值值的文件件，公司司機(jī)要室室應(yīng)定期期清理造造冊，并并按上級級有關(guān)規(guī)規(guī)定，辦辦理申請請銷毀手手續(xù)。6