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文檔簡介
1、檔案利用數據統計與實際效益搜集(或搜集,下同)和管理檔案的根本目的,除了不使其散失和平安保存外,主要是為了開發與利用。而在檔案信息資源開發利用工作中,存在著傳統式的被動(即坐等)效勞形式和不重視檔案利用信息反響的兩大問題,已嚴重影響著檔案信息資源的開發與利用和檔案事業的安康開展。本文針對問題,結合筆者所在的紹興地區實際,重點對檔案利用數據統計與檔案實際效益作一討論,與檔案界同仁商榷。一、當前,在檔案信息資源開發和信息反響工作中存在的主要問題(二)在檔案館查(借)閱利用時,只要求填寫其利用目的,不求深層次理解,失去檔案利用信息反響的時機。在通常情況下,利用單位和利用人來檔案館查(借)閱檔案時,均
2、需填寫一份登記表。登記表除需填寫利用單位、利用人姓名和證件號碼外,就是還要說明利用目的。而利用者在填寫利用目的時都較簡單,如“工作參考、“提供產權根據等等。由于不作深層次理解,利用完畢亦就了結,而失去了檔案利用信息反響的時機。檔案信息資源的開發與利用,可分兩個階段。第一階段,又可稱初級階段,即利用者到檔案館查(借)閱檔案或檔案館主動為利用者提供檔案,這時只反映檔案利用情況;第二階段,又可稱為高級階段,即檔案通過利用者在工作、學習、消費等社會理論中的利用,不同程度會產生一定的社會效益和經濟效益,也就是表達了利用檔案的作用和價值,通過信息反響而求得。而要獲得這種信息,事先必須有所理解和掌握,即在利
3、用時有目的地作些深層次理解,并一一記錄在案,以利日后跟蹤調查。(三)有了利用實例,不求聚集編發重返社會。有些館雖也注重檔案利用信息反響工作,搜集有價值的檔案利用實例,但只是作為檔案目的管理認證和達標的材料,因此搜集后就將實例束之高閣,不匯編發表,重返社會,影響檔案信息資源的開發與利用。假設將利用實例編發,不但會促進檔案的開發利用,使社會和全民更加認識檔案、理解檔案,使檔案的使用價值得到進一步發揮,而且可大大進步檔案館的社會地位和知名度。二、檔案館應在理解和掌握檔案利用實際效益上下功夫。綜觀各地各級檔案館都可以把每年檔案資料查閱利用情況反映出來,即某某年查閱有多少人次、多少卷(冊)檔案,但該年數
4、百人次、數百卷(冊)檔案,有什么社會效益和經濟效益呢?卻一無所知或知之不多。為此,筆者認為檔案館查閱利用情況需要理解和統計,但更重要的要從理解和掌握檔案利用實際效益上下功夫,即理解其查閱利用目的和所產生的社會效益和經濟效益。要想獲得成果,除了要求利用者主動反響信息外,檔案館亦可進展跟蹤調查。調查搜集檔案利用實際效益,主要有以下六大作用:(一)有利于理解檔案的價值和作用。?檔案法?第二條稱:“本法所稱的檔案是對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。但理解檔案是否具有保存價值,最重要的一點是要提供利用。假設檔案不再利用,最有價值的檔案也就失去保存的意義。而只有通過檔案的利
5、用和開發,才能理解檔案的價值。過去不少單位和指導,為什么對檔案工作不夠重視和支持,主要一個原因是檔案部門長期處在“封閉狀態,單位和指導也認為檔案不能給本單位出效益、出成果。其實無數事例證明,這完全是一種偏見和誤解。有保存價值的檔案,一般都具有利用價值,但其價值的大小,必須通過利用,一旦利用一定會產生一定的社會效益和經濟效益。(二)有利于檔案的鑒定工作。眾所周知,檔案的保管期限定為永久、長期、短期三種,檔案到了規定的保管期限,就要組織鑒定,確定其銷毀還是延長保管期限。而檔案的價值是鑒定時必須考慮的一個重要因素。檔案利用頻率高、周期長,即使已到規定的保管期限,也應繼續延長其保管期限;反之,檔案利用
6、率較低,保存價值不大,即使未到規定的保管期限,亦應降低其保管期限。通過調查搜集檔案利用的實際效益,大大有利檔案的鑒定工作。(三)有利于理解和掌握檔案利用信息,進一步拓寬檔案利用工作的渠道,最大限度地發揮檔案的價值和作用。通過實際效益的調查和搜集,可以進一步理解社會和市場對檔案利用的需求和利用者的心理,從而改進我們的效勞形式,拓寬利用渠道,使更多的利用者理解檔案,熟檔案,利用檔案,為社會主義現代化建立效勞。假設我們不重視調查和搜集檔案利用的實際效益,檔案利用渠道就無法拓寬,亦影響檔案價值作用的充分發揮。三、開發利用檔案信息資源,獲得檔案實際效益的根本做法(一)認真做好查(借)閱登記工作。查(借)
7、閱登記是各館在檔案查(借)閱時必須做的一項工作。在登記時,一要認真負責,按工程一一填寫清楚,必須填寫的工程不要漏填;二要把查(借)閱檔案的利用目的,填寫清楚,不可填寫得太簡單,如“工作參考等,而應填明作那一項工作參考,填明詳細內容和將起到的作用和效益,這樣便于提供實際效益的線索和確定有否必要進展跟蹤調查等。(二)建立用戶聯絡制度。檔案在查(借)閱時,一般不會產生效益,而要通過理論,才能反映出檔案的實際價值,產生一定的社會效益和經濟效益。因此,為了及時取利用信息,可以建立用戶聯絡制度,即把用戶的姓名、單位地址、聯絡 和 等一一登記在冊,以便與用戶聯絡。檔案館亦可把自己的聯絡人和聯絡 告訴用戶,以
8、利用戶及時反響信息。同時,也可定期召開用戶座談會,以利加強與用戶聯絡,改進我們的工作和效勞方法,更好地為社會和用戶效勞。(三)分發檔案信息反響表。即在用戶查(借)閱檔案后發給一張檔案利用信息反響表,主要內容包括利用單位、利用人、時間、案卷名稱和獲取的社會效益、經濟效益。特別是效益要寫得詳細一點,應有時間、地點、人物和詳細事例。(四)及時編發檔案利用社會效益、經濟效益實例。反響的信息仍要通過編輯再重返社會,這樣既可進一步宣傳檔案的作用和價值,又可使社會各界進一步理解檔案、熟悉檔案,來利用檔案。特別要將實例送給有關部門(單位)的指導,使他們認識檔案作用,支持做好檔案工作。假設把反響的信息收藏起來,便失去了反響工作的實際意義。(五)實地調查和 采訪。根據用戶查閱時登記在案的線索,可以及時到實地調查或 采訪,掌握利用效果的第一手資料。許多用戶在各自不同的崗位上,都擔負著一定的工作和任務,有時沒有時間來編報利用實例,
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