1、檔案管理制度第一章總則第一條 為了加強公司檔案管理、有效地保護和利用檔 案，促進檔案工作為公司各項工作服務，根據中華人民共 和國檔案法和企業檔案管理規定的要求，并結合公司 實際，制定本制度。第二條 本制度適用于公司檔案室及公司各單位、部門 的檔案管理工作。第三條檔案工作是公司管理基礎工作的組成部份，是 維護公司經濟利益、合法權益和歷史真實面貌的一項重要工 作。應實行統一領導，統一制度、統一管理的原則。第四條公司檔案是本公司在各項活動中形成的具有 保存價值的各種文字、圖表、聲像等各種裁體的記錄和可保 存的實物的總和。其構成是以科技檔案為主體、包括計劃統 計、經營銷售、物資供應、財務審計、人事勞資

2、、教育衛生 和黨政工團工作等方面的檔案。第五條 為達到檔案的歸檔率、完整率、準確率，公司 建立二級管理網絡（公司級、二級部門級）、配備兼職檔案 管理人員。負責全公司或本單位、部門檔案的形成、積累、 整理、組卷，并按期向公司檔案室移交應歸檔的文件材料。第六條 公司檔案工作應列為公司的發展規劃，并由公 司主要領導分管。公司檔案室負責基礎資料的接收、整理、立卷、保管和提供利用工作，并對公司所屬的單位、部門的檔案工作進行業務監督和指導。第二章 檔案的收集與歸檔第七條在日常生產、經營管理等工作中形成的各種載體的文件材料，是公司檔案的主要來源，各單位、部門對文件材料的形成、積累和歸檔工作要列入部門的工作計

3、劃、列入工程技術人員及有關人員工作職責范圍。凡屬歸檔的文件資料，由資料形成部門明確項目負責人或兼職檔案人員負責資料的積累及整理。整理歸檔的資料經部門負責人或技術負責人審核后，移交公司檔案室歸檔。第八條 新購設備儀器開箱，引進項目，重要工程竣工驗收，科技成果鑒定等，必須要有檔案部門參加，并收集全部文件資料。凡文件資料不完整、不準確、不系統的，應由責任部門補齊。無檔案部門簽署意見的不得申報成果，不能進行鑒定驗收和不予報銷。第九條 本公司工作人員外出學習、考察和參加各種會議帶回的文件資料、應按歸檔范圍及要求及時歸檔（包括科技圖書資料等）， 無檔案資料部門驗收簽字的資料單據，財務不得報銷。第十條 凡屬

4、本制度應歸檔的文件材料，任何個人或業務部門不得擅自處理，必須按規定定期向公司檔案室移交，任何個人不得據為己有，違者報公司給予行政處分，并責令賠償損失。第十一條承擔生產、經營、科研和其它管理工作及負責文件資料整理的人員，在調離或退休前，必須將有關材料向兼職檔案人員交接清楚，借用的檔案資料和崗位用書均應按規定歸還。主管部門負責人要嚴格檢查，無檔案主管部門負責人簽字，人事部門不得辦理調離手續。第十二條文件材料歸檔的基本要求（一）歸檔的文件材料必須準確、真實地反映本公司生產、經營管理、基建、科研等各項活動的真實內容和歷史過程。（二） 歸檔的文件材料必須層次分明，符合其形成規律，立卷人應按文件材料的自然

5、形成規律和保管期限組卷。案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式組卷。案卷裝訂時必須去掉金屬物。（三 ）每個保管單位、部門的卷盒上應寫明檔案號和檔案名稱，并有卷內目錄（歸檔照片，其底片和明片均應有說明）（四）歸檔的文件材料用紙統一用A4 幅面，圖紙應按國家標準GBl0609.3-89A4 號圖規格折疊；歸檔的文件材料不準用圓珠筆、鉛筆、彩色筆和復寫紙書寫，一律用毛筆或鋼筆（藍色、黑色墨水）書寫，字跡應工整、清晰，以利長期保存。（五）歸檔的聲像材料必須是原版、原件，必須圖像清晰、聲音清楚并加以必要的文字說明。產生聲像材料的部門，必須把聲像材料的收集、整理、歸檔工作納入部門職能，明確專人負責，按時歸檔、任何

6、部門和個人無權據為己有。第十六條檔案管理的職能部門（六）歸檔的文件材料，必須符合案卷質量要求，對不符合要求的，檔案人員有權要求返工，重新整理后再歸檔。（七）各類文件材料歸檔，應認真驗收，并做好交接登記。一般的要求歸檔一式一份，比較重要的利用頻繁的文件應適當增加歸檔份數。第十三條檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。長期為 16 年至 50 年，短期為15 年以下。第十四條確定保管期限的原則（一）凡是反映本公司主要職能和基本歷史面貌的、對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。（二）凡是在較長期間內對本公司的工作有考查價值的文件材料，列為長期保管。（三）凡是在較短時間內對本公司有參考利用價值的

7、文件材料，列為短期保管。第三章 檔案的管理第十五條檔案的分類企業檔案分為文書檔案、科技檔案、專門檔案三大部份。其中人事檔案按電力部轉發中組部組通字（1996）14 號文 干部人事檔案收集歸檔規定執行；會計檔案按會計檔案管理辦法執行；科技圖書資料按中國圖書館圖書分類法進行分類編號。文書檔案由辦公室負責管理；財務會計檔案由財務資產部負責管理；科技檔案由技規工程部、生產技術部、調度中心分工負責管理；人事檔案由人事部負責管理。第十七條檔案整理（一）整理檔案的基本原則就是依據檔案構成的內容特點和形成規律，充分利用原有的基礎，保持文件材料的歷史聯系，以便保管和利用。（二）檔案整理工作的內容主要是區分全宗、

8、分類、組卷、卷內材料整理，案卷封面的編目，案卷的裝訂，案卷的排列和案卷目錄的編制。第十八條檔案編目與檢索工作（一）檔案室應編制檔案總目錄，檔案分類目錄和底圖目錄等檢索工具。（二）根據檔案錄著規則（國家標準GB3792.5-85 ）的要求和方法進行著錄工作。（三）檔案室應建立設備開箱記錄，移交（接收）登記，檔案利用效果登記，檔案借閱登記，檔案銷毀登記等臺帳。第十九條檔案的保管（一）檔案應存放在檔案柜、櫥里，排架方法要科學、有序，便于查找。（二）底圖存放以平放為宜，除修改、送曬外，不得外借。修改后的底圖入庫要認真檢查其修改、補充等情況。（三）存放膠片、照片、磁帶等要有專用密封盒，膠片頁夾和影集等。

9、按編號順序排列在專用防火柜里，柜內底片和照片要分別存放。第二十二條檔案、資料、圖書遺失賠償第二十一條檔案的借閱和查閱（四）要定期進行庫存檔案的清理核對工作，做到帳物相符。 對破損或者載體變質的檔案，要及時進行修補和復制。庫藏檔案因移交、作廢、遺失等注銷帳卡時，要查明原因，保存依據。（五）檔案工作人員玩忽職守或其他人員明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成檔案損失的，對責任人給予行政處分。第二十條檔案庫房的要求檔案庫房應具有良好的衛生環境，無雜物和灰塵。應有防火、防光、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防有害氣體、防高溫的設備和安全措施。（二）庫房內嚴禁煙火、嚴禁存放易燃易暴物品。存放膠片的庫房應無臭

10、氧、氧化氮、硫化氯、二氧化硫等有害氣體和物理性污染。（三）庫房內應有消防設施和空調設施、溫濕度應符合規定的標準（溫度在14-24C 左右， 相對濕度保持在 45-60%） 。（四）庫房應裝防盜門，門窗要閉密，有遮光窗簾、房內照明用白熾燈。（五）嚴禁與檔案工作無關人員進入庫房，嚴禁查檔人自行入庫查找，嚴禁在檔案庫房內接待客人。（一）公司屬各單位、部門人員，因工作需要借閱各類與業務有關的檔案應持本部門意見；特殊情況需外借者，需經公司主要領導簽字同意后，才能借閱。（二）借閱查閱者必須保護檔案資料，保持案卷的完整與安全，不得任意拆散、涂改、勾畫、抽頁、折疊、污損、轉借他人，防止丟失或泄密。如發生上述情

11、況，必須追究經濟損失，并報公司給予行政處分，情節嚴重者，應追究其法律責任。（三）借閱科技檔案、資料，每人每次最多3 份，要求及時歸檔（最遲不超過一個月），特殊情況可辦續借，續借期為 20 天。其它檔案借閱不超過7 天，續借期為3 天。公差、探親等需外出者，須辦理好檔案歸還手續后方可外出。到期不還者、處以30 50 元天的罰款。（四）公司檔案室需調回已借出的檔案時，借閱人必須按通知及時歸還。對借出的檔案的保管和使用情況，公司檔案室有權監督和檢查。（五） 外單位人員來公司查閱、摘錄或索取檔案資料時，應持單位介紹信和本人身份證明，經公司分管領導簽字同意，方可借閱。（六）借閱、查閱、摘錄和索取檔案資料

12、，必須嚴格履行登記手續后，由檔案人員按需求提取。借還均按目錄清點、當面驗收。（七）凡在檔案室、閱覽室查閱資料者，應保持室內整潔，愛護公物，嚴禁吸煙和大聲喧嘩。（一）職工借用的檔案、資料、圖書如有遺失，必須將遺失情況如實書面報告，經本部門簽署意見后，由檔案室會同有關部門根據情況研究處理。凡是借用的科技檔案（藍圖或說明書，不包括原始材料）因保管不慎遺失，應自費補曬說明書或圖紙原物賠償。如借用的原始檔案有遺失應立即書面報告公司保密委員會處理。（三）借用一般科技資料、圖書因不慎遺失，視情況按原價二至十倍賠償。（四）借用密級檔案、資料如有遺失應當即書面報告，經公司保密委員會研究處理后按規處理。第二十三條

13、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案的鑒定l、 為鑒定公司檔案的價值和確定其保管期限、公司成立以分管領導為組長，有關專業技術人員和檔案人員組成的檔案鑒定小組，負責對公司檔案的鑒定工作。、鑒定小組的任務1 ）學習有關檔案鑒定的規定，熟悉鑒定工作的內容和要求，根據本公司的實際認定檔案的價值，審定公司案的保管期限。2）定期對已過保管期限及失去保存價值的檔案或科技資料進行審查鑒定。3）將失去利用價值的檔案或資料剔除銷毀。（二）檔案的鑒定時間根據各種門類各種載體的檔案和科技資料的密級劃分保管期限的規定，其鑒定時間為文書檔案三年一次。會計檔案五年一次，科技檔案為十年一次。（三）銷毀檔案手續1 、檔案資料銷毀前要造銷

14、毀清冊，經公司主要領導審定批準報上級機關備案，由檔案部門執行、并指定專人監銷和銷毀，監銷人和銷毀人應在銷毀清冊上簽字后存檔。2、決定銷毀的檔案，為安全和避免錯銷，待另行保留一段時間后再進行銷毀。第二十四條檔案保密（一）檔案是我公司的寶貴財富，是機密文件資料的匯集，檔案人員要嚴格遵守黨和國家的保密規定、加強管理、防止丟失和泄密。（二）查閱人員和檔案管理人員均不得將檔案帶到公共場所或轉借他人，摘錄內容只限于組織指定的范圍。（三）查閱機要檔案，原則上在檔案室進行，若因工作需要借出時，須經分管領導批準，重要的機密文件、資料查閱，要經主要領導批準并符合上級保密規定。（四）個人使用的一切機密文件、資料、筆記本、報表、圖紙等，應注意收藏和保管，以防丟失和泄密。（五） 借閱檔案，必須按規定辦理借閱手續，按時歸還，借閱者不得私自轉借、摘錄、復制。（六）外單位來查閱、借閱、抄錄、復印本公司檔案，必須按有關規定辦理。檔案管理人員無權私自接待和外借檔案或抄錄、復制檔案資料給外單位或個人。（七）檔案管理人員要互相監督，發現有丟失，泄密情況要保護好現場，并及時向有關部門和領導匯報。（八） 違反上述情況之一者，對責任人報公司嚴肅處理，造成損失的給予