1、第二章 辦公室日常事務管理一、辦公環(huán)境管理二、接打電話三、領導活動安排四、印信管理五、值班工作辦公室日常事務管理第1頁一、辦公環(huán)境管理1、辦公環(huán)境管理含義與作用2、辦公室環(huán)境布置和管理組成辦公環(huán)境要素：空氣、光線、聲音、空間 綠化3、辦公室布局設計封閉式、開放式、公寓式普通來講，當代辦公空間由以下幾個部分組成：接待區(qū)、會議室、總經理辦公室、財務室、員工辦公區(qū)、貯藏室、茶水間等等。辦公室日常事務管理第2頁全開放式 半開放式辦公室日常事務管理第3頁辦公室日常事務管理第4頁辦公室日常事務管理第5頁辦公室日常事務管理第6頁現(xiàn)場測試：作為辦公室工作人員，你知道一個規(guī)范辦公室，基本應配置哪些辦公用具嗎？

2、辦公室日常事務管理第7頁提 示：辦公用紙： 信紙、復寫紙、備忘錄紙、問候便條、信封、筆記本和便箋。其它文具類辦公用具： 鉛筆、圓珠筆、簽字筆、鋼筆、熒光筆；橡皮擦、涂改液；墨水、膠水、紅藍印臺、紅印泥盒；裝訂機、訂書機、切紙機、計算器；訂書釘、圖釘、回形針、大頭針、紙夾、剪刀、裁紙刀、削鉛筆刀；日歷、臺歷、橡皮印章、名片盒、文件夾、文件袋、歸檔夾、檔案柜；標簽紙、透明膠紙、橡皮筋、尺，等等。 辦公室日常事務管理第8頁4、辦公室安全管理識別辦公室安全隱患辦公建筑隱患：主要指地、墻、天花板及門、窗等，如地板缺乏必要防滑辦法，離創(chuàng)辦公室前忘記關窗、鎖門等。辦公室物理環(huán)境方面隱患：如光線不足或刺眼，溫

3、度、濕度調整欠佳，噪音控制不妥等。辦公家俱方面隱患：如辦公家俱和設備等擺放不妥，阻擋通道；家俱和設備有突出棱角；櫥柜等端堆放太多東西有傾斜傾向等。辦公設備及操作中隱患：如電線磨損裸露，拖曳電話線或電線，電腦顯示器擺放不妥反光，復印機輻射，違規(guī)操作等。工作中疏忽大意人為隱患：如站在轉椅上舉放物品，女士長頭發(fā)卷進相關機器設備，復印后將保密原件遺留在復印機玻璃板上，在辦公室里抽煙，不能識別相關安全標識等。消防隱患：如亂扔煙頭，滅火設備已損壞或過時，滅火器上堆放物品，火災警報失靈等.辦公室日常事務管理第9頁防盜 在辦公大樓內應設有專門保安人員二十四小時值班。 防火 火災首重預防，電器電線應作定時檢驗，

4、以防走火跑電引發(fā)火災。 預防意外傷亡 為了預防意外傷亡事故發(fā)生，組織應向職員進行預防意外事故教育，使之平時養(yǎng)成安全工作習慣。辦公室日常事務管理第10頁二、接打電話1、接聽電話技巧與要求（1）接聽電話必須及時 （2）接聽電話首先問候并通報（3）做好電話統(tǒng)計（4）正確處理電話暫時中止 （5）學會處理不在同事電話 （6）學會處理轉接電話（7）適時結束電話（8）同時處理打進來多個電話 （9）接聽打給上司電話 辦公室日常事務管理第11頁企業(yè)電話統(tǒng)計 統(tǒng)計人：日期：年月日 時間：早晨/下午點分致：先生/女士/小姐 是否回電：是/否來電人： 先生/女士/小姐 來電人單位：來電人電話號碼：留言：辦公室日常事務

5、管理第12頁同時處理打進來多個電話1）請電話中正在交談一方稍等，告訴他另外有電話打進來2）快速接聽另一部電話，并問清對方目標，然后記下電話號碼，請其稍候，盡快回到第一部電話上來3）假如第二部電話必須由秘書接聽，而且不是三言兩語就能結束，則需對兩個電話主要程度和長途、市內等快速做出判斷，然后依序處理4）回到第一個電話時，先道歉，假如因第二個電話主要性而不得不結束第一個電話，則應向對方解釋必須要結束此次通話原因，等過后再給對方回電話辦公室日常事務管理第13頁2、打電話技巧與要求（1）盡可能選擇適當時間打電話（2）打電話前準備工作（3）準確撥號耐心等候（4）及時自我通報 （5）要求對方做好電話統(tǒng)計（

6、6）替上司撥叫電話（7）撥錯了號要及時道歉，絕不可一掛了之（8）假如通話暫時中止或受到干擾，應主動打回電話（9）利用語言技巧，及時結束冗長難對付談話辦公室日常事務管理第14頁注意事項：電話語言溝通3大特點是：聲音友好有序、態(tài)度和靄可親，言辭得體準確。要是在通話時想要打噴嚏或咳嗽，應偏過頭，掩住話筒，并說聲“對不起”。千萬不要邊打電話邊嚼口香糖或吃東西。應防止打電話時和旁邊人交談。注意不要讓房間里背景聲音干擾電話交談。假如通話中碰到線路出現(xiàn)毛病或串線，應盡快處理，并提議對方待會兒再打。這么做，可能會耽擱一點時間，但比較禮貌。辦公室日常事務管理第15頁3、領導不接電話處理（1）領導不在場（2）領導

7、無暇接電話（3）領導拒絕接電話實務演示：接打電話辦公室日常事務管理第16頁辦公室日常事務管理第17頁辦公室日常事務管理第18頁辦公室日常事務管理第19頁辦公室日常事務管理第20頁三、領導活動安排1、領導活動預安排 即預先把領導每個月、每七天、每日主要活動，在征求意見基礎上列出表格或關鍵點，經審定后印發(fā)給每個組員和相關部門。（為何要這么做？） 分月安排、周安排、日安排 注意事項：（1）服從上級領導和機關相關活動安排（2）要分輕重緩急（3）注意勞逸結合（4）隨時補充、調整辦公室日常事務管理第21頁月安排表 月份周次 4月份 5月份 6月份 第1周周一早晨總經理面試人事總監(jiān)總經理去香港與英皇企業(yè)進行

8、商務談判上六個月績效評定工作布署 第2周周五對全體員工進行辦公禮儀培訓周一早晨開董事會會議各部門自行評定 第3周企業(yè)品牌戰(zhàn)略研討會(在上海分企業(yè)召開)周三召開企業(yè)辦公會議對各部門主管進行績效評定 第4周周一傳達上海會議精神周二企業(yè)領導審看廣告片周五早晨召開部門經理會辦公室日常事務管理第22頁周安排表星期時間 星期一 星期二 星期三 星期四 星期五 8：30 部門經理例會 全體員工大會 9：00 接待瑞士投資考查團 人力總監(jiān)面試前臺秘書 部門經理會討論營銷總監(jiān)人選 10：00 總經理面試營銷總監(jiān) 11：OO 12：00 總經理聽取培訓經理匯報并共進工作餐 招待瑞士投資考查團宴會 13：00 財務

9、總監(jiān)向董事會匯報財務情況 總經理去市工業(yè)局開會 各部門會議 14：OO 總經理與法律顧問見面 瑞士投資考查團參觀企業(yè)生產區(qū) 15：00 16：00 JB項目團體會議 17：0018：00辦公室日常事務管理第23頁辦公室日常事務管理第24頁2、一些詳細領導活動安排（1）記者招待會（2）慶典活動（3）表彰頒獎會（4）談判活動（5）深入基層調研和檢驗工作了解領導外出任務、意圖、時間和地點，然后依據詳細任務考慮計劃和辦法制訂領導調查研究或檢驗工作日程表準備相關文件資料主動配合領導搞好調查研究辦公室日常事務管理第25頁實踐訓練一、實訓目標掌握時間安排標準和要求，并將之利用到實際工作安排中。二、實訓背景S

10、服裝企業(yè)位于上海陸家嘴金融貿易區(qū)，該企業(yè)上班時間為早晨8:3012:00，下午13:0016:30。逢周一例會，各部門責任人參加，到周五，秘書要為總經理草擬下周日程安排。三、實訓內容本周五總經理給秘書以下信息，請秘書用周計劃表形式表達了出來。下周一例會討論議題為：關于與廠合作事宜。下周總經理要主持本企業(yè)“優(yōu)異外來青年務工人員表彰大會”。辦公室日常事務管理第26頁下周二下午，本企業(yè)召開新產品新聞公布會（下午2:00）下周三、周四白天，總經理要參加行業(yè)協(xié)會討論會（地點：上海大廈）總經理剛接到廠電話，約請總經理下周三晚上在金貿大廈洽談業(yè)務。總經理指示，在參加洽談以前，與廠聯(lián)絡一下，要去該廠考查。（廠地點在上海金山區(qū)）企業(yè)業(yè)務經理下周來上海，要求造訪總經理，總經理同意下周安排半小時會談。總經理準備下周約本企業(yè)法律顧問商談2小時。四、實訓要求1分組制作總經理下周計劃表。2課堂交流制作計劃表，相互提出意見和提議。 辦公室日常事務管理第27頁四、印信管理1、印章種類2、印章刻制和啟用3、印章使用4、印章保管5、公章停用與銷毀6、介紹信保管和使用辦公室日常事務管理第28頁五、值班工作1、值班組織形式 專職值班室、專兼職值班室、輪番值班2、值班工作任務承接領導交辦事項 負責信息傳遞負責工作接待處理突發(fā)事件主動主動并匯報準