1、ALEPH 系統培訓編目模塊（20版）張光玉以色列艾利貝斯有限公司北京代表處2012-3-1總體介紹-界面簡介編目的基本功能編目編輯編輯文本檢索 編目數據裝載編目權限管理單冊工作清單與統計編目模塊概要編目工作打開記錄 新建記錄 保存記錄記錄鎖定顯示方式編目-基本功能基本編輯 復制、剪切、粘貼、刪除查找相似記錄與檢索標目記錄檢查整理記錄推導新記錄套錄與上載記錄管理器記錄刪除推導到其它模塊基本編輯光標移動，插入方式與更新方式覆蓋編輯（字段名，字段指示符），插入編輯（正文）定長字段用表單方式編輯（CTRL + F）記錄模板擴展修改記錄格式（FMT）查看字段幫助編輯功能復制、剪切、粘貼、刪除選中內容選

2、中字段、選中子字段記錄編輯功能查找相似記錄與檢索標目 檢索重復 （CTRL+G）檢索當前庫的字段標目 （F3/F4）檢索其他庫（通常為AUT著者規范庫）的字段標目(CTRL+F3/F4)可用于查重編輯功能記錄檢查保存時的檢查刪除時的檢查檢查結果編輯記錄檢查- 保存時的檢查記錄級別：字段有效性、字段必備性和可重復性、字段之間相關性字段級別：字段指示符有效性，子字段有效性，子字段必備性和可重復性，子字段之間的相關性字段內容：定長字段內容有效性，isbn/issn有效性，出版年有效性，url有效性等新標目：新的書目庫標目，新的規范庫標目重復性：直接索引重復、tab_locate相似記錄重復編輯記錄檢

3、查- 刪除時的檢查檢查有沒有記錄連接檢查有沒有單冊檢查有沒有訂單檢查有沒有預訂檢查有沒有外借檢查有沒有預約編輯記錄檢查- 檢查結果禁止性錯誤可忽略的錯誤編輯編目-高級功能基本編輯 復制、剪切、粘貼、刪除查找相似記錄與檢索標目記錄檢查整理記錄推導新記錄套錄與上載記錄管理器記錄刪除推導到其它模塊整理記錄編輯界面上的整理記錄（手工操作）保存記錄時系統自動生成編輯整理記錄 - 編輯界面上的整理記錄（手工操作）自動更新100字段根據010字段生成210字段根據210$a子字段生成102字段根據200字段生成4xx，5xx，7xx字段根據225字段生成4xx字段根據105字段生成215，320字段自動生成

4、拼音子字段自動生成索書號字段（支持著者號、種次號等）自動更新單冊索書號字段編輯整理記錄 - 保存記錄時系統自動生成生成100的記錄創建日期自動生成001字段自動生成005字段自動創建記錄間的鏈接自動生成OWN字段（權限）自動生成SID字段（工作量統計）自動更新單冊索書號自動提取規范標目字段排序編輯推導新記錄 用于根據當前記錄創建規范記錄編輯套錄與上載 套錄外部庫或臨時庫記錄 查找相似記錄，可以多選顯示覆蓋（可以配置覆蓋字段）上載CALIS數據或館藏 編輯輸入記錄，數據轉換，支持iso，csv，txt等格式。生成日期+編目員代碼文件批查重 p_manage_36批裝載 p_manage_18編目

5、數據裝載編目員級別（不同級別）OWN字段（不同領域）字段級別（permission）編目權限管理檢索（用于查重）批修改書目標目的使用單冊信息修改打印書標典藏單冊的使用單冊價格、索書號、分館、館藏地、單冊狀態均由前一階段完成添加卷冊信息隨書光盤數據信息等單冊的使用- 單冊信息修改可以在編目界面逐條掃入條碼生成書標文件或通過服務p_lclitem_410按條碼起止順序生成書標文件連接到labelprint進行打印圖書標簽打印系統 訪問方式：IE瀏覽器46:8118/labelprint/index.html單冊的使用- 打印書標如果館藏地點已經由前面批生成，這里只需修改單冊處理狀態，可以通過界面“

6、修改單冊處理狀態”逐條掃入條碼完成或者通過服務p_lclitem_406批修改如果前面流程未分配館藏地點，則進入流通模塊的“單冊信息修改”界面，設置好分館、館藏地、單冊狀態、單冊處理狀態填 - ，然后逐條掃入條碼。打印典藏清單：p_lclitem_4161單冊的使用- 典藏編目清單和統計采訪發訂清單：在APSM的訂單發訂模塊打印。 驗收登到清單：可以按條碼號范圍打印驗收清單（服務p_lclacq_1031）可以按發票號打印驗收清單（服務p_lclacq_1032）編目界面簡介 及 功能演示打開編目模塊界面記錄條單冊條 編目模塊，提供3個標簽: 記錄 標簽 單冊 標簽 檢索 標簽初次進入編目界面

7、，可以： 通過 系統號 訪問一條特定的記錄 通過 條碼 或者 索書號 找到一個特定的單冊記錄標簽Note: 紅色線條框選的界面是關注的界面上層窗口 編目編輯窗口下層窗口 字段信息 導航窗口單冊標簽 導航窗口上層窗口 單冊列表下層窗口 單冊更新信息檢索標簽 導航窗口上層窗口 簡明列表下層窗口 完整顯示操作欄左手部分:顯示了服務器的通信狀態 當客戶端與服務器通信時，會顯示一條紅色的“流”。右手部分 (右擊)登錄, 更改密碼和權限 菜單語言設置 連接到不同的庫 打印選項退出所有ALEPH應用打開其他的模塊：采訪，流通，館際互借，和 Alephadm頂部工具欄 (界面右側) 打開模版 總攬樹 分開編輯

8、器模式 保存到服務器和本地 檢查記錄 激活 ALEPH 鍵盤 在檢索標簽下查看記錄 打開采訪記錄 關閉當前記錄 / 所有記錄 全屏模式查看記錄選擇連接的庫編目過程中，盡管你可以同時在多個庫里對記錄進行操作，前提是必須連接到一個庫。菜單/ALEPH/連接到新記錄將會保存到所連接的庫。選擇連接的庫還可以通過右擊控制欄上的庫的圖標連接到一個庫標題欄，可以看到當前已連接的庫（和服務器）。導入配置表當你連接到一個你所請求的庫時，系統會檢查編目模塊是否使用的是最新版本的編目和打印文件包。如果服務器上與編目相關的文件修改過，就會在你重新連接到庫的時候從服務器上重新下載這些文件。(取決于catalog.ini

9、文件的設置)。初次連接到一個庫的時候， 會顯示傳送文件的窗口Stage 1: 訪問記錄訪問記錄2種方式來訪問一條記錄編目模塊:查找記錄查找 (查找關鍵字) 或瀏覽直接訪問保存在本地的記錄保存在服務器上的記錄瀏覽一條記錄瀏覽 功能提供了一種滾動查看的方式，供用戶檢索書目記錄、規范記錄等記錄中的短語的字順列表（如題名、著者、主題）。瀏覽功能可以使用標目索引、詞索引或直接索引 。選擇一個檢索的庫, 選擇一個索引點 (標目列表)然后輸入一個待檢索的字符串的起始文字，“確定”瀏覽一條記錄example: 在題名索引中輸入“計算機”。 顯示的結果列表：瀏覽一條記錄瀏覽選項中新增了一個復選框:“Includ

10、e BIB/HOL data”包括BIB和HOL數據 可以檢索書目和館藏信息“館藏信息”欄顯示來自館藏記錄852字段的館藏信息：分館/館藏地代碼。標目不再只顯示一次；并且，相同的標目在每個單獨的書目記錄和館藏記錄中重復顯示。查找 關鍵字檢索查找功能是通過關鍵詞來檢索記錄. 查找功能可以使用關鍵詞、唯一標識符和標目短語檢索數據庫。 記錄中的關鍵詞的檢索，使用詞索引 (例如：題名中的詞，或著者中的詞，等等), or 使用組合檢索。查找 關鍵詞檢索選擇一個要檢索的庫.檢索一個字符串時，可以選擇“詞臨近”復選框，詞臨近表示檢索字符串的條件是必須同處一個字段，并且在記錄中是彼此緊挨著的。選擇一個檢索點（

11、檢索索引）.輸入關鍵詞，ok還可以使用通配符多索引檢索 ，可以使用下面的兩個附加的檢索框。結果列表結果列表 顯示了滿足檢索條件的記錄的條數。顯示在下層窗口中。 結果列表-選項打印/發送將檢索結果集按照提供的記錄格式 打印/email發送或保存在磁盤上。保存到服務器 將檢索結果集命名后保存到服務器上。裝載裝載一個之前保存在服務器上的結果集。顯示用簡明列表和完整顯示的方式顯示記錄。結果列表選項二次檢索選擇結果列表中的任意行，增加一個二次檢索請求的條件， 縮小檢索范圍。交集選擇結果列表中的2行或更多行記錄，并使用AND , OR ,或者NOT運算符進行邏輯組配。簡明列表點擊 顯示 選項時。 上層窗口

12、 簡明顯示下層窗口 完整顯示簡明列表-選項排序通過兩種排序類型對記錄排序。保存為從列表中選擇記錄保存成一個新的集合。我的記錄 將簡明列表中的記錄保存到本地磁盤（文件格式.xml）。 通過“我的記錄”標簽頁下的“裝載”按鈕可以打開之前保存過的記錄列表。記錄的完整顯示在簡明列表中選擇某條記錄，可在下層窗口中完整顯示該條記錄。完整顯示選項注意: 屏幕右側的按鈕是否是可用的，取決于在完整顯示的窗口中你所選擇的字段。單冊列表當選擇 館藏 或 單冊 字段時, 可以查看鏈接到該條書目記錄的單冊： (全部單冊 或 來自特定分館的單冊)。編目在編目標簽頁打開所選擇的記錄，推送到編目編輯界面。單冊在單冊標簽頁打開

13、所選擇的記錄，推送到單冊界面。打開記錄記錄可以保存在 本地磁盤/服務器。級別較低的編目員編輯過的保存在本地的記錄，可能會等待級別較高的編目員審核后再保存到服務器上。保存在本地的記錄只有使用這臺pc機的編目員在本機上查看。打開本地記錄點擊 菜單/編目/打開本地記錄從服務器上裝載記錄要打開一條服務器上的記錄，在快速檢索條中，輸入系統號， 點擊 “箭頭” 圖標。或者輸入在第二行輸入 單冊條碼 (或者通過索書號來瀏覽單冊列表).系統號 檢索單冊索書號/條碼號 檢索瀏覽 索書號我的記錄檢索界面中，檢索到的記錄可以保存到“我的記錄”中，以.xml文件格式保存在本地pc上。可以為保存的記錄加一個注釋，方便稍

14、后查找。在“我的記錄”標簽頁下的記錄，可以推送到編目界面中編輯。Stage 2: 創建記錄創建記錄新建記錄基于預定義的模版創建記錄. 或者，記錄還可以通過其它來源導入ALEPH系統。借助 編目表單 輸入子字段信息。模版新建記錄利用預定義的模板，快速有效地新建一條記錄。編目模塊提供2種類型的模版:服務器上的模版本地/用戶自定義模版（保存在本地pc）編目界面右上方的按鈕 , 或 Ctrl+E, 或選擇 菜單/編輯/記錄模版擴展打開模版建立本地模版可以基于當前打開的記錄，建立本地模版。 (本地模版也可以像修改一個文本文件一樣在客戶端修改。) 菜單/編目/建立本地模版新建記錄Click 菜單/編目/建

15、立新記錄。Step 1: 選擇記錄格式Step 2: 更新記錄頭標和008字段的表單（系統管理員設置的新記錄將顯示的字段）Step 3: 向新記錄里添加字段 (從預定義的列表中選擇字段F5，或手動添加).增加字段Option A: 從預先定義的字段列表中增加新字段。 (菜單/編輯/從字段表中選擇新字段 或 F5).增加字段Option B: 編目員自定義新字段 (菜單/編輯/從字段表中選擇新字段 或 F6).輸入完新字段的代碼，系統將自動顯示字段的名稱（如果字段是已經在參數表中定義過的）。添加子字段給新字段/其它字段 添加子字段 (菜單/編輯/新子字段 或 F7).打開表單 特殊字段（用打開表

16、單的方式編輯 子字段內容）編目表單選擇一個字段菜單/編輯/打開表單 或 Ctrl+F Example: the form for the 008 tag.在 Web OPAC中查看記錄菜單/編輯/ 查看 OPACStage 3: 保存記錄保存記錄記錄保存的2種主要的方式:保存記錄到本地 (or 保存所有記錄到本地)保存記錄到 服務器 和 本地 保存記錄到本地 保存記錄到本地 /保存所有記錄到本地 ： 是將當前記錄 (or 所有打開的記錄) 都保存在本地pc機的硬盤上。方法: 菜單/編目/保存記錄到本地 (or /保存所有記錄到本地)保存記錄到本地本地磁盤上所有的新記錄都以下面的文件名格式保存：

17、NEWnnn.mrc保存記錄到服務器保存記錄到 服務器 和 本地 選項會更新服務器上的數據庫，并且為記錄分配一個 系統號 (while retaining the NEWnnn local-drive file number). 記錄保存時，系統會執行一系列的 檢查 和 整理。系統號 是記錄的在系統中的唯一標識。 該選項會將記錄同時保存到服務器和本地磁盤上。保存記錄到服務器保存記錄到服務器和本地保存記錄到服務器 方法： 菜單/編目/保存記錄到服務器和本地 編目界面上方的圖標 。The record will be saved into the local bibliographic libra

18、ry.接下來，會顯示下面的確認屏幕，同時可以修改編目員級別。保存記錄到服務器保存記錄的基本原則：一個低級別的編目員不能修改一個高級別的編目員保存的記錄。當2個甚至更多的編目員同時對同一條記錄進行修改的時候，最先打開這條記錄的編目員允許保存這條記錄。當一條記錄被保存到服務器上時，所有內容為空的字段和子字段都會被刪除。保存記錄到服務器 （檢查記錄/整理記錄）保存記錄的基本原則：一個低級別的編目員不能修改一個高級別的編目員保存的記錄。當2個甚至更多的編目員同時對同一條記錄進行修改的時候，最先打開這條記錄的編目員允許保存這條記錄。當一條記錄被保存到服務器上時，所有內容為空的字段和子字段都會被刪除。系統

19、基于用戶自定義的檢查例程來檢查記錄，并生成一個檢查報告的窗口。你可以根據問題的類型忽略報告中的內容。系統同樣允許執行用戶自定義的一些整理例程。保存記錄到服務器 （檢查記錄/整理記錄） 禁止性的錯誤-不能忽略 !可以忽略的錯誤 ？ 提示性錯誤*保存記錄到服務器 （檢查記錄/整理記錄）消息標簽 如果選擇“取消”按鈕，記錄檢查/警示錯誤窗口關閉，潛在錯誤列表顯示在下層窗口的“消息”標簽屏中。 選擇一項錯誤提示，將會定位到記錄中有問題的字段，并以綠色高亮顯示。Stage 4: 檢查例程Check Routines: 概念檢查例程是標準的庫定義的程序，用于 “檢查” 字段，子字段以及編目記錄。由圖書館來

20、決定，并設置，哪些檢查是必備的，如禁止性的錯誤就不能被圖書館員忽略，而提示性的錯誤信息可以忽略。Types of Checks 字段級別的（Field-level） 有效性檢查例程 記錄級別（Record-level ）有效性檢查例程Check Fieldcheck field (菜單/編輯/檢查字段 or Ctrl+w) 檢查以下內容: 字段標識符中，指示符和子字段代碼是否有效 必備的子字段是否都出現了 不可重復的子字段是否重復出現。 所選擇的字段在記錄中與其它字段之間的關聯性 定長字段的內容Check FieldAn example regarding the validity of an

21、 indicator:Indeed, the value of 0 is obsolete for the second indicator.Check RecordCheck Record (菜單/編輯/檢查字段 or Ctrl+U)檢查以下內容:需要的字段和子字段是否存在不可重復的字段和子字段是否重復出現字段之間的關聯檢查新的款目是否添加到標目列表中檢查一個復制的記錄是否可以在直接索引中打開 檢查數據庫中是否存在相似記錄檢查新標目。Check Record 同時執行 Check Field.Check Record (Ctrl + u)Overridable errorInformatio

22、n messagesCritical error no override!Check RoutinesThe check mechanism can be used to “check” records in various circumstances: In the Cataloging module while editing a record.編目模塊中，記錄發送給服務器時（更新數據庫之前，系統都會自動檢查記錄） By a batch service on a group of records.Stage 5: 編輯記錄查看記錄的編輯界面3種方式查看編目的編輯界面 常規屏幕 (帶下層窗口

23、的) 全屏 (帶下層窗口的) 分開編輯模式的屏幕 (2條記錄之間).注意: 如果選擇了“分開編輯”模式， 再進行常規/全屏切換時，都是針對 分開的兩邊的記錄來執行的。基本的編輯功能編輯 子菜單: 撤銷 + 恢復 查找 替換 復制 (可選擇：文本，子字段，字段，記錄) 粘貼 (可選擇：文本，子字段，字段，記錄) 剪切 (可選擇：文本，子字段，字段) 刪除 (可選擇：子字段，字段，記錄)記錄中光標的移動行間上/下移動：up/down arrows 光標橫向左右移動：left/right arrows字段間的跳轉：Tab跳轉到記錄的開始和結尾：Crtl + home / Crtl + end 編輯子

24、菜單其它選項記錄模板擴展 (Ctrl+E) 從模板增加字段和子字段到當前編輯的記錄中。改變記錄格式 更改FMT字段內容記錄排序(Ctrl+M) 按照tab01.lng表中定義的字段順序為當前編輯的記錄排序。 Note: 5xx,6xx, 7xx字段不排序，他們將保持添加到記錄中的順序不變。鎖定記錄系統不允許，當別的編目員正在進行檢索和保存記錄的操作時，另一個編目員同時也執行保存記錄的操作。記錄將會在系統設定的時間內保持鎖定的狀態。在此設定的時間范圍內，你可以鎖定一條記錄，此時，只有你對記錄的更改能夠保存到服務器上，直到你解除鎖定。鎖定記錄： click 菜單/編目/鎖定記錄解鎖記錄： click 菜單/編目/解鎖記錄鎖定記錄記錄標題更改為: 另一個編目員打開同一條記錄時，收到以下提示警告：并且在他的編目界面標題欄上顯示如下提示信息:記錄管理器記錄管理器只在記錄標簽頁可用，位于記錄標簽頁左下方。它以一種樹狀的視圖來顯示所有的記錄，這些記錄都鏈接到一條正在被編輯的書目記錄上。 館藏記錄 (HOL) 單冊記錄 管理記錄(ADM)Stage 6: 其它的編目功能復制記錄復制記錄 (菜單/編目/ 復制記錄or Ctrl+N) 復制當前顯示的記錄，并編輯復制后的新記錄。 新的記錄副本將被保存在你本地磁盤上。原來的文件名和系統號都不會再出現在新記錄里。系統給新