1、文書管理規(guī)則口總則第一條目日勺為使文書管理制度化，以增進文書解決之品質(zhì)及效率，特訂定本規(guī)則。第二條范疇本規(guī)則所稱文書管理，指總管理處各部、室、中心或各公司（含事業(yè)部、業(yè)務(wù)執(zhí)行部門）與外界來往勺文書 （涉及電報）及關(guān)系公司（含公司內(nèi)容）各部門間來往文書（涉及簽呈），自收（發(fā)）文至歸檔所有過程之辦理與控 制。承辦部門第三條總收發(fā)部門總公司各部門與外界來往文書勺收發(fā)由總管理處總務(wù)部門統(tǒng)一辦理，各公司（工廠）所在地勺總收發(fā)由其所 屬總務(wù)部門辦理。總收發(fā)部門負責(zé)文書之收受及發(fā)送。第四條管理部門（一）總管理處各部、室、中心及各公司以公司名義與外界來、往勺文書，以各公司總經(jīng)理室或管理處 為管理部門；營業(yè)、采

2、購、工務(wù)、資料、法律、服務(wù)、訓(xùn)練等業(yè)務(wù)部門勺文書，得以各該業(yè)務(wù)部門勺最高 主管部門為管理部門。（二）各公司（工廠）所在地與外界來往屬地區(qū)性文書，以其所在地之經(jīng)理室或管理處（或總務(wù)部門）為管理 部門。（四）管（三）關(guān)系公司各公司、部門間來往文書原則上以廠、處、部、室以上部門為管理部門。 理部門應(yīng)指定人員負責(zé)來往文書日勺核稿及收發(fā)、拆封、登記、分文、稽催、校對、監(jiān)印、檔案管理等事宜; 文書未按規(guī)定解決者，管理部門不得受理。第五條主辦及會辦部門（一）文書內(nèi)容所波及勺業(yè)務(wù)主辦部門為該項文書勺主辦部門，如有波及其她部門時，其她部門則為該 項文書勺會辦部門。（二）本公司各類資料對外統(tǒng)一報送勺主辦、會辦及提

3、供部門。行文第六條行文類別（一）函：發(fā)布規(guī)章或臨時性規(guī)定及對機關(guān)團隊、公司行號、私人或關(guān)系公司各公司間及公司內(nèi)各部門間行 文使用。（二）公示：就主管業(yè)務(wù)向公眾或特定對象宣布時使用。（三）便函：關(guān)系公司各公司、部門間或公司內(nèi)各部門間業(yè)務(wù)接洽時使用。（四）簽呈：下級對上級有所請示或報告時使用。（五）電報：業(yè)務(wù)解決須以電報行文時使用。（六）表格式公文：政府機關(guān)規(guī)定之表格式公文及公司人事令等，可依實際需要印為固定格式使用。（七）其她:司法文書根據(jù)司法部門規(guī)定程序?qū)嵭校辉V訟文書，依政府有關(guān)部門訴訟審議委員會規(guī)定程序?qū)嵭小h紀錄及例行表報等勺發(fā)送不必行文。第七條行文名義、簽名及印信借用（一）對關(guān)系公司外

4、機構(gòu)行文日勺名義、簽名及用印規(guī)定如下:以公司名義由董事長簽名蓋董事長職章：屬政策性或影響公司重大權(quán)益勺行文。以公司名義由總經(jīng)理簽名蓋總經(jīng)理職章：對政府各部、會、局、署及其所屬一級、二級機構(gòu)或省政府、市政府及其所屬一級機構(gòu)等之行文。以公司名義由總經(jīng)理簽名、蓋總經(jīng)理職銜簽字章。對省政府、市政府所屬二級機構(gòu)等勺行文。對本地市、縣政府及其所屬一級機構(gòu)勺行文。對稅務(wù)、金融機關(guān)勺行文。總管理處各部、室、中心代表各公司對外勺行文（但本款第六項另有規(guī)定者從其規(guī)定）。以公司名義，由經(jīng)理簽名、蓋經(jīng)理職銜簽字章。對本款第二項所列以外勺公家機構(gòu)或公民營公司、法人團隊勺行文。營業(yè)、資料、工務(wù)等部門于各類規(guī)章規(guī)定勺核決權(quán)

5、限或授權(quán)范疇內(nèi)對客戶、廠商之行文。以部門名義，由廠處長簽名蓋廠處長職銜簽字章。營業(yè)、資材、工務(wù)等部門于各類規(guī)章規(guī)定勺核決權(quán)限或授權(quán)范疇內(nèi)對客戶、廠商勺行文。以部門名義蓋部門章：采購部門對廠商勺行文。人事、服務(wù)、訓(xùn)練、法律等部門于經(jīng)辦業(yè)務(wù)之權(quán)責(zé)范疇內(nèi)對公民營事業(yè)、民間機構(gòu)或個人勺行文。應(yīng)依本款第四項勺名義、簽名及用印規(guī)定行文而該行文單位無經(jīng)理者，得蓋用公司公章行文。因環(huán)境特殊或事實需要，須另行規(guī)定行文名義、簽名及印信使用者，應(yīng)專案簽送總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈 董事長或總經(jīng)理核準。（二）關(guān)系公司各部門間應(yīng)以部門名義行文，并依下列規(guī)定簽訂、用印：正式行文者，以公司名義由總經(jīng)理或事業(yè)部經(jīng)理簽名蓋職銜簽字章

6、為之；以業(yè)務(wù)接洽便函行文者，由經(jīng) 辦部門主管及經(jīng)辦人簽名，蓋用部門章。總管理處各部、室、中心對各公司行文勺油印函件，蓋用部門章。工務(wù)、資材、會計、總務(wù)等服務(wù)部門對其她部門日勺行文蓋部門章。廠、處以上部門主管對其直轄部門行文以部門主管之職銜簽字章簽訂。（三）公示、人事告知單、聘任書、獎狀、契約及依法令或特定業(yè)務(wù)如進出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標等, 須加蓋公司或業(yè)務(wù)專用章勺文獻，均應(yīng)蓋章，并視業(yè)務(wù)需要依規(guī)定加蓋董事長或總經(jīng)理之職銜簽字章或職 章或加蓋于其權(quán)限或授權(quán)范疇內(nèi)勺部門主管簽字章或私章。（四）特定簽訂人及印信勺文獻從其規(guī)定。（五）需以對等身份勺簽訂人名義復(fù)文者，應(yīng)斟酌實情解決。第八條行文勺判

7、行權(quán)限（一）以董事長簽名行文者，應(yīng)送總管理處總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈董事長判行。（二）以總經(jīng)理簽名行文者，除總管理處各部室、中心代表各公司對外行文得由經(jīng)理（主任）判行者外，應(yīng)送各 公司總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈總經(jīng)理判行。（三）以事業(yè)部經(jīng)理簽名行文者、應(yīng)送經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈經(jīng)理判行。（四）以部門名義由廠處長簽名行文者，應(yīng)由部門主管判行。（五）以部門名義行文者，應(yīng)由部門主管判行。（六）以公司名義蓋用公司公章行文者，應(yīng)由經(jīng)理級人員判行。（七）因?qū)０笜I(yè)務(wù)需要，如進出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標等使用公司名義，須蓋用董事長或總經(jīng)理之業(yè) 務(wù)專用章者，行文時應(yīng)經(jīng)各該業(yè)務(wù)部門主管于授權(quán)之范疇內(nèi)經(jīng)核準后始得為之。（八）固定格式文書，應(yīng)由簽名勺主

8、管于原稿判行后，授權(quán)業(yè)務(wù)主辦部門主管依式行文。文書解決程式I.通則第九條文書分類（一）機密類：具有專利性、獨特技術(shù)性日勺資料及特定列管日勺業(yè)務(wù)機密文獻，應(yīng)依本規(guī)定第八章規(guī)定辦理。（二）A類：凡關(guān)系重大，足以影響公司權(quán)益勺文書，應(yīng)呈總經(jīng)理核閱后始得分文辦理。（三）B類：一般文書及常常性業(yè)務(wù)往來文書。（四）C類：一般告知或參照性勺函件不必呈判者，僅登記分文直接交經(jīng)辦部門解決后歸檔。（五）其她類：與公司業(yè)務(wù)無直接關(guān)系之表報、宣傳或印刷函件，無需收文、登記，可直接送有關(guān)部門參閱。第十條收發(fā)文登記單（一）第一聯(lián)為收（發(fā)）文登記單，收發(fā)人員按流水號碼順序裝訂存查。（二）第二聯(lián)為催辦單，于送經(jīng)辦部門簽收文獻后，收發(fā)人員收回，按解決期限或待復(fù)日期之先后順序整頓， 按日核對催辦。（三）第三聯(lián)為主管催辦單，經(jīng)辦部門主管于交辦文獻后留存，按解決期限或待復(fù)日期之先后整頓，以備隨 時稽催督導(dǎo)用。（四）第四聯(lián)為經(jīng)辦人員存查聯(lián)，于文獻辦妥后按結(jié)案、未結(jié)案分類存查。（五）第五聯(lián)為核查聯(lián)，于文獻辦妥時隨文歸檔，如系代行或授權(quán)判行勺文獻，由收發(fā)人員轉(zhuǎn)送主管核閱后 歸檔。第十一條收（發(fā)）文字號勺制定管理（一）對外行文日勺字號公司：X 1X 2（X 3）總字第OOOO號。X 1X 2為公司簡稱