1、會議管理案例華風(fēng)集團公司的總經(jīng)理秘書米蘭穿著得體的職業(yè)女裝，正站在公司即將舉行的“新產(chǎn)品新聞發(fā)布會”的會議大廳門口迎接來賓。門廳旁有一張簽到表，擺著簽到表和簽到筆。已有來賓到會，但管簽到工作的秘書還沒到崗，米蘭十分著急，正準(zhǔn)備催時，米秘書的手機響了，原來是今天大會上最重要的嘉賓、市里主管經(jīng)濟工作的副市長的專車在路上出了故障。時間眼看來不及了，米秘書果斷決定讓公司正在去電視臺接記者的奧迪車掉頭去接副市長，讓去接記者的秘書另打一輛出租車去電視臺，這樣，通過及時的協(xié)調(diào)，兩邊的事情都得到了妥善的處理。米秘書剛準(zhǔn)備喘口氣，手下的工作人員有來反映因預(yù)先估計不足，會議的禮品和宣傳品都不夠了，米秘書又趕緊派人

2、去與大廈的管理人員協(xié)調(diào)，盡可能地多提供一些車位，然后派下面工作人員迅速前去加印宣傳材料并購買新的禮品。這時接副市長的車子就快到大門口了，米秘書立即給總經(jīng)理打了電話，告訴他市長已到，然后面帶微笑地迎向大門口。 在某地一次地方和駐軍聯(lián)合召開的表彰會上，頒獎儀式正在進行。盛裝的禮儀小姐在熱烈的樂曲聲中魚貫出場，手棒獎品交給在主席臺前排就座的領(lǐng)導(dǎo)同志準(zhǔn)備頒獎。不知是太緊張還是太疏忽，有一位小姐竟然沒有緊跟上，把應(yīng)交給前面的一個部隊首長的獎品，卻遞給了下一個位置的地方領(lǐng)導(dǎo)。而排在隊伍未尾的禮儀小姐卻為送不出獎品而驚慌失措，逃回后臺。手上沒有獎品的部隊首長左顧右盼，未見禮儀小姐再送獎品，此時上臺領(lǐng)獎的人又

3、已登臺，首長急得面紅耳赤，最后干脆離席退場。由于少了一位頒獎人，領(lǐng)獎的人上臺后，發(fā)覺沒有給自己頒獎，只好尷尬地跑下臺。而由于原定的頒獎順序打亂，領(lǐng)導(dǎo)手拿獎品卻找不到來領(lǐng)獎的人。一時間，你問我，我問他，你跟我換位置，他跟我換獎品，主席臺上一片混亂，表彰會應(yīng)有的莊嚴(yán)、隆重、熱烈的氣氛被這個小差錯一掃而空，而且還造成了不良影響。雖然事后地方領(lǐng)導(dǎo)和會務(wù)工作人員一再向那位部隊首長賠禮道歉，但此事始終都給雙方心里留下了一個遺憾的陰影。簡評此事給了我們一個深刻的教訓(xùn)。頒獎，一個發(fā)，一個領(lǐng)，本是小一樁。但如果認(rèn)為事小不予重視，只滿足于布置過、安排過，而不認(rèn)真細(xì)致地組織實施，那么小事也會出錯。并且還會小事變成了

4、大錯，影響整個會議的質(zhì)量。假如我們的會務(wù)工作人員，在頒獎過程中，分工負(fù)責(zé)，分頭把好禮儀小姐送獎品和領(lǐng)獎人員的組織這兩個關(guān)，發(fā)現(xiàn)問題，及時協(xié)調(diào)補救，其結(jié)果就大不一樣了。第一節(jié) 會議的特性和種類 定義：會議是為了達(dá)到一定的目的，把有關(guān)人員召集起來共同商議、統(tǒng)一認(rèn)識的一種工作方式，是行政管理的重要手段。 會議流程圖學(xué)習(xí)政策 統(tǒng) 作 分互通情報 一 出 頭交流經(jīng)驗 認(rèn) 決 貫交換意見 識 定 徹會議的要素形式內(nèi)容程序名稱指導(dǎo)思想準(zhǔn)備工作時間目的開始工作地點任務(wù)正式進行主持者作用結(jié)束工作參加者決議的貫徹執(zhí)行議項結(jié)果會議的種類三、會議的種類教材（教材161）（考證196）1依據(jù)會議性質(zhì)和作用劃分組織類型2

5、依據(jù)會議內(nèi)容劃分時間3依據(jù)會議形式劃分對象4依據(jù)與會對象劃分功能性質(zhì)5根據(jù)間隔時間劃分議題性質(zhì)6按層級和效力范圍劃分規(guī)模7按規(guī)模劃分方式手段8按階段劃分與會者的國籍與議題的范圍9國內(nèi)公司常見會議的種類與作用 1、 經(jīng)理例會與特別會議2、 部門員工例會3、 股東大會和董事會議4、 公司年會5、 客戶咨詢會6、 產(chǎn)品展銷定貨會7、 業(yè)務(wù)洽談會8、 新產(chǎn)品新聞發(fā)布會會議的作用 正面作用：交流信息，互通情況； 發(fā)揚民主，集思廣益； 增強友誼，促進團結(jié)； 統(tǒng)一認(rèn)識，協(xié)調(diào)行動； 作出決策，部署貫徹。 負(fù)面作用：費時間和精力 費財力和物力 信息過多重復(fù) 滋長不正之風(fēng)第二節(jié) 會務(wù)工作會務(wù)：是為提高會議的質(zhì)量所

6、進行的準(zhǔn)備、組織、管理和服務(wù)工作的總稱。三階段：一、會前工作 二、會中工作 三、會后工作會前準(zhǔn)備工作 （一）會議議題的安排和處理1、銷售二部經(jīng)理的人選2、東部地區(qū)銷售活動的總結(jié)3、宣讀上次會議記錄4、銷售一部關(guān)于內(nèi)部溝通問題的發(fā)言5、下季度銷售目標(biāo)6、公司銷售人員的招聘和重組1銷售二部經(jīng)理的人選宣讀上次會議記錄2東部地區(qū)銷售活動的總結(jié)東部地區(qū)銷售活動的總結(jié)3宣讀上次會議記錄銷售一部關(guān)于內(nèi)部溝通問題的發(fā)言4銷售一部關(guān)于內(nèi)部溝通問題的發(fā)言下季度銷售目標(biāo)5下季度銷售目標(biāo)公司銷售人員的招聘和重組6公司銷售人員的招聘和重組銷售二部經(jīng)理的人選 相關(guān)知識1、各種事物的習(xí)慣性順序和本單位章程2、同類性質(zhì)3、保

7、密性較強練習(xí)：議題安排 抗非典工作的布置抗天災(zāi)（旱或澇）關(guān)于對某某內(nèi)部調(diào)查抗非典事跡的學(xué)習(xí)前期工作總結(jié)計劃生育出游活動（二）編制會議預(yù)案（實物1）：一份詳細(xì)的會議預(yù)案 某某會議預(yù)案會議名稱：主辦單位的名稱+會議的主題+會議的類型廣東技術(shù)師范學(xué)院教學(xué)工作會議可信公司技術(shù)訓(xùn)練專題研討會（籌備方案）一、會議主題：為增強本公司綜合競爭力，提高產(chǎn)品質(zhì)量和管理水平，特召開此次技術(shù)訓(xùn)練專題研討會。會議的重點是討論研究如何在全公司展開技術(shù)發(fā)明和創(chuàng)造的競賽，并提出提高訓(xùn)練質(zhì)量的對策，探討新的技術(shù)訓(xùn)練方法。二、會議的時間、地點：擬定于3月5日上午9:00至下午4:00，在公司1號會議廳召開。3月5日上午8:30報

8、到。三、參加會議人員：公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、公司人力資源部總監(jiān)、生產(chǎn)部總監(jiān)、培訓(xùn)部總監(jiān)，以及公司下屬各部門的技術(shù)骨干30人，總計50人。四、會議議程：會議由主管副總經(jīng)理主持。上午：總經(jīng)理做關(guān)于技術(shù)訓(xùn)練問題的工作報告。培訓(xùn)部總監(jiān)專題發(fā)言。生產(chǎn)部總監(jiān)專題發(fā)言。下午：分組討論；人力資源部總監(jiān)宣讀公司開展技術(shù)競賽評比的計劃草案。主管副總經(jīng)理做總結(jié)報告。五、會議議題：技術(shù)訓(xùn)練與提高企業(yè)綜合部分力。技術(shù)訓(xùn)練與技術(shù)創(chuàng)新。如何提高技術(shù)訓(xùn)練的質(zhì)量。技術(shù)訓(xùn)練方法的再討論。六、會場設(shè)備和用品的準(zhǔn)備：準(zhǔn)備會議所需的投影儀、白板和音像設(shè)備，由公司前臺秘書負(fù)責(zé)。七、會議材料準(zhǔn)備：由總經(jīng)理辦公室牽頭準(zhǔn)備。總經(jīng)理的工作報告。

9、培訓(xùn)部、生產(chǎn)部總監(jiān)的專題發(fā)言稿。公司開展技術(shù)競賽評比的計劃（草案）。副總經(jīng)理的總結(jié)報告。八、會議服務(wù)工作：由行政部綜合協(xié)調(diào)。附：會議通知。會議日程表。會議籌備方案的內(nèi)容1、確定會議的主題與議題2、確定會議的名稱3、確定會議的議程4、確定會議的時間與地點5、確定會議所需的設(shè)備和工具，要滿足會議的需要。6、確定會議文件的范圍，并做好文件的印制或復(fù)制工作。7、確定會議與與會代表的組成8、確定會議經(jīng)費預(yù)算9、確定會議住宿和餐飲安排10、確定會議的籌備機構(gòu)，大型會議需要確定籌備機構(gòu)與人員分工。（三）請示報批會議（四）成立會務(wù)機構(gòu) 1、人數(shù)是與會人員的15%左右 2、人員素質(zhì)、專長的搭配、分工 3、成立會

10、務(wù)機構(gòu)會務(wù)組 后勤組 資料組 保衛(wèi)組（五）產(chǎn)生會議代表（六）發(fā)會議通知 （七）會議文件和用品的準(zhǔn)備 文件的準(zhǔn)備用品的準(zhǔn)備 1、 必備用品2、 特殊用品3、 姓名卡片和會議證件顏色：紅、藍(lán)、白、黃四色款式：粘性標(biāo)簽、系帶卡片、有夾子的卡片、臺簽式的卡片類型：代表證、列席證、工作證、記者證、來賓證（八）會場選擇與布置1、選擇會場的技巧交通便利大小適中設(shè)備齊全適用環(huán)境適合停車場成本2、會場布置 (1）會場氣氛（2）會場形狀（3）主席臺座次排列（4）會場座位劃分（九）會議的后勤準(zhǔn)備（十）選舉、頒獎工作的準(zhǔn)備 二、會中工作 （一） 落實報到工作接站報到工作簽到并領(lǐng)取文件領(lǐng)取文件1、文件袋2、 編號、登記

11、3、 清退目錄 4、特快專遞或傳真（三）分組討論編組的方法：一是按地區(qū)、單位編組；二是按行業(yè)編組（四）會議記錄內(nèi)容：第一部分：會議組織情況第二部分：會議主要內(nèi)容方法：1、 精詳記錄法2、 摘要記錄法（五）會場服務(wù) （六）選舉工作（七）頒獎（八）信息溝通，編寫簡報 （九）會議值班、保衛(wèi)工作（十）會議的生活及后勤管理工作 三、會后工作（一） 與會人員的離會工作（二） 會議文件的清退（三）新聞發(fā)布和報道工作（四）印發(fā)會議紀(jì)要（五）會議文件的匯編（六）會議組織工作的總結(jié) 會議經(jīng)費結(jié)算工作 （七）會后追蹤、反饋、落實第二節(jié) 會務(wù)工作 第一節(jié) 會務(wù)管理這里就是蓮花風(fēng)景區(qū)了，這次會議就要在這里召開蓮花風(fēng)景區(qū)

12、會務(wù)組辦公室： 王俐：“各位同仁，明天與會代表就要陸續(xù)來了，我們今天提前入住，按照李總的指示，一定不能出任何差錯，省市旅游部門主管領(lǐng)導(dǎo)、宋董事長和李總經(jīng)理明天就要到，大會后天正式開始。現(xiàn)在，會務(wù)組主要抓緊準(zhǔn)備會議資料，確定負(fù)責(zé)會議記錄、會議簡報的人員；并擬好相應(yīng)的意向書格式，會后若有客戶要求洽談合作事宜，也好先簽一份意向書，為進一步合作打基礎(chǔ)。后勤組要與他們風(fēng)景區(qū)的服務(wù)部門加緊配合，一一落實客戶的各項服務(wù)；特別是會議的值班與保衛(wèi)工作，那是絲毫差錯也不能出的地方，一定要親自實地審查。下面我先發(fā)一份“會議事務(wù)處理規(guī)定”單，兩個組要一一對照落實，填好后交給我，若有什么落實不了的，我好趕緊上報處理。“

13、會議事務(wù)處理規(guī)定（一） 節(jié) 會議計劃檢查要點：項目審核備注會議名稱會議時間會議主題和議題與會單位和人員人數(shù)主持人及工作人員會議資料（一） 會議籌備及活動審核要點：議程安排會議應(yīng)發(fā)資料會議記錄安排幻燈或錄影設(shè)備會場預(yù)訂制作來賓名冊紀(jì)念品的制作與發(fā)放預(yù)訂回程票會場布置宴會及座位順序安排新聞攝影酬謝金住宿安排胸章名牌看板和標(biāo)示板支付食宿費用及出納會議值班及保衛(wèi)相關(guān)知識：（一）會場布置要根據(jù)會議的規(guī)模、性質(zhì)和需要來布置。不同的布置形式，體現(xiàn)的意義、氣氛和效果均不相同。（1）會場布置方式相對式：主席臺與代表席采取上下面對面方式，突出主席臺的位置。分為禮堂形、教室形、弦月形。教室形會場弦月形會場全圍式：不

14、設(shè)專門的主席臺，所有與會者均圍坐于一起。分為圓形、橢圓形、長方形，多邊形。半圍式：介于相對式與全圍式之間，設(shè)有主席臺，但在其正面和兩側(cè)安排代表席，這樣即突出了主席臺的地位，又有融洽的氛圍，比較適合中小型工作會議。分為馬蹄形、T字形、鞏橋形。分散式：將會場分為若干個中心，每一中心都有一個主桌，在一定程度上，即能突出主桌的地位和作用，又給與會者提供多個交流的機會，氣氛較為輕松和諧。分為圓桌形、方桌形、V字形。其中，主席臺是會場的中心，一般大中型會議都應(yīng)設(shè)主席臺。布置主席臺時，前排必須是通欄，后排可根據(jù)需要安排通欄或分欄式；主席臺上可設(shè)講臺、話筒，以突出發(fā)言的重要性；重要大會的主席臺邊還應(yīng)有休息室。

15、（2）會議座位安排提前安排好會議座位，有利于會議和各項活動井井有條的進行。主席臺座次的安排：主席臺座次安排，既是一項技術(shù)性工作，也是一項嚴(yán)肅的政治性工作，秘書人員一定要極其認(rèn)真負(fù)責(zé)地對待。首先，請領(lǐng)導(dǎo)確定在主席臺就坐人員的準(zhǔn)確名單；其次，確定其中身份最高的人員就座于主席臺前排中央，其他人員按先左后右、一左一右順序排列，如下圖： （單數(shù)） （雙數(shù)） 會場人員座次安排：橫排法，即按照會議人員名單，以姓氏筆畫或單位名稱筆畫為序，從左至右橫向依次排列；豎排法，即將橫排法中從左至右改為從前至后縱向排列；左右排列法，即將橫排法中從左至右改為以主席臺為中心，向左右兩邊交錯排列。（3）會場氣氛布置會場氣氛直接

16、影響到與會者的情緒，這關(guān)系到會議的效果。營造良好的會場氣氛，是秘書人員創(chuàng)造力和想像力的重要表現(xiàn)。會標(biāo) 將會議的全稱以醒目的標(biāo)語形式懸掛于主席臺前上方，即為會標(biāo)。會標(biāo)能體現(xiàn)會議的莊嚴(yán)性，激發(fā)與會者的積極參與感。會徽 即能體現(xiàn)或象征會議精神的圖案標(biāo)志，一般懸掛于會場前上方中央位置。會徽可以是組織已定徽標(biāo)，如黨徽、國徽、團徽、警徽等，也可以向社會公開征集，如北京2008奧運會會徽“中國印”。其他 燈光，要注意燈光的亮度，一般主席臺上的燈光要比臺下代表席燈光要亮；色調(diào)，要注意不同色調(diào)會給與會者不同的感官刺激，如紅、粉、黃、橙亮麗明快，給人感覺熱烈輝煌，適合慶典類會議，藍(lán)、綠、紫莊重典雅，給人感覺嚴(yán)肅端

17、正，適合一般工作會議； 旗幟，重要的會議宜在會場內(nèi)外插一些旗幟以烘托氣氛；標(biāo)語，簡潔明快的標(biāo)語口號能振奮與會者精神，強化會議主題；花卉，適當(dāng)?shù)幕ɑ苣芙o人清新活潑之感，既能點綴會議氛圍，又能減輕與會者長時間的疲勞。 （二）會議的值班與保衛(wèi)工作會議要有嚴(yán)密的值班和保衛(wèi)工作，中大型會議，秘書要有24小時值守，以保證會議順利結(jié)束，并隨時應(yīng)付各種突發(fā)事件。奧運會安保16億美元（1）值班工作堅守崗位；會中協(xié)助搜集有關(guān)信息和資料；控制與會無關(guān)人員隨便出入會場；督導(dǎo)專職服務(wù)人員的具體服務(wù)工作；備有公司及各部門領(lǐng)導(dǎo)、后勤服務(wù)主管人員的電話通訊錄；協(xié)調(diào)會中各種矛盾等。波茨坦會議（2）保衛(wèi)工作重要人員的人身安全；重

18、要文件；會場和駐地；會議設(shè)備；與會者私人貴重物品等。實訓(xùn)題： 王俐這次受李總委托，作為會務(wù)組和后勤組的召集人，責(zé)任重大。如會場布置、會議座位安排、會議氣氛布置之類的事，最好不要讓她分心，請你代她處理這三件事，主要是： 1，選擇什么樣的會場布置方式最為恰當(dāng)？說出理由，并畫出你所布置的草圖。 2，座位如何安排，說出理由一并畫出草圖。 3，并說說你打算如何將這次懇談會的氣氛布置到最好效果。第二節(jié) 會議記錄和會議簡報蓮花風(fēng)景區(qū)主會場：大會即將開始，上百人的會場氣氛熱烈。 按照安排，王俐主要負(fù)責(zé)這次會議記錄。下面是她隨著會議進程的記錄：風(fēng)光旅游有限責(zé)任公司2005年業(yè)務(wù)懇談會會議記錄時間：2005年2月

19、15日上午9時地點：蓮花風(fēng)景區(qū)一號會議室出席人：省市旅游部門主管領(lǐng)導(dǎo)；風(fēng)光旅游有限公司主要領(lǐng)導(dǎo)與各部門經(jīng)理；客戶代表。主持人：陳大鵬（公司副總經(jīng)理）記錄人：王俐（總經(jīng)理辦公室秘書）一、主持人講話：今天，是我公司值得紀(jì)念的日子，能夠邀請到這么多領(lǐng)導(dǎo)和佳賓，濟濟一堂，參加我公司2005年業(yè)務(wù)懇談會，實在是我公司的莫大榮耀。下面，請讓我介紹在主席臺就坐的各位領(lǐng)導(dǎo)和來賓，他們是二、宋董事長致歡迎辭。三、省旅游局張副局長講話：風(fēng)光旅游公司是我省旅游業(yè)的骨干企業(yè)，也是我省旅游方面的納稅大戶，在維護旅游業(yè)信譽，宣傳行業(yè)誠信方面都做出了良好的榜樣，今后四、李總經(jīng)理講話：我公司自1988年成立以來，一直以誠信為

20、本，十幾年來沒有發(fā)生一次嚴(yán)重的顧客投訴案件，具有良好的社會信譽，因此業(yè)務(wù)量穩(wěn)居全省旅游業(yè)第一。今天請各位新老客戶共聚一堂，主要是表達(dá)我公司業(yè)務(wù)拓展方面的意愿，并希望能聽到各位佳賓對我公司發(fā)展提出金子般的箴言，我們會洗耳恭聽。下面，請允許我代表我公司全體同仁，向各位介紹一下剛剛過去的2004年我公司的業(yè)務(wù)情況五、客戶代表發(fā)言：六、 李總經(jīng)理的總結(jié)：七、 散會（上午12時） 主持人：陳大鵬（簽名） 記錄人：王 俐（簽名）中午飯后：李總：“小王，上午的會開得較為順利，按照安排，下午是兩位旅游業(yè)專家的講話，明天上午分組討論，你要全程參與，做好記錄，爭取明天下午總結(jié)會前來賓們都能拿到這次會議的簡報，今晚

21、你要加班才行的哦！”王俐：“沒問題，您放心吧，李總！”相關(guān)知識1，會議記錄（1）概念：會議記錄是開會時當(dāng)場將會議基本情況和會議報告、發(fā)言、討論、決議等內(nèi)容如實記錄下來的文書。（2）特點：一是真實性；二是資料性，可作為研究、編發(fā)、查找會議的重要原始資料長期保存。（3）注意事項：內(nèi)容真；速度快；整理快。（4）為會議記錄做好準(zhǔn)備：紙筆、錄音機和磁帶、會議相關(guān)文件、提前到達(dá)、了解座次便于識別發(fā)言者、要有手工記錄；（5）會議記錄過程：內(nèi)容完整、詳略得當(dāng)、最后簽名并不得再加任何改動；（6）記錄要求：準(zhǔn)確、完整、簡潔。2，會中信息（1）收集、傳遞和反饋；（2）對外宣傳同時注意保密；（3）加工：綜合、提煉、推

22、導(dǎo)；（4）傳遞方式：口頭、影像、電子、專人。（5）要求：力求全面、真實、及時、適用、重點突出。3，會議簡報（1）概念：簡明扼要地對會議的簡要報告。（2）特點：簡明扼要；迅速快捷；內(nèi)容新穎；真實準(zhǔn)確。（3）結(jié)構(gòu)：報頭+報核+報尾（4）注意：一般不超過1000字，最長不超過2000字；內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、典型。實訓(xùn)題根據(jù)王俐所記的會議記錄，并發(fā)揮自己想像，結(jié)合下午的專家演講和第二天上午的大會討論發(fā)言，寫一份會議簡報。格式盡量規(guī)范，內(nèi)容想像豐富，1000字左右。第三節(jié) 會議的善后工作下午，是這次會議結(jié)束的時候，王俐心想，可以松一口氣了吧？但是，這不，電話又響了李總：“小王，現(xiàn)在這個會快開完了，提醒你一下，你現(xiàn)在趕緊去要會務(wù)組的同志把上午發(fā)下去的咱們公司的今年業(yè)務(wù)拓展方案給收回來，討論完了，千萬不要讓人給帶走了。另外，明天回去之后你要把這次會議的費用結(jié)算清楚，董事會要查帳的，要認(rèn)真做好，開支一定要有發(fā)票，否則稅務(wù)局