1、檔案利用數據統計與實際效益搜集(或搜集，下同)和管理檔案的根本目的，除了不使其散失和平安保存外，主要是為了開發與利用。而在檔案信息資源開發利用工作中，存在著傳統式的被動(即坐等)效勞形式和不重視檔案利用信息反響的兩大問題，已嚴重影響著檔案信息資源的開發與利用和檔案事業的安康開展。本文針對問題，結合筆者所在的紹興地區實際，重點對檔案利用數據統計與檔案實際效益作一討論，與檔案界同仁商榷。一、當前，在檔案信息資源開發和信息反響工作中存在的主要問題(二)在檔案館查(借)閱利用時，只要求填寫其利用目的，不求深層次理解，失去檔案利用信息反響的時機。在通常情況下，利用單位和利用人來檔案館查(借)閱檔案時，均

2、需填寫一份登記表。登記表除需填寫利用單位、利用人姓名和證件號碼外，就是還要說明利用目的。而利用者在填寫利用目的時都較簡單，如“工作參考、“提供產權根據等等。由于不作深層次理解，利用完畢亦就了結，而失去了檔案利用信息反響的時機。檔案信息資源的開發與利用，可分兩個階段。第一階段，又可稱初級階段，即利用者到檔案館查(借)閱檔案或檔案館主動為利用者提供檔案，這時只反映檔案利用情況；第二階段，又可稱為高級階段，即檔案通過利用者在工作、學習、消費等社會理論中的利用，不同程度會產生一定的社會效益和經濟效益，也就是表達了利用檔案的作用和價值，通過信息反響而求得。而要獲得這種信息，事先必須有所理解和掌握，即在利

3、用時有目的地作些深層次理解，并一一記錄在案，以利日后跟蹤調查。(三)有了利用實例，不求聚集編發重返社會。有些館雖也注重檔案利用信息反響工作，搜集有價值的檔案利用實例，但只是作為檔案目的管理認證和達標的材料，因此搜集后就將實例束之高閣，不匯編發表，重返社會，影響檔案信息資源的開發與利用。假設將利用實例編發，不但會促進檔案的開發利用，使社會和全民更加認識檔案、理解檔案，使檔案的使用價值得到進一步發揮，而且可大大進步檔案館的社會地位和知名度。二、檔案館應在理解和掌握檔案利用實際效益上下功夫。綜觀各地各級檔案館都可以把每年檔案資料查閱利用情況反映出來，即某某年查閱有多少人次、多少卷(冊)檔案，但該年數

4、百人次、數百卷(冊)檔案，有什么社會效益和經濟效益呢?卻一無所知或知之不多。為此，筆者認為檔案館查閱利用情況需要理解和統計，但更重要的要從理解和掌握檔案利用實際效益上下功夫，即理解其查閱利用目的和所產生的社會效益和經濟效益。要想獲得成果，除了要求利用者主動反響信息外，檔案館亦可進展跟蹤調查。調查搜集檔案利用實際效益，主要有以下六大作用：(一)有利于理解檔案的價值和作用。?檔案法?第二條稱：“本法所稱的檔案是對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。但理解檔案是否具有保存價值，最重要的一點是要提供利用。假設檔案不再利用，最有價值的檔案也就失去保存的意義。而只有通過檔案的利

5、用和開發，才能理解檔案的價值。過去不少單位和指導，為什么對檔案工作不夠重視和支持，主要一個原因是檔案部門長期處在“封閉狀態，單位和指導也認為檔案不能給本單位出效益、出成果。其實無數事例證明，這完全是一種偏見和誤解。有保存價值的檔案，一般都具有利用價值，但其價值的大小，必須通過利用，一旦利用一定會產生一定的社會效益和經濟效益。(二)有利于檔案的鑒定工作。眾所周知，檔案的保管期限定為永久、長期、短期三種，檔案到了規定的保管期限，就要組織鑒定，確定其銷毀還是延長保管期限。而檔案的價值是鑒定時必須考慮的一個重要因素。檔案利用頻率高、周期長，即使已到規定的保管期限，也應繼續延長其保管期限；反之，檔案利用

6、率較低，保存價值不大，即使未到規定的保管期限，亦應降低其保管期限。通過調查搜集檔案利用的實際效益，大大有利檔案的鑒定工作。(三)有利于理解和掌握檔案利用信息，進一步拓寬檔案利用工作的渠道，最大限度地發揮檔案的價值和作用。通過實際效益的調查和搜集，可以進一步理解社會和市場對檔案利用的需求和利用者的心理，從而改進我們的效勞形式，拓寬利用渠道，使更多的利用者理解檔案，熟檔案，利用檔案，為社會主義現代化建立效勞。假設我們不重視調查和搜集檔案利用的實際效益，檔案利用渠道就無法拓寬，亦影響檔案價值作用的充分發揮。三、開發利用檔案信息資源，獲得檔案實際效益的根本做法(一)認真做好查(借)閱登記工作。查(借)

7、閱登記是各館在檔案查(借)閱時必須做的一項工作。在登記時，一要認真負責，按工程一一填寫清楚，必須填寫的工程不要漏填；二要把查(借)閱檔案的利用目的，填寫清楚，不可填寫得太簡單，如“工作參考等，而應填明作那一項工作參考，填明詳細內容和將起到的作用和效益，這樣便于提供實際效益的線索和確定有否必要進展跟蹤調查等。(二)建立用戶聯絡制度。檔案在查(借)閱時，一般不會產生效益，而要通過理論，才能反映出檔案的實際價值，產生一定的社會效益和經濟效益。因此，為了及時取利用信息，可以建立用戶聯絡制度，即把用戶的姓名、單位地址、聯絡 和 等一一登記在冊，以便與用戶聯絡。檔案館亦可把自己的聯絡人和聯絡 告訴用戶，以

8、利用戶及時反響信息。同時，也可定期召開用戶座談會，以利加強與用戶聯絡，改進我們的工作和效勞方法，更好地為社會和用戶效勞。(三)分發檔案信息反響表。即在用戶查(借)閱檔案后發給一張檔案利用信息反響表，主要內容包括利用單位、利用人、時間、案卷名稱和獲取的社會效益、經濟效益。特別是效益要寫得詳細一點，應有時間、地點、人物和詳細事例。(四)及時編發檔案利用社會效益、經濟效益實例。反響的信息仍要通過編輯再重返社會，這樣既可進一步宣傳檔案的作用和價值，又可使社會各界進一步理解檔案、熟悉檔案，來利用檔案。特別要將實例送給有關部門(單位)的指導，使他們認識檔案作用，支持做好檔案工作。假設把反響的信息收藏起來，便失去了反響工作的實際意義。(五)實地調查和 采訪。根據用戶查閱時登記在案的線索，可以及時到實地調查或 采訪，掌握利用效果的第一手資料。許多用戶在各自不同的崗位上，都擔負著一定的工作和任務，有時沒有時間來編報利用實例，