1、協同辦公系統建設可研報告項目名稱：項目類型：項目申報單位（蓋章）：起止年限：年 月至年 月目錄 TOC o 1-5 h z HYPERLINK l bookmark61 o Current Document 第一章項目概況5一、項目名稱5二、項目建設單位及項目負責任5三、方案編制單位5四、方案編制依據5五、建設目標、規模、內容及建設周期5（一）項目總體建設目標5（二）項目建設規模5（三）項目建設內容5（四）項目建設周期5六、項目總投資及資金來源5七、經濟與社會效益5八、主要結論5 HYPERLINK l bookmark76 o Current Document 第二章項目建設單位概況6一、項

2、目建設單位與職能6二、項目實施機構與職責6 HYPERLINK l bookmark81 o Current Document 第三章項目背景與建設必要性7一、項目背景7二、項目建設必要性7 HYPERLINK l bookmark86 o Current Document 第四章項目現狀與需求分析8一、項目現狀8二、存在問題8 HYPERLINK l bookmark92 o Current Document 第五章總體建設方案9一、建設原則9二、總體目標9三、建設任務與內容9四、總體設計方案9 HYPERLINK l bookmark99 o Current Document 第六章項目建

3、設方案10一、標準規范建設內容10二、協同辦公系統建設方案10 HYPERLINK l bookmark104 o Current Document （一）桌面管理10 HYPERLINK l bookmark129 o Current Document （二）公文流轉11 HYPERLINK l bookmark149 o Current Document （三）督查督辦12 HYPERLINK l bookmark153 o Current Document （四）檔案管理13 HYPERLINK l bookmark173 o Current Document （五）會議管理13 HYP

4、ERLINK l bookmark197 o Current Document （六）后勤管理14（七）人力資源15 HYPERLINK l bookmark223 o Current Document （八）內部論壇16 HYPERLINK l bookmark227 o Current Document （九）系統后臺管理16三、安全系統建設方案17四、基礎環境建設方案17 HYPERLINK l bookmark254 o Current Document 第七章 項目招標方案18一、項目管理辦法18二、招標范圍及依據18三、招標方式18四、招標組織形式18 HYPERLINK l bo

5、okmark261 o Current Document 第八章 項目組織機構與人員培訓19一、領導和管理機構19二、項目實施機構19三、運行維護機構19四、技術力量與人員配備19五、人員培訓方案19（一）培訓原則19（二）培訓方式19（三）培訓組織19 HYPERLINK l bookmark272 o Current Document 第九章項目實施進度20一、項目建設周期20二、實施進度計劃20 HYPERLINK l bookmark277 o Current Document 第十章 投資估算與資金來源21一、投資估算說明21二、項目總投資估算21三、資金來源與落實情況21四、資金使

6、用計劃21五、運維經費計算21 HYPERLINK l bookmark285 o Current Document 第十一章效益分析22一、社會效益分析22二、經濟分析22 HYPERLINK l bookmark290 o Current Document 第十二章項目風險與風險管理23一、項目風險規劃23風險控制與應對23第一章項目概況一、項目名稱項目名稱：二、項目建設單位及項目負責任建設單位：建設單位負責人：項目負責人：三、方案編制單位編制組織單位：編制單位：四、方案編制依據五、建設目標、規模、內容及建設周期（一）項目總體建設目標（二）項目建設規模（三）項目建設內容（四）項目建設周期六

7、、項目總投資及資金來源七、經濟與社會效益八、主要結論第二章 項目建設單位概況一、項目建設單位與職能二、項目實施機構與職責第三章 項目背景與建設必要性一、項目背景二、項目建設必要性第四章項目現狀與需求分析一、項目現狀二、存在問題三、需求分析第五章總體建設方案一、建設原則二、總體目標三、建設任務與內容四、總體設計方案第六章項目建設方案一、標準規范建設內容二、協同辦公系統建設方案（一）桌面管理個人事務管理用于存放和處理個人相關的文件資料，其他人沒有授權無法訪 問。該子系統主要包括日程管理、待辦事宜、工作日志、郵件管理、即時通訊等 模塊。1、日程管理日程管理采用日歷為操作界面，直觀簡潔，主要分為領導日

8、程、部門日程和 個人日程三類，用戶可維護自己的日程，也可查看或修改權限允許范圍內的他人 的日程。2、待辦事宜待辦事宜塊用于管理個人的當前事務，所有的待辦事項均由系統根據工作事 務邏輯和工作流程自動生成。3、工作日志工作日志用于記錄每個人每天的工作情況及工作結果（文檔）。4、郵件管理不僅提供各類信息（信件、文檔、報表等）在系統內的各分支機構、各部門 及員工間快速、高效的傳遞，而且支持部門成員協同工作。5、即時通訊即時通訊模塊提供了用戶進行點對點、點對多點等方式的溝通，溝通途徑包 括文字、語音視頻等方式。通過該模塊，用戶可以直接發送文件，可以共享IE 界面，可以用于內部員工之間在網上進行即時的信息

9、交流。所有用戶都被以組織結構的形式顯示在所有聯系人欄中，當用戶狀態發生變 化時，其狀態信息也隨之相應變化，你可以隨時查看你所要聯系的用戶在線狀態， 以方便你采取適當的溝通方式形式和他聯系，并且可以通過Chat等功能互相交 流。6、通訊錄用于管理用戶的聯系人信息。個人通訊錄和電子郵件管理中的地址本、辦公 助手中的聯系人列表都是相互關聯的，對其中任何一個的維護操作，系統會提示 是否對其他產生影響。個人通訊錄可導出成EXCEL、WORD、HTML以及TXT等格式 的文件。（二）公文流轉公文流轉是東城區委辦公室公室基礎辦公的核心業務，主要提供給區委辦公 室內部進行公文流轉時使用，包括收文管理、發文管理

10、、簽報管理、公文查詢等 功能。1、收文管理收文管理是對外部送達本單位的公文和材料進行管理，包括文件、電報、信 函、內部刊物、資料等文字材料，外部公文一般分為光盤格式和紙質公文兩種。對于光盤格式的公文，可以直接導入到系統中，然后在相關部門進行流轉。對于紙質公文，則通過掃描錄入到系統中，然后在相關部門進行流轉。2、發文管理發文管理用于進行單位內部發文的審批，簽發過程的自動化，提高公文流轉 的效率，實現各部門無紙化辦公、自動化辦公。該模塊主要包括起草、審核、批 示、簽發、送印、歸檔等步驟。 擬稿人員應該在擬稿時輸入必要的行文要素；核稿、批閱過程系統自動輸入審核人、審核時間；審核人通過電子簽章或手寫板

11、等方式填寫審核（會簽）意見。系統可自動記錄跟蹤文件傳閱過程，經手人可隨時對公文狀態進行監控，整 個過程有嚴格的文檔權限限制，只有當前審批人能對文件進行各種操作，經手人 只可閱讀文件，文件歸檔后任何人無權對其進行修改。可以從用戶的待辦公文表中撤回尚未辦理的公文，撤銷整個公文的辦理 過程；對尚未辦理完畢的公文進行催辦和督辦。3、簽報管理簽報管理用于黨委系統各部門內部文件（如：請示、報告等）的會簽、批復。 該系統功能與發文管理類似，這里就不再敘述。4、公文查詢系統提供強大的公文查詢功能，可以對公文進行檢索，快速定位自己想要的 文件。分類檢索：將自己有權查閱的文件分類顯示，系統提供按文種分類顯示、按

12、日期分類顯示、按主辦部門分類顯示等多種方式。條件檢索：提供提供組合條件檢索，對系統中常用的關鍵科目，如：標題、 主辦部門、文號、關鍵字等信息進行組合，過濾出用戶希望得到的文件。模糊查詢：輸入關鍵詞，系統將包含關鍵詞的所有記錄都自動列出，用于用 戶對查找目標不很明確的時候定位文件。（三）督查督辦督察督辦主要是實現督查件的登記、審核、交辦過程的自動流轉，實現督辦 方及時查看承辦方的辦理情況、及時地督辦、催辦，并實現根據辦理的情況起草、 審核、分發督查報告的自動流轉、網絡化分發。（四）檔案管理檔案管理應按用于檔案的歸檔、檔案信息的維護、檔案分類和檔案借閱等。1、公文預檔案公文流轉結束后，相關人員進行

13、歸檔操作，公文即進入預歸檔階段。在這里 可以描述公文的相關屬性信息如：頁數、類型等，然后將公文正式歸檔。檔案 管理員可以每隔一段時間使用此功能批量的將公文歸檔入庫。2、正式檔案將預歸檔公文正式歸檔、立卷。立卷庫中存放已經歸檔的正式檔案，檔案人 員將需要歸檔的文件送到立卷庫中以后，并可對這些文件進行整理： 合并歸檔：可將選定的檔案合并到一卷，并生成統一的卷號；取消合并歸檔：可將合并歸檔的檔案取消合并；生成檔號：生成檔案號；轉為資料：可將檔案送到資料庫；封存檔案：可將檔案轉為歷史檔案封存。檔案轉為資料或封存后，可退回立卷庫，對檔案進行其他處理。3、檔案類別、檔案信息維護系統提供檔案類別管理、檔案信

14、息維護模塊，可維護系統內檔案的所有類別， 通過系統檔號信息維護功能，實現對系統內目前所使用的某類檔案的檔號中的流 水號修改功能。在系統中，檔案號可以刪除，刪除后流水號重計。4、檔案借閱向單位或個人提供所需求的檔案信息，包括登記、歸還、查詢、催還等功能。（五）會議管理會議管理是對系統各部門的相關會議及其內容進行登記和管理，同時可以查 詢顯示會議室的相關信息，可以通過短信、電子郵件、即時消息等方式向參加會 議的有關人員發送會議通知。主要功能包括：會議室管理、會議登記、會議通知、 會議紀要、會議信息查詢。1、會議室管理會議室管理主要包含會議室登記入冊、會議室申請、會議室狀態查詢等幾個 部分的內容。在

15、基礎信息維護里將本單位的所有會議室入冊登記，包含會議室的名稱、房 間號、容納人數、配套設備、會議室管理人員、管理人員聯系方式、當前狀態等 信息。2、會議登記會議登記主要是對會議的議題、會議時間、會議地點、會議議題、會議議程、 參會人員等相關信息進行登記，會議登記和會議室審批結束后，系統將自動通過 短信、電子郵件、即時消息等方式將會議信息發送給參會人員，提高了工作效率 和服務水平。3、會議通知在會議信息登記完成后、開會前特定時間，系統將自動通過短信、電子郵件、 即時消息等方式將會議信息發送給參會人員。4、會議紀要會議完成后，可以再會議紀要中記錄參會情況、會議內容、會議決議等信息 維護在系統中，便

16、于相關人員查閱。5、會議信息查詢支持按照開會時間、會議議題、會議地點、參會人員等條件對會議信息進行 查詢。（六）后勤管理后勤管理主要包括車輛管理和物品管理，用于車輛和物品的日常管理和維護。1、車輛管理車輛管理從車輛登記、跟蹤等方面進行分析設計，不僅能夠掌握車輛的進出、 加油、維修等狀況，而且可以隨時了解每部車的經費支出情況，可以為車輛是否 需要大修理或者報廢提供重要依據。2、物品管理物品管理子系統可以幫助用戶對設備進行卓有成效的管理，充分發揮資產的 效能，最大限度地減少資金占用，保證黨委系統資源的有效利用和單位日常工作 的順利進行。物品管理提供對物品申請、購買、登記、入庫、發放、統計等進行全面

17、管理； 對耐用設備變動歷史進行跟蹤；對物品發放、庫存等情況進行多維統計匯總，并 以統計圖的方式展現在用戶面前。（七）人力資源1、員工檔案員工檔案主要是幫助人力資源部門建立單位內部的人才檔案庫，通過錄入志 愿基本信息，使部門領導和其他相關人員通過系統能夠方便、快速地查找單位內 部志愿信息。2、考勤管理考勤管理員可以在瀏覽器上便捷地輸入或是選擇不同員工的考勤情況，系統 可以自動地按照不同單位生成周、月、年考勤情況統計表并可以進行打印。此外 還將提供按照不同的考勤狀態對考勤情況進行組合查詢的功能。3、請假出差管理請假出差管理用于對員工的請假、出差情況進行動態監管，系統分為如下幾 部分功能：請假、出差

18、申請：當事人填寫請假、出差申請表，通過工作流引擎的驅動送 領導進行審批。請假、出差審批：領導對申請進行審批，填寫意見并指明是否通過審批，通 過審批的請假、出差申請將自動入庫備案，同時通知申請人；不同意的申請寫明 原因后退申請人。注銷請假、出差申請：申請人出差或休假回來后，對以前的申請進行注銷， 標志申請結束。查詢、統計、匯總：人事管理部門可以對請假情況進行考核，可以查詢一段 時間范圍內的所有請假、出差情況，可以對這些數據進行匯總，得出匯總表，如 果設置工資、考勤參數，可以直接得出該員工因請假、出差而引起的工資變化。（八）內部論壇論壇用于在成員之間共享信息。一個特殊興趣工作組可以分享成員之間的建

19、 議或愛好。用戶可以瀏覽其他人已經發表的討論主題或相關的回復文檔，亦可以 通過構造答復文檔或建議展開新的討論主題來擔任討論中的積極分子。系統可以 依據主題設置專欄，專欄可以設有專人進行維護，專欄維護人員可以對專欄內容 進行整理，將專欄中的不必要信息進行清除，將專欄中的精華部分進行永久保存。（九）系統后臺管理系統配置管理平臺中包括了組織機構管理、資源權限管理、數據字典管理等 一系列基礎配置功能。1、組織機構管理機構配置管理主要用于定義部門的組織機構圖，通過定義部門的屬性及其之 間的關系，可以形成樹狀組織機構圖，機構配置中常包含的項目有：部門名稱、 部門簡稱、部門編號、部門排序號、所屬部門及部門的一些描述性內容。2、人員配置管理人員配置主要定義人員屬性，人員屬性中主要包含：人員全稱（與ID 一致）、 人員編號，所屬部門，所擁有角色，替代人員及個人的一些描述信息。3、角色配置管理角色配置主要是