1、 高校圖書館圖書招標采購質量控制策略分析摘要：圖書采購招標是高校圖書采購的新興模式。本文通過對圖書招標采購的利弊分析，從招標工作環節、圖書館工作環節、書商行為規范三個角度對圖書招標采購質量控制策略進行了分析。 關鍵詞：高校圖書館；圖書采購；招標；質量控制 0 引言 高校圖書資料采購是圖書館文獻資源建設的首要環節，對館藏質量、館藏結構起著關鍵性的作用，是為學校教學科研服務的重要保障之一，也是圖書館工作的重中之重。隨著近年來國家對科技、教育經費投入的不斷加大以及圖書館在高校本科教學評估中的重要地位，各個高校對圖書館的圖書采購經費都加大了投入。如何充分發揮文獻購置經費的最大效益，以滿足讀者對文獻資源

2、的需求是當前很多高校圖書館思考的問題。 圖書采購政府招標有利有弊，但高校圖書館實行圖書采購政府招標已是不爭的事實。高校圖書館充分享受了圖書采購政府招標的優勢，也對不利的一面深有體會。圖書采購政府招標一般是每年進行一次，中標書商存在不穩定性，每一次招標，中標書商不一定與上一年的完全相同，新的合作將會伴隨機遇與挑戰。因此，探討高校圖書館如何主動加強對中標書商的管理，使圖書館對中標書商的管理規范化，讓圖書館與中標書商能真正從圖書政府采購中受益，實現圖書政府采購的雙贏無疑是個值得研究的現實課題。 1 高校圖書館實行圖書采購招標的意義 11 有利于圖書館選擇有實力、重信譽的書商 2004年以來，我國逐漸

3、放開了圖書零售市場，形成了新華書店、出版社、民營書店互相競爭的態勢。loCAlhosT高校圖書館作為圖書集中采購的大戶，已經成為各大書商重點追逐的對象。實行圖書采購招標使得眾多的書商在同一平臺競爭，學校通過審查招標文件，對投標公司的資質進行審查，在眾多的書商中選擇綜合實力最強的公司進行合作，保證圖書館文獻采購的質量和數量。 12 有利于最大限度的合理利用經費 引入招標機制，將圖書采購市場化，使圖書采購經費被更加合理的利用。為了能夠在招標中確立優勢，各個書商都在想方設法壓縮成本，降低利潤，在標書中明確給出最優惠的折扣，這實際上也是客觀的降低了文獻的價格，使圖書館在原有經費的基礎上買到更多的圖書。

4、 13 能獲得更多形式的增值服務，有利于提高圖書館的工作效率 實行圖書采購招標，可以要求館配商提供諸如中文圖書新書的采訪數據及編目數據和免費提供圖書粗加工服務。有了這些配套服務，可以減少圖書館的加工人員，減輕分編人員工作的壓力，縮短了新書上架時間，提高了工作效率。 14 有利于真正做到陽光采購，從源頭上杜絕腐敗 在施行圖書采購招標之前，圖書折扣一直是敏感的話題，實行招標采購之后，由學校國有資產處、審計、財務、紀檢、圖書館等多個部門聯合參與，將圖書折扣寫進合同中，在增強采購工作透明度的同時規范了采購人員的辦事行為，從源頭遏制腐敗行為的產生。 在一定程度上可以規范館配商的到書質量，提高到書速度與到

5、書率 圖書館通過招標采購，可將圖書質量、到書時間、到書率等條件納入招標合同。既保證了圖書館到書的質量，也加快了圖書與讀者見面的時間。 2 圖書采購招標中存在的問題 圖書采購的采購對象具有不確定性 圖書招標時，成交的產品是未定的，因為招標后圖書館才開始采購，直到采購停止前其成交產品才完全確定。圖書招標的標的就是需購買的圖書，然而圖書館在招標時卻無法列明標的，因為圖書館的入藏圖書與一般物品不同： 第一，品種多，入藏圖書具有多品種的特點，一定采購額含有幾千甚至幾萬種圖書；第二，品種無法預先確定，圖書館采購的圖書僅能依據出版發行的情況來挑選，而招標時根本不可能預知可供圖書的品種；第三，圖書采購要根據學

6、校學科建設的需要，對采購的書目清單適時調整，不斷更新。因此招標時無法確定所需購買的品種，而使標的不明確。 22 評標的標準難以量化 圖書招標的評標項目一般有六個方面的內容：折扣、服務、數據、加工、信用度、合作單位業績等。在這六個方面中只有價格是客觀明了的、可比較的，其余在沒有實質的合作之前都難以衡量。因此，評委對各供應商的投標書中所做的承諾在評標時無法量化考核，做出真偽判斷。結果就是誰的標書做得好，誰中標的可能性就大，導致某些書商的各項服務承諾在達到中標目的后卻無法履約，最終使圖書館的采購工作變得很被動。 23 沒有具體的交貨期 圖書資料的采購是一種持續行為，不可能每提交1次清單就招標1次，只

7、能以購書經費的總額來進行集中招標，確定圖書供應商，然后圖書館不定期地向供應商提交采購清單，直到采購金額達到招標金額為止。一般圖書資料招標采購時無法提供具體的購物清單，也不能約定具體交貨期，招標時書商只能承諾籠統的到書時限，因此在到貨時間方面，只能做一些原則上的規定。 24 低價中標使采購的圖書質量不高，影響圖書館館藏質量 由于開價太低，書商幾乎在沒有利潤的情況下經營，甚至有些書進貨價高于承諾給圖書館的供貨價。因此，書商只提供高折扣的圖書，價低往往導致圖書館只能購得“大路貨”，圖書館購進的圖書只是湊數，實際上也造成了另外意義的購書經費的浪費。更有甚者，所供圖書中夾雜特價書或盜版圖書。 25 圖書

8、招標委員會委員的組成及一味注重圖書折扣的取向，不利于選擇到最佳的館配商 當前很多高校的圖書采購招標剛剛起步，在成立招標委員時依然沿用了其他物品招標時的成員，即國資、審計、監察、紀檢和圖書館。由于招標委員會的成員來自學校的各個部門，圖書館方面專家代表人數較少，很多領導和代表不是圖書館領域的專家，一般都不熟悉圖書招標采購的特點和采購部門對配123下一頁 套服務的需求，而導致圖書館的意見被忽視或弱化，過分依賴于圖書折扣，使得一些進貨正規、服務完善但運營成本相對較高的書商中不了標,而許多劣質書商依靠單純的低折扣卻有可能中標。 圖書供應商無法實現應有的承諾 為了能在圖書招標中獲得圖書供應權，有些圖書公司

9、在投標時做出了很多的承諾，對標書提出的各項要求也都滿口答應。以諸多的優惠條件博得專家的信任和偏愛，最終得以中標。但實際上在履行合同時，由于自身實力不濟，無法實現當初投標時的承諾，主要表現在： 受到書商的自身實力和進貨渠道的限制，提供圖書品種無法保證圖書館全面的采購需求，另外就是一些專業性強的圖書進貨折扣較高，供貨商考慮到利潤的問題，不愿提供。到書時間不能保證，由于服務眾多客戶，供貨時間的沖突導致無法正常到貨的事情經常發生。一些中標圖書公司對數據的制作不專業，無法滿足高校圖書館在采訪和編目marc方面的要求。 有些圖書無法從館配單位取得 在圖書市場上,受眾多主客觀因素影響,館配商供書品種上不能滿

10、足高校圖書館多樣化館藏需求,如很多教師讀者急需的設計資料、年鑒工具書、某些專業學術性圖書、地方出版物、交流出版物和高教社出版圖書等,要么是無法提供,要么是量小利微、超過折扣范圍,不想做。 3 圖書招標采購的質量控制策略 31 招標工作的質量控制策略 311 科學制定好招標文件,合理設置圖書采購評標委員會。科學制定好圖書招標文件是圖書招標采購工作的起點，也是關鍵的一環。準確、規范、科學地制定招標文件、招標程序、商家資質預審規則、投標商招標書、評標標準等相關文件。將館配商數據加工、信息服務、到貨率等評分納入到評標標準中來。評標委員會應適當增加圖書館專業權威人士的構成比例。科學的招標文件和評分標準以

11、及結構優良的評審團隊,是圖書招標采購工作順利開展的前提保證。 312 制定合理的招標周期。中文圖書的采購招標，與一般設備物資的采購招標不同。圖書采購具有采購品種多、單個品種數量少的特點，且采購任務是持續的、分批次進行的，不可能一次完成。因此，建議招標周期為23年比較合理。313 采用多標底招標，博取各家所長。每個書商都有自己的經營特點和經營優勢，為避免少數供應商惡意低價中標，可以將采購總標分成多個標底，以選擇多個不同的供應商。 314 合理設定中標家數及份額分配比例。分成多個標段，選擇多家供應商。多家書商中標后，按照分值由高到低地分配招標采購總額度的80，各家的份額分配比例應科學合理。同時預留

12、20的采購額度機動分配給其中服務做得好的供應商。這樣可以促進幾家供應商的良性競爭。同時，可防止出現中標的書商不按合同辦事，不得不重新進行招標的麻煩。預留經費的分配要采取公正公開的方式，防止其他問題的出現。 315 實行滾動招標方式。高校圖書館購書量大、品種多，任何一家供應商都是難以滿足的。加之圖書館文獻采購對連續性供貨的要求，這就需要確定56家實力強的圖書供應商來參與圖書采購。為了保證館藏資源建設質量和圖書館工作的連續性，有必要實行滾動招標方式進行圖書采購。即從上次中標的供應商中確定12家直接滾動到下一周期作為圖書館的供應商，而其余份額則通過公開招標方式另行確定。 316 招標時應預留部分專項

13、的非招標性經費。對于高校圖書館來說，節約并提高資金使用效率，防止腐敗行為的發生固然很重要，但采購高品質的文獻資源，更好地為學校發展服務，才是采訪工作的最高目標。因此，在招標采購的同時，也要注意采購渠道的調整與改進。高校圖書館全年圖書經費總額不全用在招標采購上，要預留部分專項的非招標性經費，以保證館藏圖書資料的專業性、學術性、系統性和完整性。建議每年預留采購經費的1/20，用于此類圖書的自主采購。 32 圖書館工作規范在圖書招標采購工作中的質量控制 321 圖書館應加強圖書采購的計劃管理。高等學校大多數是行政事業單位,圖書經費撥款時間常規是年初,且每年的經費常處于變化中，為避免經費變化的影響而與

14、中標商產生合同糾紛，圖書館大多是在圖書經費下達后才進行采購招標。而學校的經費使用一般規定,當年經費只能當年使用,不能跨年度,這樣,完成招標,供應書的時間也就只有差不多半年了。因此,圖書采購應有計劃并嚴格按計劃執行,在完成招標工作后,嚴格按采購計劃表進行采購，要科學地確定合理的交貨期,既保證供應商有合理的圖書采購和加工周期,又能保證圖書質量,按時完成采購圖書計劃。 322 簽訂規范化、內容詳盡的圖書采購合同。圖書招標結束后，圖書館將和中標書商簽訂圖書采購合同。在合同中要詳細列出書商在標書中的承諾，對于一些知名出版社和針對本校專業的出版社要重點列出；對于書商在標書中承諾的一些服務，如：送貨到館、協

15、助驗收、加蓋館藏章等要明確記錄；增加對書商的約束條款，明確對書商違約行為的認定；制定因書商違約而中止合同的處罰；明確書款的結算周期和結算方式。合同細化，包括中標書商每次選送書目信息的及時性與出版社范圍、訂書的到館率、差錯率、自選圖書的到貨率、圖書加工的質量、編目信息的質量等。對于細化內容的執行，要有相應的考核規則和驗收記錄，以備下次招標之用。 323 圖書館驗收人員要嚴格按訂單驗收,做到價量相符。采購人是查驗圖書的重要防線,要及時對圖書認真查驗,核對書目、冊數、金額是否與自己的要求相符。驗收是圖書采購招標風險防范的最后一道關口,能有效確保驗收質量,減少圖書采購質量風險。 324 圖書館加強對供

16、應商的選擇和考核,規范供應商的行為。目前，高校圖書招標工作是每年進行一次，由于種種原因，中標商更換頻繁，對于圖書館業務非常不利。因為新的書商難以在短時間內搞清某個院校的館藏結構、學校專業設置、科研水平等情況，也就難以準確地提供所需要的書目。 因此，招標院校應對供應商制定科學的評價體系，來選擇具有相應資質、能力與信譽的供應商。高校圖書采購招標,應該在評標前做好投標供應商的考察工作，掌握投標商的信譽度和服務質量；在合同履行過程中，建立完善的協調機制，及時對圖書供應進行催交，解決供應商在供書過程中發生的問題；開展對合格供應商的考評和管理，對于供應商出現嚴重質量問題、誠信危機等須立刻進行評價評估和采取

17、果斷措施止險。 33 書商行為規范中的圖書采購質量控制 331 規范書商的書目提供。一般書商會根據圖書館的要求來提供采訪書目，做得好的書商會定期提供。但圖書供應商都有自己的經營傾向和對出版社的偏愛，他所提供的很多品種未能滿足大學圖書館對質量高、專業性強、學術性強圖書的需求，因此要規范書商提供的采訪書目。 332 建立科學合理的書商考核體系。關于書商綜合評價指標體系建立的理論研究和實例應用業內已有文獻發表,高校圖書館可以借鑒已有的成果和自身的具體情況,構建一個科學有效、客觀公正的評價體系與標準,對中標書商多方面進行綜合客觀的評價,根據考核情況分為優秀、良好、合格和不合格幾個等次,各等次采取不同的

18、激勵或懲罰措施,這對書商加強公司內部管理,提高核心競爭力,提供優質服務也可起到一種鞭策作用。 333 合同履行過程中的質量控制。高校圖書館要把風險防范貫穿于圖書招標采購和業務外包的整個過程中。一方面，要細化合同，將影響圖書采購質量的各項條款盡量細化。另一方面，圖書館要依據合同加強對圖書供應商的檢查和監督，對供應商進行全面客觀的評價，寫出統計分析報告，并與供應商就評價結果及時交換意見，督促其認真履行合同。對不能履行協議的，隨時終止協議，防范來自于供應商的風險。 334 建立中標書商信息檔案。了解是合作的基礎。建立中標書商,特別是新中標書商基本信息檔案,是熟悉與了解中標書商各項信息的有效渠道。檔案至少應包括公司名稱、地址、經營資質、經營方向、服務特色、管理水平、人員配備、聯系人及聯系方式、交貨方式、優惠率等基本信息,并隨時對變更信息進行更新,保證書商信息的準確性及利用的有效性。 總之,中文圖書實行采購招標是發展大勢,并不斷為高校圖書館界采