1、檔案管理操作規(guī)程一、檔案的編號1、公司、管理處編號 公司 編號為：SW 管理處 編號為：GLCH*2、部門編號 辦公室 編號為：BG 財務部 編號為：CW 市場部 編號為：SC 管理部 編號為：GL 管理處 編號為：GLCH3、年份編號 引用年份序號2001、2002、2003。4、檔案的分類 按物業(yè)管理公司的組織機構劃分，全宗可分為以下幾類： 黨群、行政、人事類； 財務類、 工程類、 公共事務類、 經(jīng)營開發(fā)類。二、文件收發(fā)1、公司辦公室負責收文并按來文單位分類登記、編號，送公司經(jīng)理批閱。公司辦公室應及時將批閱過的文件送有關部門閱辦，閱辦后及時主動地退給辦公室，嚴禁個人、部門之間自行橫傳。3、

2、文件傳閱后及時分類歸檔，定期清理，來文滿一年及時歸檔。有關部門呈上級部門的請示、報告以及外送的文件報表、合同等，由主辦部門擬稿（限用鋼筆或毛筆），部門主管簽章，公司總經(jīng)理審批，然后由公司辦公室辦理打印編號、登記、發(fā)送。各部門對外的各種材料必須送一 份辦公室備案。有關去外地參觀、學習、開會、采購等帶回的文件材料，需交公司辦公室登記， 不得自行保管。三、公司檔案借閱1、凡須借閱檔案者，應說明理由、要求、內容等。辦理借閱登記后方可查閱。2、借閱的檔案不準攜出公司或轉借他人，用后及時歸還。如繼續(xù)借閱則另辦續(xù)借手續(xù)。借用檔案 者負責安全保密，不得遺失污損。凡須將檔案借出者，必須由該部門負責人說明理由補寫

3、借條，限于一星期之內歸還；如超過一 星期，必須經(jīng)公司主管領導同意。外單位借閱檔案一律憑證明或單位介紹信，經(jīng)公司主管領導批準后，由辦公室辦理借閱手續(xù)。（只可公司內閱，不得外借）。5、如因工作需要，確需復制檔案，必須經(jīng)公司主管領導同意。四、安全保密1、檔案的密級分為絕密、機密和秘密三級。2、根據(jù)檔案材料內容和保密程度，采取不同的措施，分類加強管理。3、兼職保管員必須嚴格保證和維護檔案的安全，發(fā)現(xiàn)檔案被破壞、盜竊或遭受各種災害時，檔案 管理人員應盡最大努力予以搶救，并立即向公司領導上報，采取緊急措施。五、記錄物業(yè)管理有限公司收文登記表物業(yè)管理有限公司發(fā)文登記表檔案上交登記表物業(yè)管理有限公司檔案歸檔范

4、圍類 目基 本 范 圍黨 群 類1、上級有關黨群工作的重要指示2、本公司黨群工作專業(yè)會議記錄3、先進個人、集體評比材料4、重要來信來訪材料5、其他有保存價值的材料6、支部工作內容行 政 管 理 類1、上級有關行政事務工作的重要文件2、本公司主要職能活動的工作小結3、公司辦公會議、專業(yè)會議記錄4、公司內部機構設置、合并、撤、體制變動、更改名稱的決定、通知5、啟用、回收印章的通知及印模登記6、上級領導對公司視察、檢查形成的題詞、講話聲像等材料7、公司大事記8、公司員工出國考察、批件、請示、審批表、考察小結9、接待外賓活動安排、記錄等材料10、公司有關法律事務方面的材料11、本公司頒發(fā)的（包括與其他

5、公司聯(lián)合頒發(fā)的）決議、制度、規(guī)定、通知等12、登有本公司消息的報刊、雜志和上級刊物13、有關本公司的情況匯報及上級批復14、干部任免、招聘、調配、職稱評定材料15、干部離休 、退休的報告、批復、審批表16、工人招聘、錄用、調配、職評定材料17、員工辭退職、獎懲材料18、各類專科學校畢業(yè)生、復退軍人分配通知及介紹信存根19、公司工資調整、改革方案、計劃總結及更名20、重大工傷事故的調查、處理材料21、勞動爭議調解材料22、其他有保存價值的材料經(jīng) 營 開 發(fā) 類1、上級有關經(jīng)營決策、2、公司發(fā)展規(guī)劃、公司改革等重大經(jīng)營決策材料3、公司法人 營業(yè)執(zhí)照、申照、換照注冊全套材料4、公司更名、聯(lián)營、兼并

6、、辦三產(chǎn)全套材料5、公司計財統(tǒng)計年報6、綜合性統(tǒng)計報表及經(jīng)濟活動分析材料7、有關計財工作匯報、上級批示8、公司各種專項審計材料工 程 類1、大廈各類設施驗收檔案和交接手續(xù)2、消防驗收報告3、防范工程竣工驗收表4、共用天線及圖像監(jiān)控系統(tǒng)、公共廣播系統(tǒng)驗收報告5、水箱水質檢驗報告書（每年一次）6、電梯年檢材料（每年一次）7、配電耐壓儀器檢驗材料（每二年一次）8、主要設備運行情況記錄(原始記錄保存二年)9、設備維修、調換另配件的記錄(原始記錄保存二年)10、日保、一、二級八大系統(tǒng)的保養(yǎng)記錄(原始記錄保存一年)11、外發(fā)保養(yǎng)、改造合同及驗收報告12、二次裝潢記錄13、各類設備的臺帳會 計 類1、憑證2

7、、帳簿3、報表4、工資5、其他物業(yè)管理類1、各管理處的管理日志(每年年底裝訂成冊、編號后妥善保管。)2、各管理處對外和對業(yè)戶發(fā)放的各類通知及公布的物業(yè)管理費報表(每年年 底裝訂成冊、編號后妥善保管。)3、客史資料。4、投訴資料、包括處理經(jīng)過記錄(每年年底裝訂成冊、編號后上交辦公室)5、回訪類保安類1、突發(fā)事件的發(fā)生及處理結果2、消防器材的管理情況匯總小區(qū)檔案的建立一、檔案的建立執(zhí)行以下流程： 收集整理分類編號登記輸入電腦入柜利用檢查二、明確建檔內容，實行系統(tǒng)收集、集中管理。 1、設施、設備檔案：建筑工程資料圖紙，公用設施資料、圖紙，室外管網(wǎng)資料、圖紙，安裝、維修、運行、改造、 擴建等項目資料、

8、圖紙。 2、業(yè)戶檔案： 業(yè)主登記表，購（租）房合同，入伙通知書、證件、業(yè)主公約、裝修申請表、退租等資料； 3、管理檔案：文秘檔案(上級、外來文)、人事檔案(員工登記表、身份證復印件、勞動手冊必須印有協(xié)保兩字、下崗證明)、財務檔案和小區(qū)榮譽檔案。管理處管理日志；對外或業(yè)戶發(fā)放的各類通知及公布的物業(yè)管理費；投訴資料等。 4、其它檔案。三、建檔要求：制度化、標準化、電腦化。各管理處檔案收集、上交內容發(fā)展商提供的資料1 產(chǎn)權資料 項目批準文件、用地批準文件、建筑執(zhí)照、拆遷安置資料 產(chǎn)權證、小區(qū)各類設施驗收檔案和交接手續(xù)等。2 技術資料 規(guī)劃圖、竣工圖、總平面圖、綠化規(guī)劃圖、消防、附屬工程及地下管網(wǎng)竣工

9、圖、驗收圖 綠化規(guī)劃圖、電梯使用證、電梯運行許可證、地質勘測報告、工程合同、開、竣工報告 工程概預決算、圖紙會審記錄、工程設計變更通知及技術核定單（包括質量事故處理記錄） 隱蔽工程驗收鑒證、沉降觀察記錄、竣工驗收證明書、建材、水泥等主要材料的質量保證書 新材料、構配件的鑒定合格證書、水電、衛(wèi)生間、電梯等設備的檢驗合格證書、供水的試壓報告 砂漿、混凝土試塊試壓報告、綠化工程竣工圖及相關資料、消防驗收報告及防范工程竣工驗收表 電梯運行許可證、使用證、 其他技術資料(設備清單、安裝調試記錄、使用注意事項、證明、質保書和保養(yǎng)書)二、管理處建立的資料1 物業(yè)資料 物業(yè)分戶產(chǎn)權清冊、住宅區(qū)分區(qū)資料、商業(yè)網(wǎng)

10、點資料、娛樂設施資料、綜合治理責任書2 住戶資料 入住通知書、裝修管理資料、住戶手冊、家庭人員檔案、住戶情況登記表3 日常管理資料保潔管理資料 日常巡查記錄、綠化養(yǎng)護記錄年終匯總成表格上交公司(包括綠化品種、養(yǎng)護情況登記)保安管理資料 日常巡檢記錄、交接班記錄、值班記錄、物資搬運記錄、緊急事件處理隨時匯總上交公司 車輛管理、夜間查崗記錄、閉路監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶出租房屋資料年終匯總成表格上交公司 出租屋租賃許可證、承租人資料年終匯總成表格上交公司車輛管理檔案 車輛詳細資料、車輛使用協(xié)議裝修管理檔案 裝修申請表（附圖紙）、裝修工程隊安全責任書、臨時施工人員登記表、施工單位營業(yè)執(zhí)照工程返修檔案 工程返修

11、申請表維修服務檔案 維修服務登記表、家庭服務協(xié)議書、維修服務回訪記錄收費管理檔案年終匯總成表格上交公司 收費明細表及匯總表年終裝訂成冊、編號后上交公司、 每季度管理費收支公布單年終裝訂成冊、編號后上交公司 委托銀行代收款協(xié)議書 向業(yè)戶公布物業(yè)管理費年終裝訂成冊、編號后上交公司設備管理檔案 各類公用設施保養(yǎng)維修記錄年終裝訂成冊、編號后上交公司 各項機電設備保養(yǎng)維修及運行記錄年終裝訂成冊、編號后上交公司 設備分承保方維修及運行記錄、設備檢查記錄、電梯年檢報告、水箱清洗記錄、水質驗收報告 二次供水記錄、消防驗收報告、設備設施維修保養(yǎng)的外發(fā)包合同、協(xié)議隨時上交公司社區(qū)文化檔案 各項活動計劃及實施記錄年終匯總成表格上交公司 圖片及錄象、 新聞媒體報道剪集隨時上交公司、住戶反饋意見及各項建議住戶意見調查、統(tǒng)計記錄年終裝訂成冊、編號后上交公司。服務質量回訪記錄年終裝訂成冊、編號后上交公司。住戶投訴及處理結果年終裝訂成冊、編號后上交公司。員工管理檔案公司負責 員工個人詳細資料、 員工業(yè)績考核記錄年終裝訂成冊、編號后上交公司； 員工內務管理檢查記錄培訓檔案 各項培訓計劃及實施記錄年終裝訂成冊、編號后上交公司。