1、XXXX大學(xué)外事類(lèi)檔案工作實(shí)施細(xì)則 （修訂稿）外事類(lèi)檔案是指學(xué)校與國(guó)外團(tuán)體或個(gè)人在學(xué)術(shù)研究、科技合作、人才交流、友好往來(lái)等活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體材料。一、歸檔原則（一）歸檔的外事管理和外事活動(dòng)中形成的文件材料，必須對(duì)學(xué)校和社會(huì)當(dāng)前與長(zhǎng)遠(yuǎn)具有參考價(jià)值和憑證作用。（二）歸檔的外事文件材料，必須反映外事管理、外事活動(dòng)的全過(guò)程，保證其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。（三）歸檔的外事文件材料必須遵循其自然形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系，體現(xiàn)涉外工作的職能和特點(diǎn)。二、歸檔的主要內(nèi)容和重點(diǎn)（一）歸檔的主要內(nèi)容包括綜合管理，出國(guó)（境）、來(lái)校任教、講學(xué)、進(jìn)修、訪問(wèn)、考察、參加國(guó)際會(huì)議、國(guó)際合作、留學(xué)生工

2、作等方面，具體范圍見(jiàn)附件。（二）歸檔的重點(diǎn)是重大涉外和國(guó)際合作項(xiàng)目、留學(xué)生工作活動(dòng)中形成的不同載體的文件材料。（三）在國(guó)外獲得的證書(shū)、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)?wù)隆ⅹ?jiǎng)品，可采取不同方式歸檔，或存復(fù)印件、影印件；外國(guó)贈(zèng)送學(xué)校的紀(jì)念品、禮品，有保存意義的應(yīng)歸檔，不宜長(zhǎng)期保存的可存影印件和清單。三、不歸檔的文件材料（一）上級(jí)關(guān)于外事工作普發(fā)（非專(zhuān)指高校）、不辦的文件。（二）未定稿的各種文件。（三）未生效的合同、協(xié)議書(shū)。（四）無(wú)查考利用價(jià)值的一般性、臨時(shí)性函件。（五）重份文件、校內(nèi)各單位發(fā)來(lái)的文件。（六）與校外單位交換來(lái)的材料。四、歸檔要求（一）移交檔案時(shí)交接雙方必須當(dāng)面檢查驗(yàn)收，檢查文件材料是否完整、齊全，排列、書(shū)寫(xiě)

3、是否符合要求，歸檔文件材料必須制作歸檔文件目錄。檢查合格后填寫(xiě)移交目錄，雙方簽字蓋章各執(zhí)一份。（二）外事類(lèi)檔案應(yīng)在次學(xué)年6月底前完成歸檔工作，涉及電子文件材料的須同紙質(zhì)文件一并歸檔。（三）涉及實(shí)物類(lèi)、聲像類(lèi)和內(nèi)部報(bào)紙、刊物類(lèi)檔案的需按照相關(guān)工作規(guī)范整理歸檔。附件歸檔范圍和保管期限 外事類(lèi)（WS）WS11綜合序號(hào)類(lèi)目名稱(chēng)保管期限1上級(jí)有關(guān)外事工作文件普發(fā)性30年針對(duì)本校永久2外事工作規(guī)章制度、計(jì)劃、總結(jié)、簡(jiǎn)報(bào)30年3部門(mén)工作報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、30年4外事工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表永久5重要外事工作會(huì)議材料30年6重大活動(dòng)、重要會(huì)議聲像、圖片資料永久7其他有保存價(jià)值的文件材料WS12出國(guó)（境）序號(hào)類(lèi)目名稱(chēng)保管期

4、限1出國(guó)（境）人員考察、訪問(wèn)、講學(xué)、出席會(huì)議、合作研究相關(guān)文件材料30年2出國(guó)（境）進(jìn)修、留學(xué)取得學(xué)位及研究成果論文和各類(lèi)證書(shū)（復(fù)印件）永久3公派出國(guó)（境）人員名冊(cè)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表永久4參加國(guó)際比賽、競(jìng)賽活動(dòng)文件材料30年WS13來(lái)校序號(hào)類(lèi)目名稱(chēng)保管期限1上級(jí)邀請(qǐng)、聘請(qǐng)外籍人士計(jì)劃、批復(fù)和來(lái)往函件30年2外國(guó)黨政官員、各界人士來(lái)校參觀訪問(wèn)文件材料30年3外籍教師、專(zhuān)家、學(xué)者及友好人士來(lái)校講學(xué)講稿、教材等文件材料永久4來(lái)校進(jìn)修、短期培訓(xùn)研究外籍人士有關(guān)文件材料30年WS14國(guó)際合作與會(huì)議序號(hào)類(lèi)目名稱(chēng)保管期限1中外合作、校際交流協(xié)議、合同、項(xiàng)目紀(jì)要、備忘錄等文件材料永久2本校完成國(guó)際合作項(xiàng)目、成果等文件材料永久3合作項(xiàng)目中國(guó)外單位完成項(xiàng)目、成果等文件材料30年4授予外籍人員名譽(yù)稱(chēng)號(hào)文件材料永久5雙方互贈(zèng)禮品、紀(jì)念品永久6國(guó)際會(huì)議文件材料30年WS15外國(guó)留學(xué)生工作序號(hào)