1、第4章 管理文檔4.1 打開文檔4.2 保留文檔4.3 保護文檔4.4 文檔字數統計習題第1頁用Word XP能夠打開與其格式兼容任何文檔，不論它是保留在當地計算機上，還是位于局域網與Internet上。假如不知道想要打開文件保留位置，能夠借助Word XP【打開】對話框設置搜索條件，查找并打開該文件。為了預防因突然掉電而丟失文檔信息，能夠設置自動保留文檔。經過設置打開與修改文件密碼，能夠有效保護文檔不受非法用戶侵害。第2頁在Word XP中，能夠打開位于當地磁盤、局域網絡和Internet上與Word XP格式兼容全部文件。為了預防打開文件被修改，能夠選擇以【只讀】或【副本】方式打開文件。4

2、.1 打開文檔第3頁與Word XP格式兼容文件包含Word XP之前版本Word文件，以及能夠經過格式轉換器在Word XP中直接打開其它格式文件。能夠直接在Word XP 中打開用Word ，97，95，6.0創建文檔，Word XP 完全支持在這些版本 Word 中創建全部數據和格式。另外，在默認情況下，Word XP自帶了大多數慣用轉換器，經過這些轉換器能夠打開WordPerfect文件、Excel 文件、Word for Macintosh文件、Works文件、Lotus 1.2.3文件和Web文件等。第4頁在Word XP中，打開文件有以下4種慣用方法： （1） 單擊【文件】菜單中

3、【打開】命令，或按組合鍵Ctrl+O。（2） 單擊慣用工具欄上【打開】按鈕。（3） 用鼠標直接雙擊Word文件圖標。（4） 單擊【文件】菜單，然后在彈出菜單底部最近使用文件清單列表中單擊要打開文件。第5頁1. 打開當地計算機上文件（1） 單擊打開按鈕，或單擊【文件】菜單中【打開】命令，或按組合鍵Ctrl+O，打開【打開】對話框。（2） 在【查找范圍】框中，單擊包含有所需文件驅動器、文件夾。（3） 在文件夾清單中，雙擊各層文件夾，直到打開包含所需文件文件夾。假如要以【只讀】或【副本】方式打開文件，先單擊要打開文件，然后再單擊【打開】對話框上右邊，然后選擇打開方式（見圖4.1）。第6頁圖4.1 指

4、定要打開文件第7頁（4） 雙擊需要打開文檔。假如要同時打開多個不連續文件，在【打開】對話框文件列表框中，先單擊其中一個文件名，然后按住Ctrl 鍵，再單擊其余文件名；假如需要打開多個相鄰文件，先單擊序列中第一個文件名，然后按住 Shift 鍵，再單擊最終文件名。第8頁2. 打開局域網或Internet上文件假如用戶計算機連入到當地局域網絡，這時能夠打開網絡上其它計算機上共享與Word XP兼容文件。假如用戶計算機已經連入到Internet，這時能夠打開Internet上共享文件。第9頁打開局域網絡或Internet上文件。（1） 打開【打開】對話框。（2） 假如要打開局域網絡上共享文件，單擊【

5、查找范圍】右邊下拉按鈕，然后單擊【網上鄰居】，雙擊想要打開文件網絡計算機，雙擊各層文件夾，直到打開包含所要打開文件共享文件夾；假如要打開Internet上文件，單擊【查找范圍】右邊下拉按鈕，然后單擊【FTP位置】，單擊想要打開文件FTP位置，雙擊各層文件夾，直到打開包含所需文件文件夾。（3） 雙擊需要打開文件。第10頁3. 在【打開】對話框中查找文件假如不知道想要打開文件確實切位置，這時能夠在【打開】對話框中設置搜索條件，查找并打開文件。在進行查找前，應該先確定要查找文件名和其所在文件夾范圍。需要查找范圍越小，計算機查找到結果越準確。查找能夠按以下幾個慣用方式進行： 按文件名，按文件類型，按包

6、含在文件中文字或字符，按與文件相關屬性，按文件最終被修改時間。第11頁在【打開】對話框中查找文件。（1） 單擊【文件】菜單中【打開】命令，或單擊慣用工具欄上打開按鈕。（2） 在【打開】對話框上，單擊按鈕，打開【工具】下拉菜單命令（見圖4.2）。（3） 單擊【查找】，打開【搜索】對話框。（4） 執行以下操作之一：第12頁圖4.2 【工具】下拉菜單命令第13頁 搜索包含指定文本文件在【基本】選項卡上（【基本】選項卡上按鈕或文字框等項目功效說明見書54頁表4.1），設定查找在其標題、內容或屬性中包含文本文件（見圖4.3）。依據一項或多項屬性搜索文件在【高級】選項卡上，輸入一個或多個搜索條件查找文件。

7、第14頁圖4.3 【基本】選項卡第15頁在 Word 中有各種保留文檔方式。可保留當前處理活動文檔，不論它是新建還是原有，可同時保留全部打開文檔，可用不一樣文件名或在不一樣位置保留活動文檔副本。假如要將文字或格式再次用于創建其它文檔，可將文檔保留為 Word模板。假如用戶與使用較早版本Word人共享文檔，同時又想確認文檔在舊版本中打開時是否一樣，能夠關閉舊版本中沒有功效。4.2 保留文檔第16頁用戶在輸入文本時候，有時會碰上突發事件而使計算機不正常關閉，如突然掉電。假如在此之前沒有對文檔進行保留，這時會丟失文檔信息。為了防止因為計算機不正常關閉而造成丟失信息事件發生，能夠設定自動保留文檔文件，

8、即設置每隔一段時間（如5分鐘），系統將自動保留文件。在設定自動保留文檔功效之前，需要將自動保留功效加載到Word中。4.2.1 設置自動保留文檔第17頁設置自動保留文件。要求自動保留文檔時間間隔為10分鐘。（1） 單擊【工具】菜單中【選項】命令，單擊【保留】標簽。（2） 選中【自動保留時間間隔】，并在其右邊“時間”框中鍵入時間，這里是10分鐘，這么每隔10分鐘系統將自動對文檔文件進行保留（見圖4.4），最終單擊【確定】。第18頁圖4.4 設置自動保留文件時間間隔對話框第19頁Office XP（其中包含Word XP、Excel XP等）提供快速保留文件功效。經過快速保留，Office 程序只

9、保留對文件更改。只保留更改文檔所花費時間比完全保留少，后者保留了完整、修改后文件。不過，完全保留所需要磁盤空間比快速保留少。當完成某文件中工作時，應該執行完全保留，完成最終一次保留。4.2.2 設置快速保留文件第20頁設置快速保留文件。（1） 在【工具】菜單上單擊【選項】命令，然后打開【保留】選項卡。（2） 若僅保留對文件更改，選中【快速保留】復選框，然后單擊【確定】。若要保留完整文件，在完成編輯文件后，去除【快速保留】復選框，然后再次保留。復選框為去除狀態時即進行完整保留。第21頁為了預防他人瀏覽、修改或刪除自己文檔，能夠對文檔進行保護，即對訪問與修改文檔權限進行限制，為文檔設置打開密碼。假

10、如僅僅是為了預防他人修改自己文檔，還能夠將文檔設置為以“只讀”方式打開。4.3 保護文檔第22頁為了保護文檔不被查看或編輯，可認為文檔設置密碼。設置密碼有多種用途，例如，用戶在打開文件時要求輸入密碼，可以杜絕未經授權用戶打開該文檔；修改文件時要求輸入密碼，允許其他人打開文檔，不過只有經授權用戶才可以對其進行更改；如果有人更改了文檔卻不擁有修改文檔密碼，則僅能以其他名稱保存文檔。當創建密碼時，將其寫下并保存在安全位置。如果丟失了密碼，您將無法打開受密碼保護文件或獲得對其訪問權。第23頁密碼是區分大小寫，如果您指定密碼時混合使用了大小寫字母，用戶輸入密碼時，鍵入大小寫形式必須與之完全一致。密碼可包

11、含字母、數字、空格和符號任意組合，而且最長可認為 15 個字符。如果選擇了高級加密選項，可以使用更長密碼。為了防止他人打開或修改文檔，用戶可認為打開或修改文檔設置密碼。第24頁設置打開或修改文檔密碼。（1） 打開要設置密碼文檔。（2） 在【工具】菜單上，單擊【選項】命令，然后打開【安全性】選項卡。（3） 執行下述操作之一：方法一創建打開文件密碼。在【打開權限密碼】框中鍵入密碼，再單擊【確定】。在【再鍵入一遍打開權限密碼】框中再次鍵入該密碼，然后單擊【確定】。第25頁方法二創建打開文件密碼。在【修改權限密碼】框中鍵入密碼，再單擊【確定】。在【再鍵入一遍打開權限密碼】框中再次鍵入該密碼，然后單擊【

12、確定】。第26頁設置以“只讀”方式打開文檔。假如文檔只允許瀏覽而禁止修改時，這時用戶能夠以“提議只讀”方式打開文檔，以預防意外地對文檔進行修改。（1） 在【工具】菜單上，單擊【選項】命令，然后打開【安全性】選項卡。（2） 選中復選項【提議以只讀方式打開文件】，最終單擊【是】。第27頁若要了解文檔中包含字數，可用 Word 進行統計。Word 也可統計文檔中頁數、段落數和行數，以及包含或不包含空格字符數。對文檔進行字數統計。（1） 在【工具】菜單上，單擊【字數統計】，這時統計結果會顯示在【字數統計】對話框中（見圖4.5）。4.4 文檔字數統計第28頁圖4.5 顯示文檔字數統計結果第29頁（2）

13、假如要在不重新打開該對話框情況下，做出修改并再次統計，單擊【顯示工具欄】， 【字數統計】對話框會在文檔中打開。（3） 假如要在統計中包含腳注和尾注，選中【字數統計】對話框中【包含腳注和尾注】復選框。（4） 假如只想統計部分文檔，而非整篇文檔，先選定要統計文本，然后單擊【工具】菜單中【字數統計】命令，這時Word 會統計與選定文本相關腳注和尾注。第30頁一、 填空題1. 在Word XP中，能夠打開位于 、局域網絡和 上與Word XP格式兼容全部文件。2. 為了預防打開文件被修改，能夠選擇以 或 方式打開文件。3. 假如不知道想要打開文件確實切位置，這時能夠在【打開】對話框中設置 查找并打開文件。習題第31頁4. 查找能夠按以下幾個慣用方式進行： 按 ，按文件類型，按包含在文件中 ，按與文件相關屬性，按文件最終被修改 。5. 假如要將文字或格式再次用于創建其它文檔，可將文檔保留為