1、1秘書(shū)的職業(yè)素養(yǎng)修煉SECRETARYS PROFESSIONAL ACCOMPLISHMENT秘書(shū)必讀“為什么理想的秘書(shū)難找？不是沒(méi)有人打字與速記的水準(zhǔn)一流，一年一屆秘書(shū)訓(xùn)練班中出的人材就有不少，個(gè)個(gè)在秘書(shū)技巧上都成績(jī)優(yōu)異，到頭來(lái)能在大機(jī)構(gòu)與大人物身邊成為一個(gè)舉足輕重，備受上司重視的秘書(shū)，少之又少。就為了一句話，只曉做事，不懂做人。而秘書(shū)偏偏就是最需要會(huì)做人的工作。 梁鳳儀秘書(shū)必備的9個(gè)條件 1.像心理學(xué)家一樣善于觀察和理解他人； 2.像政治家一樣有靈敏的頭腦； 3.像外交家一樣有瀟灑的風(fēng)度； 4.有調(diào)查各種棘手問(wèn)題的豐富經(jīng)驗(yàn)； 5.有良好的速記能力以及文字功夫； 6.熟讀各種商業(yè)往來(lái)中的法

2、律關(guān)系； 7.能熟練地使用各種辦公自動(dòng)化機(jī)器； 8.具備相當(dāng)?shù)慕鹑诤投悇?wù)方面的知識(shí)； 9.能熟練地對(duì)各種文件資料進(jìn)行整理歸類(lèi)。秘書(shū)的工作 秘書(shū)人員應(yīng)“政治上可靠，思想上敏銳，工作上勤奮，學(xué)習(xí)上刻苦，作風(fēng)上嚴(yán)謹(jǐn)”。鄧穎超CONCENTS目 錄一、秘書(shū)的職業(yè)道德二、秘書(shū)的知識(shí)素養(yǎng)三、秘書(shū)的能力素質(zhì)四、秘書(shū)的性格要求五、秘書(shū)的心理素質(zhì)秘書(shū)的職業(yè)道德愛(ài)崗敬業(yè)，忠于職守遵紀(jì)守法，嚴(yán)守機(jī)密誠(chéng)實(shí)守信，恪盡職責(zé)埋頭奉獻(xiàn)，甘當(dāng)配角謙虛謹(jǐn)慎，廉潔自律案例1：她為什么如此受歡迎？在臺(tái)灣有這么一位女秘書(shū)，老板們都爭(zhēng)相出高價(jià)聘用她。據(jù)圈內(nèi)人士說(shuō)：哪個(gè)老板用到她，必然會(huì)財(cái)運(yùn)亨通，諸事順達(dá)。她是一位怎樣的秘書(shū)呢？從外表看她

3、并不起眼，既不年輕，又不漂亮，四十來(lái)歲，瘦弱且略顯憔悴。個(gè)性也并不開(kāi)朗，靦腆內(nèi)向。但她舉止文雅，待人有度，尤其她有著驚人的敏感性與記憶力。每一位上司的朋友和客戶她都了如指掌，在公眾場(chǎng)合或適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)，她會(huì)悄悄的提醒上司，該向某某道喜，因?yàn)樗墓涌忌狭伺_(tái)大，該向某某致候，因?yàn)椋纱耍纳纤究偰茉诠娭汹A得良好的口碑和極佳的人緣。案例2：這樣插話該不該？ 一次，某基層單位向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)如何落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀的有關(guān)問(wèn)題。某領(lǐng)導(dǎo)還未講話，他的秘書(shū)就搶先不斷插話提問(wèn)題。后來(lái)不等領(lǐng)導(dǎo)做出決定就大談?dòng)嘘P(guān)的幾條辦理意見(jiàn)，而且經(jīng)常這樣，在類(lèi)似場(chǎng)合插話、提問(wèn)，做決定性的講話。案例3：毛澤東喜歡老實(shí)人 在毛澤東身邊工作的

4、人員都知道，毛澤東喜歡老實(shí)人。毛澤東身邊工作人員，大都老老實(shí)實(shí)，勤勤懇懇。毛澤東不喜歡的是自作主張，做事事先不報(bào)告，愛(ài)出風(fēng)頭，喜歡投機(jī)鉆營(yíng)的人。 毛澤東曾批評(píng)陳伯達(dá):“我和你相處這么多年，不牽涉到你個(gè)人，你從來(lái)不找我。”可見(jiàn)，毛澤東對(duì)陳的油滑心態(tài)是多么深刻的洞察和鄙棄。胡喬木在1959年廬山會(huì)議和文革中以基本上“過(guò)關(guān)”，主要也還在于毛澤東平時(shí)對(duì)胡喬木印象不錯(cuò)，認(rèn)為胡喬木是個(gè)老實(shí)人。 說(shuō)喬木跟他一二十年“總還是一介書(shū)生”。這句話頗為傳神，也說(shuō)明毛澤東對(duì)人的誠(chéng)實(shí)是看得很重的。 秘書(shū)必讀 “當(dāng)大人物的秘書(shū)要有極高的學(xué)識(shí)知識(shí)與智慧修養(yǎng)，然而，本事卻要深藏不露，靜靜滲透于工作之中。” “秘書(shū)呢，一旦表現(xiàn)

5、得稍為高調(diào)，就會(huì)惹人矚目，有可能被認(rèn)為過(guò)分搶風(fēng)頭。” 梁鳳儀秘書(shū)之友 八戒一戒盲目遵從、缺少主見(jiàn)二戒作風(fēng)浮躁、處事不穩(wěn)三戒心胸狹窄、缺少氣度四戒私欲膨脹、忘乎所以五戒妄自尊大、脫離群眾六戒頭腦空空、不學(xué)無(wú)術(shù)七戒假承意旨、越權(quán)辦事八戒麻痹大意、失密泄密秘書(shū)的知識(shí)素養(yǎng) 一位秘書(shū)，常常被認(rèn)為是一位萬(wàn)能博士，是一位心理學(xué)家、政治家、外交家，一位飽學(xué)之士，作家，機(jī)械師，上司的私人財(cái)務(wù)出納，跑街女郎與辦公桌的清理人。 秘書(shū)要?jiǎng)偃喂ぷ鳎仨氂心懽R(shí)，有口才，秘書(shū)不必是哪門(mén)知識(shí)的專(zhuān)家，但應(yīng)是具備廣搏知識(shí)的“雜家”。 （美）賴特秘書(shū)工作手冊(cè) 基礎(chǔ)知識(shí)01專(zhuān)業(yè)知識(shí)02相關(guān)知識(shí)03秘書(shū)的知識(shí)素養(yǎng)秘書(shū)知識(shí)素養(yǎng)辦公室秘書(shū)

6、最起碼的知識(shí)面辦公室秘書(shū)區(qū)別于其他專(zhuān)業(yè)人才的重要標(biāo)志 邊緣學(xué)科知識(shí)的掌握有助于辦公室秘書(shū)整體素質(zhì)的提高 秘書(shū)的知識(shí)素養(yǎng)新浪與智聯(lián)招聘的一項(xiàng)聯(lián)合調(diào)查結(jié)果： 40%的人認(rèn)為好的秘書(shū)最好具備本行業(yè)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)背景，34.30%的人認(rèn)為具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)的秘書(shū)更有出路，只有9.92%的人認(rèn)為不需要。秘書(shū)的能力素質(zhì)表達(dá)能力能力素質(zhì)辦事能力人際溝通能力創(chuàng)新能力包容能力聽(tīng)知能力自制力閱讀概況能力辦公設(shè)備操作能力秘書(shū)談吐“十忌” 一、忌信口開(kāi)河二、忌人云亦云 三、忌花言巧語(yǔ) 四、忌裝腔作勢(shì) 五、忌出言不遜六、忌模棱兩可 七、忌晦澀難懂 八、忌唯唯諾諾 九、忌手舞足蹈 十、忌冗繁羅嗦 小技法 秘書(shū)的工作責(zé)任范圍日益擴(kuò)大

7、，工作累積繁雜，往往每天加班還不見(jiàn)得能夠做完工作，結(jié)果不是事情沒(méi)有辦好，便是錯(cuò)誤不斷。如何才能使工作順利進(jìn)行呢？有如下建議可供參考： 1.掌握工作的整體概況。若是忽略了這一點(diǎn)，而把目光集中于特定細(xì)節(jié)，就會(huì)忽略真正重要的部分。唯有對(duì)工作有通盤(pán)的了解，才能進(jìn)行有效率的規(guī)劃。 2.善于借助他人的力量。這里指的他人，包括后輩、資深同事和上司等，借助他人的力量運(yùn)用在工作上。為了便于得到他人的幫助，平時(shí)待人處世的態(tài)度非常重要。若能建立良好的人際關(guān)系，廣結(jié)人緣，那么辦起事來(lái)自然方便許多。 3.了解自己的實(shí)力。譬如準(zhǔn)備熬夜是否能完成工作，需要多少睡眠才能恢復(fù)精神等等，知道自己的能力極限，方可有效地建立工作進(jìn)度

8、表。秘書(shū)的性格要求開(kāi)朗敏捷幽默穩(wěn)健堅(jiān)毅自制秘書(shū)的性格要求樂(lè)觀、工作熱情、無(wú)抱怨牢騷、對(duì)人熱情、樂(lè)于助人、勇于挑戰(zhàn)、不懼困難辦事穩(wěn)當(dāng)、觀察細(xì)致、考慮周詳、不貿(mào)然從事、不驚惶失措、待人穩(wěn)重做事百折不回、堅(jiān)持到底的勇氣和毅力,正確對(duì)待理解與不理解、并自信自重思維敏捷、動(dòng)作敏捷、易于接受新事物、辦事干練、下筆千言、倚馬可待 是智慧、機(jī)敏、學(xué)識(shí)、風(fēng)趣的綜合表現(xiàn)，它能使自機(jī)智樂(lè)觀，也能給人帶來(lái)愉快能控制自己的情緒和行為，不為成功而沖動(dòng)、也不為挫折而喪氣，利誘不動(dòng)心案例4 釘釘子的故事 從前，有一個(gè)脾氣很壞的男孩，他的爸爸給了他一袋釘子，告訴他，每次發(fā)脾氣或者跟人吵架的時(shí)候，就在院子的籬笆上釘一根。第一天，

9、男孩釘了37根釘子。后面的幾天他學(xué)會(huì)了控制自己的脾氣，每天釘?shù)尼斪右仓饾u減少了。他發(fā)現(xiàn)，控制自己的脾氣，實(shí)際上比釘釘子要容易的多。終于有一天，他一根釘子都沒(méi)有釘，他高興的把這件事告訴了爸爸。爸爸說(shuō)：“從今以后，如果你一天都沒(méi)有發(fā)脾氣，就可以在這天拔掉一根釘子。 日子一天一天過(guò)去，最后，釘子全被拔光了。爸爸帶他來(lái)到籬笆邊上，對(duì)他說(shuō)：“兒子，你做得很好，可是看看籬笆上的釘子洞，這些洞永遠(yuǎn)也不可能恢復(fù)了。就像你和一個(gè)人吵架，說(shuō)了些難聽(tīng)的話，你就在他心里留下了一個(gè)傷口，像這個(gè)釘子洞一樣。”插一把刀子在一個(gè)人的身體里，再拔出來(lái)，傷口就難以愈合了。無(wú)論你怎么道歉，傷口總是在那兒。要知道，身體上的傷口和心靈

10、上的傷口一樣都難以恢復(fù)。你的朋友是你寶貴的財(cái)產(chǎn)，他們讓你開(kāi)懷，讓你更勇敢。他們總是隨時(shí)傾聽(tīng)你的憂傷，你需要他們的時(shí)候，他們會(huì)支持你，向你敞開(kāi)心扉。告訴你的朋友你多么愛(ài)他們，告訴所有你認(rèn)為是朋友的人，你的行動(dòng)可以從講述這個(gè)小小的故事開(kāi)始。秘書(shū)的心理素質(zhì)辦公室秘書(shū)處于單位組織管理系統(tǒng)的中樞，地位的特殊、事務(wù)的繁重，角色的復(fù)雜，經(jīng)常使他們的心理處于高度緊張狀態(tài)，加之個(gè)人對(duì)職業(yè)、崗位、角色的認(rèn)知偏差和社會(huì)世俗觀點(diǎn)及群體輿論壓力等原因，極易產(chǎn)生一些心理障礙，如果不能及時(shí)加以調(diào)整，久而久之就會(huì)造成心理失調(diào)，如缺乏自信心、失敗感、憂慮不安或者自視甚高的優(yōu)越感、好出風(fēng)頭、不肯吃苦等等，這些心理障礙不僅會(huì)給秘書(shū)

11、的工作和人際交往造成困難，甚至?xí)绊懙矫貢?shū)自身的身心健康。 1.秘書(shū)的正確價(jià)值觀作為辦公室秘書(shū)應(yīng)具備的健康和諧的心理素質(zhì)，主要是指： 樹(shù)立正確的人生觀，價(jià)值觀，熱愛(ài)本職工作； 建立自我成功期待，擁有恰當(dāng)?shù)娜松ж?fù)水平； 善于反省，能自我調(diào)節(jié)心理壓力； 自覺(jué)抵御各種不良思想觀念行為的影響； 善于營(yíng)造和諧、互助的人際關(guān)系氛圍； 做事有百折不回、堅(jiān)持不懈的勇氣和毅力； 具有自信、熱忱、沉著、樂(lè)觀飽滿的情緒，有幽默感。2.秘書(shū)的心理調(diào)適為了有效地工作和正常的生活，辦公室秘書(shū)要善于調(diào)適自己的心理，保持穩(wěn)定、樂(lè)觀、健康的心態(tài)，行之有效的調(diào)適方法是： 培養(yǎng)廣泛興趣，豐富業(yè)余生活，以陶冶性情，培養(yǎng)樂(lè)觀情緒；

12、博覽群書(shū)，以拓寬視野，開(kāi)闊胸襟； 主動(dòng)與人交流、溝通，利用各種心理咨詢服務(wù)，通過(guò)傾訴、宣泄以調(diào)節(jié)情緒； 正確地評(píng)估自己，培養(yǎng)高尚的人格修養(yǎng)； 勞逸結(jié)合，堅(jiān)持鍛煉身體； 學(xué)會(huì)轉(zhuǎn)移注意力，其中學(xué)會(huì)克制與忘記很重要。 掌握一些心理保健知識(shí)。 案例5 面試呂芬到恒達(dá)股份有限公司應(yīng)聘總經(jīng)理秘書(shū)職位，初試以優(yōu)異的卷面考試成績(jī)通過(guò)，復(fù)試由總經(jīng)理親自主持，當(dāng)面回答總經(jīng)理提出的問(wèn)題。總經(jīng)理問(wèn)呂芬：“呂小姐，從你的個(gè)人資料上看，你的畢業(yè)論文得過(guò)獎(jiǎng)，大學(xué)生演講比賽得過(guò)第一名，你的口頭表達(dá)和書(shū)面表達(dá)的語(yǔ)言應(yīng)用能力一定很過(guò)硬了。”“總經(jīng)理先生”，呂芬回答，“這只能說(shuō)我學(xué)生時(shí)代在語(yǔ)言應(yīng)用上有一定的基礎(chǔ)，但到工作單位后，對(duì)

13、行業(yè)術(shù)語(yǔ)和管理語(yǔ)言，特別對(duì)秘書(shū)語(yǔ)言應(yīng)用特征的把握上，還必須苦下功夫，向領(lǐng)導(dǎo)和前輩們學(xué)習(xí)。只有在大家的幫助扶持下，我才能較快進(jìn)入角色。”總經(jīng)理微笑地點(diǎn)頭，又問(wèn)：“呂小姐品學(xué)兼優(yōu)，才德兼?zhèn)洌@獎(jiǎng)證書(shū)如此之多，個(gè)人條件如此之好，到目前面臨不少困難的恒達(dá)公司應(yīng)聘，不覺(jué)得屈才嗎？” 呂芬回答：“正好相反。我注意到貴公司的股票正在下跌，從有關(guān)資料上反映，這是貴公司與國(guó)際市場(chǎng)接軌進(jìn)行產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整和技術(shù)升級(jí)出現(xiàn)的暫時(shí)困難。經(jīng)過(guò)這驚險(xiǎn)的一跳，公司的綜合素質(zhì)和整體競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力將有極大的提升。我若能在公司機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存之際加入公司團(tuán)隊(duì)，這是我的榮幸。”總經(jīng)理連連點(diǎn)頭，又問(wèn)：“若請(qǐng)你任我的秘書(shū)，你將為我的工作提供怎樣的幫

14、助？”“總經(jīng)理，剛開(kāi)始我只能做一些事務(wù)服務(wù)的工作，”呂芬回答，“若需要我草擬文稿，還需領(lǐng)導(dǎo)和前輩指導(dǎo)、把關(guān)；經(jīng)過(guò)幾個(gè)月實(shí)踐考驗(yàn)后，若公司認(rèn)為我基本合格，我自信能夠承擔(dān)起總經(jīng)理秘書(shū)的參謀輔助和事務(wù)服務(wù)的工作職責(zé)。”面試結(jié)果，呂芬被聘任為恒達(dá)股份有限公司總經(jīng)理秘書(shū)。 案例分析與討論 從呂芬在恒達(dá)公司應(yīng)聘復(fù)試的過(guò)程中，分析公司需要怎樣的秘書(shū)？ 呂芬具有怎樣的職業(yè)素養(yǎng)？ 談?wù)勀阌纱税咐艿降膯l(fā)。案例6 信函某董事長(zhǎng)收到一封有長(zhǎng)年生意往來(lái)的代理商寄來(lái)的無(wú)禮信函。于是，董事長(zhǎng)把秘書(shū)叫來(lái)，要他速記下回信大意：“真沒(méi)想到會(huì)收到這么不講理的信，雖然我們有過(guò)長(zhǎng)久的生意往來(lái)，也只能到此為止了。對(duì)此事，我還打算對(duì)外公開(kāi)。”他要秘書(shū)依據(jù)以上內(nèi)容，迅速?gòu)?fù)函給對(duì)方。那么，秘書(shū)應(yīng)如何做呢？ 你選